KPI Gudang: Cara Membuat Dan Manfaatnya Untuk Meningkatkan Kinerja Operasional

Gudang adalah pusat aktivitas dalam rantai pasok perusahaan yang berperan dalam menyimpan, mengelola, dan mengirimkan barang hingga tiba ke tangan pelanggan. Untuk memastikan setiap proses berjalan lancar, efisien, dan memenuhi target, perusahaan membutuhkan alat yang mampu memberikan pandangan yang akurat terhadap kinerja operasional gudang. 

Di sinilah Key Performance Indicators (KPI) gudang berperan. KPI ini dirancang khusus untuk mengukur berbagai aspek dalam operasional gudang, mulai dari pengelolaan inventaris hingga kecepatan pemenuhan pesanan.

Bayangkan gudang tanpa KPI sebagai kapal tanpa kompas — tidak ada indikator yang jelas mengenai arah yang harus ditempuh, tidak ada ukuran untuk menentukan apakah operasi berjalan sesuai dengan ekspektasi. KPI gudang bertindak sebagai kompas yang menunjukkan bagaimana kinerja gudang dapat diukur dan dievaluasi. 

Melalui serangkaian metrik spesifik, KPI memberikan informasi yang penting bagi pengambilan keputusan, identifikasi masalah, dan peningkatan kinerja. 

Misalnya, jika gudang mengalami lonjakan keluhan pelanggan terkait keterlambatan pengiriman, KPI tentang waktu siklus pesanan dan ketepatan waktu pengiriman bisa membantu mengidentifikasi penyebabnya.

Mengapa KPI Gudang Sangat Penting?

Key Performance Indicators (KPI) memberikan panduan bagaimana gudang beroperasi, area yang memerlukan perbaikan, dan langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai target operasional. 

Berikut adalah beberapa alasan mengapa KPI sangat penting bagi gudang:

1. Mengukur Efisiensi Operasional

KPI memberikan gambaran kepada manajer gudang tentang performa setiap aspek operasional, mulai dari penerimaan barang, pengelolaan inventaris, hingga pengiriman. 

Dengan adanya KPI, setiap tahap dalam proses dapat dinilai, memberikan kejelasan tentang tingkat efisiensi yang dicapai. Misalnya, KPI mengenai waktu siklus pesanan dapat membantu mengukur seberapa cepat gudang memproses pesanan dari awal hingga akhir, memberikan indikator konkret tentang kecepatan operasi.

Hal ini memungkinkan manajer untuk menemukan cara-cara mengurangi hambatan atau penundaan yang mungkin terjadi.

2. Mengidentifikasi Area yang Membutuhkan Peningkatan

Tidak semua area dalam gudang beroperasi dengan tingkat efisiensi yang sama. Beberapa proses mungkin berjalan mulus, sementara yang lain mengalami kendala atau keterlambatan. 

KPI memungkinkan manajer gudang untuk mengidentifikasi secara spesifik area mana yang membutuhkan perhatian lebih atau perbaikan segera. 

Sebagai contoh, jika KPI terkait akurasi pengambilan barang menunjukkan angka yang rendah, ini bisa menjadi sinyal bahwa ada masalah dalam proses pemilihan dan pengemasan barang, yang memerlukan tindakan korektif untuk meningkatkan ketepatan pengiriman.

3. Melacak Tren Kinerja

Salah satu keuntungan dari penerapan KPI gudang adalah kemampuannya untuk melacak kinerja dari waktu ke waktu. 

Data ini tidak hanya membantu dalam memahami kinerja masa lalu, tetapi juga memproyeksikan dan merencanakan strategi masa depan.

Misalnya, KPI yang mencatat perputaran inventaris menunjukkan seberapa cepat barang bergerak masuk dan keluar gudang. 

Jika tren menunjukkan penurunan dalam perputaran, perusahaan bisa merencanakan strategi untuk mempercepat penjualan atau menyesuaikan pembelian.

4. Membantu Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Keputusan yang baik selalu didasarkan pada data, dan KPI memberikan dasar yang kuat bagi manajemen untuk membuat keputusan strategis. 

KPI memungkinkan manajer untuk melihat secara objektif performa gudang, memahami akar masalah, dan memilih tindakan yang paling sesuai. 

Misalnya, ketika biaya penyimpanan menjadi terlalu tinggi, KPI terkait biaya penyimpanan per item bisa membantu mengidentifikasi area mana yang berkontribusi besar terhadap kenaikan biaya dan memungkinkan manajer untuk mengambil langkah-langkah penghematan yang lebih tepat sasaran.

5. Meningkatkan Efisiensi Biaya

Dalam operasional gudang, setiap kegiatan dan proses yang tidak efisien dapat berarti pemborosan sumber daya.

KPI memungkinkan manajer untuk mengidentifikasi sumber pemborosan ini dan menetapkan tindakan untuk menguranginya. 

Sebagai contoh, KPI yang melacak biaya per pesanan memungkinkan perusahaan untuk menghitung biaya rata-rata dalam memproses pesanan dan menilai apakah ada langkah yang bisa dioptimalkan untuk menghemat biaya.

6. Meningkatkan Kualitas Layanan dan Kepuasan Pelanggan

Gudang yang beroperasi dengan KPI yang baik cenderung memberikan layanan berkualitas tinggi kepada pelanggan. 

Misalnya, KPI seperti ketepatan waktu pengiriman atau tingkat keluhan pelanggan memberikan wawasan tentang seberapa baik gudang memenuhi harapan pelanggan.

Pengiriman yang akurat dan tepat waktu tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga memperkuat reputasi perusahaan di pasar. 

7. Menjamin Keamanan dan Keselamatan Kerja

KPI yang mengukur aspek keselamatan, seperti jumlah kecelakaan atau tingkat kepatuhan terhadap prosedur keselamatan, penting untuk menjaga keamanan karyawan. 

Gudang adalah lingkungan yang penuh aktivitas fisik, dan tanpa pemantauan yang tepat, potensi risiko kecelakaan bisa meningkat. 

KPI keamanan membantu manajer mengidentifikasi risiko, mematuhi standar keselamatan, dan mengambil langkah-langkah pencegahan.

8. Optimalisasi Pengelolaan Stok

KPI gudang juga beperan dalam manajemen inventaris. 

Melalui metrik seperti akurasi inventaris atau tingkat perputaran stok, perusahaan dapat memastikan ketersediaan stok yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa kelebihan persediaan yang bisa menyebabkan pemborosan. 

KPI ini memberikan pandangan tentang ketersediaan stok di gudang, membantu memastikan bahwa perusahaan selalu siap memenuhi permintaan pelanggan tanpa menanggung biaya penyimpanan yang tinggi.

Cara Membuat KPI Gudang

Membuat KPI gudang yang efektif membutuhkan perencanaan yang matang dan pemahaman yang baik tentang tujuan bisnis serta aspek-aspek operasional gudang. 

Berikut ini langkah-langkah praktis dalam merancang KPI gudang yang efektif:

1. Mulai dengan Menetapkan Tujuan yang Spesifik dan Terukur

Langkah pertama adalah menentukan apa yang ingin dicapai oleh gudang. Setiap gudang memiliki karakteristik dan kebutuhan yang berbeda, tergantung pada tujuan perusahaan dan jenis produk yang disimpan. 

Sebagai contoh:

• Mengurangi Biaya Operasional: Target ini bertujuan untuk mengidentifikasi area di mana biaya dapat ditekan tanpa mengorbankan kualitas layanan.
• Meningkatkan Efisiensi Proses: Menargetkan waktu siklus operasional yang lebih cepat, baik dalam penerimaan barang, penyimpanan, maupun pengiriman.
• Meminimalkan Kesalahan Pengelolaan Inventaris: Tujuan ini fokus pada peningkatan akurasi inventaris, sehingga perusahaan dapat mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.
• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Menjamin pengiriman yang tepat waktu, akurasi pesanan, dan pelayanan terbaik sehingga pelanggan merasa puas.

Dengan memiliki tujuan yang spesifik, gudang dapat merancang KPI yang selaras dengan kebutuhan bisnis. 

2. Identifikasi Area Operasional yang Menjadi Prioritas

Setelah memiliki tujuan, langkah berikutnya adalah menentukan area utama yang akan diukur. Pengelolaan gudang terdiri dari berbagai proses yang kompleks, dan memilih area yang tepat untuk diukur dapat membantu memperjelas fokus pengelolaan. 

Beberapa area yang biasanya menjadi perhatian dalam KPI gudang antara lain:

• Manajemen Inventaris: Ini melibatkan pelacakan jumlah barang yang tersedia, akurasi stok, dan pengelolaan tingkat stok agar sesuai dengan permintaan.
• Efisiensi Penerimaan dan Penyimpanan Barang: Pengukuran efisiensi dalam penerimaan barang dan penyimpanan, seperti waktu yang dibutuhkan dari penerimaan hingga barang siap disimpan di lokasi yang benar.
• Pengelolaan Pesanan: Ini mencakup akurasi dan kecepatan dalam pengambilan serta pengiriman barang sesuai pesanan pelanggan.
• Kualitas Layanan: Menilai seberapa baik layanan yang diberikan kepada pelanggan, meliputi tingkat kepuasan dan keluhan yang diterima.
• Keamanan dan Keselamatan Kerja: Menilai risiko di tempat kerja dan memastikan prosedur keamanan selalu diikuti untuk mengurangi kecelakaan.

3. Pilih Metrik KPI yang Relevan untuk Setiap Area

Untuk setiap area prioritas, pilihlah metrik KPI yang paling relevan.

Berikut adalah contoh metrik yang sering digunakan untuk setiap area:

KPI Gudang	Indikator
Manajemen Inventaris	Akurasi inventaris: kesesuaian antara inventaris yang tercatat dan inventaris tersedia
	Perputaran inventaris: frekuensi inventaris terjual dan terisi ulang dalam periode tertentu
	Biaya penyimpanan: biaya keseluruhan terkait penyimpanan dan pemeliharaan inventaris
Penerimaan dan Penempatan	Efisiensi: produktivitas dalam menerima, memeriksa, dan memproses barang-barang baru
	Akurasi penempatan: tingkat keberhasilan menempatkan barang-barang yang masuk pada lokasi yang tepat
	Waktu siklus penerimaan: waktu yang diperlukan dari barang diterima hingga diproses dan disimpan
	Biaya per item: biaya sejak barang diterima, diproses, dan disimpan
Manajemen Pesanan	Akurasi pengambilan: ketepatan pengambilan barang sesuai pesanan pelanggan
	Waktu siklus pesanan: waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan sampai pengiriman
	Ketepatan waktu: persentase pesanan yang dikirim sesuai jadwal
	Biaya per pesanan: biaya untuk memproses pesanan sampai pengiriman
Kualitas Layanan	Tingkat kepuasan pelanggan: respons positif pelanggan terhadap pelayanan
	Tingkat pengembalian: persentase produk yang dikembalikan pelanggan dengan berbagai alasan
	Tingkat keluhan: jumlah dan jenis keluhan yang diterima dari pelanggan
Keamanan dan Keselamatan	Kecelakaan: jumlah insiden yang terjadi di gudang dalam periode tertentu
	Waktu tanpa insiden: total hari dihitung dari kecelakaan yang terakhir sampai hari ini
	Tingkat kepatuhan: jumlah kepatuhan terhadap standar keamanan dalam pekerjaan

4. Rancang Metode Pengukuran yang Tepat

Agar hasil KPI dapat diandalkan, penting untuk memiliki metode pengukuran yang konsisten dan dapat diterapkan secara berulang. 

Metode pengukuran yang baik harus sederhana, mudah dipahami oleh seluruh tim, dan akurat. Sebagai contoh, jika KPI yang diukur adalah akurasi inventaris, metode pengukuran bisa berupa perbandingan data stok tercatat dengan stok fisik secara berkala, misalnya setiap bulan.

5. Tentukan Tolok Ukur (Benchmark) dan Target yang Realistis

Untuk setiap KPI, penting untuk menetapkan benchmark atau tolok ukur. Benchmark ini bisa didasarkan pada data historis gudang, standar industri, atau perbandingan dengan performa kompetitor. 

Sebagai contoh, jika akurasi pengambilan pesanan sebelumnya adalah 92%, perusahaan dapat menetapkan target peningkatan menjadi 95%. Target ini memberi motivasi pada tim sambil tetap mempertahankan standar yang bisa dicapai.

6. Implementasikan KPI dan Pantau Kinerja Secara Berkala

Setelah KPI ditentukan, saatnya untuk mengimplementasikan dan memantau kinerja secara rutin. Pengukuran yang konsisten membantu perusahaan mengidentifikasi tren, menemukan masalah lebih awal, dan mengambil langkah yang dibutuhkan sebelum masalah semakin besar. 

Menggunakan teknologi seperti Warehouse Management System (WMS) atau dashboard KPI dapat membantu pemantauan dan analisis KPI secara real-time.

7. Evaluasi dan Penyesuaian KPI Sesuai Kebutuhan

KPI harus dievaluasi secara berkala untuk memastikan tetap relevan dengan kondisi gudang yang terus berubah. 

Perubahan dalam permintaan pasar, sistem teknologi, atau tujuan bisnis dapat mempengaruhi relevansi KPI yang sudah ada. 

Jika ada perubahan besar dalam strategi atau operasional, KPI mungkin perlu disesuaikan. Evaluasi berkala juga mendorong perusahaan untuk tetap melakukan perbaikan berkelanjutan.

Contoh KPI Gudang dan Cara Menghitungnya

Menghitung Key Performance Indicators (KPI) dalam pengelolaan gudang adalah cara untuk memahami seberapa baik gudang dalam mencapai tujuan operasionalnya. 

KPI yang dihitung dengan akurat membantu perusahaan melacak efisiensi, biaya, serta kualitas layanan, sekaligus mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. 

Berikut adalah beberapa contoh KPI penting dalam pengelolaan gudang beserta cara menghitungnya.

 

1. Akurasi Pemenuhan Pesanan / Order Fulfillment Accuracy

Deskripsi: Mengukur ketepatan dalam pengiriman produk sesuai dengan pesanan pelanggan. Akurasi yang tinggi menunjukkan bahwa proses pemilihan dan pengemasan produk telah berjalan dengan baik tanpa banyak kesalahan.

Rumus:

Akurasi Pemenuhan Pesanan = (Jumlah Produk yang Dikirim Benar / Jumlah Produk yang Dipesan) × 100%

Contoh: Jika terdapat 1.000 produk yang dipesan dan 950 produk dikirim dengan benar, maka:

(950 / 1000) × 100% = 95%

Hasil ini menunjukkan bahwa gudang memiliki akurasi 95% dalam pemenuhan pesanan, yang berarti masih ada ruang untuk perbaikan, terutama jika target perusahaan adalah 98% atau lebih.

2. Waktu Pemenuhan Pesanan / Order Fulfillment Time

Deskripsi: Mengukur persentase pesanan yang dipenuhi tepat waktu dari total pesanan yang diterima. Waktu pemenuhan pesanan yang singkat biasanya menunjukkan proses kerja yang efisien dan minim hambatan.

Rumus:

Waktu Pemenuhan Pesanan = (Jumlah Pesanan yang Dipenuhi Tepat Waktu / Total Jumlah Pesanan) × 100%

Contoh: Jika dalam satu bulan ada 900 pesanan, dan 850 di antaranya dipenuhi tepat waktu:

(850 / 900) × 100% = 94.4%

Artinya, 94,4% pesanan dipenuhi tepat waktu. Jika ini tidak memenuhi target perusahaan, maka proses pemenuhan pesanan perlu dievaluasi untuk mengurangi penundaan.

3. Efisiensi Penerimaan dan Penyimpanan Barang

Deskripsi: Mengukur efisiensi dalam proses penerimaan dan penyimpanan barang di gudang.

Rumus:

Efisiensi Penerimaan dan Penyimpanan = (Total Barang yang Diterima dan Disimpan / Jumlah Barang yang Dipesan) × 100%

Contoh: Jika dalam satu bulan dipesan 1.000 unit barang, dan 900 unit diterima serta disimpan dengan benar:

(900 / 1000) × 100% = 90%

Ini berarti 90% dari barang yang dipesan berhasil diterima dan disimpan dengan benar.

4. Waktu Putar Barang / Product Turnaround Time

Deskripsi: Mengukur waktu rata-rata yang diperlukan untuk mengeluarkan barang dari gudang sejak penerimaan. KPI ini menunjukkan seberapa cepat barang berputar atau bergerak melalui gudang, yang penting untuk menjaga ketersediaan stok.

Rumus:

Waktu Putar Barang=Tanggal Pengiriman−Tanggal Penerimaan

Contoh: Dalam kasus ini, jika produk diterima pada tanggal 1 April dan dikirim pada tanggal 10 April, waktu putar barangnya adalah:

Waktu Putar Barang = 10 − 1 = 9

 

Waktu Putar Barang=10−1=9 hari

5. Produktivitas Tenaga Kerja

Deskripsi: Mengukur produktivitas tenaga kerja dalam memproses barang, dihitung berdasarkan jumlah produk per tenaga kerja dan waktu kerja.

Rumus:

Produktivitas Tenaga Kerja = Jumlah Produk yang Diproses / (Jumlah Tenaga Kerja × Jumlah Jam Kerja)

Contoh: Jika 5 pekerja memproses 1.000 unit dalam 8 jam kerja:

1000 / (5 × 8) = 25 unit per jam per tenaga kerja

Hasil ini menunjukkan bahwa setiap pekerja rata-rata memproses 25 unit barang per jam. Ini bisa menjadi tolok ukur produktivitas yang diharapkan untuk proyek berikutnya.

6. Biaya Per Item dalam Penyimpanan

Deskripsi: Mengukur rata-rata biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan setiap unit barang dalam gudang. Hal ini mencakup biaya seperti sewa ruang, biaya peralatan, dan biaya lainnya yang terkait dengan penyimpanan.

Rumus:

Biaya Per Item = Total Biaya Penyimpanan/Total Barang yang Disimpan

​

 

Contoh Perhitungan: Jika total biaya penyimpanan dalam sebulan adalah Rp20.000.000 dan gudang menyimpan 10.000 unit barang, maka:

Biaya Per Item = 20000000/10000

                         = 𝑅𝑝2.000

Dengan biaya penyimpanan sebesar Rp2.000 per unit, perusahaan dapat memantau apakah angka ini masih dalam batas target dan menyesuaikan strategi biaya jika terjadi kenaikan.

7. Persentase Pengembalian Barang

Deskripsi: KPI ini mengukur persentase barang yang dikembalikan oleh pelanggan karena berbagai alasan, seperti kesalahan pengiriman atau produk yang rusak. Semakin rendah angka ini, semakin baik performa gudang.

Rumus: 

Persentase Pengembalian Barang = (Jumlah Barang yang Dikembalikan/Jumlah Total Barang yang Dikirim) ×100%

Contoh Perhitungan: Jika dari 1.000 produk yang dikirim, 30 di antaranya dikembalikan, maka persentase pengembaliannya adalah:

Persentase Pengembalian Barang = (30/1000)×100% = 3%

Persentase pengembalian yang rendah, seperti 3%, menandakan bahwa proses pemilihan dan pengemasan di gudang cukup akurat.

Tips untuk Meningkatkan Kinerja Gudang

Berikut adalah beberapa tips yang dapat diterapkan untuk meningkatkan kinerja gudang dan memastikan gudang berfungsi dengan maksimal.

1. Implementasikan Otomatisasi Proses

Teknologi otomatisasi semakin menjadi kebutuhan dalam pengelolaan gudang modern. Salah satu contoh utama adalah penggunaan Warehouse Management System (WMS), yang membantu dalam mengoptimalkan pengelolaan stok, pelacakan barang, dan pemetaan ruang penyimpanan. 

Dengan WMS, proses pemindaian barcode dan RFID menjadi lebih cepat dan akurat, sehingga mengurangi kesalahan manual. 

2. Berikan Pelatihan Rutin untuk Karyawan

Pelatihan rutin untuk karyawan, seperti pelatihan keselamatan, penggunaan peralatan, serta prosedur penanganan produk, dapat membantu meningkatkan efisiensi dan keselamatan kerja.

Pelatihan juga harus mencakup penggunaan teknologi terbaru jika ada implementasi baru, seperti WMS atau alat pemindai.

Selain itu, pelatihan keterampilan manajemen waktu dan pemecahan masalah bisa meningkatkan kemampuan karyawan dalam menghadapi tantangan operasional sehari-hari. 

Semakin terampil dan terlatih tenaga kerja gudang, semakin cepat dan efektif mereka dapat menjalankan tugasnya.

3. Optimalkan Penataan dan Penggunaan Ruang Gudang

Pengelolaan ruang yang efisien sangat penting untuk mengurangi waktu pencarian dan pengambilan barang. 

Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan menggunakan teknik penataan yang strategis, seperti metode ABC Analysis. 

Dengan metode ini, produk dengan permintaan tinggi (A) ditempatkan di area yang mudah diakses, sementara produk dengan permintaan lebih rendah (B dan C) ditempatkan lebih jauh.

Gudang juga dapat mempertimbangkan penggunaan sistem rak tinggi untuk memaksimalkan kapasitas ruang vertikal dan membuat jalur pemindahan barang yang logis untuk meminimalkan waktu tempuh karyawan. 

Baca juga: Memilih Jenis Rak Gudang Yang Sesuai Kebutuhan

4. Jaga Kondisi dan Pemeliharaan Peralatan

Peralatan seperti forklift, conveyor, pemindai barcode, dan alat pemindah barang lainnya adalah bagian penting dari operasional gudang. Peralatan yang tidak terawat bisa menyebabkan gangguan, menurunkan efisiensi, dan berpotensi menyebabkan kecelakaan. 

Pemeliharaan rutin dan inspeksi berkala sangat diperlukan untuk memastikan peralatan selalu dalam kondisi optimal.

5. Fokus pada Pengelolaan Stok yang Lebih Akurat

Salah satu teknik yang dapat diterapkan adalah just-in-time inventory untuk menghindari kelebihan stok dan mencegah biaya penyimpanan yang berlebihan. 

Selain itu, penghitungan stok secara berkala atau cycle counting membantu memastikan data inventaris tetap akurat tanpa perlu melakukan inventaris fisik besar-besaran yang memakan waktu.

6. Evaluasi Proses Operasional secara Berkala

Operasional gudang perlu dievaluasi secara berkala untuk memastikan bahwa setiap proses masih sesuai dengan tujuan bisnis. Kondisi pasar dan kebutuhan pelanggan bisa berubah, sehingga proses yang sebelumnya efektif mungkin perlu ditinjau dan disesuaikan.

Misalnya, gudang dapat mengidentifikasi langkah-langkah dalam pemenuhan pesanan yang memakan waktu terlalu lama atau menghambat kinerja, dan kemudian merampingkan proses tersebut.

Evaluasi berkala ini mencakup analisis KPI dan juga masukan dari karyawan yang berperan langsung dalam operasional. Dengan menggabungkan data dan wawasan langsung dari lapangan, perusahaan dapat terus meningkatkan kinerja gudang mereka.