Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS), Dokumen Penting Dalam Proyek Selain Gambar Rencana

Dalam pengelolaan suatu proyek harus ada dokumen rencana kerja dan syarat-syarat (RKS).
RKS ini basanya diberikan bersamaan dengan gambar rencana yang semuanya menjelaskan mengenai proyek yang akan dilaksanakan.

Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) adalah dokumen yang berisikan nama proyek berikut penjelasaannya berupa jenis, besar dan lokasinya, serta tata cara pelaksanaan, syarat-syarat pekerjaan, syarat mutu pekerjaan dan keterangan-keterangan lain yang hanya dapat djelaskan dalam bentuk tulisan.

RKS menjadi syarat yang harus dipenuhi oleh penyedia jasa atau rekanan sehingga dapat dimasukan ke dalam Standar Dokumen Pengadaan (SDP). RKS penting untuk direview dan dipahami seawal mungkin oleh pihak penyedia demi kelancaran pelaksanaan proyek. Hal ini untuk menghindari terjadi RKS tidak applicable terhadap kondisi aktual di lapangan. Semua pihak wajib melakukan review dokumen RKS demi pelaksanaan proyek yang baik dan lancar.

Dokumen Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) berupa instruksi kepada penyedia jasa dengan ketentuan sebagai berikut:

1. RKS berisi instruksi atau pedoman yang diperlukan oleh penyedia jasa untuk menyiapkan dokumen penawarannya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh pengguna jasa.
2. RKS berisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan kontrak, termasuk hak, kewajiban, dan risiko dimuat dalam syarat-syarat umum kontrak. Oleh sebab itu, penyedia jasa harus mempelajari dengan seksama untuk menghindari salah tafsir.
3. RKS berisikan mengenai data proyek dengan memuat ketentuan, informasi tambahan, atau perubahan atas instruksi kepada penyedia jasa sesuai dengan kebutuhan paket pekerjaan yang akan dikerjakan.

Syarat-Syarat yang Disampaikan dalam Dokumen RKS

1. Syarat Umum

Syarat Umum adalah persyaratan umum pekerjaan yang meliputi hal-hal umum seperti administrasi pelaksanaan pekerjaan; antara lain menguraikan tentang jenis pekerjaan, peraturan-peraturan atau kode kegiatan yang akan digunakan, lokasi, dan waktu pelaksanaan, yang meliputi :
 

a. Syarat Umum

Berisikan sejumlah informasi yang meliputi keterangan mengenai pihak-pihak yang terlibat dalam pekerjaan, yaitu pemberi tugas, konsultan, perencana, konsultan pengawas, dan penyedia jasa. Termasuk di dalamnya dijelaskan mengenai hak dan kewajiban dari setiap pihak tersebut. 

Baca juga: Tugas Konsultan Perencana, Konsultan Pengawas, dan Kontraktor


b.    Syarat Administrasi, meliputi :

Berisikan penjelasan mengenai tata cara proses administrasi yang harus dilakukan selama pelaksanaan pekerjaan. Dalam peraturan administrasi dibedakan pula antara peraturan administrasi keuangan dan teknis.

• Administrasi Keuangan mencakup hal-hal sebagai berikut : harga penawaran termasuk didalamnya biaya pelelangan, ketentuan apabila terjadi pekerjaan tambah kurang, besarnya jaminan penawaran dan jaminan pelaksanaan (tender bond, performance bond), ketentuan denda yang disebabkan karena keterlambatan, kelalaian pekerjaan, pemutusan kontrak dan pengaturan syarat-syarat pembayaran kepada penyedia jasa, resiko akibat kenaikan harga upah dan bahan. 
• Administrasi Teknis memuat hal-hal sebagai berikut: ketentuan apabila terjadi perselisihan beserta cara-cara penyelesaiannya, syarat-syarat penawaran, tata cara pelaksanaan tender, kelengkapan surat penawaran, ketentuan penyampaian dokumen penawaran, syarat peserta tender dan sangsi atau denda apabila terjadi pelanggaran. Hal lain yang dijelaskan adalah peraturan penyelenggaraan, misalnya pembuatan laporan kemajuan pekerjaan (progress), penyerahan pekerjaan dan pembuatan schedule.

   
2. Syarat Teknis

Berisikan mengenai rincian syarat teknis setiap bagian item pekerjaan yang akan dilaksanakan dimulai dari pekerjaan persiapan sampai finishing dengan menguraikan poin-poin berikut ini:

• Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan.
• Jenis dan mutu bahan yang digunakan.

3. Syarat Khusus

Berupa penjelasan lengkap atas persyaratan khusus bagi pekerjaan yang memerlukan perhatian khusus terhadap pelaksanaan konstruksinya; antara lain menguraikan penjelasan syarat teknis, uraian teknis pekerjaan (beton, pondasi, bekisting, pasangan, instalasi ME, air bersih, dlsb).


Contoh Penyusunan Dokumen RKS

Penyusunan RKS umumnya terdiri dari tiga bagian, yaitu Umum, Administrasi, dan Teknis. Berikut ini contoh penyusunan RKs dengan rincian hal-hal yang dibahas di dalamnya:

BAB Umum
Pada Bab ini biasanya berisi tentang hal-hal sebagai berikut :

1. Mengenai Pemberi Tugas / Pemilik Proyek.
2. Mengenai Perencanaan / Disain.
3. Mengenai Syarat Peserta Lelang.
4. Mengenai Bentuk Surat Penawaran dan Cara Penyampaiannya.

BAB Administrasi

Pada Bab ini biasanya berisi tentang hal-hal sebagai berikut:

1. Jangka Waktu Pelaksanaan Pekerjaan.
2. Tanggal Waktu Penyerahan.
3. Syarat Pembayaran.
4. Denda Atas Keterlambatan.
5. Besar Jaminan Penawaran.
6. Besar Jaminan Pelaksanaan.

BAB Teknis

Pada Bab ini biasanya berisi tentang hal-hal sebagai berikut:

1. Jenis dan Uraian Pekerjaan.
2. Jenis dan Mutu Bahan.
3. Cara Pelaksanaan Pekerjaan.
4. Merk Material / Bahan.

Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) harus dibuat selengkap mungkin dengan dengan detail rincian yang jelas. Konsultan sebagai pembuat dokumen RKS harus memerhatikan ruang lingkup pekerjaan dan tingkat kesulitan pekerjaan.

Dalam pembuatnnya, konsultan tidak perlu membuat penjelasan RKS yang bertele-tele dengan kalimat panjang. Cukup buat poin per poin dengan summary pada setiap item pekerjaannya.

Itulah ulasan mengenai Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) yang merupakan dokumen lelang yang menjelaskan segala hal berkaitan dengan pekerjaan disertai persyaratan tertentu baik teknis maupun administratif.