Cara Menyusun Job Desc: Job Analysis dan Job Specification

Adanya Job Description (uraian pekerjaan) sebagai hasil dari job analysis (analisis jabatan) sangat berperan dalam memudahkan pelaksanaan tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan.


Dengan adanya deskripsi pekerjaan akan dapat memungkinkan hasil pekerjaan karyawan yang lebih baik. Job desc tersebut dapat dijadikan dasar dalam menentukan kriteria yang tepat siapa-siapa saja yang berhasil dalam melaksanakan pekerjaannya berdasarkan dari hasil kerja yang dilakukan oleh karyawan tersebut.

 

Pengertian dan Tujuan Job Desc

Sebelum mengetahui cara menyusun jonb desc, kamu harus tahu terlebih dahulu mengenai apa itu job desc dan tujuan pembuatannya. 

Job description adalah dokumen yang memuat sejumlah informasi mengenai tugas pokok dari uraian pekerjaan, mulai dari apa saja yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana cara melakukannya, dan dalam kondisi apa pekerjaannya dilakukan.

Tujuan utama dibuatkannya job desc yaitu memberikan pegawai pekerjaan yang cocok dan efektif dalam gerak organisasi. Fokus dari pembuatan job desc ini adalah untuk membuat pekerjaan para karyawan menjadi sedemikian rupa sehingga tugas yang dikerjakan oleh setiap karyawan akan lebih sejalan dengan pekerjaannya.

Manfaat Job Desc

Berikut ini job desc dapat dipergunakan untuk bermacam-macam tujuan, yaitu meliputi :
 

1. Job desc memberikan suatu aturan terinci untuk pencarian calon karyawan dan penyaringan.
2. Job desc dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menilai hasil pekerjaan karyawan.
3. Dapat dipergunakan sebagai checklist untuk ditunjukkan kepada karyawan-karyawan dalam mengerjakan pekerjaaan yang telah diserahkan.
   
4. Job desc dapat memberikan pedoman atau saran-saran untuk penguraian daftar tugas pekerjaan yang harus dilakukan oleh pekerja.
5. Job desc dapat membuat pekerja semakin produktif dan berprestasi karena deskripsi jabatan tersebut menjelaskan mengenai pentingnya jabatan karyawan yang bersangkutan.
6. Job desc membantu memperbaiki sistem administrasi organisasi/perusahaan karena masing-masing karyawan telah diuraikan secara objektif  tentang apa saja yang harus dikerjakan.
   
   

Format Penyusunan Job Desc

Dalam pembuatannya, job desc harus disusun sesuai dengan urutan atau format seperti berikut ini:
 

1. Identifikasi jabatan, yaitu bagian ini terdiri dari informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusunan, dan dalam departemen apa.
2. Ringkasan jabatan, yaitu bagian ini berisi mengenai ringkasan jabatan yang menggambarkan sifat umum dari jabatan, seperti fungsi dan kegiatan utamanya.
3. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban, yaitu bagian ini menunjukkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik dalam dengan stakeholders internal maupun stakeholders eksternal.
4. Wewenang dari pemegang jabatan, yaitu bagian ini menunjukkan batas-batas wewenang pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas pelanggarannya.
5. Standar kinerja, yaitu bagian ini menetapkan standar-standar atau indikator yang harus dicapai  oleh karyawan pada masing-masing tugas dan tanggung jawabnya.
6. Kondisi kerja, yaitu bagian ini mendeskripsikan ringkasan kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan.

Prinsip Penyusunan Job Desc

Dalam menyusun job desc, bagian divisi HRD harus memperhatikan betul-betul sejumlah prinsip yang penting yang harus ada di dalam penyusunan job description tersebut, yaitu meliputi:

• Sistematis, yaitu penyusunan job desc harus mempunyai format tertentu dan disusun dalam tata hubungan keorganisasian sehingga membentuk struktur yang memudahkan pegawai untuk memahami jabatan dan juga tugas yang diembannya.
• Jelas, yaitu penyusunan job desc harus berisikan maksud yang jelas dan tidak menimbulkan ambiguitas yang membuat pegawai ragu dalam mengemban tugas atau pekerjaannya.
• Ringkas, yaitu penyusunan job desc perlu menggunakan kata-kata dan kalimat yang singkat, padat, dan jelas sehingga memudahkan pegawai untuk memahaminya ketika membutuhkannya.
• Tepat, yaitu penyusunan job desc harus menyajikan uraian yang tepat atau sesuai dengan apa yang diingingkan atasan sehingga pegawai dapat memperoleh gambaran tugas yang sama dengan keinginan perusahaan.
• Taat Azas, yaitu penyusunan job desc harus berisi kata dan kalimat yang isinya menunjukan arah dan maksud yang sama atau selaras dan tidak bertentangan satu dengan yang lainnya.
• Akurat, yaitu penyusunan job desc harus disusun secara teliti, dengan memaparkan keadaan yang lengkap dari apa saja tugas yang diwajibkan untuk dikerjakan pegawai.

 

Perbedaan Job analysis, Job Description dengan Job Specification

Pertama kali yang dilakukan oleh HRD dalam menyusun job desc adalah membuat job analyisis dan juga job specification. Untuk memudahkan pemahaman ketiganya, berikut ini kami berikan penjelasan mengenai perbedaan antara job analysis, job dec, dan job specification:

1. Job analysis (analisis pekerjaan), yaitu proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktifitas kerja untuk kemudian digunakan dalam penyusunan job desc (deskripsi pekerjaan)
2. Job desc (deskripsi pekerjaan), yaitu dokumen yang menyediakan informasi mengenai tugas pokok, tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki oleh pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.
3. Job specification (spesifikasi pekerjaan), yaitu sejumlah informasi mengenai persyaratan fisik, pengetahuan, pengalaman, pendidikan, kemampuan, dan fisiologis, dan kecerdasan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.
   
   

Di dalam suatu organisasi/perusahaan manajemen sumber daya manusia merupakan hal yang penting dilakukan, karena apabila karyawan dikelola dengan baik dan benar maka hasil kinerjanya semakin optimal dan berkualitas.  

Dengan adanya job description, para karyawan akan bekerja sesuai dengan tanggung jawabnya. Mereka tidak akan saling mencampuri tugas satu sama lain, dan yang yang perting tidak adanya tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas sehingga bisa meminimalisir konflik antar karyawan. Selain itu, komunikasi antar karyawan akan terbentuk dengan baik karena adanya hubungan kerjasama yang baik antar mereka.