Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin menyadari bahwa purchasing management adalah langkah awal dalam memastikan efisiensi operasional bisnis. Setiap aktivitas berikutnya dipengaruhi oleh ketepatan keputusan pembelian (purchasing) yang Anda buat.
Proses purchasing management bukan hanya sebuah aktivitas memilih produk, tetapi juga berperan langsung dalam menjaga alur persediaan yang sehat. Dengan strategi pembelian yang tepat, Anda dapat mengurangi risiko overstock maupun stockout, yang berarti lebih sedikit dana mengendap pada stok yang tidak terjual dan lebih banyak kesempatan untuk memenuhi permintaan pelanggan secara optimal.
Strategi ini membantu Anda menjaga arus kas tetap lancar dan meningkatkan efisiensi anggaran bisnis.
Apa itu Purchasing Management?
Purchasing management adalah proses pengadaan barang dari vendor/pemasok berdasarkan inventaris saat ini dan permintaan pelanggan untuk memastikan persediaan gudang dalam kondisi aman.
Purchasing management dimulai dengan menerima permintaan pesanan pembelian, diikuti oleh aktivitas seperti pembuatan pesanan pembelian, penerimaan barang, penyelesaian faktur, pemrosesan pembayaran, dan akhirnya pencatatan.
Mengapa Purchasing Management Diperlukan?
Sebagai pemilik bisnis, Anda pasti menginginkan proses yang dapat meningkatkan efisiensi, menekan biaya, dan menjamin ketersediaan produk sesuai kebutuhan pasar.
Purchasing management berperan penting dalam memenuhi tujuan ini, terutama dalam menjaga keseimbangan antara permintaan dan pasokan, serta memastikan bahwa bisnis Anda memiliki kendali atas anggaran dan inventaris.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa purchasing management menjadi sangat diperlukan dalam sebuah bisnis, yaitu:
1. Menjamin Ketersediaan Bahan dan Produk
Baik dalam manufaktur, jasa, maupun distribusi, purchasing management memastikan bahwa bahan baku atau produk yang diperlukan selalu tersedia tepat waktu.
Hal ini membantu mencegah gangguan dalam produksi atau layanan akibat kekurangan stok.
2. Mendukung Perencanaan Produksi dan Proyek
Purchasing management yang baik membantu merencanakan ketersediaan bahan dan perlengkapan untuk proyek atau produksi, sehingga tidak terjadi penundaan akibat kurangnya persediaan.
Bagi bisnis dengan kebutuhan bahan tertentu, pembelian dalam jumlah besar dari pemasok yang tepat dapat menghemat biaya dan waktu.
3. Proses Transaksi yang Efisien
Melalui purchasing management, semua transaksi pembelian dapat dicatat dan diakses dengan mudah. Purchasing management membantu memudahkan pelacakan pesanan, pengiriman, serta penerimaan barang yang masuk, dan memungkinkan analisis yang lebih akurat terhadap kebutuhan di masa mendatang.
4. Transparansi dan Akuntabilitas dalam Pembelian
Purchasing management yang transparan mengurangi risiko kesalahan dan miskomunikasi antar tim. Dokumentasi pembelian yang rapi dan terstruktur memungkinkan berbagai departemen untuk mengakses informasi yang diperlukan, mulai dari anggaran hingga rencana distribusi.
5. Mendapatkan Produk dengan Harga Terbaik
Salah satu tujuan purchasing management adalah mendapatkan bahan atau produk dengan kualitas terbaik dan harga yang wajar. Melalui analisis pemasok, riwayat pembelian, dan negosiasi yang efektif, bisnis dapat melakukan pembelian yang lebih hemat dan efektif.
6. Memenuhi Standar dan Kebutuhan Hukum
Purchasing management membantu memenuhi persyaratan hukum terkait akuntansi, audit, serta persyaratan kontrak dengan pemasok. Sistem dokumentasi yang lengkap dan rapi juga menjadi referensi saat terjadi permasalahan atau konflik kontraktual.
Langkah Strategis Dalam Proses Purchasing Management
Dalam mengelola pembelian, terdapat serangkaian langkah yang perlu diperhatikan untuk memastikan proses purchasing management berjalan lancar dan efisien. Setiap tahapan ini membantu bisnis dalam mendapatkan barang atau bahan baku yang sesuai kebutuhan, menjaga anggaran, dan memastikan hubungan yang baik dengan pemasok.
Berikut adalah langkah-langkah utama dalam strategi purchasing management yang perlu diperhatikan:
1. Menerima permintaan pembelian
Permintaan pembelian dengan rincian barang, spesifikasi, tujuan, dan jumlah dikirim oleh tim inventaris atau gudang ke tim manajemen pembelian. Dokumen ini akan diverifikasi dan divalidasi sebelum membuat pesanan pembelian yang sebenarnya.
2. Membuat pesanan pembelian (purchase order)
Setelah pemasok dipilih dan barang yang akan dibeli ditentukan, tim manajemen pembelian membuat purchase order atau PO yang berisi rincian seperti deskripsi barang, jumlah, satuan, syarat pembayaran, tanggal pengiriman yang diharapkan, biaya pengiriman, serta syarat dan ketentuan yang disepakati.
Baca juga: Perbedaan Sales Order dan Purchase Order
3. Persetujuan pesanan pembelian (purchase order)
Untuk memastikan pembelian tidak melebihi anggaran, pesanan pembelian diperiksa oleh manajer pembelian atau pemilik bisnis sebelum dikirim ke pemasok. Mereka memiliki kebebasan untuk menyetujui sepenuhnya, menyetujui sebagian, menyarankan perubahan, atau menolak permintaan pembelian dengan mempertimbangkan dampak pembelian tersebut terhadap bisnis.
Purchase order ini memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama terkait spesifikasi dan ketentuan pembelian, dan dokumen ini menjadi dasar yang mengikat bagi pemasok untuk menyediakan barang sesuai permintaan.
4. Penerimaan dan inspeksi barang
Setelah pesanan pembelian dibuat melalui sistem purchasing management, pemasok menyiapkan barang, mengirimkannya, dan mengantarkannya ke toko atau gudang.
Tim manajemen pembelian memeriksa barang yang dikirim untuk memastikan sesuai dengan spesifikasi dan standar kualitas, mencatat setiap penyimpangan, dan memproses catatan penerimaan barang atau Goods Received Notes (GRN) untuk menambahkan barang ke inventaris yang tersedia.
5. Persetujuan faktur
Salinan faktur akan dikirim melalui email, pos, atau diserahkan secara fisik bersama barang yang dikirim oleh pemasok.
Adapun tahapan pada proses ini, tim manajemen pembelian memiliki tugas, yaitu:
- Membandingkan barang dan jumlahnya antara yang dipesan dengan yang dikirim;
- Memverifikasi nilai pesanan pembelian yang dibuat dan nilai faktur; dan
- Mendiskusikan masalah kualitas, ketidakcocokan barang, dan penyesuaian pembayaran dengan pemasok.
6. Memproses pembayaran
Setelah faktur disetujui, langkah selanjutnya adalah melakukan pembayaran kepada pemasok. Proses ini sangat penting untuk memastikan pemasok menerima pembayaran sesuai syarat yang telah disepakati, baik dalam hal waktu maupun jumlah pembayaran. Pembayaran yang tepat waktu dapat memperkuat hubungan bisnis dengan pemasok dan menjaga kepercayaan dalam kerja sama jangka panjang.
Pada tahap ini, divisi keuangan akan memastikan bahwa semua data terkait pembayaran, seperti jumlah yang harus dibayarkan dan metode pembayaran yang digunakan, telah tercatat dengan benar.
Selain itu, tim akan memverifikasi adanya kebutuhan akan pengembalian barang, pengembalian dana, atau pembayaran yang tertunda. Hal-hal ini dipertimbangkan untuk menjaga keakuratan catatan keuangan bisnis dan memudahkan proses akuntansi serta audit di masa mendatang.
Tahapan pembayaran ini menandai akhir dari siklus purchasing management. Dengan menutup proses ini, bisnis dapat memastikan bahwa transaksi berjalan sesuai rencana, anggaran tetap terkendali, dan catatan keuangan terdokumentasi dengan baik untuk kebutuhan laporan dan audit.
0 komentar
Post a Comment