Thursday, 23 August 2018

Implementasi 3 Level Supply Chain Management pada Satuan Kerja Pelaksana APBN/D

Salah satu pendekatan dalam Supply Chain Mengement (SCM) adalah yang dilakukan oleh Knowledge Flow.  Dalam pembahasannya, disebutkan bahwa SCM adalah pendekatan lintas fungsi (cross fuctional) sejak memperoleh bahan baku sampai menghasilkan barang jadi dan pengirimannya kepada pelanggan. Dalam konteks pelaksanaan APBN/D, pendekatan supply chain management bisa dimaknai sebagai proses lintas fungsi untuk menghasilkan barang/jasa guna kepentingan publik atau kepentingan organisasi dalam memberikan pelayanan publik.



Lebih lanjut Knowledge Flow menyatakan bahwa terdapat 3 (tiga) level fungsi dari supply chain management, yaitu strategic level, tactical level dan operational level. Yang menarik adalah, hubungan antar level tidak bersifat hirarki namun beririsan satu sama lain sebagaimana digambarkan dalam illustrasi artikel ini. Keberhasilan supply chain tergantung pada kerja sama para pihak para semua level. Namun sayangnya, ketentuan dan pelaksanaan yang berlaku seat ini belum menggambarkan pelaksanaan supply chain management yang bank. PPK, yang memegang peranan besar dalam pengadaan barang/jasa, adalah personil dengan struktur yang tidak jelas. Di sisi lain,  ULP yang dibentuk secara permanen, hanya melaksanakan tugas-tugas pemilihan penyedia. Sebagai akibat dari hal tersebut, dapat dimaklumi apabila kemampuan Pemerintah dalam memperolah barang/jasa yang memenuhi 5 (lima) tepat masih rendah. Gambaran yang ada saat ini dapat dilihat pada pembahasan di bawah ini.

Strategic Level
Strategic level mempunyai tugas mengkoordinasikan strategi seluruh unsur organisasi dalam kerangka supply chain. Untuk melaksanakan fungsi tersebut, strategic level perlu membangun saluran komunikasi dan kerjasama strategic dengan pihak-pihak yang terkait dalam pencapaian tujuan organisasi. Kewenangan penting pada strategic level adalah kebutuhan untuk make or buy, membuat sendiri atau mendapatkan dari lingkungan luar organisasi.

Dalam pelaksanaan APBN/D, strategic level berada di tangan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA). Peran PA/KPA dalam proses Pengadaan Barang/jasa adalah:

  1. menetapkan kebijakan tentang penganggaran.
  2. menetapkan kebijakan tentang pemaketan, termasuk kebijakan penggunaan produk dalam negeri dan pemberdayaan usaha kecil, termasuk koperasi kecil.
  3. menetapkan kebijakan tentang cara pengadaan, yaitu secara swakelola atau melalui penyedia barang/jasa. Kebijakan ini adalah keputusan make or buy sebagaimana disebutkan di atas.
  4. menetapkan kebijakan tentang organisasi pengadaan.


Tactical Level
Tactical level mempunyai tugas pengambilan keputusan mengenai perencanaan, penjadwalan dan kontrak. Selain itu tactical level juga bertugas menetapkan kriteria jumlah, mutu dan lokasi. Hal yang terpenting yang dilakukan oleh pemegang tactical level adalah menemukan praktek-praktek terbaik untuk meingkatkan keunggulan organisasi dibandingkan dengan organisasi lainnya.
Dalam pelaksanaan APBN/D, tactical level dilaksanakan oleh:
  1. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam hal menetapkan spesifikasi yang tepat mutu, jumlah, waktu dan sumber, menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang tepat harga dan menetapkan rancangan kontrak.
  2. Unit Layanan Pengadaan (ULP)  dalam hal pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Operational level

Operational level bertugas menyusun skedul produksi dan penggunaan seluruh fasilitas dalam rangka pelaksanaan supply chain. Operational level mengatur sejak penerimaan barang dari supplier sampai dengan pengirimannya kepada pelanggan.

Di lingkungan instansi pemerintah, supply chain tidak dimaksudkan untuk melakukan proses produksi, namun lebih pada pengelolaan barang/jasa untuk kepentingkan publik atau pelayanan publik. Unit organisasi atau unit kerja yang melaksanakan operational level adalah:

  1. PPK melalui pengendalian kontrak untuk memperoleh barang/jasa;
  2. Unit Asset/Persediaan dan Unit Kerja lain melalui pengelolaan barang/jasa milik negara/daerah.
Tantangan ke Depan
Peluang perbaikan ke depan adalah menggunakan strategi ULP sebagai unit yang permanen menjadi pusat unggulan (centre of axcelent) unggulan serta meniadakan unsur PPK yang bersifat personal. Sebagai pusat unggulan, maka ULP harus diberi peran yang lebih banyak pada tactical level.

Peran Unit Layanan Pengadaan (ULP) dapat ditingkatkan dengan menggunakan pendekatan Supply Chain Management. Dengan pendekatan tersebut, revisi Peraturan Presiden (Perpres) tentang Pengadaan Barang/Jasa dapat digunakan sebagai sarana untuk memberikan penegasan bahwa:

  1. Strategic level dilaksanakan oleh PA/KPA termasuk kewenangan melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban anggaran belanja (kewenangan berkontrak);
  2. Tactical level dilaksanakan oleh ULP (atau nama lain) sebagai pusat unggulan (centre of excelent) melalui penerapan strategi pengadaan dalam pencapaian tujuan organisasi;
  3. Operational level dilaksanakan oleh unit yang mengelola asset/persediaan dan unit kerja lain yang melaksanakan tugas pokok organisasi melalui perumusan kebutuhan barang/jasa, pengendalian kontrak dan pengelolaan/pemanfaatan barang/jasa milik Negara.
Tulisan: Agus Kuncoro (Ahli Keuangan Negara dan Pengadaan Barang/Jasa)

Semua Tentang Adendum Kontrak PBJ

Dalam pelaksanaan pekerjaan pengadaan barang/jasa hal-hal yang tidak diinginkan kadang-kadang terjadi sehingga pelaksanaannya tidak sesuai dengan kontrak yang ada. Dan hal tersebut bisa diatur di dalam Adendum Kontrak. Kontrak hanya dapat diubah melalui adendum kontrak.

Perubahan Kontrak dapat dilaksanakan apabila terdapat perubahan gambar dan spesifikasi serta disetujui oleh para pihak, meliputi:

1) perubahan pekerjaan disebabkan oleh sesuatu hal yang dilakukan oleh para pihak dalam kontrak sehingga mengubah lingkup pekerjaan dalam kontrak;
2) perubahan harga kontrak akibat adanya perubahan pekerjaan dan/atau karena perubahan pelaksanaan pekerjaan;
3) perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan akibat adanya perubahan pekerjaan; dan/atau
4) perubahan harga kontrak bagian pekerjaan harga satuan akibat adanya penyesuaian harga (eskalasi/de-eskalasi)

Berikut ini hal-hal yang berkaitan dengan adendum kontrak:
 
  • Apabila penyedia berpendapat tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal karena keadaan diluar pengendaliannya dan penyedia telah melaporkan kejadian tersebut kepada Pejabat Penandatangan Kontrak, maka Pejabat Penandatangan Kontrak dapat melakukan penjadwalan kembali pelaksanaan tugas penyedia dengan adendum kontrak.
  • Jika dalam pemeriksaan lapangan bersama ditemukan hal-hal yang dapat mengakibatkan perubahan isi Kontrak maka perubahan tersebut harus dituangkan dalam adendum Kontrak.
  • Penyedia berkewajiban untuk memutakhirkan  program mutu jika terjadi adendum Kontrak dan Peristiwa Kompensasi.
  • Jika terjadi Peristiwa Kompensasi sehingga penyelesaian pekerjaan akan melampaui Tanggal Penyelesaian maka penyedia berhak untuk meminta perpanjangan Tanggal Penyelesaian berdasarkan data penunjang. Pejabat Penandatangan Kontrak berdasarkan pertimbangan Pengawas Pekerjaan memperpanjang Tanggal Penyelesaian Pekerjaan secara tertulis. Perpanjangan Tanggal Penyelesaian harus dilakukan melalui adendum Kontrak jika perpanjangan tersebut mengubah Masa Kontrak.

Tuesday, 21 August 2018

Tugas Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP)

Salah satu perubahan utama dalam Perpres No. 16 tahun 2018 tentang pengadaan barang/jasa adalah berubahanya definisi dan tugas PPHP dari Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan menjadi Panitia/Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan. Panitia Pemeriksa Hasil Pekerjaan yang selanjutnya disingkat PPHP tersebut sebagaimana pasal 1 angka 15 memiliki tugas utama, yakni memeriksa administrasi hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa.

Dalam tata cara Serah Terima Hasil Pekerjaan pada Perpres 16/2018 Bagian Ke Delapan pasal 57 dan 58 dirunut sebagai berikut:

Pasal 57
  1. Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) sesuai dengan ketentuan yang termuat dalam Kontrak, Penyedia mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK untuk serah terima barang/jasa.
  2. PPK melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang diserahkan.
  3. PPK dan Penyedia menandatangani Berita Acara Serah Terima.

Pasal 58

  1. PPK menyerahkan barang/jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 kepada PA/KPA.
  2. PA / KPA meminta PjPHP/ PPHP untuk melakukan pemeriksaan administratif terhadap barang/jasa yang akan diserahterimakan.
  3. Hasil pemeriksaan sebagaimana dimaksud pada ayat(2) dituangkan dalam Berita Acara.

Pelaksanaan penyerahan hasil pekerjaan 100% (seratus persen) dari Penyedia kepada Pejabat Penandatangan Kontrak sampai dengan serah terima hasil pekerjaan kepada PA/KPA  dijelaskan dalam bagan alur berikut:

PPHP sekarang hanyalah sebagai pemeriksa administratif hasil pengadaan barang/jasa mencakup proses:
  1.     Dokumen program/penganggaran;
  2.     Surat penetapan PPK;
  3.     Dokumen perencanaan pengadaan;
  4.     RUP/SIRUP;
  5.     Dokumen persiapan pengadaan;
  6.     Dokumen pemilihan Penyedia;
  7.     Dokumen Kontrak dan perubahannya serta pengendaliannya; dan
  8.     Dokumen serah terima hasil pekerjaan.

Syarat Kualifikasi Kemampuan Keuangan

Pokja Pemilihan menyusun persyaratan kualifikasi untuk memastikan Pelaku Usaha yang akan menjadi Penyedia barang/jasa mempunyai kemampuan untuk menyediakan barang/jasa. Dan salah satu persyaratan kualifikasi yang menjadi keharusan bagi calon penyedia adalah syarat kemampuan keuangan.

1. Untuk  Pengadaan Barang/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi

Untuk Penyedia Non Kecil harus memiliki kemampuan keuangan berupa Sisrang/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi. a Kemampuan Nyata (SKN) yang disertai dengan laporan keuangan. Kemampuan Nyata adalah kemampuan penuh/keseluruhan Peserta  saat penilaian kualifikasi meliputi kemampuan keuangan dan kemampuan permodalan untuk  melaksanakan  paket pekerjaan yang sedang/akan dikerjakan.

SKN dikecualikan untuk Usaha Mikro dan Usaha Kecil.

Rumusan perhitungan Sisa Kemampuan Nyata (SKN) adalah sebagai berikut:

2. Untuk Pekerjaan Konstruksi

Persyaratan kualifikasi kemampuan keuangan untuk Penyedia Pekerjaan Konstruksi  berdasarkan ketentuan  peraturan Perundang-undangan  di bidang  Jasa Konstruksi  beserta pedoman pelaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri yang membidangi Jasa Konstruksi, yaitu Kementrian PUPR.

Monday, 13 August 2018

Serah Terima Pertama Pekerjaan (PHO)

Serah Terima Sementara Pekerjaan (Provisional Hand Over) adalah peristiwa penyerahan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa secara menyeluruh sesuai kontrak dan amendemannya kepada Pemilik/Direksi Pekerjaan, yang masih harus dipelihara dan dijamin mutunya sampai dengan masa jaminan selesai sesuai yang diatur dalam Kontrak.

Masa pelaksanaan pekerjaan adalah jangka waktu untuk melaksanakan pekerjaan yang ditandai dengan ditetapkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) sampai dengan Serah Terima Pertama Pekerjaan (Provisional Hand Over/PHO).

Selain sebagai tanda berakhirnya masa pelaksanaan pekerjaan, PHO juga menjadi penanda berakhirnya masa Jaminan Pelaksanaan. PHO dikeluarkan pada saat pekerjaan telah selesai 100 %, dan sesuai dengan kontrak yang digunakan. Dengan dikeluarkannya PHO, maka Jaminan Pemeliharaan akan mulai berlaku sampai dengan dengan tanggal penyerahan akhir pekerjaan (Final Hand Over/FHO).

Tanggal penyerahan pertama pekerjaan selesai (Provisional Hand Over/PHO) dinyatakan dalam Berita Acara penyerahan pertama pekerjaan yang diterbitkan oleh Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan.

List of Defect & Deficiencies adalah daftar kerusakan dan cacat-cacat hasil pekerjaan yang harus diperbaiki disertai cara pelaksanaan perbaikannya.

Berikut di bawah ini contoh format dari  Serah Terima Pertama Pekerjaan (PHO).




Wednesday, 8 August 2018

Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Melalui E-Purchasing

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 dalam pasal 50 ayat (5), bahwa pelaksanaan E-purchasing wajib dilakukan untuk barang/jasa yang menyangkut pemenuhan kebutuhan nasional dan/atau strategis yang ditetapkan oleh menteri, kepala lembaga, atau kepala daerah.

Oleh karena itu, untuk barang/jasa yang diluar kriteria pemenuhan kebutuhan nasional dan/atau strategis, pengadaan barang/jasanya tidak wajib dilakukan melalui metode E-purchasing.

Dalam hal barang/jasa yang dibutuhkan tidak termasuk kriteria wajib namun terdapat dalam Katalog Elektronik, keputusan pembelian melalui E-purchasing harus mempertimbangkan pemerataan ekonomi dengan memberikan kesempatan pada usaha mikro, kecil dan menengah serta Pelaku Usaha lokal. E-Purchasing mengutamakan pembelian barang/jasa Produk Dalam Negeri sesuai kebutuhan
K/L/PD.

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 dalam pasal 65 ayat (4), nilai paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya paling banyak Rp2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta rupiah), dicadangkan dan peruntukannya bagi usaha kecil, kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kemampuan teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh usaha kecil.

Memperhatikan hal tersebut di atas, untuk paket pengadaan paling banyak Rp2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta rupiah) yang kompetensinya dapat dipenuhi oleh Usaha Kecil dan/atau Pelaku Usaha Lokal, maka paket tersebut diprioritaskan untuk Usaha Kecil dan/atau Pelaku Usaha Lokal.

Persiapan Pengadaan melalui E-purchasing oleh PPK, meliputi:

a. Penyusunan Spesifikasi Teknis
Dalam penyusunan Spesifikasi Teknis dimungkinkan penyebutan merek barang/jasa yang dimuat dalam katalog elektronik, dengan didukung justifikasi teknis secara tertulis yang ditetapkan PPK.
b. Perkiraan harga
Penyusunan HPS tidak diwajibkan dalam E-Purchasing. PPK mencari referensi harga barang/jasa yang akan diadakan, termasuk biaya pendukung seperti : ongkos kirim, instalasi, dan/atau training (apabila diperlukan).

c. Penyusunan rancangan Surat Pesanan
Rancangan Surat Pesanan memuat antara lain tetapi tidak terbatas pada: hak dan kewajiban para pihak, waktu dan alamat pengiriman barang/pelaksanaan pekerjaan, harga, pembayaran, sanksi, denda keterlambatan, keadaan kahar, penyelesaian
perselisihan, dan larangan pemberian komisi.

E-purchasing untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang Pagu Anggarannya bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan.

E-purchasing untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang Pagu Anggarannya bernilai paling sedikit di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus  juta rupiah) dilaksanakan oleh PPK. Dalam hal nilai E-purchasing  dengan Pagu Anggarannya bernilai paling sedikit di atas Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah), PPK mengusulkan penetapan kepada PA/KPA.

Dalam hal PPK menyerahkan proses  E-purchasing  kepada Pejabat Pengadaan maka PPK menyampaikan spesifikasi teknis, perkiraan/referensi harga, dan rancangan Surat Pesanan kepada Pejabat Pengadaan.

Persiapan  E-Purchasing  dilakukan oleh PPK/Pejabat Pengadaan dengan melakukan pencarian pada portal katalog elektronik dan membandingkan barang/jasa yang tercantum dalam katalog elektronik, dengan memperhatikan antara lain: gambar, fungsi, spesifikasi teknis, asal barang, TKDN (apabila ada), harga barang, dan biaya ongkos kirim/instalasi/training (apabila diperlukan).

Untuk pengadaan barang yang kompleks/teknologi tinggi melalui  E-Purchasing, PPK dapat meminta calon Penyedia untuk melakukan presentasi/demo produk.

Pelaksanaan E-purchasing mengacu pada:
a. Prosedur untuk E-purchasing;
b. Syarat dan ketentuan penggunaan pada aplikasi E-Purchasing; dan
c. Panduan pengguna aplikasi E-purchasing (user guide).

Prosedur  E-purchasing, syarat dan ketentuan penggunaan pada aplikasi E-purchasing dan panduan pengguna (user guide) aplikasi E-purchasing ditetapkan oleh Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP.

Prosedur E-purchasing meliputi:
a. PPK/Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan barang/jasa pada katalog elektronik;
b. Calon Penyedia menanggapi pesanan dari PPK/Pejabat Pengadaan;
c. PPK/Pejabat Pengadaan dan calon Penyedia dapat melakukan negosiasi teknis dan harga, kecuali untuk barang/jasa yang tidak dapat dinegosiasikan. Negosiasi harga dilakukan terhadap harga satuan barang/jasa dengan mempertimbangkan  kuantitas barang/jasa yang diadakan, ongkos kirim (apabila ada), biaya instalasi/training (apabila diperlukan);
d. PPK/Pejabat Pengadaan dan calon Penyedia menyetujui/menyepakati pembelian barang/jasa; dan
e. Penerbitan Surat Pesanan.

Dalam hal terdapat 2 (dua) atau lebih Penyedia yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan, maka untuk mendapat harga barang/jasa terbaik dapat dilakukan:
a. Negosiasi kepada penyedia yang harga barang/jasanya paling murah dan telah memperhitungkan ongkos kirim, instalasi, training (apabila diperlukan); atau
b. E-Reverse Auction.
Tata cara dan panduan pengguna (user guide) aplikasi E-reverse Auction dalam  E-purchasing ditetapkan oleh Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP.

Perubahan Kontrak

Perubahan Kontrak karena perbedaan kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK dalam dokumen kontrak diberlakukan untuk Kontrak Lumsum, Kontrak Harga Satuan, Kontrak Gabungan Lumsum dan Harga Satuan, dan Kontrak Terima Jadi (Turnkey).

Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK yang ditentukan dalam dokumen Kontrak,  Pejabat Penandatangan Kontrak bersama Penyedia dapat melakukan perubahan kontrak, yang meliputi:

a. menambah atau mengurangi volume yang tercantum dalam Kontrak;
b. menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan;
c. mengubah spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan; dan/atau
d. mengubah jadwal pelaksanaan.

Perubahan Kontrak yang disebabkan masalah administrasi, dapat dilakukan sepanjang disepakati kedua belah pihak. Masalah administrasi yang dimaksud antara lain pergantian PPK, perubahan rekening penerima.

Pekerjaan tambah dilaksanakan dengan ketentuan:
a. tidak melebihi 10% (sepuluh  persen) dari harga yang tercantum dalam perjanjian/Kontrak awal; dan
b. tersedia anggaran untuk pekerjaan tambah.

Untuk pemeriksaan dalam rangka perubahan kontrak, Pejabat Penandatangan Kontrak dapat menetapkan tim atau tenaga ahli. Perubahan Kontrak tidak dapat dilakukan pada masa tambahan waktu penyelesaian pekerjaan (masa denda) akibat dari keterlambatan setelah waktu pelaksanaan kontrak berakhir.

Tuesday, 7 August 2018

Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)

Pokja Pemilihan melaksanakan pemberian penjelasan pemilihan Penyedia melalui aplikasi SPSE sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Pemberian penjelasan (Aanwijzing) merupakan media/forum tanya jawab antara Peserta Tender/Seleksi dengan Pokja Pemilihan mengenai ruang lingkup paket pengadaan serta  syarat dan ketentuan yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan.

Tujuan pemberian penjelasan adalah untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta syarat dan ketentuan yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan, sehingga terdapat kesamaan pemahaman antara Pokja Pemilihan dan Peserta,  sekaligus untuk mendapatkan masukan kemungkinan adanya koreksi atas Dokumen Pemilihan.

Lama waktu/durasi pemberian penjelasan disesuaikan dengan kompleksitas pekerjaan. Pokja Pemilihan menjawab setiap pertanyaan yang masuk. Pada saat berlangsungnya pemberian penjelasan, Pokja Pemilihan dapat menambah waktu  pemberian penjelasan sesuai dengan kebutuhan.

Pokja Pemilihan segera menjawab setiap pertanyaan yang diajukan oleh Peserta sampai dengan batas akhir pemberian penjelasan. Namun demikian, Pokja Pemilihan masih dapat menjawab seluruh pertanyaan setelah waktu pemberian penjelasan telah berakhir.

Kumpulan tanya jawab dan keterangan lain pada saat pemberian penjelasan merupakan Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP).

Jika dibutuhkan peninjauan lapangan, Pokja Pemilihan dapat melakukan peninjauan lapangan bersama-sama dengan Peserta dan dilanjutkan dengan  pemberian penjelasan di  lapangan. Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) Lapangan menjadi bagian dari Berita Acara  Pemberian Penjelasan (BAPP). Biaya yang timbul atas peninjauan lapangan dibebankan pada masing-masing pihak.

Dalam hal hasil pemberian penjelasan dan/atau pertanyaan tertulis yang disampaikan oleh Peserta mengakibatkan perubahan Dokumen  Pemilihan, maka perubahan tersebut harus dituangkan dalam Adendum Dokumen Pemilihan. Dalam hal perubahan Dokumen Pemilihan terkait Spesifikasi Teknis/KAK, HPS atau Rancangan Kontrak maka perubahan tersebut harus disetujui oleh PPK.

Apabila perubahan tidak dituangkan dalam Adendum Dokumen Pemilihan atau tidak disetujui oleh PPK, maka perubahan tersebut dianggap tidak ada dan ketentuan  yang berlaku adalah Dokumen Pemilihan awal. Adendum Dokumen Pemilihan dapat dilakukan secara berulang dengan menyampaikan Adendum Dokumen Pemilihan melalui aplikasi SPSE paling kurang 3 (tiga) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian dokumen penawaran. Apabila Adendum Dokumen Pemilihan mengakibatkan kebutuhan penambahan waktu penyiapan kembali Dokumen Pemilihan, maka Pokja Pemilihan memperpanjang batas akhir penyampaian penawaran.

Penilaian Teknis Jasa Konsultansi

Pokja Pemilihan menetapkan unsur-unsur yang akan dinilai dalam evaluasi teknis. Unsur-unsur pokok yang dinilai antara lain meliputi pengalaman Badan Usaha/Perorangan, proposal teknis, dan kualifikasi tenaga ahli. Pokja Pemilihan menentukan bobot nilai dari masing-masing unsur.

Acuan yang digunakan untuk pembobotan sebagai berikut:
a. pengalaman (10 – 20%);
b. proposal teknis (20 – 40%);
c. kualifikasi tenaga ahli (50 – 70%); dan
d. jumlah bobot a+b+c=100%.

Penetapan  bobot yang digunakan untuk masing-masing unsur, dalam rentang tersebut di atas didasarkan pada jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Pokja Pemilihan menentukan ambang batas nilai teknis (passing grade) untuk masing-masing unsur dan nilai total dan ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan.

a. Pengalaman dapat dihitung dengan sub-unsur:
1) pengalaman dalam melaksanakan pekerjaan sejenis dengan pekerjaan yang dipersyaratkan dalam KAK dilihat dari ruang lingkup, kompleksitas dan nilai pekerjaan;
2) pengalaman bekerja di lokasi pekerjaan; dan
3) pengalaman manajerial dan fasilitas utama.
b. Proposal Teknis dapat dihitung dengan sub-unsur:
1) pendekatan teknis dan metodologi;
2) rencana kerja; dan
3) organisasi dan rencana penggunaan tenaga ahli.

Kualifikasi Tenaga Ahli dapat dihitung dengan sub-unsur:
1) pendidikan;
2) pengalaman profesional;
3) sertifikat profesional;
4) penguasaan bahasa; dan
5) penguasaan situasi dan kondisi di lokasi pekerjaan.

Monday, 6 August 2018

Metode Evaluasi Penawaran untuk Jasa Konsultansi

Metode  evaluasi penawaran dalam pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi dilakukan dengan menggunakan:

a. Kualitas dan Biaya

 Metode evaluasi Kualitas dan Biaya digunakan untuk pekerjaan:
1) ruang lingkup pekerjaan, jenis tenaga ahli, dan waktu penyelesaian pekerjaan dapat diuraikan dengan pasti dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK); dan
2) besarnya biaya dapat ditentukan dengan jelas dan tepat.

Metode evaluasi Kualitas dan Biaya digunakan misalnya untuk desain jaringan irigasi primer, desain jalan, studi kelayakan, konsultansi manajemen, atau supervisi bangunan non-gedung.

Evaluasi kualitas dan biaya menggunakan pembobotan kualitas penawaran teknis dan biaya dengan ketentuan:
1) bobot kualitas penawaran teknis antara 0,60 sampai 0,80; dan
2) bobot penawaran biaya antara 0,20 sampai 0,40.

Evaluasi kualitas teknis dilakukan dengan memberikan bobot terhadap masing-masing unsur penilaian dengan nilai masing-masing unsur dan/atau nilai total keseluruhan unsur memenuhi ambang batas minimal. Nilai angka/bobot ditetapkan dalam kriteria evaluasi yang menjadi bagian dari dokumen Seleksi. Unsur/unsur yang dinilai harus bersifat kuantitatif atau yang dapat dikuantifikasikan.

Penilaian  penawaran harga dengan cara memberikan nilai tertinggi kepada penawar terendah. Nilai penawaran Peserta yang lain dihitung dengan menggunakan perbandingan harga penawarannya dengan harga penawaran terendah.

Penentuan  Pemenang berdasarkan  nilai kombinasi terbaik kualitas penawaran teknis dan biaya, yang dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya.

b. Kualitas
Metode evaluasi Kualitas digunakan untuk pekerjaan yang ruang lingkup pekerjaan, jenis tenaga ahli, dan waktu penyelesaian pekerjaan tidak dapat diuraikan dengan pasti dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau untuk pekerjaan Penyedia Jasa Konsultansi Perorangan.

Metode evaluasi kualitas digunakan untuk pekerjaan yang mengutamakan kualitas penawaran teknis sebagai faktor yang menentukan terhadap hasil/manfaat (outcome) secara keseluruhan.

Metode evaluasi Kualitas digunakan misalnya untuk Jasa Konsultansi yang bersifat kajian makro (masterplan roadmap), penasihatan (advisory), perencanaan dan pengawasan pekerjaan kompleks, seperti desain pembuatan pembangkit tenaga listrik, perencanaan terowongan di bawah laut, dan desain pembangunan bandar udara internasional.

Penentuan Pemenang berdasarkan kualitas penawaran teknis terbaik, dilanjutkan  dengan klarifikasi dan negosiasi teknis serta biaya kepada penawar dengan nilai kualitas terbaik.

c. Pagu Anggaran
Metode evaluasi Pagu Anggaran hanya digunakan untuk ruang lingkup pekerjaan sederhana yang dapat diuraikan dengan pasti dalam KAK dan penawaran tidak boleh melebihi Pagu Anggaran.

Metode evaluasi Pagu Anggaran digunakan untuk pekerjaan yang dapat dirinci dengan tepat meliputi waktu penugasan, kebutuhan tenaga ahli dan ruang lingkupnya serta penawaran tidak melampaui Pagu Anggaran.

Metode evaluasi Pagu Anggaran digunakan misalnya untuk pekerjaan desain, supervisi bangunan gedung, dan pekerjaan survei/pemetaan skala kecil.

Evaluasi kualitas teknis dilakukan dengan memberikan bobot terhadap masing-masing  unsur penilaian dengan nilai masing-masing unsur dan/atau nilai total keseluruhan unsur memenuhi ambang batas minimal. Nilai angka/bobot ditetapkan dalam kriteria evaluasi yang menjadi bagian dari dokumen Seleksi. Unsur/sub unsur  yang dinilai harus bersifat kuantitatif atau yang dapat dikuantifikasikan.

Penentuan Pemenang berdasarkan kualitas penawaran teknis terbaik dari peserta yang penawaran biaya terkoreksinya lebih kecil atau sama dengan Pagu Anggaran, dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya.

d. Biaya Terendah
Metode evaluasi Biaya Terendah hanya digunakan untuk pekerjaan standar atau bersifat rutin yang praktik dan standar pelaksanaan pekerjaannya sudah mapan, yang dapat mengacu kepada ketentuan tertentu.

Metode evaluasi Biaya Terendah digunakan misalnya untuk desain bangunan sederhana, supervisi pembangunan sederhana, dan survei/pengukuran skala kecil.

Evaluasi kualitas teknis dilakukan dengan memberikan bobot terhadap masing-masing  unsur penilaian dengan nilai masing-masing unsur dan/atau nilai total keseluruhan unsur memenuhi ambang batas minimal. Nilai angka/bobot ditetapkan dalam kriteria evaluasi yang menjadi bagian dari dokumen  Seleksi.  Unsur/sub unsur  yang dinilai harus bersifat kuantitatif atau yang dapat dikuantifikasikan.

Penentuan Pemenang berdasarkan penawaran yang biaya terkoreksinya terendah  diantara penawaran yang lulus evaluasi teknis, dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya.

Saturday, 4 August 2018

Jenis Jaminan dalam Pengadaan Barang/Jasa (Perpres No. 16 Tahun 2018)

Jaminan Pengadaan Barang/Jasa berfungsi untuk pengendalian dan mitigasi resiko atas kemungkinan kegagalan atau terhambatnya proses pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, baik pada tahap pemilihan Penyedia dan pelaksanakan Kontrak. Jaminan Pengadaan diterbitkan dan akan dibayar oleh pihak  penjamin apabila peserta Tender atau Penyedia tidak memenuhi kewajiban yang dipersyaratkan dalam Dokumen Pemilihan atau dokumen  Kontrak. Jaminan Pengadaan Barang/Jasa dapat berupa bank garansi atau surety bond. Bank garansi diterbitkan oleh bank umum. Surety bond diterbitkan oleh Perusahaan Penjaminan/Perusahaan Asuransi/lembaga keuangan khusus yang menjalankan usaha di bidang pembiayaan, penjaminan, dan asuransi untuk mendorong ekspor Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang lembaga pembiayaan ekspor Indonesia.
Jaminan Pengadaan Barang/Jasa terdiri dari:

a. Jaminan Penawaran;
b. Jaminan Sanggah Banding;
c. Jaminan Pelaksanaan;
d. Jaminan Uang Muka; dan
e. Jaminan Pemeliharaan.

Jaminan Pengadaan Barang/Jasa bersifat:
a. tidak bersyarat, paling sedikit memenuhi kriteria:
1) dalam penyelesaian klaim tidak perlu dibuktikan terlebih dahulu kerugian yang diderita oleh Penerima Jaminan (Obligee), namun cukup dengan surat pernyataan dari Pejabat Penandatangan Kontrak bahwa telah terjadi pemutusan kontrak dari  Pejabat Penandatangan Kontrak dan/atau Penyedia wanprestasi;
2) dalam hal terdapat sengketa antara Penyedia dengan penjamin atau dengan  Pejabat Penandatangan Kontrak, persengketaan tersebut tidak menunda pembayaran klaim;
3) dalam hal  penjamin mengasuransikan kembali jaminan yang dikeluarkan kepada bank, perusahaan asuransi, atau perusahaan penjaminan lain (re-insurance/contra guarantee), pelaksanaan pencairan surat jaminan tidak menunggu proses pencairan dari Bank, Perusahaan Asuransi, atau Perusahaan Penjaminan lain tersebut;
4) Penjamin tidak akan menunda kewajiban pembayaran klaim jaminan dengan alasan apapun termasuk alasan sedang dilakukan upaya oleh  penjamin agar pihak Terjamin (Principal) dapat memenuhi kewajibannya dan/atau pembayaran premi/imbal jasa belum dipenuhi oleh Terjamin (Principal);
5) dalam hal terdapat keberatan dari Penyedia, keberatan tersebut tidak menunda proses pencairan dan pembayaran klaim; dan
6) dalam surat jaminan tidak terdapat klausula yang berisi bahwa penjamin tidak menjamin kerugian yang disebabkan oleh praktik Korupsi, Kolusi  dan Nepotisme, yang dilakukan oleh Terjamin (Principal) maupun oleh Penerima Jaminan (Obligee).

b. mudah dicairkan, paling sedikit memenuhi kriteria:
1) jaminan dapat segera dicairkan setelah Penjamin menerima surat permintaan pencairan/klaim dan pernyataan wanprestasi pemutusan kontrak dari Pejabat Penandatangan Kontrak;
2) dalam pembayaran klaim, Penjamin tidak akan menuntut supaya benda-benda pihak Terjamin (Principal) terlebih dahulu disita dan dijual guna melunasi hutangnya; dan
3) Penjamin melakukan pembayaran ganti rugi kepada Penerima Jaminan (Obligee) akibat ketidakmampuan atau kegagalan atau tidak terpenuhinya kewajiban Terjamin (Principal) sesuai dengan perjanjian pokok.
c. harus dicairkan oleh penerbit jaminan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah surat perintah pencairan dari Pokja Pemilihan/Pejabat Penandatangan Kontrak/Pihak yang diberi kuasa oleh Pokja Pemilihan/Pejabat Penandatangan Kontrak diterima.

Jaminan diserahkan oleh peserta Tender kepada Pokja Pemilihan atau Penyedia kepada  Pejabat Penandatangan Kontrak, dan disimpan sampai masa berlaku jaminan berakhir atau apabila akan dikembalikan kepada peserta Tender atau Penyedia. Jaminan yang dicairkan akan disetorkan ke kas negara oleh pejabat yang berwenang.

Khusus untuk jaminan pemeliharaan, jaminan yang dicairkan dapat digunakan oleh  Pejabat Penandatangan Kontrak  untuk melaksanakan perbaikan dalam masa pemeliharaan. Nilai pencairan jaminan paling tinggi sebesar nilai jaminan. Jaminan Pengadaan dikembalikan oleh Pokja Pemilihan atau Pejabat Penandatangan Kontrak  setelah masa berlaku jaminan habis/selesai atau tidak diperlukan lagi dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.

Thursday, 2 August 2018

Penyusunan dan Penetapan HPS

Penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) bertujuan untuk menilai kewajaran harga penawaran dan/atau kewajaran harga satuan, dasar untuk menetapkan batas tertinggi  penawaran yang sah dalam pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dan dasar untuk menetapkan besaran nilai jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah 80% (delapan puluh persen) dari nilai HPS.

Penetapan HPS dikecualikan untuk :
a. Pengadaan Barang/Jasa dengan Pagu Anggaran paling banyak Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah);
b. E-purchasing; dan
c. Tender pekerjaan terintegrasi.
b. informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
c. informasi biaya/harga  satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi. Yang dimaksud dengan asosiasi adalah asosiasi profesi keahlian, baik yang berada di dalam negeri maupun di luar negeri. Informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan termasuk pula sumber data dari situs web komunitas internasional yang menayangkan informasi biaya/harga satuan profesi keahlian di luar negeri yang berlaku secara internasional termasuk dimana Pengadaan Barang/Jasa akan dilaksanakan;
d. daftar harga/biaya/tarif barang/jasa setelah dikurangi rabat/potongan harga (apabila ada) yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor/agen/pelaku usaha;
e. inflasi tahun sebelumnya, suku bunga pinjaman tahun berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia valuta asing terhadap Rupiah;
f. hasil perbandingan biaya/harga satuan barang/jasa sejenis dengan Kontrak yang pernah atau sedang dilaksanakan;
g. perkiraan perhitungan biaya/harga satuan yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate);
h. informasi biaya/harga satuan barang/jasa di luar negeri untuk tender/seleksi internasional; dan/atau
i. informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

Total HPS merupakan hasil perhitungan HPS ditambah Pajak Pertambahan Nilai (PPN). HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain, dan Pajak Penghasilan (PPh). Nilai HPS bersifat terbuka dan tidak bersifat rahasia. Sedangkan rincian harga satuan bersifat rahasia, kecuali rincian harga satuan tersebut telah tercantum dalam Dokumen Anggaran Belanja.

Perhitungan HPS untuk masing-masing jenis barang/jasa sebagai berikut:
a.  Barang
Perhitungan HPS untuk barang harus memperhitungkan komponen biaya antara lain:
1)  Harga barang;
2)  Biaya pengiriman;
3)  Keuntungan dan biaya overhead;
4)  Biaya instalasi;
5)  Suku cadang;
6)  Biaya operasional dan pemeliharaan; atau
7)  Biaya pelatihan.

Perhitungan komponen biaya disesuaikan dengan survei yang dilakukan.
b. Pekerjaan Konstruksi
Perhitungan HPS untuk Pekerjaan Konstruksi berdasarkan hasil perhitungan biaya harga satuan yang dilakukan oleh konsultan perencana (Engineer’s Estimate) berdasarkan rancangan rinci (Detail Engineering Design) yang berupa Gambar dan Spesifikasi Teknis.
Perhitungan HPS telah memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead  yang wajar untuk Pekerjaan Konstruksi sebesar 15% (lima belas persen).

c. Jasa Konsultansi
Perhitungan HPS untuk Jasa Konsultansi dapat menggunakan:
1) Metode Perhitungan berbasis Biaya (cost-based rates) Perhitungan  HPS yang menggunakan metode perhitungan tarif berbasis biaya terdiri dari:
a) Biaya langsung personel (Remuneration); dan
b) Biaya langsung non personel (Direct Reimbursable Cost).

Biaya Langsung Personel  adalah  biaya langsung yang diperlukan untuk membayar remunerasi tenaga ahli berdasarkan Kontrak. Biaya Langsung Personel telah memperhitungkan  gaji dasar (basic salary), beban biaya sosial (social charge), beban biaya umum (overhead cost), dan keuntungan (profit/fee).

Biaya Langsung Personel dapat dihitung menurut jumlah satuan waktu tertentu (bulan (SBOB), minggu (SBOM), hari (SBOH), atau jam (SBOJ), dengan konversi menurut satuan waktu sebagai berikut:

Satuan Biaya Orang Minggu (SBOM) = SBOB/4,1
Satuan Biaya Orang Hari (SBOH) = (SBOB/22) x 1,1
Satuan Biaya Orang Jam (SBOJ) = (SBOH/8) x 1,3

Biaya Langsung Non Personel adalah biaya langsung yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan Kontrak yang dibuat dengan mempertimbangkan dan berdasarkan harga pasar yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan serta sesuai dengan perkiraan kegiatan. Biaya Non Personel dapat dibayarkan secara Lumsum, Harga Satuan dan/atau penggantian biaya sesuai yang dikeluarkan (at cost).

Biaya Non Personel yang dapat dibayarkan secara Lumsum diantaranya pengumpulan data sekunder, seminar, workshop, sosialisasi, pelatihan, diseminasi, lokakarya, survei, biaya tes laboratorium, hak cipta dan lain-lain.

Biaya Non Personel yang dapat dibayarkan secara Harga Satuan diantaranya sewa kendaraan, sewa kantor proyek, sewa peralatan kantor, biaya operasional kantor proyek, biaya ATK, biaya komputer dan pencetakan, biaya komunikasi dan tunjangan
harian.

Biaya Non Personel yang dapat dibayarkan melalui penggantian biaya sesuai yang dikeluarkan  (at cost)  diantaranya dokumen perjalanan, tiket transportasi, biaya perjalanan, biaya kebutuhan proyek dan biaya instalasi telepon/internet/situs web.

Biaya Langsung Non Personel pada prinsipnya tidak melebihi 40% (empat puluh persen) dari total biaya, kecuali untuk jenis pekerjaan konsultansi yang bersifat khusus, seperti: pekerjaan penilaian aset, survei untuk memetakan cadangan minyak bumi, pemetaan udara, survei lapangan, pengukuran, penyelidikan tanah dan lain-lain.

2) Metode Perhitungan Berbasis Pasar (market-based rates)
Perhitungan HPS yang menggunakan metode perhitungan berbasis pasar dilakukan dengan membandingkan biaya untuk menghasilkan keluaran pekerjaan/output dengan tarif/harga yang berlaku di pasar.

Contoh : jasa konsultansi desain halaman situs web.

3)  Metode Perhitungan Berbasis Keahlian (value-based rates)
Perhitungan  HPS yang menggunakan metode perhitungan berbasis keahlian dilakukan dengan menilai tarif berdasarkan ruang lingkup keahlian/reputasi/hak eksklusif yang disediakan/dimiliki jasa konsultan tersebut.

Contoh : jasa konsultansi penilai integritas dengan menggunakan sistem informasi yang telah memiliki hak paten.

d. Jasa Lainnya
Perhitungan HPS untuk Jasa Lainnya harus memperhitungkan komponen biaya sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan antara lain:

1)  Upah Tenaga Kerja;
2)  Penggunaan Bahan/Material/Peralatan;
3)  Keuntungan dan biaya overhead;
4)  Transportasi; dan
5)  Biaya lain berdasarkan jenis jasa lainnya.

PPK  mendokumentasikan data riwayat dan informasi pendukung dalam rangka penyusunan HPS. Dalam penyusunan  HPS dapat merujuk kepada buku informasi Unit Kompetensi 06: Menyusun Harga Perkiraan dari modul pelatihan berbasis kompetensi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berdasarkan SKKNI 2016.

Penetapan
PPK menetapkan HPS dengan menandatangani pada lembar persetujuan/penetapan. HPS yang sah adalah yang telah ditandatangani oleh PPK.  Nilai HPS paling tinggi sama dengan nilai Pagu Anggaran.

Penetapan HPS paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir:
a. penyampaian penawaran untuk pemilihan dengan pascakualifikasi; atau
b. penyampaian dokumen kualifikasi untuk pemilihan dengan prakualifikasi.