Dalam dunia perdagangan internasional, proses pengiriman barang melibatkan berbagai pihak, mulai dari eksportir, importir, hingga agen pengangkut atau ekspedisi.
Untuk memastikan barang dikirim dengan benar, tepat waktu, dan sesuai dengan kesepakatan, diperlukan komunikasi yang jelas dan terperinci antar pihak yang terlibat.
Di sinilah peran penting Shipping Instruction (Instruksi Pengiriman) hadir.
Artikel ini akan mengulas secara mendalam tentang apa itu Shipping Instruction, siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatannya, serta bagaimana cara mengisi dokumen ini dengan benar dan lengkap.
Selain itu, artikel ini juga akan memberikan contoh dan panduan praktis dalam menyusun Shipping Instruction, serta tips untuk menghindari kesalahan umum yang sering terjadi dalam pengisian dokumen ini.
Apa Itu Shipping Instruction?
Shipping Instruction (Instruksi Pengiriman) adalah dokumen yang berisi instruksi tertulis yang disediakan oleh pengirim (eksportir) kepada pihak pengangkut atau agen ekspedisi mengenai detail bagaimana barang harus dikirimkan.
Shipping Instruction memastikan bahwa barang yang dikirimkan mencapai tujuan yang diinginkan dengan benar dan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati antara pengirim dan penerima.
Siapa yang Seharusnya Membuat Shipping Instruction?
Dokumen ini harus disiapkan dengan hati-hati oleh pihak yang bertanggung jawab. Namun, siapa sebenarnya yang bertanggung jawab dalam pembuatan Shipping Instruction?
Jawabannya adalah pengirim barang atau eksportir.
Eksportir memainkan peran utama dalam penyusunan dan pengisian Shipping Instruction, karena merekalah yang memiliki informasi paling rinci tentang barang yang akan dikirim serta syarat dan ketentuan pengiriman yang diinginkan.
Setelah melakukan kesepakatan dengan importir atau penerima barang mengenai syarat-syarat pengiriman, seperti jenis pengemasan, cara pengangkutan, serta waktu pengiriman, eksportir harus memastikan semua detail ini dituangkan secara lengkap dan akurat ke dalam Shipping Instruction.
Dokumen ini kemudian akan diserahkan kepada pihak pengangkut atau agen ekspedisi yang bertanggung jawab dalam mengelola pengiriman sesuai dengan instruksi yang diberikan.
Dua hal yang harus diperhatikan oleh eksportir saat membuat Shipping Instruction meliputi:
1. Mengumpulkan Informasi yang Relevan
Eksportir harus mengumpulkan semua informasi yang diperlukan, seperti detail barang (jenis, jumlah, dan berat), alamat lengkap penerima (consignee), nama dan detail kapal atau alat angkut, dan pelabuhan muat serta tujuan.
2. Memahami Persyaratan dan Ketentuan Pengiriman
Eksportir harus memahami ketentuan pengiriman yang diinginkan oleh importir. Misalnya, apakah pengiriman akan menggunakan Bill of Lading asli, SWB (Sea Waybill), atau Surrender, serta syarat pembayaran (FOB, CIF, dll.).
Fungsi Shipping Instruction
Berikut adalah beberapa fungsi utama Shipping Instruction yang membuatnya sangat penting dalam dunia logistik dan pengiriman barang.
1. Memberikan Informasi Detail tentang Kargo kepada Pengangkut
Salah satu fungsi utama dari Shipping Instruction adalah menyediakan informasi lengkap mengenai kargo yang akan dikirimkan.
Dokumen ini mencakup detail seperti deskripsi barang, jumlah, berat, dimensi, jenis kemasan, dan instruksi penanganan khusus.
Dengan informasi yang akurat dan lengkap ini, operator atau forwarder kargo dapat merencanakan dan menyiapkan pengiriman sesuai kebutuhan spesifik barang, termasuk memilih alat transportasi yang tepat dan metode penanganan (material handling) yang sesuai untuk menjaga keselamatan barang selama pengiriman.
2. Mengidentifikasi Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Pengiriman
Shipping Instruction juga berfungsi untuk memberikan informasi lengkap tentang pihak-pihak yang terlibat dalam pengiriman, seperti pengirim (shipper), penerima (consignee), dan pihak yang harus diberi tahu saat barang tiba (notify party).
3. Menunjukkan Detail Persyaratan untuk Transportasi Kargo
Dokumen ini memberikan petunjuk tentang persyaratan khusus yang harus dipenuhi selama transportasi kargo, seperti suhu penyimpanan, tingkat kelembaban, atau penanganan barang berbahaya.
4. Membantu Pembuatan Bill of Lading
Informasi yang terdapat dalam Shipping Instruction digunakan oleh pengangkut untuk membuat Bill of Lading yang menguraikan detail pengiriman, hak, dan kewajiban para pihak yang terlibat.
Bill of Lading kemudian berfungsi sebagai tanda terima dan bukti pengiriman barang yang sah.
Baca juga: Ini 10 Dokumen Pengiriman Barang Melalui Laut yang Perlu Disiapkan
5. Membantu Pelacakan Pengiriman Barang
Shipping Instruction memudahkan pelacakan status pengiriman barang secara real-time. Agen pengangkut atau forwarder dapat menggunakan informasi dalam dokumen ini sebagai panduan untuk memantau posisi kargo selama perjalanan dan memberikan pembaruan status kepada pengirim.
6. Menyediakan Informasi untuk Kebutuhan Bea Cukai
Shipping Instruction mencantumkan informasi penting terkait persyaratan bea cukai, seperti nilai barang, tarif yang berlaku, dan detail tentang asal dan tujuan barang.
Informasi ini diperlukan oleh pihak pengangkut dan otoritas bea cukai untuk proses pengurusan dokumen bea cukai di pelabuhan muat dan pelabuhan tujuan.
7. Mengurangi Risiko dan Kesalahan dalam Proses Pengiriman
Ketika semua pihak yang terlibat memiliki panduan tertulis yang sama, sesuai dengan shipping instruction yang tercantum, mereka dapat memastikan bahwa barang dikirimkan dengan benar, sesuai keinginan pengirim.
8. Meningkatkan Efisiensi dan Komunikasi dalam Rantai Pasokan
Shipping Instruction dapat meningkatkan efisiensi dan komunikasi antara eksportir, agen pengangkut, dan penerima barang. Dengan memberikan instruksi yang tertulis dan terperinci, pengirim dan agen pengangkut dapat berkomunikasi dengan lebih efektif dan mengurangi risiko kesalahpahaman.
Contoh Shipping Instruction
Nah, untuk memudahkan gambaran tentang shipping instruction ini, kami memiliki contohnya dan dapat dijadikan panduan bagi Anda bagaimana cara mengisi setiap kolom dalam dokumen ini dengan informasi yang akurat dan lengkap.
Berikut adalah penjelasan mengenai kolom-kolom yang harus diisi dalam Shipping Instruction:
1. Shipper (Nama Lengkap/Alamat dan Tel/Fax)
Kolom ini diisi dengan informasi lengkap tentang pengirim (shipper) yang bertanggung jawab atas barang yang dikirim. Informasi yang harus disertakan meliputi:
- Nama lengkap perusahaan atau individu pengirim.
- Alamat lengkap (jalan, kota, kode pos, negara).
- Nomor telepon dan faksimili (fax) yang dapat dihubungi.
2. Booking No
Booking Number (Nomor Pemesanan) adalah nomor referensi yang diberikan oleh pihak pengangkut atau agen ekspedisi ketika pemesanan untuk ruang kapal atau kontainer telah dikonfirmasi.
Nomor ini digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak pengiriman. Penting bagi pengirim untuk mencatat dan mencantumkan nomor ini di Shipping Instruction untuk memudahkan komunikasi dan pelacakan selama proses pengiriman.
3. Bill of Lading Type (Original, SWB, Surrender)
Kolom ini digunakan untuk menentukan jenis Bill of Lading (BoL) yang akan digunakan dalam pengiriman. Ada beberapa jenis BoL yang bisa dipilih:
- Original BoL: BoL asli yang diperlukan untuk mengambil barang di pelabuhan tujuan.
- SWB (Sea Waybill): Tidak memerlukan BoL asli untuk pengambilan barang, cocok untuk pengiriman di mana penerima sudah dikenal dan ada hubungan bisnis yang kuat.
- Surrender BoL: Digunakan saat dokumen asli diserahkan kembali kepada pengangkut, dan salinannya dapat digunakan untuk pengambilan barang.
4. Consignee (Nama Lengkap/Alamat dan Tel/Fax)
Kolom ini diisi dengan informasi lengkap tentang pihak penerima barang (consignee). Consignee adalah pihak yang akan menerima barang setelah proses pengiriman selesai.
Informasi yang harus disertakan mencakup:
- Nama lengkap perusahaan atau individu penerima.
- Alamat lengkap.
- Nomor telepon dan faksimili yang dapat dihubungi.
5. Notify Party (Nama Lengkap/Alamat dan Tel/Fax)
Notify Party adalah pihak yang harus diberitahu saat barang tiba di pelabuhan tujuan. Notify Party bisa berbeda dari consignee, dan biasanya merupakan pihak ketiga seperti agen bea cukai atau pihak perantara lainnya.
Informasi yang harus disertakan meliputi:
- Nama lengkap.
- Alamat lengkap.
- Nomor telepon dan faksimili.
6. Vessel
Kolom ini berisi nama kapal yang akan digunakan untuk mengangkut barang dari pelabuhan muat ke pelabuhan tujuan. Dicantumkannya nama kapal ini berguna untuk dapat dilakukan pelacakan dan identifikasi selama perjalanan laut.
7. Voyage No
Voyage Number (Nomor Perjalanan) adalah nomor identifikasi yang diberikan kepada setiap perjalanan kapal. Nomor ini menunjukkan jadwal pelayaran dan rute kapal yang relevan dengan pengiriman barang.
8. Port of Loading (Pelabuhan Muat)
Port of Loading adalah pelabuhan asal tempat barang akan dimuat ke kapal.
9. Port of Discharge (Pelabuhan Tujuan)
Port of Discharge adalah pelabuhan tujuan di mana barang akan dibongkar dari kapal. Pelabuhan ini merupakan lokasi pertama di mana barang tiba setelah perjalanan laut.
10. Final Destination (Tujuan Akhir)
Final Destination adalah lokasi akhir di mana barang akan dikirim setelah dibongkar di pelabuhan tujuan. Lokasi ini bisa berupa gudang, pabrik, atau fasilitas lainnya yang telah ditentukan oleh pengirim atau penerima.
11. Additional Instructions
Kolom ini dapat digunakan untuk memberikan instruksi tambahan atau detail khusus yang diperlukan selama proses pengiriman.
Contohnya, instruksi penanganan khusus untuk barang yang rapuh, instruksi untuk pengangkutan barang berbahaya, atau persyaratan pengemasan tambahan.
Setiap kolom dalam Shipping Instruction harus diisi dengan informasi yang lengkap dan akurat untuk memastikan bahwa pengiriman barang berjalan dengan lancar dan efisien.
Kesalahan dalam pengisian kolom-kolom ini dapat menyebabkan keterlambatan, biaya tambahan, atau bahkan hilangnya barang.
Oleh karena itu, penting bagi pengirim (eksportir) untuk memahami setiap kolom dalam Shipping Instruction dan mengisi informasi dengan hati-hati.
Dengan memastikan bahwa setiap detail sudah tepat, pengirim dapat meminimalkan risiko kesalahan dan memastikan proses pengiriman yang sukses dan lancar.
0 komentar
Post a Comment