Lelah menghadapi tumpukan invoice yang tak kunjung selesai diproses?
Banyak perusahaan menghadapi tekanan serupa—invoice menumpuk, proses verifikasi berjalan lambat, dan risiko kesalahan terus menghantui. Tanpa sistem invoice approval yang terstruktur, masalah seperti pembayaran ganda, keterlambatan transfer, hingga terjadinya penipuan dapat terjadi tanpa terdeteksi sejak awal.
Dalam kondisi seperti ini, invoice approval bukan sekadar prosedur tambahan, melainkan alat kendali yang membantu memastikan keabsahan setiap tagihan sebelum dana dikeluarkan. Proses ini memungkinkan organisasi meninjau ulang setiap invoice berdasarkan dokumen pendukung dan kesesuaian dengan kontrak, sehingga risiko kesalahan atau manipulasi dapat ditekan sejak awal.
Artikel ini akan mengulas secara menyeluruh apa itu proses persetujuan invoice, manfaat nyata yang ditawarkannya, tantangan dalam implementasi manual, serta bagaimana solusi digital dapat menghadirkan proses yang lebih efisien dan akuntabel.
Apa Itu Invoice Approval?
Invoice approval adalah proses sistematis yang dilakukan untuk memverifikasi keabsahan setiap invoice sebelum pembayaran dilakukan kepada vendor atau penyedia jasa.
Dalam organisasi berskala kecil, proses persetujuan invoice kerap ditangani langsung oleh staf keuangan atau administratif yang merangkap beberapa fungsi sekaligus. Prosesnya mungkin sederhana dan tidak terlalu terstruktur, namun tetap memerlukan kehati-hatian karena risiko kesalahan tetap ada.
Sementara itu, di perusahaan yang lebih besar, invoice approval umumnya menjadi bagian dari sistem pengelolaan akun utang (accounts payable/AP) yang lebih kompleks.
Tim AP dapat terdiri dari personel khusus yang bertanggung jawab atas pencocokan invoice dengan dokumen pendukung dan sistem internal. Dalam beberapa kasus, terdapat pula pengaturan hierarki persetujuan berdasarkan nilai invoice atau jenis vendor yang bersangkutan.
Gunakan: Template Invoice Gratis, Bisa Langsung Dicetak!
Mengapa Proses Persetujuan Invoice Diperlukan?
Setiap prosedur tambahan dalam suatu alur kerja bisnis idealnya memiliki justifikasi yang kuat, terutama ketika menyangkut efisiensi operasional.
Proses invoice approval sering kali dipandang sebagai langkah administratif yang memperlambat pembayaran, namun kenyataannya, keberadaan proses ini justru krusial dalam menjaga integritas sistem keuangan dan kelancaran hubungan bisnis.
1. Mencegah Penipuan Invoice
Penipuan invoice (invoice fraud) merupakan ancaman yang bisa menimpa kepada siapapun. Tanpa adanya mekanisme invoice approval yang memadai, sebuah invoice palsu yang terlihat sah bisa lolos dan dibayarkan. Bahkan perusahaan besar seperti Google dan Facebook pernah menjadi korban skema semacam ini.
2. Menjaga Hubungan dengan Vendor
Banyak vendor mengandalkan arus kas dari pembayaran klien untuk menjalankan operasionalnya. Oleh karenanya, tidak jarang ketika terjadi keterlambatan atau kesalahan pembayaran dapat mengganggu kelancaran pasokan barang atau jasa dari vendor.
Dengan proses invoice approval yang akurat dan teratur, perusahaan dapat mengurangi potensi sengketa tagihan dan membangun reputasi sebagai mitra yang dapat diandalkan dalam urusan pembayaran.
3. Meningkatkan Visibilitas dan Kontrol Pengeluaran
Proses persetujuan invoice juga berperan sebagai mekanisme pengendalian internal yang membantu manajemen memahami dan mengendalikan arus pengeluaran.
Ketika setiap invoice harus disetujui oleh pihak berwenang sebelum diproses, potensi pengeluaran tidak resmi atau tidak sesuai anggaran dapat dikurangi.
Hal inilah yang juga mendorong kepatuhan terhadap kebijakan pembelian (purchasing) yang telah ditetapkan dan memperkecil kemungkinan terjadinya shadow spending.
4. Menerapkan Praktik Terbaik
Bagi perusahaan yang masih berada dalam tahap awal pertumbuhan, menerapkan proses persetujuan invoice sejak dini adalah langkah strategis.
Meskipun prosedur ini mungkin tampak birokratis di awal, keberadaannya dapat menjadi fondasi yang kuat untuk skala operasional yang lebih besar di masa depan. Ketika volume transaksi meningkat, proses yang telah terstandarisasi akan memudahkan perusahaan untuk beradaptasi dan mempertahankan efisiensi.
Praktik Terbaik Proses Invoice Approval
Meskipun setiap perusahaan memiliki kebijakan dan alur kerja yang berbeda, sebagian besar proses persetujuan invoice mengikuti prinsip yang sama.
Berikut adalah lima langkah umum yang dapat dijadikan acuan dalam menyusun sistem persetujuan invoice yang efektif.
1. Memastikan Invoice Belum Pernah Dibayarkan
Langkah pertama yang tampaknya sederhana ini justru sangat penting. Sebelum memproses lebih lanjut, bagian keuangan perlu memverifikasi bahwa invoice tersebut belum pernah dibayar sebelumnya. Proses ini membantu mencegah risiko pembayaran ganda, yang dapat merugikan.
2. Melakukan Proses Pencocokan (Invoice Matching)
Setelah dipastikan belum dibayar, invoice kemudian dicocokkan dengan dokumen pendukung seperti purchase order (PO) dan bukti penerimaan barang/jasa. Tergantung pada kebijakan internal, pencocokan bisa dilakukan dalam tiga bentuk invoice matching:
- Pencocokan dua arah (2-way matching), yaitu proses mencocokkan invoice dengan PO.
- Pencocokan tiga arah (3-way matching), yaitu proses mencocokkan invoice dengan PO dan bukti serah terima barang/jasa.
- Pencocokan empat arah (4-way matching), yaitu proses invoice matching dengan menambahkan laporan inspeksi kualitas sebagai bahan verifikasi tambahan.
Proses pencocokan ini penting untuk memastikan bahwa apa yang ditagihkan memang sesuai dengan apa yang dipesan dan telah diterima.
Baca juga: Perbedaan Purchase Order (PO) dan Sales Order
3. Menyelesaikan Ketidaksesuaian
Tidak semua invoice akan langsung lolos verifikasi. Adakalanya ditemukan ketidaksesuaian antara invoice, PO, dan bukti penerimaan—misalnya perbedaan jumlah, harga satuan, atau deskripsi barang.
Dalam kasus seperti ini, tim keuangan atau procurement officer harus melakukan klarifikasi lebih lanjut kepada vendor atau unit internal terkait, sebelum invoice dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya.
Ketelitian dalam tahap ini akan menghindarkan organisasi dari potensi kesalahan pembayaran atau bahkan sengketa dengan vendor.
4. Mengarahkan Invoice ke Pihak yang Berwenang untuk Persetujuan
Setelah semua dokumen telah sesuai, invoice perlu diarahkan ke pihak yang berwenang untuk disetujui. Mekanisme ini biasanya diatur dalam kebijakan internal, seperti:
- Invoice dengan nominal di bawah ambang batas tertentu cukup disetujui oleh staf AP.
- Invoice dengan nominal besar memerlukan persetujuan berjenjang, misalnya dari Chief Financial Officer (CFO), Chief Procurement Officer (CFO), atau bahkan Direksi.
- Invoice dari vendor baru atau yang belum terverifikasi dapat memerlukan persetujuan tambahan.
Tujuan dari tahap ini adalah memastikan bahwa pembayaran dilakukan berdasarkan otorisasi yang tepat.
5. Memproses Pembayaran
Setelah seluruh proses verifikasi dan persetujuan selesai, invoice dapat diproses untuk pembayaran sesuai dengan jatuh tempo ataupun jadwal yang telah disepakati. Pada tahap ini, bagian keuangan atau Account Payable akan memproses transfer dana ke vendor dan mendokumentasikan transaksi tersebut sebagai bagian dari pembukuan resmi perusahaan.
Kelima langkah di atas membentuk kerangka dasar yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kompleksitas masing-masing perusahaan.
Dengan menerapkan alur kerja yang terstruktur tersebut, perusahaan tidak hanya mengurangi risiko administratif, tetapi juga membangun sistem keuangan yang lebih disiplin dan akuntabel.
Tantangan dalam Proses Manual Persetujuan Invoice
Banyak perusahaan di Indonesia, khususnya usaha kecil dan menengah (UKM), masih mengandalkan proses manual dalam mengelola invoice approval.
Meskipun terlihat sederhana dan murah pada awalnya, pendekatan manual justru berisiko tinggi seiring bertambahnya volume transaksi dan kompleksitas operasional.
Berikut adalah beberapa tantangan utama yang umum dihadapi ketika persetujuan invoice dilakukan secara manual.
1. Proses Persetujuan yang Lambat
Kekurangan dari invoice approval secara manual adalah prosesnya yang memakan waktu cukup lama. Pertama invoice harus dicetak, dikirim antar meja atau antar divisi, lalu diverifikasi secara fisik oleh pihak yang berwenang. Proses ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga memperbesar potensi keterlambatan pembayaran kepada vendor.
2. Rentan terhadap Penipuan dan Manipulasi
Tanpa kontrol otomatis dan jejak audit yang jelas, proses manual sangat rawan disalahgunakan. Invoice palsu dapat disisipkan ke dalam alur pembayaran, atau nominal pada invoice dapat diubah tanpa terdeteksi. Bahkan perusahaan berskala besar pun, risiko ini tetap ada ketika dokumen dikelola secara fisik tanpa sistem verifikasi berlapis.
Kasus penipuan invoice, termasuk dari vendor fiktif atau penyalahgunaan otorisasi internal, telah menimbulkan kerugian besar di berbagai perusahaan, termasuk perusahaan multinasional.
3. Minimnya Visibilitas dan Pelacakan Dokumen
Tanpa sistem digital, sulit untuk mengetahui status terkini dari sebuah invoice. Apakah sudah diverifikasi? Sedang menunggu persetujuan siapa? Kapan akan dibayar?
Kurangnya transparansi ini tidak hanya menyulitkan staf keuangan, tetapi juga membuat manajemen tidak memiliki gambaran utuh tentang posisi arus kas dan kewajiban keuangan. Akibatnya, pengambilan keputusan pun menjadi kurang akurat.
4. Tingginya Risiko Kesalahan Entri Data
Setelah invoice diterima dari vendor dan disetujui untuk dilakukannya pembayaran, proses selanjutnya adalah staf keuangan melakukan pembayaran.
Penginputan data invoice secara manual dapat meningkatkan risiko terjadinya kesalahan, seperti salah jumlah, salah tanggal, atau salah memasukkan nama vendor.
Kesalahan semacam ini dapat menyebabkan kelebihan bayar (overpayment), kekurangan bayar, atau bahkan pembayaran ke rekening yang salah.
Selain berisiko secara finansial, hal ini juga mengganggu efisiensi kerja karena memerlukan waktu tambahan untuk mengoreksi dan memproses ulang.
5. Sulit untuk Mengimbangi Seiring dengan Pertumbuhan Bisnis
Meskipun proses manual mungkin masih bisa diandalkan untuk perusahaan dengan jumlah invoice yang relatif sedikit, sistem ini akan cepat kewalahan ketika skala bisnis meningkat. Volume invoice yang tinggi menambah beban administratif dan membuka celah untuk kesalahan dan keterlambatan.
Tanpa otomatisasi dalam proses invoice approval, perusahaan akan terus bergantung pada penambahan tenaga kerja untuk menangani beban tersebut, yang tentu tidak efisien dari sisi biaya maupun produktivitas.
0 komentar
Post a Comment