Metode analisis jabatan adalah aktivitas menciptakan pedoman atau landasan bagi penerimaan hingga penempatan pegawai. Analisis jabatan memiliki peran penting dalam proses perencanaan dan pengembangan SDM, sebab dapat memberikan informasi dan data penting yang dibutuhkan.
Secara umum, analisis jabatan meliputi kegiatan, mulai dari mengumpulkan, mengevaluasi, hingga mengorganisasikan pekerjaan. Informasi yang berhasil dikumpulkan melalui prosedur analisis jabatan akan menjadi pegangan pihak manajer dalam mengetahui keterampilan dan potensi para pegawai.
Apa itu Metode Analisis Jabatan?
Metode analisis jabatan atau job analysis mengacu pada prosedur atau tahapan-tahapan yang diterapkan dalam proses menganalisis jabatan. Dengan kata lain, analisis jabatan merupakan suatu cara yang dilakukan dengan tujuan mengumpulkan dan menganalisis informasi mengenai pekerjaan.
Di bawah ini adalah beberapa contoh informasi yang dianalisis:
- Deskripsi pekerjaan
- Indikator pekerjaan
- Pendidikan dan keterampilan yang dibutuhkan
- Prosedur operasi pelaksanaan pekerjaan
- Kompensasi penilaian pekerjaan
Sementara itu, melakukan kegiatan analisis jabatan dengan menggunakan metode yang tepat dapat memberikan informasi berharga untuk perusahaan, diantaranya adalah yang berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut:
- Menentukan strategi rekrutmen
- Seleksi pegawai
- Penilaian kinerja
- Pelatihan pengembangan
- Design dan redesign jabatan
- Perencanaan SDM
Baca juga: Perbedaan Meta Analisis dan Systematic Review, Jenis dan Contohnya
Fungsi Analisis Jabatan
Menurut Nitisemito (1992) dalam bukunya "Manajemen Personalia" menyebutkan bahwa analisis jabatan memiliki fungsi sebagai berikut:
- Melakukan evaluasi tantangan lingkungan yang dapat mempengaruhi pekerjaan individu.
- Menentukan basis regional untuk struktur organisasi.
- Membuat perencanaan kebutuhan SDM untuk waktu mendatang.
- Menghapuskan persyaratan kerja sebab dapat menimbulkan diskriminasi dalam pengadaan SDM.
- Mengkombinasikan lamaran dengan lowongan kerja yang ada.
- Mengembangkan rencana pengembangan pegawai potensial.
- Menentukan kebutuhan-kebutuhan training bagi pegawai.
- Menempatkan pegawai sesuai dengan kemampuan dan keterampilannya.
- Menerapkan standar prestasi kerja realistik.
- Membantu proses revisi struktur organisasi.
- Memperbaiki alur pekerjaan.
- Memperkenalkan pegawai baru dengan posisi dan pekerjaannya.
- Memberikan data sebagai fungsi dari saluran komunikasi.
- Menetapkan promosi pada setiap organisasi dan departemen.
Jenis-Jenis Metode Analisis Jabatan
Perlu diketahui, bahwa metode analisis jabatan terdiri atas dua kategori atau jenis, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Tradisional
- Tidak bisa digunakan menyusun deskripsi pekerjaan, sebab tidak memiliki rincian standar kerja sebagaimana yang diharapkan.
- Informasi yang dikumpulkan terbatas, hanya meliputi kewajiban, tanggung jawab, dan kualifikasi minimal guna melaksanakan pekerjaan di jabatan tertentu.
2. Berorientasi Hasil
- Meliputi keterkaitan antara standar kinerja, tugas, kualifikasi minimal, dan kecakapan.
- Mencakup harapan perusahaan terhadap pegawai.
Contoh pertanyaan yang sering diajukan:
- Kinerja seperti apa yang diharapkan, bisa berdasarkan standar kuantitas, kualitas, dan ketepatan waktu sesuai ketetapan perusahaan?
- Kewajiban apa yang penting bagi pihak perusahaan?
- Pendidikan atau pengalaman apa yang diperlukan agar mampu melaksanakan pekerjaan?
Kelebihan dan Kekurangan Metode Analisis Jabatan
Meskipun job analysis mempunyai peran penting bagi sebuah perusahaan, namun setiap proses intervensi manusia tentu juga memiliki keterbatasan. Oleh sebab itu, perusahaan perlu memperhatikan kelebihan dan kekurangan metode yang digunakan dalam melakukan analisis.
Kelebihan analisis jabatan:
- Membantu Menciptakan Pekerjaan Tepat untuk Pegawai
Setiap individu memiliki pengetahuan dan keterampilan berbeda. Analisis jabatan akan membantu memahami karakteristik pegawai secara lebih mendalam. Sehingga pihak perusahaan dapat memberikan pekerjaan yang tepat sesuai kemampuan yang dimiliki.
- Memberikan Informasi Mengenai Pekerjaan Tangan Pertama
Proses job analysis menghasilkan data pekerjaan untuk membantu manajer melakukan analisis terhadap tugas dan tanggung jawab suatu jabatan, termasuk risiko tertentu bagi yang terlibat di dalamnya, serta skill yang diperlukan untuk bisa mengemban posisi tersebut.
- Mempermudah Melakukan Evaluasi Kinerja dan Penilaian
Analisis jabatan memudahkan pekerjaan manajer mengevaluasi kinerja pegawai dengan membandingkan hasil pencapaian atau kontribusi dan standar perusahaan. Atas dasar hal inilah, manajer menilai performa pegawai dalam membantu memajukan perusahaan.
- Membantu Menganalisis Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan
Melakukan analisis jabatan akan menjawab beberapa pertanyaan esensial seperti, siapa yang harus memberikan pelatihan? atau apa yang harus menjadi isi pelatihan? Dengan begitu, akan lebih gampang menganalisis kebutuhan pengembangan sumber daya manusia.
Kekurangan analisis jabatan:
- Membutuhkan Waktu
Kerugian paling besar dari melakukan analisis jabatan adalah membutuhkan waktu cukup lama. Apalagi, dalam sebagian besar kasus umumnya jabatan individu sering berganti.
- Berpotensi Menimbulkan Penilaian Subjektif
Apabila analis jabatan merupakan pegawai dari departemen yang sama dengan objek analisisnya, maka berpotensi menimbulkan penilaian yang bersifat subjektif. Hal ini tentu menjadi hambatan utama, sebab bisa membuat proses pengumpulan data tidak akurat.
- Sumber Data Sangat Kecil
Ukuran sampel kecil membuat sumber pengumpulan data juga sangat kecil. Oleh sebab itu informasi yang dikumpulkan dari beberapa individu masih perlu distandarisasi.
- Tidak Dapat Melihat Kemampuan Mental Secara Langsung
Kemampuan mental, seperti karakteristik emosional, kecerdasan, bakat, pengetahuan, daya tahan, dan psikis merupakan sesuatu tidak berwujud, sehingga tidak bisa diukur secara langsung. Analisis jabatan sangat terbatas jika digunakan untuk menilai hal-hal mentalitas.
Contoh Analisis Jabatan
Terdapat beberapa komponen isi pada analisis jabatan yang nantinya harus diisi oleh individu sample. Anda yang belum pernah membuat job analysis mungkin bingung harus mulai membuatnya dari mana. Di bawah ini adalah penjelasan singkat mengenai contoh isi dari analisis jabatan:
1. Deskripsi Pekerjaan
Seperti : Nama jabatan, divisi, atasan langsung, bawahan langsung, dan kode jabatan.
2. Deskripsi Pekerjaan Secara Umum
3. Uraian Pekerjaan
Seperti: Aktivitas utama, aktivitas tambahan, dan kriteria sukses.
4. Wewenang
5. Kondisi Lingkungan Kerja
6. Perlengkapan Kerja dan Kemampuan Teknologi
7. Persyaratan Pemegang Jabatan
Seperti: Pendidikan dan kemampuan.
8. Hard Kompetensi.
9. Soft Kompetensi.
Metode analisis jabatan memiliki manfaat besar bagi suatu perusahaan. Bukan hanya dalam membantu menemukan pekerjaan yang tepat sesuai bakat pegawai. Namun juga meningkatkan peluang dalam mengembangkan perusahaan dengan mempekerjakan pegawai yang kompeten.
0 komentar
Post a Comment