Apa itu Knowledge Management? Ini Manfaat, Tujuan, Aspek, dan Cara Menerapkannya

Pertama kali istilah knowledge management diperkenalkan dalam konferensi manajemen Eropa pada tahun 1986. Penerapan knowledge management itu sendiri merupakan proses yang panjang yang harus dilalui oleh sebuah organisasi atau perusahaan.

Melalui knowledge management akan terbentuk ebuah proses bisnis yang lebih baik dalam berjalannya sistem yang ada di dalam organisasi atau perusahaan tersebut. Lalu, apa itu sebenarnya knowledge management? Dan bagaimana penerapannya dalam sebuah organisasi? Yuk simak selengkapnya pada penjelasan di bawah.

Apa itu Knowledge Management?

Knowledge management adalah suatu rangkaian kegiatan yang sistematik untuk menemukan memilih, mengorganisasikan, menyarikan, mendistribusikan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik sehingga baik kinerja karyawan maupun organisasi semakin mengalami peningkatan.

Manfaat Knowledge Management

Suatu knowledge management memiliki banyak sekali manfaat positif bagi sebuah organisasi yang menerapkannya. Berikut beberapa manfaat dengan adanya penerapan knowledge management dalam sebuah perusahaan yaitu:

1. Menghemat waktu dan biaya. Setiap kali adanya perubahan SDM di dalam perusahaan akan dapat dengan mudah karyawan-karyawan tersebut beradaptasi karena pengetahuan atau informasi terkait yang dibutuhkannya telah tersedia.

2. Mampu meningkatkan kompetensi setiap karyawan. Setiap karyawan dapat mempelajari pengetahuan yang ingin diperlukannya secara cepat.

3. Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam pengambilan yang tepat. Perusahaan dengan mudah akan mendapatkan informasi atau laporan sebelumnya yang telah ada, sehingga tidak terjadi suatu keputusan yang salah pada kondisi yang sama.

4. Meningkatkan efisiensi proses dan cara kerja. Perusahaan dengan mudah akan terbantu ketika melakukan evaluasi kinerjanya sehingga ke depannya dapat diperbaiki dan dikembangkan menjadi lebih baik dan efisien.

5. Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melakukan inovasi terhadap produk barang/jasa. Perusahaan dapat melakukan analisa dari informasi yang telah ada, sehingga dapat meningkatkan kualitas tiap produk dan jasa yang telah dirilis dan dikembangkannya.

Tujuan Knowledge Management

Meningkatkan kemampuan organisasi dalam melaksanakan proses inti bisnisnya agar lebih efesien merupakan tujuan dari knowledge management. Adapun tujuan penerapan knowledge management bagi setiap organisasi adalah sebagai berikut :

1. Efficiency dan improvement

Melalui knowledge management yang baik sebuah perusahaan akan dapat mengurangi biaya yang timbul dari proses bisnis yang ada saat ini serta bagaimana agar bisnis proses yang ada lebih cepat dari pesaingnya.

2. Increased innovation

Tujuan selanjutnya dari diperlukannya knowledge management adalah untuk melakukan improvisasi dan inovasi sehingga posisi kompetitif perusahaan selalu unggul. 

3. Mengurangi resiko

Tujuan knowledge management yang terakhir adalah untuk mengurangi risiko yang timbul dari bisnis yang sedang berjalan.

Aspek-Aspek Knowledge Management

Menurut Setiarso (2009) dalam bukunya yang berjudul "Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi" menjelaskan bahwa untuk merancang sistem knowledge management yang dapat membantu sebuah organisasi dalam meningkatkan kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu:

1. Aspek Manusia, perusahaan harus mempekerjakan seseorang yang memiliki skill atau kemampuan sesuai dengan keahlian atau bidangnya.
2. Proses, perusahaan mengaplikasikan konsep model SECI dalam penerapan knowledge management-nya.
3. Teknologi, masing-masing departemen dalam sebuah perusahaan mengajukan penambahan infrastruktur yang mungkin saja diperlukan untuk menunjang berjalannya knowledge management system yang lebih efektif.
4. Content (isi), perusahaan membuat database knowledge dan dokumen lain yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan fungsi dan tugas atau job desc hariannya. 

Faktor Pendorong Knowledge Management

Menurut Tiwana sebagaimana yang telah diterjemahkan menyebutkan bahwa terdapat 24 faktor yang mendorong suatu perusahaan untuk menerapkan knowledge management, dimana dari 24 Faktor tersebut kemudian dibagi ke dalam 6 kelompok besar yang seperti tercantum pada penjelasan berikut ini :

1. Knowledge-Centric

• Kegagalan perusahaan dalam mengetahui apa yang telah diketahui.
• Adanya kebutuhan untuk mendistribusikan pengetahuan.
• Perkembangan pengetahuan yang begitu dinamis.
• Tingginya ketergantungan sebuah perusahaan terhadap pengetahuan tacit.
• Terjadinya penumpukan pengetahuan di antara para karyawan.
• Kebutuhan untuk tidak belajar secara sistematis

2. Technology

• Punahnya suatu teknologi tertentu karena adanya diferensiasi jangka panjang yang terus menerus
• Adanya tekanan terhadap daur hidup (life cycle) dan proses dari kompetitor
• Kebutuhan untuk mengintegrasikan secara sempurna antara pengetahuan, strategi bisnis dan teknologi informasi.

3. Organizational Structure

• Fungsi-fungsi yang cenderung menjadi identik
• Adanya struktur organisasi yang berdasarkan kepada proyek
• Timbulnya tantangan karena adanya peraturan dari pemerintah
• Ketidakmampuan dari perusahaan untuk menghadapi perubahan kompetensi yang diakibatkan adanya pengaruh globalisasi
• Produk dan jasa yang semakin identik
  
  

4. Personnel

• Fungsi-fungsi yang cenderung menjadi sama tersebar luas
• Kebutuhan untuk dapat mendukung secara efektif lintas fungsi dalam sebuah organisasi
• Mobilitas dan kemudahan dari tim
• Kebutuhan untuk memenuhi harapan perusahaan yang kompleks

5. Process

• Kebutuhan untuk mencegah terjadinya kesalahan yang sama
• Kebutuhan untuk mencegah terjadinya penemuan kembali (invention) yang tidak penting
• Kebutuhan untuk adanya prediksi antisipasi yang akurat
• Kebutuhan untuk merespon kompetensi yang muncul

6. Economic

• Potensi untuk terciptanya peluang usaha baru dengan pengetahuan yang semakin berkembang
• Kebutuhan untuk differensiasi atau diversifikasi produk / jasa

Penerapan Knowledge Management

Menurut SECI model terdapat empat tahapan dalam penerapan knowledge management, yaitu sosialization, eksternalization, combination, dan internalization seperti yang dijelaskan di bawah ini:

1. Knowledge create

Tahapan ini adalah socialization yang merupakan proses pengadaan untuk menciptkan informasi atau pengetahuan dengan cara mengumpulkan beragam informasi dari berbagai sumber yang dianggap relevan. 

Proses ini terdiri dari tiga tahapan, yaitu:

• Unstructured Knowledge Creation 

Yaitu mengumpulkan sejumlah informasi yang diperoleh dengan cara membaca dari artikel-artikel di surat kabar, majalah maupun internet. 

Tujuan dari tahapan ini adalah agar setiap karyawan berani dan termotivasi untuk berbagi knowledge dalam sebuah forum diskusi nantinya.

• Semi-structured Knowledge Creation 

Yaitu tahapan dimana knowledge yang sudah dihasilkan selanjutnya didiskusikan di dalam sebuah forum diskusi. Dengan begitu, knowledge akan terbangun lebih terstruktur.

• Structured Knowledge Creation

Yaitu penciptaan knowledge baru yang terbentuk sesuai dengan kesepakatan bersama sehingga dihasilkan knowledge yang terstruktur.

2. Knowledge Retention

Setalah knowledge baru tersebut disepakati, maka tahapan selanjutnya adalah proses tacit to explicit atau externalization. 

Pada tahapan ini, knowledge baru tersebut dibuat dalam bentuk dokumen manual book yang readable dan mudah dipahami. 

Selanjutnya dokumen tersebut dimasukkan ke dalam knowledge management system guna untuk memudahkan karyawan ketika ingin mencari atau menemukannya. 

3. Knowledge Transfer

Tahapan ketiga adalah knowledge transfer yang merupakan combination dalam model SECI. Kegiatan ini bertujuan untuk mengkolaborasikan dan menyebarkan knowledge antar karyawan sehingga semuanya mendapatkan manfaat atau bahkan dikembangkan lagi menjadi lebih baik. 

Adapun dalam praktiknya, combination atau knowledge transfer ini dilakukan melalui tiga tahapan proses, yaitu:

• Integrasi explicit knowledge, yaitu pengumpulan data internal dan eksternal.
• Penyebarluasan explicit knowledge tersebut melalui presentasi.
• Pengolahan explicit knowledge sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali.

4. Knowledge Utilization

Tahapan ini adalah internalization yaitu perusahaan harus mampu mengidentifikasi knowledge yang relevan dengan kebutuhannya dan juga kebutuhan konsumen. Internalization ini dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu penerapan explicit knowledge dalam praktik langsung dan/atau melalui simulasi atau eksperimen.