Apa itu Surat Jalan? Ini Fungsi, Jenis, dan Contoh Lengkapnya

Surat merupakan dokumen administratif yang dibutuhkan ketika menjalin hubungan dengan orang/pihak lain. Banyak sekali jenis surat. Salah satunya adalah surat jalan yang merupakan dokumen perjanjian pengangkutan barang. 

Bagi Anda para pelaku usaha ritel yang bekerja di sebuah perusahaan khususnya bagian penanganan barang atau logistik, tentunya sudah tak asing dengan surat jalan ini.

Bisanya surat jalan ini menjadi satu dokumen dengan surat muatan. Lalu, apa sih surat jalan itu? Berikut fungsi, jenis-jenis, dan contoh surat jalan yang perlu Anda ketahui.

Apa itu Surat Jalan?

Surat jalan adalah dokumen resmi yang wajib digunakan oleh suatu organisasi, badan, atau perusahaan ketika melakukan aktivitas pengiriman barang. Biasanya surat jalan ini dibawa oleh driver dari organisasi/perusahaan pengirim ke penerima atau dari tempat muat menuju tempat bongkar.

Adapun sejumlah informasi yang ada di dalam surat jalan adalah:

• nama organisasi/perusahaan penerbit selaku pihak pengirim;
• nama pihak penerima atau customer;
• nomor surat;
• nama dan jenis barang;
• kuantitas dan jumlah barang; dan
• harga produk/barang.

Sedangkan sebagai bentuk arsip perusahaan, dokumen surat jalan ini dicetak sejumlah 3 atau 4 lembar kertas berwarna yang berbeda-beda untuk menunjukkan fungsinya, yaitu:

• Lembar pertama surat jalan berwarna putih, yaitu arsip surat jalan yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dan juga sebagai bukti validasi dari pihak pengirim kepada pembeli yang mana akan digunakan sebagai penagihan invoice atau tagihan.
• Lembar kedua biasanya berwarna merah, yaitu arsip surat jalan yang nantinya akan diserahkan kepada penerima atau customer sebagai tanda bukti. 
• Lembar ketiga berwarna kuning atau hijau, yaitu arsip surat jalan yang digunakan sebagai arsip perusahaan.

Fungsi Surat Jalan

Surat jalan memiliki berbagai fungsi, yaitu antara lain:

1. Menunjukkan detail item barang yang sedang dikirimkan.
2. Memudahkan proses pengecekan, baik pengecekan yang dilakukan oleh pihak penerima maupun petugas keamanan (polisi) ketika ada razia kepolisian di perjalanan pengiriman.
3. Sebagai tanda bukti penerimaan barang sampai di tangan pihak penerima/konsumen.
4. Sebagai dokumen resmi yang menjadi arsip bendahara atau pihak keuangan perusahaan.
5. Sebagai dasar pembuatan laporan pembelian atau penjualan produk.
   
   

Jenis-Jenis Surat Jalan

Ada berbagai macam jenis surat jalan dan masing-masing memiliki fungsinya masing-masing. Berikut ini jenis-jenis surat jalan yang perlu Anda ketahui demi kelancaran proses pengiriman barang di perusahaan Anda:

1. Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat jalan pengiriman barang merupakan surat jalan yang paling umum digunakan oleh perusahaan untuk menyampaikan informasi secara rinci dan detail tentang barang yang dikirim kepada pelanggan sesuai dengan surat pesanannya.

Dengan perkembangan teknologi, format dari surat jalan ini biasanya dicetak dengan menggunakan format transaksi jual beli sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh konsumen pada aplikasi. Dalam surat tersebut termuat juga nama barang, harga per satuannya, hingga total harga keseluruhan.

2.  Surat Jalan Retur Pembelian

Retur pembelian barang artinya adanya aktivitas permohonan pengembalian barang yang dilakukan oleh pelanggan. Jadi, surat jalan ini dibuat berdasarkan adanya transaksi retur pembelian yang dibuat oleh bagian purchasing. Jumlah kuantitas yang tertera dalam surat jalan retur pembelian ini tidak dapat berubah karena sesuai dengan pembelian yang telah dilakukan oleh konsumen sebelumnya.

3. Surat Jalan Penjualan Barang Kredit

Surat jalan penjualan barang kredit merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau toko ritel berdasarkan adanya transaksi jual beli yang dilakukan melalui sistem pembayaran kredit. 

Sama halnya surat jalan pengiriman barang, surat ini juga dibuat berdasarkan adanya surat pesanan yang dibuat oleh konsumen sebagai bukti pengeluaran barang.

4. Surat Jalan Titipan Barang

Surat jalan titipan barang merupakan dokumen resmi yang dibuat sebagai tanda bukti ketika konsumen melakukan penitipan barang kepada penyedia jasa tersebut. Dengan adanya surat ini, konsumen akan merasa lebih aman dan percaya dengan pihak penyedia.

5. Surat Jalan Dinas

Surat jalan dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh lembaga/organisasi/perusahaan untuk keperluan kedinasan karyawannya. Sebagai contoh, surat jalan tugas dinas, surat jalan perizinan, dan lain sebagainya. 

Cara membuat surat jalan dinas ini harus disusun dengan bahasa yang baku dan jelas, yang dilengkapi identitas pemberi izin dan penerima tugas tersebut.

6. Surat Jalan Drop Canvasser

Surat jalan ini merupakan surat jalan yang dibuat untuk alat bukti riwayat transfer. Surat ini dibuat oleh pihak gudang untuk kanvaser. Bagian gudang menentukan kuantitas barang yang akan dikeluarkan berdasarkan kebijakan perusahaan.

Contoh-Contoh Surat Jalan

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat jalan, berikut ini kami berikan contoh surat jalan yang ditulis secara manual dan juga surat jalan yang sudah menggunakan sistem aplikasi.

1. Contoh Surat Jalan Berbantuan Aplikasi

2. Contoh Surat Jalan Dilengkapi dengan Fungsinya

3. Nota Surat Jalan

4. Contoh Surat Jalan Tulis Manual

Fungsi surat jalan sangatlah penting guna membantu untuk memastikan barang yang diterima oleh pihak konsumen sesuai dengan surat pesanannya, termasuk dalam hal jumlah pesanan dan keorisinalitas produk/barangnya..

Surat jalan ini harus memuat identitas yang jelas dan lengkap, termasuk tanggal pengiriman, nama perusahaan pengirim, data lengkap barang yang dikirim, tanda tangan pengirim dan sejumlah informasi terkait lainnya.