Mengenal Electronic Data Interchange (EDI) untuk Bersaing di Era Digital

Permasalahan dalam bisnis yang sering dialami yaitu pada proses cepat tanggap dalam pengelolaan informasi transaksi penjualan produk dan pemantauan data barang (stok) di gudang-gudang serta proses komunikasi administrasi antara gudang dan pihak owner (pemilik bisnis) yang tidak berjalan lancar. 

Untuk memecahkan permasalahan-permasalahan tersebut, dapat dibuat rancang bangun aplikasi transaksi elektronik dengan menggunakan metode electronic data interchange (EDI).

Dengan menggunakan teknologi EDI ini memungkinkan terjadinya pertukaran data secara elektronik dan dapat mengurangi pekerjaan administrasi, menghindari kesalahan, informasi lebih akurat, dan manajemen persediaan yang lebih baik.

Apa itu EDI?

Definisi Electronic Data Interchange (EDI) atau pertukaran data secara elektronik adalah metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer dan internet.

Telah banyak industri dan organisasi yang memanfaatkan teknologi EDI agar dapat bersaing dalam pasar dunia, seperti industri kendaraan bermotor, bisnis ritel, penyedia layanan kesehatan, perusahaan asuransi dan perguruan tinggi.

 

Tujuan EDI

Tujuan diberlakukan EDI adalah sebagai berikut:

• Membantu para pelaku bisnis untuk mengolah suatu dokumen dengan pihak lain dengan akurat, terhindar dari kesalahan dalam penanganan berkas, dan penyelesaian yang cepat serta efisien. 
• Memudahkan komunikasi antar sesama pelaku bisnis baik secara internal maupun eksternal.

 

Manfaat EDI

Penggunaan EDI dalam dunia bisnis masih sangat kecil, padahal pemakaian EDI dalam transaksi bisnis sangat membantu kecepatan dalam transaksi.

Berikut ini adalah serangkaian manfaat yang dapat diperoleh dari pemakaian EDI, yaitu :

1. Meningkatkan nilai tambah dari produk atau layanan perusahaan
2. Membantu kecepatan dalam transaksi, sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
3. Memberikan informasi bagi perusahaan terkait faktor-faktor pendukung dan penghambat optimalisasi kinerja perusahaan.

Kontribusi sistem EDI:

• Mengurangi paperwork atau hardcopy
  
• Memungkinkan pengembangan sistem manajemen persediaan (inventory) yang terintegrasi
• Memperlancar proses komunikasi antara pihak yang berkepentingan seperti antara pembeli dan penjual.
• Memperpendek atau mengurangi lead time (waktu tenggang).
• Mengurangi man-power atau kebutuhan tenaga kerja di mana pekerjaan dapat dilakukan oleh EDI

 

Kelebihan dan Kelemahan EDI

EDI telah menjadi salah satu cara yang paling efektif untuk membantu para pelaku bisnis dengan berbagai kelebihan yang ditawarkannya. Namun, selain kelebihan terdapat juga kelemahan dari sistem EDI ini.

Berikut ini adalah kelebihan dan kelemahan EDI:

Kelebihan EDI

• Mampu menghemat biaya, perusahaan tidak memerlukan biaya kertas, biaya penyimpanan dokumen dan biaya pengiriman dokumen.
• Meningkatkan kinerja, leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
• Lebih akurat, teknologi EDI yang serba otomatis membuat sistem tersebut lebih akurat. Selain itu, EDI dilengkapi ECC (Error Correction Control) yang mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi di mana fitur tersebut mampu mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.
• Jaminan keamanan yang diberikan, penggunaan EDI akan mampu mengenkripsi dokumen sehingga membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
• Terintegrasi, setiap unit di dalam industri atau organisasi akan terintegrasi sehingga proses transaksi atau bisnis menjadi lebih efisien.

 

Kelemahan EDI

• Kendala biaya yang cukup mahal untuk pengadaan perangkat komputer terlebih bagi pebisnis UMKM.
  
• Belum mempunyai payung hukum yang mengatur pemakaian sistem EDI.

Itulah ulasan mengenai apa itu Electronic Data Interchange (EDI). Dengan menggunakan EDI yang dibangun nantinya dapat melakukan proses pencatatan segala transaksi yang terjadi. Dapat memberikan informasi secara cepat mengenai proses transaksi tersebut kepada pemilik tanpa harus mendatangi langsung kantor cabang perusahaan atau gudang-gudang lainnya.

Electronic Data Interchange (EDI) ini bisa menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi.