Pengertian SOP, Tujuan, Prinsip, dan Cara Membuat SOP yang Baik

Hampir setiap organisasi atau perusahaan di Indonesia atau bahkan di dunia mempunyai standar operasional prosedur (SOP). SOP disusun sesuai dengan kebutuhan, idealnya di setiap departemen di dalam organisasi dibuatkan SOP.

SOP dibuat dan disusun oleh tim khusus yang terdiri dari tenaga-tenaga yang kompeten dari tiap divisi perusahaan, seperti manajer pemasaran, manajer keuangan, manajer operasional, HRD manager, manajer QMR (Quality Management Representative), atau bahkan dibantu oleh jasa konsultan SOP.

Seluruh kegiatan operasional perusahaan di setiap bidang memerlukan suatu sistem atau standar untuk mengetahui apakah produk yang dihasilkan suatu perusahaan sudah sesuai standar yang ada
atau tidak dan untuk melihat kinerja karyawan di perusahaan tersebut.

Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar operasional prosedur (SOP) adalah dokumen pedoman atau acuan yang menjabarkan aktivitas operasional atau tahapan suatu proses kerja sehingga pihak yang terlibat di dalamnya dapat melaksanakan tugas dan pekerjaaan sesuai dengan fungsi dari pekerjaan tersebut.

Dengan adanya SOP semua kegiatan di suatu organisasi atau perusahaan dapat terancang dengan baik dan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang sudah ada.

Tujuan SOP

Adanya suatu rancangan berupa Standar Operasional Prosedur (SOP) akan membantu organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuannya.

1. Menjadi pedoman karyawan dalam melakukan tugasnya dan untuk meminimalisasi kesalahan saat melakukan tugas masing-masing karyawan.
2. Karyawan dan semua pihak yang terlibat di dalam organisasi dapat menjaga konsistensi dan meningkatkan kinerjanya.
3. Memperjelas peran, tanggung jawab, dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau perusahaan.
4. Karyawan mengerjakan tugasnya secara benar, tepat, dan konsisten, sehingga menghasilkan produk sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
5. Menjadi benteng untuk melindungi organisasi dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
6. Untuk menghindari risiko atau error, keraguan, duplikasi dan inefisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.

Kriteria dan Prinsip yang Harus Diperhatikan Saat Membuat SOP

Dalam membuat Standar Operasional Prosedur (SOP), tim penyusun hari memerhatikan beberapa kriteria dan prinsip pembuatan SOP sehingga dapat diterapkan secara baik, yaitu sebagai berikut:

1. Spesifik, yaitu pembuatan SOP harus detail dan lengkap sesuai dengan prosedur yang dibutuhkan. Dalam penyusunnya, tim melakukan penyesuaian kebutuhan sesuai dengan hasil observasi yang telah dilakukan.
2. Jelas dan mudah dipahami, yaitu SOP harus dapat dicerna dengan baik oleh semua yang terlibat di dalamnya yang tidak menimbulkan banyak tafsiran.
3. Efisiensi, yaitu pembuatan SOP harus memerhatikan hasil dari SOP akan menghasilkan kegiatan atau aktifitas yang dijalankan akan menjadi lebih tepat, cepat, dan sesuai dengan tujuan dan target yang diinginkan.
4. Konsistensi, yaitu penerapan SOP harus dilakukan secara konsisten oleh semua karyawan sehingga memudahkan kalkulasi untuk pengukuran untung–rugi, oleh karenanya semua yang terlibat didalamnya harus menjunjung kedislipinan.
5. Layak terap (applicable), yaitu SOP yang dibuat harus dapat diaplikasikan dengan baik dan didukung oleh pihak manajemen dan budaya organisasi atau perusahaan.
6. Minimalisasi kesalahan, yaitu tim teknis pembuat SOP harus dapat menganalisa risiko untuk diterapkan di dalam pembuatan SOP sehingga karyawan dapat menjauhkan segala error di area tenaga kerja. Standar operasional prosedur (SOP) menjadi panduan pasti yang membimbing tiap karyawan menjalankan aktivitas kerjanya secara sistematis.
7. Penyelesaian masalah, yaitu SOP yang dibuat haruslah dapat menjadi penyelesaiaan masalah yang mungkin timbul dalam aktivitas perusahaan atau institusi. 
8. Perlindungan tenaga kerja, yaitu langkah-langkah pasti dimana SOP harus memuat segala tata cara untuk melindungi setiap karyawan dari potensi pertanggungjawaban, dan berbagai persoalan personal. Standar operasional prosedur (SOP) dalam hal ini dimaksud melindungi hal hal yang berkaitan dengan persoalan pegawai sebagai loyalitas perusahaan dan pegawai sebagai individu secara personal.
9. Peta kerja, yaitu pola-pola dimana semua aktivitas yang sudah tertata rapi bisa dijalankan dalam pikiran masing masing sebagai suatu kebiasaan yang pasti. Dengan standar operasional prosedur (SOP), pola kerja menjadi lebih fokus dan tidak melebar kemana-mana, hal ini terkait dengan poin pertama yang efisien, bahwa salah satu syaratnya adalah fokus terhadap peta yang akan dijalankan.
10. Batas pertahanan, yaitu SOP sebagai langkah defense dari segala inspeksi baik dari pemerintah ataupun pihak pihak relasi yang menginginkan kejelasan peta keja perusahaan. Standar operasional prosedur (SOP) bisa diibaratkan sebagai benteng pertahanan yang kokoh karena secara prosedural segala aktifitas institusi ataupun perusahaan sudah tertera dengan jelas. Oleh karena itu, inspeksi-inspeksi yang bersifat datang dari luar perusahaan tidak bisa menjadikan hal-hal yang sudah termuat dalam standar operasional prosedur (SOP) untuk mengubahkan atau bahkan menggoyahkan perusahaan. 

Kapan SOP Dibuat

Tim penyusun SOP harus memastikan SOP sudah siap sebelum suatu pekerjaan dilakukan. Contoh SOP cleaning service harus sudah ada ketika operasional kantor akan dijalankan.

Untuk menilai apakah SOP berjalan dengan baik atau tidak, diperlukan pengujian SOP sebelum dijalankan secara menyeluruh, yakni dengan masa percobaan 1-2 bulan.

SOP dapat dilakukan revisi atau perubahan jika terdapat perubahan langkah kerja, misalkan dengan adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi yang berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu SOP, dan tujuh hal pokok SOP perusahaan. Semoga bermanfaat.