Tugas, Fungsi dan Peran APIP sesuai Permendagri

Anda mungkin tidak asing dengan BPK yang merupakan sebuah lembaga dengan tugas mengawasi penyelenggaraan pemerintah? Namun selain BPK-RI, ada juga APIP (Aparat Pengawasan Intern Pemerintah) yang dalam istilahnya lembaga pengawas internal. Dibentuknya dua lembaga ini sesuai dengan kewenangannya bertujuan untuk menjamin agar penyelenggaraan pemerintahan berjalan sesuai dengan tujuan dan sasaran  yang diharapkan.

Dengan adanya komitmen pemerintah untuk mewujudkan good governance maka kinerja atas penyelenggaraan organisasi pemerintah menjadi perhatian pemerintah untuk dibenahi, salah satunya melalui sistem pengawasan yang efektif, dengan meningkatkan peran dan fungsi dari Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP). Pengawasan intern ini dilakukan mulai dari proses audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan.

Untuk itu, APIP harus terus melakukan transformasi dalam menjalankan tugasnya guna memberi nilai tambah bagi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (K/L/PD) dalam penyelenggaraan pemerintahan. Hal ini sejalan dengan fungsi dan peran APIP, yaitu melakukan pembinaan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dan mendorong peningkatan efektivitas manajemen risiko (risk management), pengendalian (control) dan tata kelola (governance) organisasi sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.

Tupoksi Peran Inspektorat Daerah sebagai Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP)

Sebagai Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP), Inspektorat Daerah memiliki peran dan unit kerja yang sangat strategis baik ditinjau dari aspek fungsi dan tanggung jawab dalam manajemen maupun dari segi pencapaian visi dan misi serta program-program pemerintah. Dari segi fungsi-fungsi dasar manajemen, Inspektorat Daerah mempunyai kedudukan yang setara dengan fungsi perencanaan atau fungsi pelaksanaan. Sedangkan dari segi pencapaian visi, misi dan program-program pemerintah, Inspektorat Daerah menjadi pilar yang bertugas dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pembinaan atas penyelenggaraan pemerintahan Kabupaten/Kota dan pelaksanaan urusan pemerintahan Kabupaten/Kota, berdasarkan asas desentralisasi, dekonsentrasi, dan tugas pembantuan.

Aparat pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah Instansi Pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan, dan terdiri atas:

1. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang bertanggung jawab kepada Presiden;
2. Inspektorat Jenderal (Itjen)/Inspektorat Utama (Ittama)/Inspektorat yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Menteri/Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND);
3. Inspektorat Pemerintah Propinsi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur, dan;
4. Inspektorat Pemerintah Kabupaten/Kota yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota.

Fungsi APIP yang berjalan dengan baik dapat mencegah kecurangan, menghasilkan keluaran yang berharga untuk menjadi masukan bagi pihak auditor eksternal, eksekutif dan legislatif dalam memperbaiki pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan daerah pada waktu yang akan datang. BPK dapat memanfaatkan hasil pengawasan APIP terutama dari hasil reviu atas laporan keuangan pemerintah, mendukung manajemen pemerintah daerah dalam pelaksanaan rekomendasi BPK dan perbaikan sistem pengendalian Internal. APIP yang profesional dan independen mendorong peningkatan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan yang dapat meningkatkan kewajaran laporan keuangan.

Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 35 Tahun 2018 tentang Kebijakan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Tahun 2019 pada Lampiran menetapkan kegitan pengawasan APIP sebagai berikut.

KEGIATAN PENGAWASAN

A.Kegiatan peningkatan kapasitas APIP, meliputi:

1. bimbingan teknis pemeriksaan investigatif;
2. bimbingan teknis pendampingan pengadaan barang dan jasa (probity advice); dan
3. bimbingan teknis penerapan sistem manajemen resiko.

B. Kegiatan asistensi/pendampingan, meliputi:

1. penyusunan dokumen perencanaan dan penganggaran;
2. pengadaan barang dan jasa;
3. operasionalisasi sapu bersih pungutan liar;
4. pengawalan dan pengamanan Pemerintahan dan Pembangunan Daerah; dan
5. kegiatan asistensi lainnya.

C. Kegiatan reviu, meliputi:

1. reviu Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah;
2. reviu Rencana Kerja Pemerintah Daerah;
3. reviu Rencana Kerja dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah;
4. reviu Laporan Keuangan Pemerintah Daerah;
5. reviu laporan kinerja;
6. reviu penyerapan anggaran;
7. reviu penyerapan pengadaan barang dan jasa; dan
8. kegiatan reviu lainnya.

D. Kegiatan monitoring dan evaluasi, meliputi:

1. tindak lanjut hasil pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan;
2. tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP;
3. dana desa;
4. dana Bantuan Operasional Sekolah;
5. aksi pencegahan korupsi evaluasi SPIP;
6. penilaian mandiri reformasi birokrasi;
7. penanganan laporan gratifikasi;
8. penanganan Whistle Blower System (WBS);
9. penanganan benturan kepentingan;
10. penilaian internal zona integritas;
11. verifikasi LHKPN/LHKASN;
12. verifikasi pelaporan Rencana Aksi Daerah Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi;
13. penyelenggaraan pemerintahan daerah;
14. perencanaan dan pengganggaran responsif gender; dan
15. pelayanan publik.

E.Kegiatan pemeriksaan, meliputi:

1. kinerja; dan
2. dengan tujuan tertentu.

Pengawasan pada hakekatnya merupakan fungsi yang melekat pada seorang leader atau top manajemen dalam setiap organisasi, sejalan dengan fungs-fungsii dasar manajemen lainnya yaitu perencanaan dan pelaksanaan. Demikian halnya dalam organisasi pemerintah, fungsi pengawasan merupakan tugas dan tanggung jawab seorang kepala pemerintahan, seperti di lingkup pemerintah provinsi merupakan tugas dan tanggung jawab Gubernur sedangkan di pemerintah kabupaten dan kota merupakan tugas dan tanggung jawab Bupati dan Walikota. Namun karena katerbatasan kemampuan seseorang, mengikuti prinsip-prinsip organisasi, maka tugas dan tanggung jawab pimpinan tersebut diserahkan kepada pembantunya yang mengikuti alur distribution of power sebagaimana yang diajarkan dalam teori-teori organisasi modern.



Maksud dan Tujuan Pengawasan dan Pemeriksaan

Maksud pengawasan dan pemeriksaan itu dalam rumusan yang sederhana adalah untuk memahami dan menemukan apa yang salah demi perbaikan di masa mendatang. Hal itu sebetulnya sudah menjadi hal yang lumrah dan harus dilaksanakan oleh semua pihak baik yang mengawasi maupun pihak yang diawasi termasuk masyarakat awam. Sedangkan tujuan pengawasan itu adalah untuk meningkatkan kinerja dan mendayagunakan para aparatur  sipil negara (ASN) dalam melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan menuju terwujudnya pemerintahan yang baik dan bersih (good and clean government).

Seiring dengan semakin kuatnya tuntutan dorongan arus reformasi ditambah lagi dengan semakin kritisnya masyarakat yang didukung dengan teknologi informasi, maka rumusan pengawasan yang sederhana itu tidaklah cukup. Masyarakat mengharapkan lebih dari sekedar perbaikan kesalahan, melainkan harus diminta pertanggungjawaban kepada yang bersalah.

Kesalahan harus ditebus dengan sanksi/hukuman, dan bila memenuhi unsur tindak pidana harus diproses oleh aparat penegak hukum, sehingga membuat efek jera bagi pelaku dan orang lain berpikir seribu kali untuk melakukan hal yang sama, sehingga praktek Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) menjadi berkurang dan akhirnya hilang. Hal seperti itulah yang menjadi cita-cita dan semangat bangsa Indonesia yang tercermin dalam Undang-undang Nomor 28 tahun 1998 tentang Penyelenggaraan Pemerintahan yang bersih dan bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).

Salah satu tuntutan masyarakat untuk menciptakan good governance dalam penyelenggaraan pemerintahan adalah peningkatan kiprah institusi pengawas daerah. Banyak masyarakat bertanya dimana dan kemana lembaga itu, sementara korupsi semakin merajalela. Masyarakat sudah gerah melihat perilaku birokrasi korup, yang semakin hari bukannya kian berkurang tetapi semakin unjuk gigi dengan perbuatannya itu. Bahkan masyarakat memberi label perbuatan korupsi itu sebagai kejahatan yang luar biasa, dan biadab, karena diyakini hal itu akan menyengsarakan generasi di belakang hari. Sampai-sampai masyarakat berfikir untuk membubarkan institusi pengawas daerah tersebut karena dinilai tidak ada gunanya, bahkan ikut menyengsarakan rakyat dengan menggunakan uang rakyat dalam jumlah yang relatif tidak sedikit.

Berbicara tentang pengawasan dan pemeriksaan, sebenarnya bukanlah tanggung jawab institusi pengawas semata melainkan tanggung jawab aparatur pemerintah dan semua elemen masyarakat. Karena institusi pengawas seperti Inspektorat Daerah bukan hanya berdiam diri, tidak berbuat, tidak  inovatif, dan sebagainya. Tetapi jauh dari anggapan itu, insan-insan pengawas di daerah telah bertindak sejalan dengan apa yang dipikirkan masyarakat itu sendiri. Langkah pro aktif menuju pengawasan yang efektif dan efisien dalam memenuhi tuntutan itu telah dilakukan seperti melakukan reorganisasi, perbaikan sistem, pembuatan pedoman dan sebagainya, namun kondisinya sedang berproses dan hasilnya belum signifikan dan terwujud seperti yang diinginkan oleh masyarakat tersebut.

Guna mewujudkan keinginan tersebut diperlukan langkah-langkah pragmatis yang lebih realistis dan sistematis dalam penempatan sumber daya manusia (SDM) pada lembaga pengawas daerah, mulai dari pimpinan sampai staf/pejabat. Seorang pimpinan organisasi akan memberikan pewarnaan terhadap organisasi tersebut, dan ia akan berfungsi sebagai katalisator dalam organisasinya, sehingga untuk itu ia harus punya integritas, moralitas dan kapabilitas serta kompetensi yang tinggi dalam melaksanakan tugasnya. Dengan demikian, tugas pengawasan yang dilaksanakan merupakan bagian dari solusi, dan bukan bagian dari masalah.

Inspektorat Daerah sebagai Aparat Pengawasan Internal Pemerintah berperan sebagai Quality Assurance yaitu menjamin bahwa suatu kegiatan dapat berjalan secara efisien, efektif dan sesuai dengan aturannya dalam mencapai tujuan organisasi. Titik berat pelaksanaan tugas "pengawasan dan pemeriksaan" adalah melakukan tindakan preventif yaitu mencegah terjadinya kesalahan kesalahan dalam pelaksanaan program dan kegiatan oleh Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD) serta memperbaiki kesalahan-kesalahan yang telah terjadi untuk dijadikan pelajaran agar kesalahan-kesalahan tersebut tidak terulang kembali di masa yang akan datang.

Matrik Perpres No. 16 Tahun 2018 Lengkap dengan Aturan Turunannya

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJ) mempunyai peran yang sangat penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional. PBJ mampu meningkatkan pengembangan perekonomian nasional dan daerah. Peraturan terkait PBJ pun telah diubah beberapa kali untuk "menembel" beberapa kekurangan yang baru ditemukan setelah diberlakukan. Nah, Peraturan Presiden terbaru yang ditetapkan oleh pemerintah yakni Perpres No. 16 Tahun 2018 yang lengkap dengan sejumlah aturan turunannya.

Diberlakukannya Peraturan Presiden (Perpres) terbaru ini sangat penting guna memperbaiki tata kelola, menurunkan permasalahan korupsi dalam dunia tender pengadaan barang/jasa, meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan juga meningkatkan kecepatan penyerapan anggaran. Selain itu, revisi Perpres tentang Pengadaan Barang dan Jasa ini juga akan memberikan pemenuhan nilai manfaat yang sebesar-besarnya (value for money) dan kontribusi dalam peningkatan penggunaan produk dalam negeri, peningkatan peran Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Usaha Menengah serta pembangunan yang berkelanjutan.

Dengan Perpres baru ini, kebocoran dan penyimpangan yang kerap dialami dapat dicegah atau setidaknya diminimalasasi. Perpres No. 16 Tahun 2018 menggantikan Perpres No. 54 Tahun 2010 yang dianggap sudah tidak sesuai dengan semangat era digital yang serba mudah, cepat, transparan, dan lentur.

Berikut di bawah ini akan kami jelaskan mengenai matrik Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang dibandingkan dengan Perpres No. 54 Tahun 2010 beserta perubahannya.


Penerbitan Perpres 16/2018 membuat kinerja LKPP lebih mudah. Alur mekanisme pengadaan barang dan jasa pemerintah akan lebih efisien dan efektif. Perpres No. 16 Tahun 2018 mensyaratkan mekanisme pengadaan barang dan jasa pemerintah berbasis digital. Seluruh alur mekanisme pengadaan barang dan jasa menggunakan sistem elektronik. Sistem elektronik akan cepat mengetahui bila ada pelaksanaan pengadaan barang yang tidak sesuai prosedur. LKPP berfungsi sebagai perantara saja, demand dan supply.



Silakan mengunduh 13 Perlem LKPP terkait Aturan Turunan Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tersebut melalui tautan berikut ini:

1. Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di atur oleh Perlem LKPP Nomor 7 Tahun 2018
2. Pedoman Swakelola diatur oleh Perlem LKPP Nomor 8 Tahun 2018
3. Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia diatur oleh Perlem LKPP Nomor 9 Tahun 2018
4. Pedoman Pelaksanaan Tender/Seleksi Internasional diatur oleh Perlem LKPP Nomor 10 Tahun 2018
5. Katalog Elektronik diatur oleh Perlem LKPP Nomor 11 Tahun 2018
6. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa yang Dikecualikan Pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah diatur oleh Perlem LKPP Nomor 12 Tahun 2018
7. Pengadaan Barang/Jasa Dalam Penanganan Keadaan Darurat diatur oleh Perlem LKPP Nomor 13 Tahun 2018
8.  Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa diatur oleh Perlem LKPP Nomor 14 Tahun 2018. Aturan tersebut diperkuat dengan terbitnya Permendagri No. 112 Tahun 2018 tentang Pembentukan UKPBJ. Pembentukan UKPBJ dirasa sudah perlu untuk dilakukan karena sistem sudah serba elektronik. Oleh karenanya, di setiap daerah dibentuk lembaga PBJ yang permanen untuk mengurusinya.
9.  Pelaku Pengadaan Barang/Jasa diatur oleh Perlem LKPP Nomor 15 Tahun 2018
10. Agen Pengadaan diatur oleh Perlem LKPP Nomor 16 Tahun 2018
11.  Sanksi Daftar Hitam Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah diatur oleh Perlem LKPP Nomor 17 Tahun 2018
12. Layanan Penyelesaian Sengketa Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah diatur oleh Perlem LKPP Nomor 18 Tahun 2018
13. Pengembangan Sistem dan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa diatur oleh Perlem LKPP Nomor 19 Tahun 2018

Value Perpres 16/2018 adalah tidak akan mengurangi lelang, tapi masuk ke era marketplace, jadi seperti online shop. E-katalog nantinya akan dibentuk e-katalog lokal dan e-katalog sektoral. Setiap daerah harus dibentuk lembaga yang permanen, namanya UKPBJ. Lembaga ini yang akan mengurusi recruitment agent.

Unit Kerja PBJ (UKPBj) ini nantinya bisa memberikan bimbingan dan pembinaan satuan kerja atau unit di lingkungannya, sehingga ketika unit kerja menghadapi masalah pengadaan, tidak perlu langsung berkonsultasi ke LKPP. Selain bisa menyelesaikan masalah dengan cepat tanpa dieskalasi ke pusat, ini juga akan memudahkan LKPP untuk lebih fokus ke isu yang lebih strategis.

Poin Penting dan Kelemahan Permendagri No 112 Tahun 2018 Tentang Pembentukan UKPBJ

Upaya dalam menjamin pelaksanaan pengadaan barang/jasa agar lebih terintegrasi sesuai dengan tujuan, prinsip dan etika pengadaan barang/jasa pemerintah, Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) telah menetapkan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No. 112 Tahun 2018 tentang Pembentukan UKPBJ. Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah membentuk UKPBJ yang merupakan lembaga struktural dan permanen. UKPBJ nantinya memiliki tugas menyelenggarakan dukungan pengadaan barang/jasa pada Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.

Poin-poin penting dan kelemahan perihal Permendagri No. 112 tahun 2018 kami jelaskan dibawah ini.

• Tugas besar yang diemban oleh UKPBJ adalah mengoptimalkan pelaksanaan layanan yang mencakup pelaksanaan tender oleh Pokja Pemilihan, pengelolaan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) oleh LPSE, advokasi permasalahan dan pembinaan SDM. Pembinaan SDM di sini bukan semata hanya pada anggota UKPBJ namun meliputi keseluruhan pelaku pengadaan mulai dari Pengguna Barang/Jasa, Pengguna Anggaran (PA), Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa, Pokja Pemilihan, Agen Pengadaan, Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP), dan Penyedia/Rekanan.

• UKPBJ di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota menempatkan UKPBJ di bawah Sekretariat Daerah dan harus bertanggungjawab kepada sekretaris daerah melalui asisten yang melaksanakan fungsi di bidang administrasi pembangunan. Klasifikasi untuk pemerintah provinsi UKPBJ kelas A dalam bentuk Biro Pengadaan (eselon II B) dan Kelas B dalam bentuk Bagian Pengadaan (eselon III A). Klasifikasi untuk Pemerintah Kabupaten/Kota UKPBJ Kelas A dalam bentuk Bagian Pengadaan (Eselon III A) dan Kelas B dalam bentuk Sub Bagian Pengadaan (eselon IV A). 

• Klasifikasi berdasarkan hasil perhitungan indikator teknis dan Nomenklatur berupa rata-rata jumlah paket pengadaan 3 tahun terakhir, rata-rata jumlah paket konstruksi 3 tahun terakhir, rata-rata jumlah paket pengadaan barang 3 tahun terakhir, rata-rata jumlah paket jasa konsultansi 3 tahun terakhir, rata-rata jumlah paket jasa lainnya 3 tahun terakhir, jumlah pemegang sertifikat Ahli PBJ, jumlah Organisasi Perangkat Daerah, jumlah kelurahan/desa, dan jumlah penyedia terdaftar pada LPSE. 

• Kelas A dibentuk apabila total skor variabel lebih dari 500 (lima ratus). Kelas B dibentuk apabila total skor variabel maksimal atau di bawah 500 (lima ratus).

Kelemahan dari penetapannya Permendagri No. 112 Tahun 2018 ini adalah Kementerian Dalam Negeri hanya fokus pada pembentukan kelembagaan UKPBJ berbasis beban kerja 3 tahun terakhir. Kementerian Dalam Negeri tidak memperhitungkan permasalahan kuantitatif yang terjadi pada setiap tender/lelang, yaitu permasalahan intervensi dan kriminalisasi pengadaan. Permasalahan tersebut tidak terukur, namun menjadi permasalahan utama dalam pelaksanaan proyek tender barang/jasa.

Sebagaimana kita ketahui bersama, intervensi dan kriminalisasi pengadaan menjadi fokus utama perlunya pembentukan UKPBJ yang independen dalam pengambilan keputusan, bukan hanya permanen dan struktural semata.

Independensi ini bisa dicapai secara ideal apabila para Pokja Pemilihan berada di bawah UKPBJ Nasional lepas dari kekuasaan Kepala Daerah. Namun mengingat ide UKPBJ Nasional belum realistis untuk saat ini, maka posisi UKPBJ paling tidak harus disetarakan dengan posisi Pengguna Anggaran (PA). Meskipun belum bisa lepas dari intervensi dan kriminalisasi, namun paling tidak posisinya tidak kalah dan tidak di bawah Pengguna Anggaran (PA) sehingga peluang intervensi dan kriminalisasi bisa diminimalisir.

Apalagi dengan posisi Eselon II, maka Jabatan Kepala Badan Pengadaan akan melalui proses lelang jabatan. Dengan demikian, tidak mudah bagi kepala daerah untuk mengganti sesuka hati bila hasil pelelangan tidak sesuai dengan kepentingan dan keinginannya. Sedangkan model UKPBJ versi Permendagri No. 112 tahun 2018 ini, posisi Kepala UKPBJ hanya "kuat" pada jabatan Kepala Biro Pemerintah Provinsi karena melalui proses lelang jabatan. Sedangkan pada posisi lainnya yaitu Kepala Bagian Pengadaan yang hanya eselon III A atau Kepala Sub Bagian Pengadaan yang hanya eselon IV A sangat rentan untuk diintervensi dan digonta-ganti setiap saat tergantung dari hasil tender apakah memuaskan para pihak atau tidak. Dan model ini rawan sekali mengalami pelemahan kelembagaan.

Oleh karena itu, bila kita ingin mereformasi tata kelola pengadaan barang/jasa, maka selain opsi pembentukan UKPBJ Nasional maka opsi pembentukan Badan Pengadaan harus kembali dipertimbangkan oleh Kementerian Dalam Negeri. Kalaupun Kementerian Dalam Negeri ngotot dengan format yang ada pada Permendagri No.112 Tahun 2018, maka jabatan Kepala UKPBJ apapun bentuknya harus melalui seleksi terbuka/lelang jabatan.

Berikut Terlampir Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No. 112 Tahun 2018 Perihal Pembentukan UKPBJ di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota.

Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM)

Kepanjangan PPSPM adalah Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar. PPSPM sendiri merupakan pejabat yang diberi kewenangan oleh PA/KPA dengan tugas melakukan pengujian atas permintaan pembayaran dan menerbitkan perintah pembayaran. Dalam kondisi tertentu, jabatan PPSPM dapat dirangkap oleh KPA *).

Dalam menjalankan tugasnya terkait pengujian tagihan dan perintah pembayaran, PPSPM memiliki tugas dan wewenang:

1. menguji kebenaran SPP atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPP beserta dokumen pendukung;
2. menolak dan mengembalikan SPP, apabila tidak memenuhi persyaratan untuk dibayarkan;
3. membebankan tagihan pada mata anggaran yang telah disediakan;
4. menerbitkan SPM atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPM;
5. menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen hak tagih;
6. melaporkan pelaksanaan pengujian dan perintah pembayaran kepada KPA; dan
7. melaksanakan tugas dan wewenang lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan pengujian dan perintah pembayaran

PPSPM bertanggung jawab terhadap:

1. kebenaran administrasi;
2. kelengkapan administrasi; dan
3. keabsahan administrasi, dokumen hak tagih pembayaran yang menjadi dasar penerbitan SPM dan akibat yang timbul dari pengujian yang dilakukan.

Selain tugas dan tanggung jawab di atas, PPSPM memiliki tugas untuk melakukan pengujian Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang meliputi di bawah ini.

a. pemeriksaan secara rinci kelengkapan dokumen pendukung SPP;

b. penelitian ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA;

c. pemeriksaan kesesuaian keluaran antara yang tercantum dalam dokumen perjanjian dengan keluaran yang tercantum dalam DIPA;

d. pemeriksaan kebenaran atas hak tagih, paling sedikit meliputi:

    1. pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran;

    2. nilai tagihan yang harus dibayar; dan

    3. jadwal waktu pembayaran.

e. pemeriksaan kesesuaian pencapaian keluaran antara spesifikasi teknis yang disebutkan dalam dokumen penerimaan barang/jasa dan spesifikasi teknis yang disebutkan dalam dokumen perjanjian; dan

f. pemeriksaan dan pengujian ketepatan penggunaan klasifikasi anggaran.

Selanjutnya, PPSPM menerbitkan SPM atas SPP yang telah memenuhi persyaratan berdasarkan hasil pengujian. Jika dalam hal hasil pengujian tidak memenuhi persyaratan, maka PPSPM wajib menolak untuk menerbitkan SPM.

Permendagri No. 13 Tahun 2006 Tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah Pasal 10 menyebutkan bahwa Kepala SKPD selaku Pejabat Pengguna Anggaran/Pengguna Barang mempunyai tugas menandatangani SPM. Namun demikian dalam keadaan tertentu PA/KPA dapat memberikan kewenangan kepada pejabat lain sebagai Penandatangan SPM apabila berhalangan. Sebagaimana Permendagri 13/2006 Pasal 211 ayat 3 dalam hal pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran berhalangan, yang bersangkutan dapat menunjuk pejabat yang diberi wewenang untuk menandatangani SPM.

Larangan PPK, Pokja, PPHP atau pejabat pengadaan merangkap sebagai PPSPM (Perlem LKPP 15/2018 tantang Pelaku Pengadaan Barang/Jasa) berlaku dalam pengelolaan dana APBN. Sedangkan dalam pengelolaan APBD, larangan ini berlaku jika PA/KPA berhalangan dan menunjuk pejabat lain untuk menandatangani SPM, maka pejabat ini tidak dibenarkan menjabat juga sebagai PPK, Pokja, PPHP atau pejabat pengadaan.


*) Yang dimaksud dengan “kondisi tertentu” adalah kondisi yang mengharuskan terjadinya perangkapan jabatan KPA dengan jabatan PPK atau PPSPM, dimana jika tidak dilakukan perangkapan akan mengganggu kelancaran pelaksanaan anggaran belanja dari satuan kerja bersangkutan, misalnya keterbatasan jumlah dan/atau kualitas sumber daya manusia, PPK atau PPSPM berhalangan tetap.

Sumber Referensi:

• PP No. 45 Tahun 2013 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara
• Perlem LKPP No. 15 Tahun 2018 tentang Pelaku Pengadaan Barang/Jasa 
• Perlem LKPP No. 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia Barang/jasa
• Permendagri No. 21 Tahun 2011 Tentang Perubahan Kedua Permendagri No. 13 Tahun 2006 Tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah 

Subkontrak dalam Pekerjaan Konstruksi

Subkontrak dalam pekerjaan konstruksi telah diatur secara jelas di dalam Instruksi Kepada Penawar (IKP) dan Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSUK), namun masih sering terjadi kesalahan dalam pemahaman dan pelaksanaan terhadap ketentuan tersebut. Meskipun telah terdapat isian sanksi atas pelanggaran ketentuan subkontrak dalam Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK), namun penerapan sanksi belum dilakukan dengan tegas. Sebagai akibat dari hal tersebut adalah sering timbul masalah dalam pelaksanaan kontrak, diantaranya kualitas hasil pekerjaan tidak sesuai kontrak dan tidak diselesaikannya pembayaran kepada subkontraktor/subpenyedia atau pemasok barang.

Untuk memudahkan pemahaman mengenai subkontrak dalam pekerjaan konstruksi, terlebih dahulu kita harus memahami ruang lingkup pekerjaan, pekerjaan utama, pekerjaan utama yang dilakukan spesialis dan pemasokan barang dalam pekerjaan konstruksi.

Ketentuan-ketentuan Subkontrak dalam Pekerjaan Konstruksi

Beberapa ketentuan menyangkut subkontrak adalah sebagai berikut:

1. Penyedia dapat bekerjasama dengan penyedia lain dengan mensubkontrakkan sebagian pekerjaan.
2. Penyedia hanya boleh mensubkontrakkan sebagian pekerjaan dan dilarang mensubkontrakkan seluruh pekerjaan.
3. Penyedia hanya boleh mensubkontrakkan pekerjaan apabila pekerjaan tersebut sejak awal di dalam Dokumen Pengadaan dan dalam Kontrak diijinkan untuk disubkontrakkan.
4. Subkontrak sebagian pekerjaan utama hanya diperbolehkan kepada Penyedia spesialis.
5. Penyedia hanya boleh mensubkontrakkan pekerjaan setelah persetujuan tertulis dari PPK.
6. Penyedia tetap bertanggung jawab atas bagian pekerjaan yang disubkontrakkan.

Yang dimaksud dengan pekerjaan utama adalah sebagaimana huruf "B" dalam gambar ilustrasi. Masing-masing pekerjaan utama, dapat diturunkan (breakdown) menjadi beberapa pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh spesialis yang digambarkan dengan huruf "C". Penjelasan lebih lanjut dari gambar ilustrasi adalah:

• Pekerjaan tanah, meskipun dapat dilakukan oleh spesialis, namun tidak disubkontrakkan.
• Pekerjaan cor beton, disubkontrakkan kepada penyedia spesialis.

Penyedia spesialis dimaksud adalah penyedia spesialis yang memenuhi ketentuan perundang-undangan yang berlaku, diantaranya SBU Spesialis.

Penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan subkonrak diantaranya adalah : (1) subkontrak terhadap pekerjaan utama; (2) subkontrak oleh pihak yang tidak memeiliki kompeyensi; (3) subkontrak tanpa ijin; atau (4) permasalahan pembayaran kepada subpenyedia.

Agar ketentuan subkontrak tersebut di atas, tahapan-tahapan yang dapat dilakukan adalah:

1. PPK mensimulasikan pekerjaan konstruksi yang akan dilaksanakan salah satunya dengan cara menggunakan Work Breakdown Structure sampai dengan beberapa level sesuai kompleksitas pekerjaan.
2. PPK mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan yang dapat dilakukan oleh penyedia spesialis.
3. PPK pada saat menyampaikan spesifikasi, HPS dan rancangan Kontrak kepada ULP disertai daftar pekerjaan spesialis yang dapat disubkontrakkan.
4. Pokja ULP mencantumkan daftar pekerjaan yang dapat disubkontrakkan dalam Lembar Data Pemilihan.
5. Peserta pemilihan menyebutkan pekerjaan yang akan disubkontrakkan sebagai bagian dari penawaran teknis dengan ketentuan:  (1) untuk penawaran s/d 25 miliar rupiah, subkontrak dapat dilakukan; (2) untuk penawaran lebih dari 25 miliar rupiah, wajib terdapat pekerjaan yang disubkontrakkan kepada penyedia kecil; dan (3) untuk penawaran lebih dari 50 miliar, wajib terdapat pekerjaan yang disubkontrakkan kepada penyedia kecil dan sudah menominasikan penyedia kecil dari lokasi pekerjaan setempat.
6. Pada saat finalisasi Kontrak, PPK membuat lampiran SSKK yang berisi daftar pekerjaan yang disubkontrakkan, beserta nama Subpenyedia berikut uraian personilnya seperti uraian detil tanggung jawab kerja, minimum kualifikasi, dan jumlah orang bulan.
7. Sebelum Subpenyedia melaksanakan pekerjaan, PPK perlu memberikan persetujuan terhadap Kontrak yang dibuat antara Penyedia dan Subpenyedia guna memastikan kesesuaian volume dan mutu hasil pekerjaan. Penyampaian Kontrak antara Penyedia dan Subpenyedia kepada PPK dapat dilaksanakan dengan menutup klausul menyangkut harga pekerjaan. Terhadap Kontrak tersebut, PPK dibantu Konsultan Pengawas/Manajemen Konstruksi harus memastikan bahwa Kontrak tersebut dibuat dengan syarat dan kondisi sesuai Spesifikasi Teknis/Rencana Kerja dan Syarat, terutama menyangkut volume dan mutu hasil pekerjaan.
8. Pada saat pelaksanaan pekerjaan oleh Subpenyedia, berlaku seluruh ketentuan menyangkut Spesifikasi Teknis atau Rencana Kerja dan Syarat dalam pekerjaan dimaksud, termasuk pengawasan oleh Konsultan Pengawas/Manajemen Konstruksi. Penyedia bertanggungjawab atas mutu hasil pekerjaan yang dilaksanakan oleh Subpenyedia sampai dengan berakhirnya masa pemeliharaan.
9. Penyedia melakukan pembayaran kepada Subpenyedia sesuai Kontrak diantara mereka.
10. Penyedia mengajukan permintaan pembayaran kepada PPK dengan dilengkapi copy/salinan bukti pembayaran kepada Subpenyedia. Copy/salinan bukti pembayaran disampaikan dalam bentuk apa adanya dan dapat dilakukan penutupan pada bagian nilai nominal pembayaran.

Kontrak Pekerjaan Konstruksi

Salah satu pencegahan terhadap permasalahan dalam pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi adalah dengan cara melaksanakan tahapan awal kontrak dengan baik. Dengan melaksanakan seluruh tahapan secara baik, dapat dilakukan mitigasi terhadap resiko yang mungkin terjadi. Mitigasi resiko sedini mungkin adalah langkah yang bisa lakukan agar hak dan kewajiban keperdataan Para Pihak dapat terpenuhi. Terpenuhinya hak dan kewajiban Para Pihak merupakan prasyarat agar Kontrak terhindar dari sangkaan pidana atau dalam bahasa kekinian disebut kriminalisasi kontrak.

Kegiatan yang harus dilakukan dalam tahap awal Pekerjaam Konstruksi adalah: (1) Penandatanganan Kontrak; (2) Pemeriksaan Lapangan Bersama; (3) Penyerahan Lokasi Pekerjaan; (4) Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK). Keseluruhan tahapan tersebut harus diselesaikan dalam waktu 14 (empat belas) hari kalender. Tulisan ini akan membatas kegiatan yang harus dilakukan dalam setiap tahapan sehingga dapat dilakukan mitigasi resiko apabila ada permasalahan yang ditermukan pada masing-masing tahapan.

Penandatanganan Kontrak
Penandatanganan Kontrak harus dilaksanakan dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dengan syarat Penyedia sudah menyerahkan Jaminan Pelaksanaan. Pada saat penandatanganan Kontrak, PPK harus memastikan bawa data kualifikasi yang tercantum dalam Formulir Isian Kualifikasi Penyedia masih berlaku.

Dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja tersebut di atas sudah termasuk waktu yang diperlukan PPK untuk melakukan klarifikasi keabsahan Jaminan ke Penerbitnya. Kegagalan Penyedia menyerahkan Jaminan Pelaksanaan atau Jaminan Pelaksanaan yang tidak sah mengakibatkan Penyedia tidak berhak menandatangani Kontrak dan dikenakan sanksi sesuai ketentuan dalam Dokumen Pengadaan.

Satu hal yang perlu diperhatikan dalam Penandatanganan Kontrak adalah Para Pihak dilarang merubah substansi Dokumen Pengadaan, kecuali jangka waktu pelaksanaan yang diperkirakan melebihi akhir tahun anggaran. Ketentuan tersebut dibuat karena sebagian substansi dalam Dokumen Pengadaan adalah substansi yang dipersaingkan. Apabila substansi Dokumen Pengadaan diubah, dikhawatirkan merubah substansi hasil persaingan.

Permasalahan yang timbul dalam tahap ini bisa disebabkan oleh kedua belah pihak apabila:

• PPK tidak membuat Rancangan Kontrak yang jelas dan lengkap sebelum proses pemilihan; dan/atau
• Penyedia tidak mencermati dengan baik Rancangan Kontrak pada saat mengikuti proses pemilihan.

Pemeriksaan Lapangan BersamaSetelah penandatanganan Kontrak, PPK dan Penyedia harus bersama-smaa melakukan Pemeriksaan Lapangan yang akan digunakan sebagai lokasi pekerjaan. Pemeriksaan Lapangan diperlukan karena perencanaan paket pekerjaan konstruksi sudah dilakukan jauh hari dan sangat mungkin terjadi perubahan kondisi lapangan. Selain hal tersebut, Pemeriksaan Lapangan juga bisa digunakan sebagai sarana melakukan review ulang gambar perencangaan dengan kondisi lapangan sebenarnya. Dalam pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan secara berlanjut, Pemeriksaan Lapangan sangat penting untuk mengidentifikasi pekerjaan yang telah dilaksanakan dalam paket sebelumnya dan pekerjaan yang akan dilaksanakan melalui paket bersangkutan.

Hasil Pemeriksaan Lapangan dituangkan dalam Berita Acara yang umumnya diberinama Mutual Check-0 (MC-0). MC-0 akan menjadi acuan dalam menghitung kemajuan pekerjaan selama masa pelaksanaan pekerjaan konstruksi.  Dalam hal hasil Pemeriksaan Lapangan memerlukan adanya Perubahan Kontrak, maka Para Pihak secara bersama-sama dapat melakukan pembahsan untuk menyusun Perubahan Kontrak. Permasalahan dalam tahap berikutnya bisa timbul apabila Para Pihak tidak melakukan Pemeriksaan Lapangan dengan benar dan yang sebenarnya. Pemeriksaan Lapangan yang tidak benar bisa menimbulkan sengketa kontrak jika muncul kesulitan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Penyerahan Lokasi Pekerjaan

Setelah Para Pihak menyepakati MC-0, dengan atau tanpa Perubahan Kontrak, PPK segera melakukan Penyerahan Lokasi Pekerjaan. Dalam penyerahan lokasi pekerjaan hrus dipastikan bahwa tidak ada hambatan apapun, baik yang bersifat administratif maupun fisik, dalam memasuki lokasi untuk melaksanakan pekerjaan. Penyerahan Lokasi Pekerjaan menjadi hal penting apabila pekerjaan dan/atau lokasi pekerjaan terkait dengan lebih dari satu instansi. Penyerahan Lokasi Pekerjaan harus mendapatkan kesepakatan dan persetujuan seluruh instansi yang terkait.

Dalam hal lokasi pekerjaan tidak dapat diserahkan secara keseluruhan, maka PPK dapat menyerahkan lokasi secara bertahap. Keterlambatan dalam penyerahan lokasi harus dinyatakan sebagai Peristiwa Kompensasi yang ditindaklanjuti dengan perpanjangan masa pelaksanaan melalui Perubahan Kontrak.

Permasalahan yang timbul dalam tahapan ini kadang bersifat non-tenis seperti penolakan masyarakat terhadap proyek yang akan dilaksanakan. Terhadap permasalahan seperti itu, Para Pihak harus dapat menyikapi dan menyelesaikan dengan baik tanpa menganggu pencapaian output yang sudah ditetapkan dalam Kontrak.

Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

Penerbitan surat perintah mulai kerja (SPMK) merupakan tahapan dimana pekerjaan konstruksi telah siap dilaksanakan. Penerbitan SPMK memiliki makna penting secara keperdataan, karena masa pelaksanaan dimulai pada tanggal yang disebutkan dalam SPMK. Sejak tanggal yang disebutkan dalam SPMK, hak dan kewajiban Para Pihak sebagaimana diatur dalam Pokok Perjanjian, Syarat-syarat Umum Kontrak dan Syarat-syarat Khusus Kontrak telah efektif berlaku. Bagaimanapun kondisi yang terjadi, segala penyelasaian harus dilaksanakan mengacu pada ketentuan dalam Kontrak.

Tahapan awal sebagaimana diuraikan tersebut di atas tampaknya seperti sebuah proses administratif yang sederhana. Namun jika dilakukan dengan benar dan yang sebenarnya akan muncul banyak hal yang harus dibahas dan disepakati oleh Para Pihak dalam tahap Pemeriksaan Lapangan dan Penyerahan Lokasi Pekerjaan. Penyelesaian setiap permasalahan harus dilaksanakan dengan mengedapankan musyawarah untuk mufakat sebagai bagian dari mitigasi resiko yang akan muncul di tahap pelaksanaan apabila tidak diselesaikan sedini mungkin. Tulisan sederhana ini tidak dimaksudkan untuk membahas dan memberi penyelesaian terhadap masalah yang mungkin timbul, penyelesaian masalah harus dilakukan kasus per kasus dengan diskusi yang intensif.

Rincian Prosedur Show Cause Meeting Pekerjaan Konstruksi

Sesuai dengan Permen PU No. 07/PRT/M/2011, apabila kontraktor terlambat melaksanakan pekerjaan sehingga tidak sesuai dengan jadwal, maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) harus memberikan peringatan secara tertulis atau dikenakan ketentuan tentang kontrak kritis. Hal tersebut bisa dituangkan dalam bentuk Show Cause Meeting atau Rapat Pembuktian. Berikut ini rincian prosedur dari Show Cause Meeting Pekerjaan Konstruksi.

Rincian Prosedur

1) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengevaluasi Keterlambatan realisasi fisik
sesuai jadual;
2) Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;
3) Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan keadaan kahar;
4) Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan faktor PPK;
5) Tindak lanjut apabila keterlambatan disebabkan oleh faktor penyedia barang/jasa yaitu dengan membahas :

• Waktu mobilisasi dan mulai kerja
• Ketersediaan Material
• Kelengkapan peralatan
• Kelengkapan personil
• Hubungan dengan pihak ketiga
• Membuat peringatan tertulis kepada penyedia barang/jasa perihal keterlambatan pelaksanaan pekerjaan;
• Menetapkan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);
• Menetapkan waktu pelaksanaan rapat pembuktian (SCM);
• Menetapkan agenda rapat
• Membuat surat undangan Show Cause Meeting
• Menyelenggarakan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);
• Memimpin Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting);
• Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai dan jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia barang/jasa dalam periode tertentu uji coba (test case)
• Menetapkan Uji Coba (Test Case);
• Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap pencapaian kemajuan fisik pada akhir waktu yang telah ditentukan;
• Membuat surat peringatan apabila realisai kemajuan fisik tidak tercapai

6) Konsultan Pengawas (Direksi Teknis) mempersiapkan materi untuk rapat
pembahasan;
7) Mengevaluasi keterlambatan realisasi fisik sesuai jadual;
8) Mengevaluasi faktor penyebab keterlambatan;
9) Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai dan
jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia jasa dalam periode
tertentu/uji coba (Test Case);
10) Mengadakan monitoring dan evaluasi terhadap pencapaian kemajuan fisik
pada akhir waktu yang telah ditentukan;
11) Mengadakan monitoring dan evaluasi hal pencapaian kemajuan fisik uji coba
12) Kontraktor mempersiapkan materi untuk rapat pembahasan;
13) Menjelaskan faktor penyebab keterlambatan;
14) Membahas dan menyepakati besaran kemajuan fisik yang harus dicapai dan
jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan penyedia jasa dalam periode
tertentu/uji coba (Test Case);
15) Menjelaskan rencana kegiatan/metode pelaksanaan pada masa uji coba.
16) Menjelaskan rencana pengadaan peralatan dan material untuk kegiatan
ujicoba.