Aktivitas ekspor dan impor menempatkan perusahaan pada ekosistem perdagangan lintas negara yang sarat prosedur. Setiap pergerakan barang melibatkan rangkaian proses yang terstruktur, mulai dari pemenuhan dokumen kepabeanan, penetapan klasifikasi barang, hingga koordinasi dengan penyedia jasa logistik dan otoritas terkait. Oleh karenanya, keberadaan divisi export import (Exim) berperan sebagai pengendali utama yang memastikan seluruh proses berjalan sesuai ketentuan ekspor/impor barang.
Bagi divisi Human Resources (HR), pemahaman yang akurat mengenai fungsi dan tanggung jawab divisi Exim sangat diperlukan. Dengan pemahaman tersebut, HR dapat merumuskan job description yang proporsional, menyusun indikator kinerja yang relevan, serta menentukan kompetensi teknis yang dibutuhkan pada setiap posisi. Tanpa kejelasan ruang lingkup kerja, perusahaan berpotensi menghadapi tumpang tindih tugas, ketidakseimbangan beban kerja, atau ketidaksesuaian antara peran dan kapabilitas karyawan.
Apa itu Exim Staff?
Exim Staff adalah tenaga profesional yang bertugas menjalankan dan mengoordinasikan aktivitas ekspor dan impor dalam suatu perusahaan. Istilah “Exim” sendiri merupakan singkatan dari export–import, yang merujuk pada seluruh proses perpindahan barang melintasi batas negara, baik dari dalam negeri ke luar negeri (ekspor) maupun sebaliknya (impor).
Sementara itu, divisi export import merupakan unit kerja yang secara khusus dibentuk untuk mengelola keseluruhan proses perdagangan internasional tersebut. Divisi ini tidak hanya menangani aspek operasional pengiriman barang, tetapi juga memastikan bahwa setiap aktivitas ekspor-impor berjalan sesuai dengan ketentuan hukum, kebijakan perdagangan, dan standar internasional yang berlaku.
Penting untuk dipahami bahwa fungsi divisi export import berbeda dengan divisi logistik domestik. Jika logistik domestik berfokus pada distribusi barang di dalam satu wilayah negara, maka export import berhadapan dengan sistem yang lebih kompleks, termasuk perbedaan regulasi antarnegara, ketentuan kepabeanan, penggunaan dokumen perdagangan internasional, serta pengelolaan risiko lintas yurisdiksi. Oleh sebab itu, kompetensi yang dibutuhkan dalam divisi export import cenderung lebih spesifik dan teknis.
Ruang Lingkup Tugas Divisi Export Import
Berikut ini fungsi utama yang secara kolektif dijalankan oleh divisi export import dalam mendukung operasional dan keberlanjutan bisnis.
1. Penyusunan Dokumen Komersial Transaksi Ekspor-Impor
Divisi export import menyusun dokumen komersial yang menjadi dasar transaksi lintas negara, termasuk commercial invoice, packing list, dan sales contract addendum apabila diperlukan.
Pekerjaan ini menuntut ketelitian terhadap nilai transaksi, kuantitas, deskripsi barang, incoterms, serta kesesuaian data dengan kesepakatan penjualan atau pembelian.
2. Penentuan Klasifikasi Barang dan Ketentuan Impor/Ekspor
Divisi export import melakukan penentuan HS Code dan mengecek ketentuan larangan dan pembatasan yang melekat pada barang.
Aktivitas ini mencakup penelaahan spesifikasi teknis barang, penyesuaian dengan Buku Tarif Kepabeanan, serta identifikasi kebutuhan perizinan atau rekomendasi teknis dari instansi terkait.
3. Pengurusan Dokumen dan Proses Kepabeanan
Divisi export import menyiapkan dan memproses dokumen kepabeanan, seperti PEB atau PIB, baik secara mandiri maupun melalui PPJK.
Tugas ini meliputi pengunggahan data ke sistem kepabeanan, pendampingan pemeriksaan fisik apabila terjadi jalur merah, serta penyelesaian koreksi dokumen atau kekurangan administrasi.
4. Pengelolaan Hubungan Kerja dengan Penyedia Jasa Logistik
Divisi export import berinteraksi langsung dengan freight forwarder, pelayaran, maskapai, dan perusahaan trucking terkait pemesanan ruang muat, penerbitan bill of lading atau airway bill, serta pengaturan jadwal pengiriman.
Pekerjaan ini bersifat teknis dan berfokus pada kesesuaian jadwal, jenis layanan, serta ketentuan pengangkutan barang.
5. Verifikasi Biaya Logistik dan Pungutan Kepabeanan
Divisi export import melakukan pengecekan invoice biaya logistik, biaya kepabeanan, dan biaya pendukung lainnya sebelum diproses oleh bagian keuangan.
Aktivitas ini mencakup pencocokan biaya dengan kontrak, tarif yang disepakati, serta realisasi layanan yang diterima.
6. Pemantauan Status Pengiriman dan Penyelesaian Kendala Operasional
Divisi export import memantau status pengiriman sejak keberangkatan hingga barang diterima di tujuan atau gudang.
Apabila terjadi keterlambatan, hold dokumen, atau kendala clearance, divisi ini melakukan koordinasi teknis untuk menyelesaikan masalah tersebut.
7. Pelaporan Operasional Ekspor-Impor kepada Manajemen
Divisi export import menyusun laporan terkait aktivitas ekspor-impor, termasuk status pengiriman, realisasi biaya, dan kendala yang terjadi.
Laporan ini digunakan sebagai dasar evaluasi kinerja operasional dan perencanaan pengiriman berikutnya.
Struktur Peran dalam Divisi Export Import
Struktur peran dalam divisi export import dirancang untuk memastikan setiap fungsi strategis, operasional, dan kepatuhan berjalan seimbang. Pembagian peran yang jelas membantu perusahaan menghindari tumpang tindih tanggung jawab, mempercepat pengambilan keputusan, serta memudahkan HR dalam menyusun job description dan KPI yang realistis.
Secara umum, struktur divisi export import bersifat hierarkis dan fungsional, dengan pembagian peran sebagai berikut.
1. Manajer Export Import
Manajer export import berada pada level strategis dan bertanggung jawab atas keseluruhan kinerja divisi. Peran ini tidak lagi berkutat pada pekerjaan teknis harian, melainkan pada perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.
Tugas utama manajer export import meliputi perencanaan arus ekspor dan impor sesuai kebutuhan bisnis, pengawasan pelaksanaan operasional, serta memastikan seluruh aktivitas divisi berjalan sejalan dengan kebijakan perusahaan dan regulasi perdagangan internasional.
Manajer memiliki tanggung jawab dalam mengelola hubungan dengan mitra eksternal, seperti penyedia jasa logistik, instansi pemerintah, vendor, dan klien strategis.
Selain itu, manajer export import berperan dalam mengelola risiko operasional dan reputasi perusahaan, termasuk menangani keterlambatan pengiriman, kendala regulasi, serta eskalasi masalah yang berdampak pada pelanggan dan manajemen.
Dalam struktur organisasi, posisi ini menjadi penghubung antara tim operasional dan manajemen puncak.
2. Compliance Officer Export Import
Compliance officer memiliki fokus khusus pada aspek kepatuhan dan regulasi. Peran ini menjadi semakin penting seiring meningkatnya kompleksitas aturan perdagangan internasional dan pengawasan kepabeanan.
Tanggung jawab utama compliance officer adalah memastikan seluruh proses ekspor dan impor mematuhi peraturan yang berlaku, baik di negara asal maupun negara tujuan. Hal ini mencakup pengelolaan dan verifikasi dokumen perdagangan, kepabeanan, serta pemantauan kebijakan larangan dan pembatasan (lartas).
Compliance officer juga bertugas memperbarui informasi terkait perubahan regulasi, isu hukum, serta perkembangan sosial, politik, dan geopolitik yang berpotensi memengaruhi aktivitas ekspor-impor.
Dalam praktiknya, peran ini bekerja erat dengan manajer export import untuk menyusun pedoman, prosedur operasional, serta mitigasi risiko hukum dan kepatuhan.
3. Logistician / Exim Logistics Specialist
Logistician atau Exim Logistics Specialist berperan pada level operasional dan berfokus pada kelancaran alur distribusi barang. Posisi ini menangani aspek teknis pengiriman, mulai dari perencanaan rute, penjadwalan, hingga koordinasi dengan berbagai pihak di lapangan.
Tugas utama logistician meliputi koordinasi dengan perusahaan logistik, freight forwarder, pelayaran, otoritas pelabuhan atau bandara, serta bea cukai. Peran ini memastikan barang dikirim sesuai jadwal, spesifikasi, dan biaya yang telah direncanakan.
Dalam struktur divisi, logistician tidak mengambil keputusan strategis atau kebijakan, melainkan memastikan eksekusi berjalan optimal.
Kompetensi dan Kualifikasi Umum Exim Staff
Untuk dapat menjalankan fungsi ekspor dan impor secara efektif, Exim Staff dituntut memiliki kombinasi kompetensi teknis, administratif, dan soft skills yang memadai.
1. Pemahaman Dasar Perdagangan Internasional
Exim Staff perlu memahami alur ekspor dan impor, penggunaan Incoterms, serta peran para pihak dalam transaksi perdagangan internasional.
2. Pengetahuan Regulasi dan Prosedur Kepabeanan
Kompetensi berikutnya adalah pemahaman terhadap ketentuan kepabeanan, termasuk dokumen ekspor-impor, ketentuan larangan dan pembatasan (lartas), serta mekanisme pemenuhan kewajiban bea dan pajak. Exim Staff juga dituntut mengikuti perubahan regulasi yang berdampak langsung pada proses operasional.
3. Ketelitian Administrasi dan Pengelolaan Dokumen
Akurasi dokumen merupakan aspek yang tidak terpisahkan dari pekerjaan Exim Staff. Kesalahan data pada invoice, packing list, atau dokumen kepabeanan dapat berujung pada keterlambatan clearance maupun konsekuensi administratif.
4. Kemampuan Koordinasi dan Komunikasi Kerja
Dalam menjalankan tugasnya, Exim Staff berinteraksi dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal. Kemampuan menyampaikan informasi secara jelas, tepat waktu, dan profesional menjadi prasyarat agar proses ekspor-impor berjalan lancar tanpa miskomunikasi.
5. Kemampuan Menghadapi Kendala Operasional
Keterlambatan pengiriman, perbedaan interpretasi regulasi, atau kendala di pelabuhan merupakan situasi yang umum terjadi. Exim Staff diharapkan mampu menindaklanjuti permasalahan tersebut secara praktis dan sesuai prosedur, tanpa mengganggu kelangsungan operasional bisnis.
6. Pemahaman Dasar Biaya dan Risiko Ekspor-Impor
Meskipun bukan fungsi keuangan, Exim Staff perlu memahami struktur biaya logistik, pungutan kepabeanan, serta risiko operasional yang dapat berdampak pada biaya dan waktu pengiriman. Pemahaman ini membantu dalam pengendalian biaya dan evaluasi proses.
Sertifikasi Kepabeanan sebagai Pendukung Kompetensi Exim Staff
Untuk mendukung kompetensi, sertifikasi kepabeanan, khususnya sertifikasi Ahli Kepabeanan (PPJK), menjadi nilai tambah yang relevan. Sertifikasi ini membantu Exim Staff memahami praktik kepabeanan secara lebih sistematis, termasuk aspek regulasi, prosedur, dan risiko hukum yang melekat pada aktivitas ekspor-impor.
Sebagai bagian dari pengembangan kompetensi tersebut, kami menyediakan e-book panduan Ahli Kepabeanan (PPJK) yang dirancang sebagai referensi praktis bagi Exim Staff, praktisi logistik, maupun HR yang ingin memahami standar kompetensi kepabeanan secara lebih terstruktur..
0 komentar
Posting Komentar