Pencatatan yang akurat dan terstruktur atas persediaan barang menjadi keharusan bagi perusahaan dari berbagai jenis industri, baik itu manufaktur, perdagangan, maupun jasa.
Persediaan barang yang dimaksud di sini adalah produk-produk yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual kepada pelanggan, bukan keseluruhan aset perusahaan.
Setiap perusahaan perlu memiliki sistem pencatatan yang tepat untuk mengawasi, mengontrol, dan mengoptimalkan penggunaan aset ini.
Pencatatan membantu perusahaan dalam mengevaluasi kondisi stok barang secara real-time. Dalam praktiknya, terdapat dua metode utama yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat persediaan barang, yaitu sistem periodik dan sistem perpetual.
Kedua metode ini memiliki pendekatan yang berbeda dalam hal bagaimana dan kapan pembaruan persediaan dilakukan, serta seberapa detail informasi yang tersedia bagi manajemen.
Memahami perbedaan antara sistem periodik dan perpetual sangat penting bagi perusahaan agar dapat memilih metode pencatatan yang paling sesuai dengan kebutuhan operasionalnya. Pilihan yang tepat akan mempengaruhi efisiensi bisnis, ketepatan informasi yang diperoleh, serta kemampuan perusahaan dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan.
Apa itu Sistem Perpetual dan Periodik?
Memahami pengertian dari kedua sistem ini, sistem perpetual dan periodik, sangat penting bagi perusahaan untuk menentukan metode mana yang paling sesuai dengan kebutuhan operasionalnya.
1. Sistem Perpetual
Sistem perpetual adalah metode pencatatan persediaan yang mencatat setiap perubahan dalam persediaan secara langsung dan berkelanjutan, setiap kali terjadi transaksi pembelian atau penjualan.
Dalam sistem ini, persediaan diupdate secara real-time, sehingga perusahaan selalu memiliki informasi terbaru mengenai jumlah dan nilai persediaan yang dimiliki.
Ketika perusahaan membeli barang untuk dijual kembali atau sebagai bahan baku untuk produksi, nilai barang tersebut langsung dicatat dalam akun persediaan.
Begitu juga ketika barang dijual, akun persediaan langsung dikredit, dan harga pokok penjualan (Cost of Goods Sold atau COGS) dicatat pada saat yang sama.
Dengan demikian, sistem perpetual memungkinkan perusahaan untuk mengetahui secara langsung berapa banyak barang yang tersisa dan berapa biaya yang telah dikeluarkan untuk barang yang terjual.
Sistem ini sering kali didukung oleh perangkat lunak akuntansi yang dapat mencatat dan melaporkan transaksi secara otomatis, sehingga meminimalkan kemungkinan kesalahan manusia dalam pencatatan.
Contoh perusahaan yang cocok menggunakan metode ini adalah perusahaan yang menjual barang dengan nilai tinggi dan frekuensi transaksi yang tidak terlalu besar, seperti kendaraan atau peralatan elektronik.
2. Sistem Periodik
Berbeda dengan sistem perpetual, sistem periodik mencatat persediaan barang dagang hanya pada akhir periode tertentu, seperti akhir bulan, kuartal, atau tahun.
Selama periode berjalan, setiap transaksi pembelian dan penjualan dicatat dalam akun yang terpisah, tanpa langsung mempengaruhi akun persediaan.
Dalam metode ini, pembelian barang dagang dicatat dalam akun pembelian, dan penjualan dicatat dalam akun penjualan.
Persediaan baru diperbarui ketika dilakukan stock opname pada akhir periode, di mana perusahaan secara fisik menghitung jumlah barang yang ada untuk menentukan nilai persediaan akhir.
Dari sini, perusahaan dapat menghitung harga pokok penjualan (COGS) dengan rumus: Persediaan Awal + Pembelian - Persediaan Akhir.
Karena sistem periodik tidak memerlukan pembaruan persediaan secara terus-menerus, metode ini lebih sederhana dan memerlukan administrasi yang lebih ringan dibandingkan dengan sistem perpetual.
Namun, kekurangan dari sistem ini adalah kurangnya informasi real-time mengenai persediaan, yang dapat menyulitkan perusahaan dalam mengambil keputusan cepat terkait pengelolaan stok.
Metode periodik sering digunakan oleh perusahaan yang memiliki volume barang yang tinggi dan nilai per unit barang yang relatif rendah, seperti perusahaan retail atau makanan, di mana frekuensi penjualan tinggi dan harga barang cenderung stabil.
Perbandingan Sistem Perpetual dan Periodik
Kedua sistem ini memiliki pendekatan yang berbeda dalam mencatat dan memantau persediaan, dan pemilihan antara keduanya sangat tergantung pada jenis bisnis, volume transaksi, dan kebutuhan informasi perusahaan.
Berikut ini adalah perbandingan antara sistem perpetual dan sistem periodik dalam berbagai aspek penting:
1. Frekuensi Pembaruan Persediaan
- Sistem Perpetual: Pembaruan persediaan dilakukan secara real-time setiap kali terjadi transaksi pembelian atau penjualan. Perusahaan selalu memiliki data terkini mengenai jumlah dan nilai persediaan yang tersedia, yang memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang cepat dan akurat.
- Sistem Periodik: Pembaruan persediaan hanya dilakukan pada akhir periode tertentu, seperti akhir bulan, kuartal, atau tahun. Selama periode berjalan, perubahan dalam persediaan tidak dicatat, sehingga perusahaan tidak memiliki akses langsung ke informasi persediaan hingga dilakukan stock opname pada akhir periode.
2. Kompleksitas Administrasi
- Sistem Perpetual: Memerlukan administrasi yang lebih kompleks karena setiap transaksi harus dicatat secara langsung dalam akun persediaan. Sistem ini sering kali didukung oleh perangkat lunak akuntansi canggih untuk mempermudah pencatatan dan pelaporan yang terus-menerus.
- Sistem Periodik: Lebih sederhana dalam hal administrasi harian karena tidak memerlukan pembaruan persediaan secara terus-menerus. Transaksi hanya dicatat dalam akun pembelian dan penjualan, tanpa langsung mempengaruhi akun persediaan.
3. Akurasi Informasi
- Sistem Perpetual: Menyediakan informasi yang sangat akurat dan up-to-date tentang persediaan dan harga pokok penjualan (COGS). Karena data selalu diperbarui, perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi perbedaan atau masalah seperti kehilangan atau pencurian barang.
- Sistem Periodik: Informasi persediaan mungkin kurang akurat selama periode berjalan karena tidak ada pembaruan kontinu. Akurasi hanya diperoleh setelah stock opname dilakukan pada akhir periode.
4. Kebutuhan Stock Opname
- Sistem Perpetual: Karena persediaan selalu diperbarui secara real-time, kebutuhan untuk melakukan stock opname rutin berkurang. Stock opname biasanya hanya dilakukan sebagai verifikasi atau kontrol tambahan, bukan kebutuhan utama untuk memperbarui catatan persediaan.
- Sistem Periodik: Stock opname merupakan bagian yang sangat penting dari sistem ini, karena pembaruan persediaan dilakukan berdasarkan hasil penghitungan fisik pada akhir periode.
5. Kesesuaian dengan Jenis Bisnis
- Sistem Perpetual: Lebih cocok untuk perusahaan yang menjual barang dengan nilai tinggi dan volume rendah, seperti peralatan elektronik, kendaraan, atau barang mewah.
- Sistem Periodik: Biasanya digunakan oleh perusahaan yang memiliki volume barang yang tinggi dan nilai per unit yang relatif rendah, seperti perusahaan retail, grosir, atau bisnis makanan.
6. Pengendalian dan Pemantauan Persediaan
- Sistem Perpetual: Memberikan kontrol yang lebih ketat terhadap persediaan karena memungkinkan pemantauan yang terus-menerus. Setiap perbedaan atau ketidaksesuaian dapat segera diidentifikasi dan ditindaklanjuti, yang membantu mencegah kerugian.
- Sistem Periodik: Pengendalian persediaan lebih terbatas karena hanya dilakukan pada akhir periode. Ini dapat menyebabkan kesulitan dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah seperti kehilangan atau kerusakan barang secara tepat waktu.
Kapan Menggunakan Sistem Perpetual atau Periodik
Setiap metode, baik sistem perpetual maupun periodik, memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri, dan pilihan yang tepat tergantung pada berbagai faktor seperti jenis bisnis, volume transaksi, serta kebutuhan informasi perusahaan.
Berikut adalah panduan kapan sebaiknya menggunakan sistem perpetual atau periodik.
1. Sistem Perpetual: Kapan Digunakan?
Sistem perpetual cocok untuk perusahaan yang memerlukan informasi persediaan yang akurat dan real-time. Sistem ini ideal dalam situasi berikut:
a. Perusahaan dengan Produk Bernilai Tinggi
Jika bisnis Anda menjual barang-barang dengan nilai per unit yang tinggi, seperti kendaraan, peralatan elektronik, perhiasan, atau mesin, sistem perpetual sangat direkomendasikan.
Dengan sistem ini, setiap transaksi langsung tercatat, sehingga Anda selalu memiliki gambaran terkini mengenai stok barang yang tersedia dan nilainya.
Akurasi ini sangat penting untuk barang-barang yang mahal, di mana kesalahan dalam pengelolaan persediaan bisa berakibat signifikan terhadap laporan keuangan.
b. Bisnis dengan Volume Transaksi Rendah dan Margin Tinggi
Perusahaan yang memiliki volume transaksi relatif rendah tetapi dengan margin keuntungan yang tinggi, seperti distributor barang mewah atau bisnis manufaktur khusus, dapat sangat diuntungkan dengan sistem perpetual.
Sistem ini membantu dalam pengawasan yang ketat terhadap persediaan dan margin keuntungan, memastikan bahwa setiap barang yang keluar dan masuk tercatat dengan baik.
c. Penggunaan Teknologi Tinggi dan Sistem Otomatisasi
Jika perusahaan Anda telah mengadopsi teknologi tinggi dalam manajemen persediaan, seperti penggunaan perangkat lunak akuntansi atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning), sistem perpetual adalah pilihan yang tepat.
Teknologi ini memungkinkan pencatatan dan pemantauan persediaan secara otomatis, mengurangi kesalahan manual, dan memberikan akses cepat ke data persediaan kapan saja.
d. Kebutuhan Pelaporan Real-Time
Jika bisnis Anda membutuhkan laporan keuangan dan laporan persediaan secara real-time, misalnya untuk membuat keputusan bisnis cepat atau memenuhi persyaratan regulasi, sistem perpetual akan memenuhi kebutuhan ini.
Dengan sistem perpetual, manajemen dapat mengakses informasi persediaan yang up-to-date setiap saat, membantu dalam perencanaan dan pengambilan keputusan strategis.
2. Sistem Periodik: Kapan Digunakan?
Sistem periodik lebih sesuai untuk perusahaan yang memiliki volume barang besar dan nilai per unit rendah, di mana informasi real-time tidak terlalu diperlukan. Sistem ini cocok dalam situasi berikut:
a. Perusahaan dengan Volume Tinggi dan Nilai Barang Rendah
Bisnis yang menjual produk dengan volume tinggi tetapi dengan nilai per unit yang rendah, seperti grosir, retail, atau toko kelontong, lebih cocok menggunakan sistem periodik.
Dalam situasi ini, melakukan pembaruan persediaan setiap kali ada transaksi bisa menjadi pekerjaan yang terlalu rumit dan tidak efisien. Sistem periodik memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih sederhana, tanpa perlu mencatat setiap transaksi secara detail.
b. Bisnis dengan Sumber Daya Terbatas
Jika perusahaan Anda adalah usaha kecil atau menengah dengan sumber daya keuangan dan teknologi yang terbatas, sistem periodik bisa menjadi pilihan yang lebih ekonomis.
Sistem ini tidak memerlukan perangkat lunak atau teknologi canggih untuk implementasinya, dan administrasi harian dapat dilakukan dengan mudah tanpa memerlukan keahlian khusus dalam manajemen persediaan.
c. Produk dengan Permintaan Stabil dan Harga Konsisten
Bisnis yang menjual produk dengan permintaan stabil dan harga jual yang konsisten, seperti barang konsumsi sehari-hari atau produk makanan, sering kali menggunakan sistem periodik.
Karena harga dan permintaan tidak banyak berubah, perusahaan dapat mengandalkan pengecekan persediaan di akhir periode tanpa perlu khawatir tentang fluktuasi harga atau perubahan cepat dalam stok barang.
d. Bisnis yang Tidak Memerlukan Informasi Real-Time
Jika bisnis Anda tidak memerlukan informasi persediaan secara real-time untuk operasional harian, sistem periodik sudah cukup memadai.
Perusahaan yang tidak terlalu bergantung pada informasi langsung untuk pengambilan keputusan dapat menggunakan sistem periodik, di mana laporan persediaan dan biaya barang terjual (COGS) baru tersedia setelah akhir periode.
Contoh Studi Kasus Pencatatan Persediaan Pada Perusahaan Manufaktur
Latar Belakang:
"Industri Baja Nusantara" adalah perusahaan manufaktur yang memproduksi berbagai komponen logam untuk industri otomotif.
Mengingat skala produksi yang besar dan kebutuhan untuk memantau persediaan bahan baku dan barang jadi secara ketat, perusahaan ini memerlukan sistem yang bisa memberikan informasi persediaan secara akurat dan terus-menerus.
Baca juga: Ini Lho Jenis-Jenis Contoh Perusahaan Manufaktur di Indonesia
Implementasi Sistem Perpetual:
Industri Baja Nusantara mengimplementasikan sistem perpetual untuk semua lini produksinya. Setiap pengambilan bahan baku dari gudang dan setiap produk jadi yang dihasilkan langsung tercatat dalam sistem.
Manajemen perusahaan selalu mengetahui jumlah persediaan bahan baku yang tersedia, barang dalam proses, dan barang jadi.
Sistem ini juga terintegrasi dengan modul produksi, sehingga setiap perubahan dalam persediaan langsung tercermin dalam laporan keuangan dan operasional.
Hasil:
Dengan sistem perpetual, Industri Baja Nusantara dapat mengurangi limbah dan memastikan bahwa produksi selalu berjalan lancar tanpa gangguan akibat kekurangan bahan baku. Selain itu, mereka dapat merespons permintaan pasar dengan cepat, karena selalu mengetahui kapasitas produksi yang tersedia.
0 komentar
Post a Comment