Ini 10 Dokumen Pengiriman Barang Melalui Laut yang Perlu Disiapkan

Pengiriman barang lewat jalur laut banyak dipilih karena harganya yang lebih terjangkau dan mampu mengangkut ukuran barang yang sangat besar sekalipun. Sebelum kirim barang via jalur laut, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh customer. Salah satunya adalah dokumen pengiriman barang melalui laut. 

Jangkauan pengiriman barang melalui laut ini sangatlah luas dan kadang membutuhkan waktu berminggu-minggu hingga berbulan-bulan. Oleh karenanya, dokumen ini sangat penting untuk menjamin keamanan perjalanan barang untuk sampai pada alamat tujuan.

Sebelum menyiapkan syarat dokumen pengiriman barang melalui laut, sebaiknya Anda memahami beberapa istilah pengiriman barang, khususnya istilah dalam kargo via jalur laut. Hal ini berguna untuk memudahkan Anda dalam menjalankan aktivitas distribusi barang baik dalam wilayah Indonesia maupun skala internasional.

Daftar Dokumen Pengiriman Barang Melalui Laut yang Sebaiknya Anda Ketahui

Keberadaan pengangkutan laut saat ni semakin berkembang luas, termasuk dalam hal pengangkutan barang muatan. Dalam pengiriman barang, pihak jasa ekspedisi dan juga depo pelayaran tentu memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengiriman barang tersebut. Di dalam SOP tersebut terdapat yang namanya beberapa istilah dokumen pengiriman barang yang harus ada agar barang tersebut tetap dalam kondisi aman, selamat sampai tujuan.

1. Shipping Instruction (SI)

Shipping Instruction adalah formulir yang berisikan perintah pengiriman barang melalui kapal laut. Dokumen ini dibuat oleh pengirim barang kepada perusahaan freight forwarder sebagai tanda terjadinya suatu transaksi.

Formulir ini dibuat dengan memuat sejumlah informasi seperti pelabuhan tujuan, nama dan alamat eksportir dan importir, jumlah dan ukuran barang, berat kotor barang, berat bersih barang, tanda tangan, serta catatan atau keterangan barang terkait yang ingin disampaikan.

2. Invoice

Invoice adalah dokumen yang menjelaskan dan mencantumkan informasi terkait dengan nama dan alamat shipper, consignee, serta rincian jumlah, jenis, dan nilai barang.

3. Packing List

Packing list adalah dokumen pengiriman barang melalui laut yang berisikan daftar data-data barang yang dikirim secara rinci.

4. Bill of Lading

Bill of Lading adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan pelayaran sebagai tanda terima penyerahan barang dari eksportir untuk kemudian diserahkan kepada importir. 

Fungsi dari bill of lading adalah sebagai berikut:

• Sebagai tanda bukti bahwa barang telah dimuat di kapal
• Dokumen yang menunjukkan bukti kepemilikan atas barang (document of title)
• Kontrak angkutan pengiriman barang (contract of affreightment)
• Dokumen jual/beli (transferable document)

5. Manifest

Cargo manifest adalah dokumen pengiriman barang via luat yang berisikan informasi tentang muatan diatas kapal.

6. Mate’s Receipt

Mate’s Receipt adalah dokumen tanda terima dari pengangkut yang menyatakan bahwa barang dengan sesuai spesifikasinya telah diterima dan dimuat di dalam kapal.

7. House Bill of Lading

House Bill of Lading adalah dokumen kontrak pengangkutan barang antara kedua belah pihak, yaitu shipper dan carrier (maskapai pelayaran) yang bersifat tidak dapat dipindahtangankan atau diperjual belikan. 

Dalam House Bill of Lading harus dicantumkan nama importir sebagai pihak yang menerima barang, sehingga membuat paket barang tersebut tidak dapat diambil oleh pihak lain. 

8. Surat Jalan/Delivery Order

Sebelum container melakukan perjalanan, biasanya perusahaan jasa ekspedisi membuat surat jalan sebagai bukti bahwa mobil yang membawa container memperoleh izin berangkat menuju pelabuhan untuk kemudian dilakukan bongkar muat atau proses loading barang. 

Biasanya dalam surat jalan berisi sejumlah informasi:

• Jenis Barang
• Jumlah Barang
• Tanda Tangan Pengirim
• Sopir
• Petugas Gudang
• Dan sejumlah informasi terkait lainnya

Baca juga: Mengenal 4 Jenis Ukuran Container

9. Release Order (RO)

Release Order (RO) adalah dokumen yang berisi sebagai surat perintah pelepasan aset container kepada pemilik atas barang yang dikirimkan tersebut. 

Bentuk surat release order ini seperti sebuah permohonan penjemputan barang (container) oleh pihak tertentu. 

Format dari surat RO berisikan sebagai berikut:

• RO Number, yaitu nomor resi RO.
• Barcode, yaitu kode batang yang nantinya akan dilakukan proses scanning untuk pemilihan container ketika berada di depo pelabuhan.
• Depo, yaitu tempat konsolidasi muatan yang akan diekspor ke luar negeri atau dikirimkan antar pulau.
• Service, yaitu berisi tentang asal dan tujuan container.
• Voyage, yaitu kapal yang mengantarkan barang dari pelabuhan asal menuju pelabuhan tujuan.

10. Equipment Interchange Receipt (EIR)

EIR adalah dokumen yang berisikan surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh pihak depo pelayaran kepada jasa ekspedisi sebagai hasil dari pemeriksaan fisik/survey atas kondisi container kosong yang dikembalikan oleh importir.

Depo pelayaran memberikan dokumen EIR kepada jasa ekspedisi ketika memuat dan mengosongkan kontainer. Dokumen ini juga mencakup informasi kerusakan pada kontainer, sehingga nantinya dapat dilakukan proses identifikasi oleh pihak yang bertanggung jawab. 

Terdapat dua jenis EIR, yaitu EIR pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan. Dokumen EIR berisikan sejumlah informasi, yaitu:

• Daftar Nomor Peti Kemas
• Kode kapal dan pelayaran
• Posisi Susun
• Posisi penyimpanan. 

Transportasi antar pulau dengan menggunakan kapal luat untuk pengangkutan muatan barang dinilai memiliki biaya yang reltif lebih murah dan mampu menangkut barangabarang dalam berat dan volume yang banyak sekaligus. Namun, syarat dan dokumen yang diperlukan untuk pengiriman barang melalui laut ini cukup banyak, berbeda dengan pengiriman barang via darat atau udara. Oleh karenanya, sebaiknya Anda memahami istilah-istilah dokumen ekspedisi barang yang telah dijelaskan di atas.