Penggunaan kontainer dalam proses pengiriman barang melibatkan banyak pihak. Mulai dari operator pelabuhan, perusahaan pengangkut (forwarder), hingga pihak ketiga seperti asuransi. Dengan banyaknya pihak yang terlibat tersebut, risiko kesalahan dan perselisihan terkait kondisi kontainer sangat tinggi.
Equipment Interchange Receipt (EIR) hadir sebagai solusi untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam setiap perpindahan kontainer dari satu titik ke titik lainnya.
EIR menjadi alat yang krusial untuk mencatat kondisi fisik kontainer saat serah terima, baik di terminal, pelabuhan, maupun di atas kapal.
Bagi perusahaan logistik, EIR menawarkan kepastian bahwa kontainer yang mereka tangani berada dalam kondisi yang sama dengan saat pertama kali diterima. Hal ini penting untuk menghindari tuduhan kerusakan yang tidak sesuai dengan kenyataan.
Selain itu, bagi pengirim dan penerima barang, EIR berfungsi sebagai bukti konkret yang dapat digunakan untuk memvalidasi klaim asuransi apabila terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama perjalanan.
.jpg)
Apa itu Equipment Interchange Receipt (EIR)?
Equipment Interchange Receipt (EIR) adalah sebuah dokumen yang digunakan dalam industri logistik dan pengiriman untuk mencatat serah terima kontainer antara berbagai pihak yang terlibat, seperti terminal pelabuhan, container yard (depot kontainer), dan operator transportasi.
Dengan adanya informasi yang tercantum dalam EIR ini, setiap pihak dapat mengetahui status kontainer dan bertanggung jawab atas kondisi kontainer tersebut pada saat mereka menerima atau menyerahkan.
EIR memiliki dua versi utama, yaitu EIR (IN) dan EIR (OUT). EIR (IN) digunakan saat kontainer diterima di lokasi tertentu, seperti terminal atau depot kontainer, sementara EIR (OUT) digunakan saat kontainer dikeluarkan dari lokasi tersebut.
Baca juga: Kenali Perbedaan Less than Container Load (LCL) dan Full Container Load (FCL)
Fungsi EIR dalam Pengiriman Barang
Berikut adalah beberapa fungsi dan peran utama EIR dalam pengiriman barang:
1. Bukti Serah Terima Kontainer yang Sah
EIR berfungsi sebagai bukti otentik yang mengonfirmasi serah terima kontainer antara pengirim (shipper), operator terminal, perusahaan bongkar muat (PBM), dan pihak logistik lainnya.
Dengan adanya EIR, semua pihak dapat memverifikasi bahwa kontainer yang diterima atau dikirim telah dicatat dengan benar dan sesuai prosedur, menghindari kesalahpahaman atau sengketa di kemudian hari.
2. Catatan Kondisi Fisik Kontainer
Dalam EIR, tercantum detail kondisi kontainer seperti kerusakan (misalnya: dented, scratched, atau leaking), segel yang hilang, atau kekurangan lainnya.
Informasi ini sangat penting untuk mengidentifikasi apakah kerusakan terjadi sebelum, selama, atau setelah pengiriman.
Dengan catatan yang jelas dan terdokumentasi, pihak yang bertanggung jawab atas kerusakan dapat ditentukan dengan lebih mudah, sehingga mengurangi potensi perselisihan antar pihak.
3. Dasar untuk Klaim Asuransi
Detail kondisi kontainer yang tercatat dalam EIR saat serah terima digunakan untuk menilai kelayakan klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan selama proses pengiriman.
Tanpa adanya EIR yang jelas dan lengkap, proses klaim asuransi bisa menjadi rumit dan memakan waktu, karena kurangnya bukti fisik yang konkret mengenai kondisi kontainer saat pengiriman.
4. Mengoptimalkan Manajemen dan Pelacakan Kontainer
EIR membantu dalam mengoptimalkan manajemen kontainer dengan menyediakan catatan yang jelas mengenai pergerakan setiap kontainer.
Informasi ini dapat digunakan oleh perusahaan logistik dan pelaku usaha untuk mengatur inventaris kontainer dengan lebih baik, mengidentifikasi kontainer yang mengalami masalah, dan memastikan bahwa pengiriman berjalan lancar tanpa hambatan.
Baca juga: Istilah dalam Kegiatan Ekspor-Impor Yang Wajib Anda Ketahui Jika Ingin Menggelutinya!
Studi Kasus Penggunaan EIR dalam Pengiriman Barang
Untuk memberikan gambaran lebih jelas mengenai proses penggunaan EIR dalam pengiriman barang, berikut adalah studi kasus pengiriman barang dari Hamburg, Jerman ke Santos, Brasil.
Dalam skenario ini, sebuah perusahaan elektronik di Hamburg ingin mengirimkan produk-produknya ke distributor di Santos.
Perusahaan tersebut menggunakan jasa penyedia logistik pihak ketiga (3PL) untuk mengurus proses pengiriman menggunakan kontainer.
1. Tahap Awal di Hamburg
Kontainer diambil dari depot kontainer di Hamburg dan dibawa ke pelabuhan. Di pelabuhan Hamburg, kontainer diperiksa oleh pihak logistik dan catatan kondisi awal dicatat dalam EIR (IN).
Kontainer kemudian dimuat ke atas kapal yang akan berlayar menuju Brasil.
2. Perjalanan ke Santos dengan Persinggahan di Pelabuhan Tanger Med, Maroko
Kapal berhenti di Pelabuhan Tanger Med di Maroko untuk transshipment, di mana kontainer dipindahkan ke kapal lain yang menuju Santos. Di setiap titik persinggahan, kondisi kontainer diperiksa kembali, dan setiap perubahan atau kerusakan yang ditemukan dicatat dalam EIR.
3. Tiba di Pelabuhan Santos
Setelah mencapai Pelabuhan Santos, kontainer diturunkan dan diperiksa oleh operator terminal dan penerima.
Kondisi kontainer kembali dicatat dalam EIR (OUT). Jika ada kerusakan baru yang tidak tercatat sebelumnya, catatan ini akan digunakan untuk mengajukan klaim atau menentukan tanggung jawab atas kerusakan tersebut.
4. Pengiriman ke Gudang Distributor di Sao Paulo
Dari Santos, kontainer diangkut menggunakan truk menuju gudang distributor di Sao Paulo. Proses pengiriman darat ini juga memerlukan penggunaan EIR untuk memastikan kondisi kontainer tetap terpantau selama perjalanan darat.
5. Pengembalian Kontainer ke Depot di Santos
Setelah barang dibongkar, kontainer dikembalikan ke depot kontainer di Santos. Kondisi akhir kontainer kembali dicatat dan diperiksa, memastikan bahwa setiap kerusakan baru yang ditemukan dapat segera ditangani dan didokumentasikan dengan baik.
Informasi yang Tercantum dalam Dokumen EIR
Informasi yang tercantum dalam EIR sangat penting untuk menyediakan bukti dokumentasi kondisi "kesehatan" kontainer dengan rinci dan dapat diverifikasi. Nah, contoh dokumen EIR seperti pada gambar di bawah ini.
Berikut ini adalah penjelasan dari setiap rincian informasi yang tercantum dalam dokumen EIR tersebut:
1. Vessel/Voyage Information
Bagian ini mencantumkan informasi tentang kapal yang digunakan untuk mengangkut kontainer serta detail perjalanan (voyage). Informasi ini mencakup nama kapal, kode pelayaran, dan rute yang akan dilalui.
Data ini penting untuk melacak pergerakan kontainer dan memastikan koordinasi yang tepat antara pihak-pihak yang terlibat dalam rantai pasokan.
2. Container Number
Container Number adalah nomor identifikasi unik yang diberikan untuk setiap kontainer. Nomor ini dicatat dalam EIR untuk memudahkan identifikasi kontainer.
Dengan adanya nomor kontainer, pihak logistik dapat memastikan bahwa kontainer yang diterima atau diserahkan adalah kontainer yang benar, sesuai dengan dokumen pengiriman.
3. Date/Time (IN and OUT)
Informasi mengenai Date/Time sangat penting untuk mencatat tanggal dan waktu ketika kontainer diterima (IN) dan ketika kontainer diserahkan (OUT).
Data ini memberikan catatan kronologis tentang pergerakan kontainer di berbagai titik pertukaran, yang sangat berguna untuk memantau jadwal pengiriman dan waktu transit kontainer.
4. Visual Container
Visual atau sketsa kontainer menunjukkan tampilan dari berbagai sisi: FRONT (Depan), LEFT SIDE (Sisi Kiri), RIGHT SIDE (Sisi Kanan), TOP (Atas), dan REAR (Belakang).
Visual ini digunakan untuk menandai kerusakan atau cacat pada kontainer yang ditemukan selama inspeksi.
Dengan demikian, visual ini membantu pihak yang terlibat untuk mencatat kondisi fisik kontainer secara rinci.
5. Symbols for Damage Reporting
EIR dilengkapi dengan berbagai symbols (simbol) yang digunakan untuk mencatat kondisi kerusakan kontainer.
Setiap simbol memiliki arti tertentu yang mewakili jenis kerusakan atau kondisi kontainer, seperti:
- B - Bent (Bengkok)
- Br - Broken (Patah)
- Bo - Bulged Out (Menggelembung)
- C - Cut (Patah)
- D - Dented (Penyok)
- H - Hole (Berlubang)
- M - Missing (Hilang)
- S - Scrapped (Tergores)
- T - Torn (Sobek)
- L - Leaking (Bocor)
- F - Flat (Ringskek)
- P - Pushed In (Tertekan Masuk)
Simbol ini memberikan standar yang seragam untuk pelaporan kondisi kontainer dan membantu dalam komunikasi yang jelas antara pihak-pihak yang terlibat.
6. Remarks Section
Remarks Section adalah bagian informasi dalam EIR yang digunakan untuk mencatat catatan tambahan terkait kondisi kontainer, pengiriman, atau instruksi khusus yang perlu diperhatikan oleh pihak yang menerima kontainer.
Catatan ini bisa mencakup informasi tentang segel kontainer yang hilang, instruksi tambahan dari pengirim atau penerima, atau informasi penting lainnya yang relevan dengan pengiriman.
7. Signature Sections
EIR juga memiliki bagian untuk tanda tangan atau otorisasi dari pihak terkait, seperti Stevedore (orang yang bertanggung jawab atas pemuatan dan pembongkaran kapal) dan Master/Mates (perwira kapal).
Tanda tangan ini berfungsi untuk mengonfirmasi bahwa pihak-pihak tersebut telah melakukan inspeksi dan menyetujui kondisi kontainer yang dicatat dalam EIR.
8. Visual Inspection Note
Beberapa EIR mencantumkan catatan yang menunjukkan bahwa inspeksi visual dilakukan oleh personel non-expert (bukan ahli).
Catatan ini penting untuk mengklarifikasi bahwa pengecekan kontainer mungkin tidak dilakukan oleh ahli khusus dalam inspeksi kontainer, yang dapat memengaruhi detail laporan kerusakan.
9. Seal Number and Condition
Informasi tentang Seal Number dan kondisinya juga biasanya dicatat dalam EIR. Segel kontainer digunakan untuk memastikan bahwa kontainer belum dibuka atau diakses secara ilegal selama perjalanan.
Jika segel rusak atau hilang, hal ini akan dicatat dalam EIR, dan dapat menjadi dasar untuk pemeriksaan lebih lanjut atau klaim asuransi.
10. Weight and Cargo Details
Beberapa EIR juga mencantumkan informasi mengenai berat dan rincian muatan di dalam kontainer. Hal ini membantu dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi terkait beban maksimal dan distribusi muatan untuk keselamatan selama pengiriman.
Baca juga: Mengenal 4 Jenis Ukuran Container
Dengan mencakup berbagai informasi ini, Equipment Interchange Receipt (EIR) menjadi alat yang sangat penting untuk memastikan kelancaran dan keamanan proses pengiriman kontainer. Semua informasi yang tercantum dalam EIR berfungsi untuk melindungi hak dan kepentingan semua pihak yang terlibat, dengan menyediakan bukti dokumentasi yang rinci dan dapat diverifikasi.
0 komentar
Post a Comment