Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM)

Kepanjangan PPSPM adalah Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar. PPSPM sendiri merupakan pejabat yang diberi kewenangan oleh PA/KPA dengan tugas melakukan pengujian atas permintaan pembayaran dan menerbitkan perintah pembayaran. Dalam kondisi tertentu, jabatan PPSPM dapat dirangkap oleh KPA *).

Dalam menjalankan tugasnya terkait pengujian tagihan dan perintah pembayaran, PPSPM memiliki tugas dan wewenang:

1. menguji kebenaran SPP atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPP beserta dokumen pendukung;
2. menolak dan mengembalikan SPP, apabila tidak memenuhi persyaratan untuk dibayarkan;
3. membebankan tagihan pada mata anggaran yang telah disediakan;
4. menerbitkan SPM atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPM;
5. menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen hak tagih;
6. melaporkan pelaksanaan pengujian dan perintah pembayaran kepada KPA; dan
7. melaksanakan tugas dan wewenang lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan pengujian dan perintah pembayaran

PPSPM bertanggung jawab terhadap:

1. kebenaran administrasi;
2. kelengkapan administrasi; dan
3. keabsahan administrasi, dokumen hak tagih pembayaran yang menjadi dasar penerbitan SPM dan akibat yang timbul dari pengujian yang dilakukan.

Selain tugas dan tanggung jawab di atas, PPSPM memiliki tugas untuk melakukan pengujian Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang meliputi di bawah ini.

a. pemeriksaan secara rinci kelengkapan dokumen pendukung SPP;

b. penelitian ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA;

c. pemeriksaan kesesuaian keluaran antara yang tercantum dalam dokumen perjanjian dengan keluaran yang tercantum dalam DIPA;

d. pemeriksaan kebenaran atas hak tagih, paling sedikit meliputi:

    1. pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran;

    2. nilai tagihan yang harus dibayar; dan

    3. jadwal waktu pembayaran.

e. pemeriksaan kesesuaian pencapaian keluaran antara spesifikasi teknis yang disebutkan dalam dokumen penerimaan barang/jasa dan spesifikasi teknis yang disebutkan dalam dokumen perjanjian; dan

f. pemeriksaan dan pengujian ketepatan penggunaan klasifikasi anggaran.

Selanjutnya, PPSPM menerbitkan SPM atas SPP yang telah memenuhi persyaratan berdasarkan hasil pengujian. Jika dalam hal hasil pengujian tidak memenuhi persyaratan, maka PPSPM wajib menolak untuk menerbitkan SPM.

Permendagri No. 13 Tahun 2006 Tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah Pasal 10 menyebutkan bahwa Kepala SKPD selaku Pejabat Pengguna Anggaran/Pengguna Barang mempunyai tugas menandatangani SPM. Namun demikian dalam keadaan tertentu PA/KPA dapat memberikan kewenangan kepada pejabat lain sebagai Penandatangan SPM apabila berhalangan. Sebagaimana Permendagri 13/2006 Pasal 211 ayat 3 dalam hal pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran berhalangan, yang bersangkutan dapat menunjuk pejabat yang diberi wewenang untuk menandatangani SPM.

Larangan PPK, Pokja, PPHP atau pejabat pengadaan merangkap sebagai PPSPM (Perlem LKPP 15/2018 tantang Pelaku Pengadaan Barang/Jasa) berlaku dalam pengelolaan dana APBN. Sedangkan dalam pengelolaan APBD, larangan ini berlaku jika PA/KPA berhalangan dan menunjuk pejabat lain untuk menandatangani SPM, maka pejabat ini tidak dibenarkan menjabat juga sebagai PPK, Pokja, PPHP atau pejabat pengadaan.


*) Yang dimaksud dengan “kondisi tertentu” adalah kondisi yang mengharuskan terjadinya perangkapan jabatan KPA dengan jabatan PPK atau PPSPM, dimana jika tidak dilakukan perangkapan akan mengganggu kelancaran pelaksanaan anggaran belanja dari satuan kerja bersangkutan, misalnya keterbatasan jumlah dan/atau kualitas sumber daya manusia, PPK atau PPSPM berhalangan tetap.

Sumber Referensi:

• PP No. 45 Tahun 2013 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara
• Perlem LKPP No. 15 Tahun 2018 tentang Pelaku Pengadaan Barang/Jasa 
• Perlem LKPP No. 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia Barang/jasa
• Permendagri No. 21 Tahun 2011 Tentang Perubahan Kedua Permendagri No. 13 Tahun 2006 Tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah 

Subkontrak dalam Pekerjaan Konstruksi

Subkontrak dalam pekerjaan konstruksi telah diatur secara jelas di dalam Instruksi Kepada Penawar (IKP) dan Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSUK), namun masih sering terjadi kesalahan dalam pemahaman dan pelaksanaan terhadap ketentuan tersebut. Meskipun telah terdapat isian sanksi atas pelanggaran ketentuan subkontrak dalam Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK), namun penerapan sanksi belum dilakukan dengan tegas. Sebagai akibat dari hal tersebut adalah sering timbul masalah dalam pelaksanaan kontrak, diantaranya kualitas hasil pekerjaan tidak sesuai kontrak dan tidak diselesaikannya pembayaran kepada subkontraktor/subpenyedia atau pemasok barang.

Untuk memudahkan pemahaman mengenai subkontrak dalam pekerjaan konstruksi, terlebih dahulu kita harus memahami ruang lingkup pekerjaan, pekerjaan utama, pekerjaan utama yang dilakukan spesialis dan pemasokan barang dalam pekerjaan konstruksi.

Ketentuan-ketentuan Subkontrak dalam Pekerjaan Konstruksi

Beberapa ketentuan menyangkut subkontrak adalah sebagai berikut:

1. Penyedia dapat bekerjasama dengan penyedia lain dengan mensubkontrakkan sebagian pekerjaan.
2. Penyedia hanya boleh mensubkontrakkan sebagian pekerjaan dan dilarang mensubkontrakkan seluruh pekerjaan.
3. Penyedia hanya boleh mensubkontrakkan pekerjaan apabila pekerjaan tersebut sejak awal di dalam Dokumen Pengadaan dan dalam Kontrak diijinkan untuk disubkontrakkan.
4. Subkontrak sebagian pekerjaan utama hanya diperbolehkan kepada Penyedia spesialis.
5. Penyedia hanya boleh mensubkontrakkan pekerjaan setelah persetujuan tertulis dari PPK.
6. Penyedia tetap bertanggung jawab atas bagian pekerjaan yang disubkontrakkan.

Yang dimaksud dengan pekerjaan utama adalah sebagaimana huruf "B" dalam gambar ilustrasi. Masing-masing pekerjaan utama, dapat diturunkan (breakdown) menjadi beberapa pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh spesialis yang digambarkan dengan huruf "C". Penjelasan lebih lanjut dari gambar ilustrasi adalah:

• Pekerjaan tanah, meskipun dapat dilakukan oleh spesialis, namun tidak disubkontrakkan.
• Pekerjaan cor beton, disubkontrakkan kepada penyedia spesialis.

Penyedia spesialis dimaksud adalah penyedia spesialis yang memenuhi ketentuan perundang-undangan yang berlaku, diantaranya SBU Spesialis.

Penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan subkonrak diantaranya adalah : (1) subkontrak terhadap pekerjaan utama; (2) subkontrak oleh pihak yang tidak memeiliki kompeyensi; (3) subkontrak tanpa ijin; atau (4) permasalahan pembayaran kepada subpenyedia.

Agar ketentuan subkontrak tersebut di atas, tahapan-tahapan yang dapat dilakukan adalah:

1. PPK mensimulasikan pekerjaan konstruksi yang akan dilaksanakan salah satunya dengan cara menggunakan Work Breakdown Structure sampai dengan beberapa level sesuai kompleksitas pekerjaan.
2. PPK mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh penyedia spesialis.
3. PPK pada saat menyampaikan spesifikasi, HPS dan rancangan Kontrak kepada ULP disertai daftar pekerjaan spesialis yang dapat disubkontrakkan.
4. Pokja ULP mencantumkan daftar pekerjaan yang dapat disubkontrakkan dalam Lembar Data Pemilihan.
5. Peserta pemilihan menyebutkan pekerjaan yang akan disubkontrakkan sebagai bagian dari penawaran teknis dengan ketentuan:  (1) untuk penawaran s/d 25 miliar rupiah, subkontrak dapat dilakukan; (2) untuk penawaran lebih dari 25 miliar rupiah, wajib terdapat pekerjaan yang disubkontrakkan kepada penyedia kecil; dan (3) untuk penawaran lebih dari 50 miliar, wajib terdapat pekerjaan yang disubkontrakkan kepada penyedia kecil dan sudah menominasikan penyedia kecil dari lokasi pekerjaan setempat.
6. Pada saat finalisasi Kontrak, PPK membuat lampiran SSKK yang berisi daftar pekerjaan yang disubkontrakkan, beserta nama Subpenyedia berikut uraian personilnya seperti uraian detil tanggung jawab kerja, minimum kualifikasi, dan jumlah orang bulan.
7. Sebelum Subpenyedia melaksanakan pekerjaan, PPK perlu memberikan persetujuan terhadap Kontrak yang dibuat antara Penyedia dan Subpenyedia guna memastikan kesesuaian volume dan mutu hasil pekerjaan. Penyampaian Kontrak antara Penyedia dan Subpenyedia kepada PPK dapat dilaksanakan dengan menutup klausul menyangkut harga pekerjaan. Terhadap Kontrak tersebut, PPK dibantu Konsultan Pengawas/Manajemen Konstruksi harus memastikan bahwa Kontrak tersebut dibuat dengan syarat dan kondisi sesuai Spesifikasi Teknis/Rencana Kerja dan Syarat, terutama menyangkut volume dan mutu hasil pekerjaan.
8. Pada saat pelaksanaan pekerjaan oleh Subpenyedia, berlaku seluruh ketentuan menyangkut Spesifikasi Teknis atau Rencana Kerja dan Syarat dalam pekerjaan dimaksud, termasuk pengawasan oleh Konsultan Pengawas/Manajemen Konstruksi. Penyedia bertanggungjawab atas mutu hasil pekerjaan yang dilaksanakan oleh Subpenyedia sampai dengan berakhirnya masa pemeliharaan.
9. Penyedia melakukan pembayaran kepada Subpenyedia sesuai Kontrak diantara mereka.
10. Penyedia mengajukan permintaan pembayaran kepada PPK dengan dilengkapi copy/salinan bukti pembayaran kepada Subpenyedia. Copy/salinan bukti pembayaran disampaikan dalam bentuk apa adanya dan dapat dilakukan penutupan pada bagian nilai nominal pembayaran.

Kontrak Pekerjaan Konstruksi

Salah satu pencegahan terhadap permasalahan dalam pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi adalah dengan cara melaksanakan tahapan awal kontrak dengan baik. Dengan melaksanakan seluruh tahapan secara baik, dapat dilakukan mitigasi terhadap resiko yang mungkin terjadi. Mitigasi resiko sedini mungkin adalah langkah yang bisa lakukan agar hak dan kewajiban keperdataan Para Pihak dapat terpenuhi. Terpenuhinya hak dan kewajiban Para Pihak merupakan prasyarat agar Kontrak terhindar dari sangkaan pidana atau dalam bahasa kekinian disebut kriminalisasi kontrak.

Kegiatan yang harus dilakukan dalam tahap awal Pekerjaam Konstruksi adalah: (1) Penandatanganan Kontrak; (2) Pemeriksaan Lapangan Bersama; (3) Penyerahan Lokasi Pekerjaan; (4) Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK). Keseluruhan tahapan tersebut harus diselesaikan dalam waktu 14 (empat belas) hari kalender. Tulisan ini akan membatas kegiatan yang harus dilakukan dalam setiap tahapan sehingga dapat dilakukan mitigasi resiko apabila ada permasalahan yang ditermukan pada masing-masing tahapan.

Penandatanganan Kontrak

Penandatanganan Kontrak harus dilaksanakan dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dengan syarat Penyedia sudah menyerahkan Jaminan Pelaksanaan. Pada saat penandatanganan Kontrak, PPK harus memastikan bawa data kualifikasi yang tercantum dalam Formulir Isian Kualifikasi Penyedia masih berlaku.

Dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja tersebut di atas sudah termasuk waktu yang diperlukan PPK untuk melakukan klarifikasi keabsahan Jaminan ke Penerbitnya. Kegagalan Penyedia menyerahkan Jaminan Pelaksanaan atau Jaminan Pelaksanaan yang tidak sah mengakibatkan Penyedia tidak berhak menandatangani Kontrak dan dikenakan sanksi sesuai ketentuan dalam Dokumen Pengadaan.

Satu hal yang perlu diperhatikan dalam Penandatanganan Kontrak adalah Para Pihak dilarang merubah substansi Dokumen Pengadaan, kecuali jangka waktu pelaksanaan yang diperkirakan melebihi akhir tahun anggaran. Ketentuan tersebut dibuat karena sebagian substansi dalam Dokumen Pengadaan adalah substansi yang dipersaingkan. Apabila substansi Dokumen Pengadaan diubah, dikhawatirkan merubah substansi hasil persaingan.

Permasalahan yang timbul dalam tahap ini bisa disebabkan oleh kedua belah pihak apabila:

• PPK tidak membuat Rancangan Kontrak yang jelas dan lengkap sebelum proses pemilihan; dan/atau
• Penyedia tidak mencermati dengan baik Rancangan Kontrak pada saat mengikuti proses pemilihan.

Pemeriksaan Lapangan Bersama

Setelah penandatanganan Kontrak, PPK dan Penyedia harus bersama-smaa melakukan Pemeriksaan Lapangan yang akan digunakan sebagai lokasi pekerjaan. Pemeriksaan Lapangan diperlukan karena perencanaan paket pekerjaan konstruksi sudah dilakukan jauh hari dan sangat mungkin terjadi perubahan kondisi lapangan. Selain hal tersebut, Pemeriksaan Lapangan juga bisa digunakan sebagai sarana melakukan review ulang gambar perencangaan dengan kondisi lapangan sebenarnya. Dalam pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan secara berlanjut, Pemeriksaan Lapangan sangat penting untuk mengidentifikasi pekerjaan yang telah dilaksanakan dalam paket sebelumnya dan pekerjaan yang akan dilaksanakan melalui paket bersangkutan.

Hasil Pemeriksaan Lapangan dituangkan dalam Berita Acara yang umumnya diberinama Mutual Check-0 (MC-0). MC-0 akan menjadi acuan dalam menghitung kemajuan pekerjaan selama masa pelaksanaan pekerjaan konstruksi.  Dalam hal hasil Pemeriksaan Lapangan memerlukan adanya Perubahan Kontrak, maka Para Pihak secara bersama-sama dapat melakukan pembahsan untuk menyusun Perubahan Kontrak. Permasalahan dalam tahap berikutnya bisa timbul apabila Para Pihak tidak melakukan Pemeriksaan Lapangan dengan benar dan yang sebenarnya. Pemeriksaan Lapangan yang tidak benar bisa menimbulkan sengketa kontrak jika muncul kesulitan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Penyerahan Lokasi Pekerjaan

Setelah Para Pihak menyepakati MC-0, dengan atau tanpa Perubahan Kontrak, PPK segera melakukan Penyerahan Lokasi Pekerjaan. Dalam penyerahan lokasi pekerjaan hrus dipastikan bahwa tidak ada hambatan apapun, baik yang bersifat administratif maupun fisik, dalam memasuki lokasi untuk melaksanakan pekerjaan. Penyerahan Lokasi Pekerjaan menjadi hal penting apabila pekerjaan dan/atau lokasi pekerjaan terkait dengan lebih dari satu instansi. Penyerahan Lokasi Pekerjaan harus mendapatkan kesepakatan dan persetujuan seluruh instansi yang terkait.

Dalam hal lokasi pekerjaan tidak dapat diserahkan secara keseluruhan, maka PPK dapat menyerahkan lokasi secara bertahap. Keterlambatan dalam penyerahan lokasi harus dinyatakan sebagai Peristiwa Kompensasi yang ditindaklanjuti dengan perpanjangan masa pelaksanaan melalui Perubahan Kontrak.

Permasalahan yang timbul dalam tahapan ini kadang bersifat non-tenis seperti penolakan masyarakat terhadap proyek yang akan dilaksanakan. Terhadap permasalahan seperti itu, Para Pihak harus dapat menyikapi dan menyelesaikan dengan baik tanpa menganggu pencapaian output yang sudah ditetapkan dalam Kontrak.

Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

Penerbitan surat perintah mulai kerja (SPMK) merupakan tahapan dimana pekerjaan konstruksi telah siap dilaksanakan. Penerbitan SPMK memiliki makna penting secara keperdataan, karena masa pelaksanaan dimulai pada tanggal yang disebutkan dalam SPMK. Sejak tanggal yang disebutkan dalam SPMK, hak dan kewajiban Para Pihak sebagaimana diatur dalam Pokok Perjanjian, Syarat-syarat Umum Kontrak dan Syarat-syarat Khusus Kontrak telah efektif berlaku. Bagaimanapun kondisi yang terjadi, segala penyelasaian harus dilaksanakan mengacu pada ketentuan dalam Kontrak.

Tahapan awal sebagaimana diuraikan tersebut di atas tampaknya seperti sebuah proses administratif yang sederhana. Namun jika dilakukan dengan benar dan yang sebenarnya akan muncul banyak hal yang harus dibahas dan disepakati oleh Para Pihak dalam tahap Pemeriksaan Lapangan dan Penyerahan Lokasi Pekerjaan. Penyelesaian setiap permasalahan harus dilaksanakan dengan mengedapankan musyawarah untuk mufakat sebagai bagian dari mitigasi resiko yang akan muncul di tahap pelaksanaan apabila tidak diselesaikan sedini mungkin. Tulisan sederhana ini tidak dimaksudkan untuk membahas dan memberi penyelesaian terhadap masalah yang mungkin timbul, penyelesaian masalah harus dilakukan kasus per kasus dengan diskusi yang intensif.

Rincian Prosedur Show Cause Meeting Pekerjaan Konstruksi

Sesuai dengan Permen PU No. 07/PRT/M/2011, apabila kontraktor terlambat melaksanakan pekerjaan sehingga tidak sesuai dengan jadwal, maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) harus memberikan peringatan secara tertulis atau dikenakan ketentuan tentang kontrak kritis. Hal tersebut bisa dituangkan dalam bentuk Show Cause Meeting atau Rapat Pembuktian. Berikut ini rincian prosedur dari Show Cause Meeting Pekerjaan Konstruksi.

Rincian Prosedur

1) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengevaluasi Keterlambatan realisasi fisik
sesuai jadual;
2) Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;
3) Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan keadaan kahar;
4) Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan faktor PPK;
5) Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan oleh faktor penyedia barang/jasa yaitu dengan membahas :

• Waktu mobilisasi dan mulai kerja
• Ketersediaan Material
• Kelengkapan peralatan
• Kelengkapan personil
• Hubungan dengan pihak ketiga
• Membuat peringatan tertulis kepada penyedia barang/jasa perihal keterlambatan pelaksanaan pekerjaan;
• Menetapkan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);
• Menetapkan waktu pelaksanaan rapat pembuktian (SCM);
• Menetapkan agenda rapat
• Membuat surat undangan Show Cause Meeting
• Menyelenggarakan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);
• Memimpin Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);
• Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai dan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia barang/jasa dalam periode tertentu uji coba (test case)
• Menetapkan Uji Coba (Test Case);
• Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap pencapaian kemajuan fisik pada akhir waktu yang telah ditentukan;
• Membuat surat peringatan apabila realisai kemajuan fisik tidak tercapai

6) Konsultan Pengawas (Direksi Teknis) mempersiapkan materi untuk rapat
pembahasan;
7) Mengevaluasi keterlambatan realisasi fisik sesuai jadual;
8) Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;
9) Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai dan
jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia jasa dalam periode
tertentu/uji coba (Test Case);
10) Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap pencapaian kemajuan fisik
pada akhir waktu yang telah ditentukan;
11) Mengadakan monitoring dan evaluasi hal pencapaian kemajuan fisik uji coba
12) Kontraktor mempersiapkan materi untuk rapat pembahasan;
13) Menjelaskan faktor penyebab keterlambatan;
14) Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai dan
jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia jasa dalam periode
tertentu/uji coba (Test Case);
15) Menjelaskan rencana kegiatan/metode pelaksanaan pada masa uji coba.
16) Menjelaskan rencana pengadaan peralatan dan material untuk kegiatan
ujicoba.

Contoh Surat Laporan Pekerjaan Selesai

Setelah pekerjaan selesai, maka yang perlu dipersiapkan adalah surat laporan pekerjaan selesai. Berikut ini contoh formatnya.

LAPORAN PEKERJAAN SELESAI
KOP SURAT

Nomor        :                                                                             ..............., ............. 20...
Lampiran     :



Kepada Yth.:
(diisi nama atasan langsung PPK)
............................................
............................................
di
    ………………………..


Perihal : Laporan Pekerjaan Selesai

Sehubungan dengan telah selesainya  Pekerjaan ........................ Tahun Anggaran ........yang kami laksanakan dan sesuai dengan ............................................................., bersama ini kami sampaikan dengan hormat usulan penyerahan seluruh pekerjaan tersebut dibawah ini :

1. Nama Kegiatan   : ..............................................................................................
2. Nama Paket         : ..............................................................................................
3. Lokasi Pekerjaan : ..............................................................................................
4. SP DIPA Nomor  : ..............................................................................................
5. Sumber Biaya      : ..............................................................................................
6. Realisasi Anggaran : ...........................................................................................
7. Nilai Asset              : ...........................................................................................
8. Kelompok Barang   : ...........................................................................................
9. Alasan Permohonan :      Karena Pekerjaan pada Tahun Anggaran 20………… telah selesai.

Demikian laporan penyerahan seluruh Pekerjaan kami sampaikan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui
…………………………………………………    Pejabat Pembuat Komitmen
…………………………………………………



………………………………………                   ……………………………………
NIP : ………………………..                               NIP : ………………………..   




Tembusan Kepada Yth.:
1.    ……………………………………………….
2.    Arsip

Surat Keputusan Pembentukan Tim Swakelola

Berbeda dengan mekanisme pemilihan penyedia barang/jasa, pengadaan swakelola membutuhkan Tim Penyelenggara Swakelola. Tim tersebut terdiri dari 3 kelompok yaitu, Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan/atau Tim Pengawas. Tim Persiapan memiliki tugas menyusun sasaran, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan rencana biaya. Tim Pelaksana memiliki tugas melaksanakan, mencatat, mengevaluasi, dan melaporkan secara berkala kemajuan pelaksanaan kegiatan dan enyerapan anggaran. Tim Pengawas memiliki tugas mengawasi persiapan dan pelaksanaan fisik maupun administrasi swakelola.

Setelah dipetakan antara identifikasi kebutuhan dengan kemampuan K/L/D/I dalam melaksanakan pengadaan, maka yang harus dilakukan adalah pembentukan Tim Penyelenggara Swakeola. Berikut ini, kami sampaikan contoh Template Surat Keputusan Pembentukan Tim Penyelenggara Swaekola yang dapat Anda gunakan sebagai syarat dalam mengajukan pekerjaan melalui swakelola.

Surat Keputusan Pembentukan Tim Swakelola

KOP SURAT

KEPUTUSAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
KEGIATAN ..................................................................
SATUAN KERJA ......................................................................
.......................................................................................................
K/L/D/I ....................................

NOMOR :  ...................................

TENTANG

PEMBENTUKAN TIM  KEGIATAN SWAKELOLA
KEGIATAN ..............................................................................
.............................................................................................
K/L/D/I ...................................
TAHUN ANGGARAN ........


Menimbang:   
a. Bahwa untuk mengadakan pekerjaan ………………….yang dilaksanakan secara Swakelola, perlu dibentuk Tim Swakelola
b. Bahwa para Pejabat/Petugas dibawah ini dipandang mampu dan memenuhi syarat untuk melaksanakan tugas sebagai Tim Swakelola
c. Bahwa untuk maksud tersebut maka perlu dikeluarkan Surat Pembentukan/Penugasan;

Mengingat:
1. Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
2. Keputusan …....................................................................;
3. ………………………………………………………………………….……………….;
4. ……………………………………………………………………………..………..dst

MEMUTUSKAN

Menetapkan :   
Kesatu : Membentuk Tim swakelola yang terdiri dari Tim  Perencana, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas  Kegiatan  Swakelola di…………, Pekerjaan……………………………………...., dengan susunan sebagai berikut :

Tim Perencana :
1. Sdr. …………………………………………………………….sebagai Ketua Tim;
2. Sdr. ………………………………………………..…….sebagai Sekretaris Tim;
3. Sdr. ……………………………………………………….sebagai Anggota Tim.;
4. ………………………………………………………………..……………………….dst

Tim Pelaksana *:
(Untuk Swakelola Tipe 2: Instansi  Pemerintah Lain Tim Pelaksana ditetapkan oleh Instansi Pelaksana Swakelola)
1. Sdr. …………………………………………………………….sebagai Ketua Tim;
2. Sdr. ………………………………………………..…….sebagai Sekretaris Tim;
3. Sdr. ……………………………………………………….sebagai Anggota Tim.;
4. ………………………………………………………………..……………………….dst

Tim Pengawas :
1. Sdr. …………………………………………………………….sebagai Ketua Tim;
2. Sdr. ………………………………………………..…….sebagai Sekretaris Tim;
3. Sdr. ……………………………………………………….sebagai Anggota Tim.;
4. ………………………………………………………………..……………………….dst

Kedua :    Tim Perencana Kegiatan Swakelola mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. ........................( Ketua Tim)
a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
2. .........................( Sekretaris Tim)
a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
3. .........................( Anggota Tim)
a. ............................................................................................;
b. .......................................................................................dst;

Tim Pelaksana Kegiatan Swakelola mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
(Untuk Swakelola Tipe 2: Instansi  Pemerintah Lain Tim Pelaksana ditetapkan oleh Instansi Pelaksana Swakelola)

1. ........................( Ketua Tim)
a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
2. .........................( Sekretaris Tim)
a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
3. .........................( Anggota Tim)
a. ............................................................................................;
b. .......................................................................................dst;

Tim Pengawas Kegiatan Swakelola mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. ........................( Ketua Tim)
a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
2. .........................( Sekretaris Tim)
a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
3. .........................( Anggota Tim)
a. ............................................................................................;
b. .......................................................................................dst;

Ketiga : Kepada tim perencana, tim pelaksana, dan tim pengawas diberikan honorarium sesuai kedudukannya dalam tim dan berdasarkan penugasan yang bersangkutan sebagaimana ditetapkan melalui Surat Perintah Tugas (SPT) dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

Keempat : Apabila dipandang perlu tim perencana, tim pelaksana, dan tim pengawas dapat merekrut tenaga narasumber/instruktur/tenaga ahli dari instansi atau kelompok masyarakat yang dianggap memiliki kompetensi di bidangnya sesuai kegiatan swakelola yang akan diselenggarakan.

Kelima : Masa tugas tim perencana, tim pelaksana, dan tim pengawas kegiatan swakelola selama ... (.......) bulan dan atau dinyatakan berakhir setelah pelaksanaan kegiatan swakelola dimaksud selesai, dengan terlebih dahulu menyampaikan laporan akhir;

Keenam  : Segala biaya sebagai akibat dilaksanakannya keputusan ini dibebankan pada Anggaran Kegiatan .................... Satuan Kerja .........................., K/L/D/I.................... Tahun Anggaran .........

Ketujuh :    Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan bahwa apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan.
Demikian agar penugasan ini dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan dengan penuh tanggung jawab.
               
DITETAPKAN DI : ……………………………           
PADA TANGGAL : ……………………………    
                                
Pejabat Pembuat Komitmen


                                                                                        ……….………………………………..
                                                                                             NIP. …………………………..
TEMBUSAN Surat Penugasan ini disampaikan kepada Yth. :
1.    ………………………………………………………
2.    ………………………………………………..…dst

Dokumen-dokumen Persiapan Swakelola

Swakelola adalah pekerjaan yang dilaksanakan sendiri, baik oleh Instansi Penanggung Jawab Anggaran, Instansi Lain Pelaksana Swakelola maupun Kelompok Masyarakat. Sebagai konsekwensi administrasi dari memilik melaksanakan swakelola, maka pembuatan dokumen-dokumen terkait swakelola adalah keharusan agar proses Pengadaan Barang/Jasa memenuhi prinsip akuntabel.

Sayangnya, ketentuan-ketentuan tentang Pelaksanaan Swakelola belum dilengkapi dengan contoh-contoh dokumen yang harus dibuat, sehingga Pelaksana Swakelola sering mengalami kesulitan dan akhirnya tidak membuat atau membuat namun tidak memenuhi substansi yang seharusnya ada.

Berikut ini kami berikan rancangan dari format dokumen persiapan swakeola dari Bapak Samsul Ramli yang dapat digunakan dalam seluruh rangkaian pelaksanaan Swakelola. Dokumen tersebut terdiri dari MoU, Surat Perjanjian Swakelola, Surat Penugasan/Pembentukan Tim Swakelola, KAK, Gambar Rencana dan Spesifikasi Teknis Pekerjaan, Jadual Pelaksanaan Pekerjaan, RAB, dan sebagainya. Sebagai sebuah contoh, dokumen yang sudah dibuat perlu dilengkapi dan disesuaikan dengan kondisi di lapangan.

Contoh Format Dokumen Persiapan Swakelola (Klik)