Tujuan, Jenis Konferensi Pers dan Aspek Penting dalam Penyelenggaraannya

Author -  Nidaur Rahmah

Jika ada suatu isu atau berita penting di republik ini, kita sering menenumakan pejabat atau seseorang yang melakukan sebuah konferensi pers. Konferensi pers adalah media konferensi yang umumnya dilakukan oleh pejabat atau public figure ketika ingin memberikan sejumlah informasi pengting kepada semua reporter dalam waktu yang bersamaan.

Dengan kegiatan konferensi pers ini reporter dapat dengan mudah mengajukan pertanyaan. Sejumlah pihak lebih memilih untuk melakukan konferensi pers dibandingkan harus berhadapan dengan wartawan secara individu. Alasannya, tak lain adalah karena melalui konferensi persi suatu kasus akan lebih mudah diterangkan oleh narasumber secara resmi dan akan menjadi berita utama saat diliput oleh sejumlah media. Bahkan, dengan mudah akan menjadi viral.

Via kabar24.bisnis.com

Pengertian Konferensi Pers

 
Press Conference atau konferensi pers adalah pertemuan yang diselenggarakan oleh seseorang-baik secara pribadi maupun sebagai wakil suatu lembaga dengan mengundang para wartawan atau reporter dengan tujuan untuk menyampaikan sejumlah informasi beserta penjelasan secara bertanyajawab mengenai suatu isu atau persoalan yang sedang hangat diperbincangkan oleh publik.

Di dalam sebuah organisasi baik perusahaan swasta maupun lembaga negara, konferensi pers merupakan salah satu dari kegiatan Media Relations. Selain itu, kegiatan ini merupakan alat yang berfungsi sebagai media penyampaian pesan organisasi kepada publik melalui media. 

Acara pertemuan di dalam konferensi pers tersebut juga bertujuan untuk mempertahankan eksistensi organisasi. 

Konferensi pers ini dianggap penting karena merupakan tugas dan merupakan fungsi public relations (humas ) serta perwujudan dari pertanggung jawaban dan pengelolaan organisasi dalam menjalin hubungan dengan media/pers.

Baca juga: Tugas Marketing Public Relations

 

Tujuan Konferensi Pers



Adapun beberapa tujuan konferensi pers adalah:

  1. Menyampaikan informasi positif kepada publik (masyarakat luas).
  2. Memberikan kabar yang benar atau membantah berita hoax yang beredar.
  3. Meningkatkan citra (brand image) yang dapat menunjang pemasaran suatu produk/program baru yang akan dikeluarkan.
  4. Menjalin dan memelihara hubungan baik secara langsung dengan pers.

 

Jenis-Jenis Acara Pers


Ada tiga jenis acara pers yang bisa diselenggarakan oleh seseorang atau pihak yang mewakili lembaga/institusi/organisasi, yaitu:

a. Konferensi Pers (Press Conference)

Yaitu pertemuan dengan mengundang para wartawan untuk bisa berkumpul sehingga mereka akan mendapatkan informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan oleh publik.

b.  Resepsi Pers (Press Reception)

Yaitu acara kumpul kalangan pers yang didesain lebih menyenangkan, lebih terencana dan terorganisir. Acara ini diselenggarakan dengan disertai jamuan makanan, entah itu berupa lunch atau dinner tergantung waktu pelaksanaannya.

Dalam acara press reception ini, para reporters akan diundang untuk meliput suatu acara, mendengarkan keterangan-keterangan resmi dari pembicara atau narasumber. 

Kelebihan resepsi pers ini adalah mampu mendekatkan hubungan antara para reporter dengan seseorang atau organisasi yang bertindak sebagai pihak penyelenggaranya.

c.  Kunjungan Pers (Facilitiy Visit)

Yaitu pihak penyelenggara mengundang sejumlah media untuk mengunjungi pabrik, menghadiri acara peresmian kantor baru, atau acara demonstrasi launching produk baru. 

Acara kunjungan pers ini biasanya pihak penyelenggara akan memberikan fasilitas transportasi, jamuan, selingan ramah tamah, dan akomodasi menginap untuk tempat atau lokasi yang berada di luar kota.

Itulah ulasan mengenai jenis-jenis acara pers. Di Indonesia sendiri biasanya ketiganya disebut konferensi pers.

Aspek Penting dalam Menggelar Konferensi Pers


Ada beberapa aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan dalam konferensi pers, yaitu:

1. Penjadwalan sebuah konferensi pers

Pemilihan waktu untuk jadwal konferensi pers menjadi aspek yang amat penting. Pemilihan jadwal yang tidak tepat dapat menyebabkan sejumlah media memutuskan tidak hadir atau terlambat untuk hadir. Misalnya, ketika konferensi pers dilaksanakan di pagi hari, media yang bisa hadir mungkin sedikit. Karena, bisa saja reporter terjebak macet.

Untuk di Indonesia sendiri, waktu terbaik untuk menyelenggarakan konferensi pers adalah siang hari. Alasannya, para reporter tersebut mempunyai waktu untuk melakukan riset tentang isu atau permasalahan yang akan disampaikan dalam acara konferensi pers tersebut.

Siapkan rundown acara yang detail untuk menentukan durasi waktu konferensi pers yang akan berlansung.

2. Tentukan waktu dan tempat

Aspek penting selanjutnya adalah menentukan tempat diselenggarakannya konferensi pers. Sebagai tips tambahan, sebaiknya kamu memilih tempat yang:

  • Indoor
  • Kondusif
  • Memiliki pencahayaan yang baik
  • Mudah diakses dari beberapa kantor media

3. Undangan dan Pemisahan media

Setelah menentukan waktu dan tempat penyelenggaraannya, kamu bisa mulai membuat undangan dan menyebarkannya ke sejumlah media.

Pertama, tentukan media utama mana saja yang ingin kamu undang. Di sini, kamu bisa memisahkan antara media utama dan media pendukung lainnya.

Meia utama artinya media yang memiliki fokus besar terhadap permasalahan atau isu yang penting di industrimu tersebut.

Misalnya, kamu bekerja di lembaga pemerintahan. Maka, kamu bisa mengundang media seperti Metro TV, TV One, dan Kompas. Kemudian, barulah undang media pendukung lainnya yang juga membahas politik dan pemerintahan, sebagai contoh ada Tempo, Detik, Kumparan, Narasi TV, dan lain sebagainya.

4. Press-kit

Press-kit adalah informasi penting yang dikeluarkan oleh pembicara yang akan menyampaikan konferensi pers-nya. Biasanya, press-kit atau press release ini diberikan kepada media yang akan meliputnya.

Press-kit ini menjadi aspek yang penting agar konferensi pers dapat berjalan dengan apik dan rapi. Press-kit ini sebaiknya diberikan sekaligus sebagai undangan konferensi pers. Dengan demikian, reporter bisa memahami topik yang akan dibahas dalam konferensi pers tersebut.

Sementara itu hal-hal yang harus diperhatikan oleh pembicara dalam acara konferensi pres adalah:

  1. Pembicara sebaiknya menyampaikan sejumlah informasi tersebut kurang lebih dari 15 menit dan kemudian dilanjutkan dengan sesi tanya jawab.
  2. Pembicara harus menguasai informasi yang akan disampaikan dan siap untuk menjawab pertanyaan dari berbagai awak media dengan singkat, padat dan jelas.
  3. Pembicara dibatasi hanya tiga orang aja supaya penyampaian informasi tersebut tidak membingungkan.

Itulah ulasan mengenai apa itu konferensi pers, tujuan, jenis-jenisnya, dan aspek-aspek penting yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi pers.

0 komentar

Post a Comment