Implementasi 3 Level Supply Chain Management pada Satuan Kerja Pelaksana APBN/D

Salah satu pendekatan dalam Supply Chain Mengement (SCM) adalah yang dilakukan oleh Knowledge Flow.  Dalam pembahasannya, disebutkan bahwa SCM adalah pendekatan lintas fungsi (cross fuctional) sejak memperoleh bahan baku sampai menghasilkan barang jadi dan pengirimannya kepada pelanggan. Dalam konteks pelaksanaan APBN/D, pendekatan supply chain management bisa dimaknai sebagai proses lintas fungsi untuk menghasilkan barang/jasa guna kepentingan publik atau kepentingan organisasi dalam memberikan pelayanan publik.

Lebih lanjut Knowledge Flow menyatakan bahwa terdapat 3 (tiga) level fungsi dari supply chain management, yaitu strategic level, tactical level dan operational level. Yang menarik adalah, hubungan antar level tidak bersifat hirarki namun beririsan satu sama lain sebagaimana digambarkan dalam illustrasi artikel ini. Keberhasilan supply chain tergantung pada kerja sama para pihak para semua level. Namun sayangnya, ketentuan dan pelaksanaan yang berlaku saat ini belum menggambarkan pelaksanaan supply chain management yang baik. PPK, yang memegang peranan besar dalam pengadaan barang/jasa, adalah personil dengan struktur yang tidak jelas. Di sisi lain,  ULP yang dibentuk secara permanen, hanya melaksanakan tugas-tugas pemilihan penyedia. Sebagai akibat dari hal tersebut, dapat dimaklumi apabila kemampuan Pemerintah dalam memperolah barang/jasa yang memenuhi 5 (lima) tepat masih rendah. Gambaran yang ada saat ini dapat dilihat pada pembahasan di bawah ini.

Strategic Level

Strategic level mempunyai tugas mengkoordinasikan strategi seluruh unsur organisasi dalam kerangka supply chain. Untuk melaksanakan fungsi tersebut, strategic level perlu membangun saluran komunikasi dan kerjasama strategic dengan pihak-pihak yang terkait dalam pencapaian tujuan organisasi. Kewenangan penting pada strategic level adalah kebutuhan untuk make or buy, membuat sendiri atau mendapatkan dari lingkungan luar organisasi.

Dalam pelaksanaan APBN/D, strategic level berada di tangan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA). Peran PA/KPA dalam proses Pengadaan Barang/jasa adalah:

1. menetapkan kebijakan tentang penganggaran.
2. menetapkan kebijakan tentang pemaketan, termasuk kebijakan penggunaan produk dalam negeri dan pemberdayaan usaha kecil, termasuk koperasi kecil.
3. menetapkan kebijakan tentang cara pengadaan, yaitu secara swakelola atau melalui penyedia barang/jasa. Kebijakan ini adalah keputusan make or buy sebagaimana disebutkan di atas.
4. menetapkan kebijakan tentang organisasi pengadaan.

Tactical Level

Tactical level mempunyai tugas pengambilan keputusan mengenai perencanaan, penjadwalan dan kontrak. Selain itu tactical level juga bertugas menetapkan kriteria jumlah, mutu dan lokasi. Hal yang terpenting yang dilakukan oleh pemegang tactical level adalah menemukan praktek-praktek terbaik untuk meingkatkan keunggulan organisasi dibandingkan dengan organisasi lainnya.
Dalam pelaksanaan APBN/D, tactical level dilaksanakan oleh:

1. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam hal menetapkan spesifikasi yang tepat mutu, jumlah, waktu dan sumber, menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang tepat harga dan menetapkan rancangan kontrak.
2. Unit Layanan Pengadaan (ULP)  dalam hal pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Operational level

Operational level bertugas menyusun skedul produksi dan penggunaan seluruh fasilitas dalam rangka pelaksanaan supply chain. Operational level mengatur sejak penerimaan barang dari supplier sampai dengan pengirimannya kepada pelanggan.

Di lingkungan instansi pemerintah, supply chain tidak dimaksudkan untuk melakukan proses produksi, namun lebih pada pengelolaan barang/jasa untuk kepentingkan publik atau pelayanan publik. Unit organisasi atau unit kerja yang melaksanakan operational level adalah:

1. PPK melalui pengendalian kontrak untuk memperoleh barang/jasa;
2. Unit Asset/Persediaan dan Unit Kerja lain melalui pengelolaan barang/jasa milik negara/daerah.

Tantangan ke Depan

Peluang perbaikan ke depan adalah menggunakan strategi ULP sebagai unit yang permanen menjadi pusat unggulan (centre of excellence) unggulan serta meniadakan unsur PPK yang bersifat personal. Sebagai pusat unggulan, maka ULP harus diberi peran yang lebih banyak pada tactical level.

Peran Unit Layanan Pengadaan (ULP) dapat ditingkatkan dengan menggunakan pendekatan Supply Chain Management. Dengan pendekatan tersebut, revisi Peraturan Presiden (Perpres) tentang Pengadaan Barang/Jasa dapat digunakan sebagai sarana untuk memberikan penegasan bahwa:

1. Strategic level dilaksanakan oleh PA/KPA termasuk kewenangan melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban anggaran belanja (kewenangan berkontrak);
2. Tactical level dilaksanakan oleh ULP (atau nama lain) sebagai pusat unggulan (centre of excelent) melalui penerapan strategi pengadaan dalam pencapaian tujuan organisasi;
3. Operational level dilaksanakan oleh unit yang mengelola asset/persediaan dan unit kerja lain yang melaksanakan tugas pokok organisasi melalui perumusan kebutuhan barang/jasa, pengendalian kontrak dan pengelolaan/pemanfaatan barang/jasa milik Negara.

Tulisan: Agus Kuncoro (Ahli Keuangan Negara dan Pengadaan Barang/Jasa)