Pengertian, Kriteria dan Penyusunan Spesifikasi Teknis

Spesifikasi teknis merupakan uraian ketentuan-ketentuan yang disusun oleh pengguna barang/jasa secara lengkap dan jelas mengenai suatu barang/jasa, metode dan hasil akhir pekerjaan yang diinginkannya. 

Spesifikasi ini akan memberikan informasi serinci mungkin kepada penyedia barang/jasa sehingga dapat memasok barang/jasa sesuai dengan yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pengguna barang/jasa.

Pengertian Spesifikasi

Menurut Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), yang dimaksud dengan spesifikasi adalah kriteria dari barang/jasa yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa yang ketika dimanfaatkan memiliki nilai tambah. Spesifikasi tersebut tertuang di dalam dokumen kontrak tertulis yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Spesifikasi barang/jasa menjadi suatu uraian terperinci yang wajib dipenuhi oleh Penyedia mengenai persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan, seperti kualitas, material, metode kerja dan standar kualitas pekerjaan dan lainnya.

Tujuan Spesifikasi

Tujuan utama dibuatnya dokumen spesifikasi teknis suatu barang atau produk adalah agar penyedia barang/jasa melaksanakan pekerjaannya mencapai produk akhir yang memenuhi keinginan dari pemilik pekerjaan (owner).

Selain itu, berikut ini adalah tujuan spesifikasi barang:

1. Untuk mencapai prinsip pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel. 
2. Mempromosikan penggunaan barang/jasa produksi dalam negeri. 
3. Menghasilkan barang/jasa yang tepat dalam hal waktu, jumlah, mutu, harga, lokasi serta dapat dipertanggungjawabkan.

Fungsi Spesifikasi Barang/Jasa

Dalam pengadaan barang/jasa, spesifikasi berfungsi:

1. Sebagai media komunikasi antara pengguna (user) dan penyedia barang/jasa.
2. Sebagai pedoman penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) bagi peserta tender pengadaan barang/jasa dalam mengajukan penawaran.
3. Manjadi pedoman atau acuan bagi penyedia barang/jasa dalam melaksanakan pekerjaan. 
4. Menjadi pedoman bagi pengawas dalam melakukan monitoring penyedia barang/jasa dalam pelaksanaan pekerjaan.
5. Menjadi pedoman bagi pimpinan proyek yang mewakili pemilik pekerjaan atau sebagai pengguna, dalam mempertanggung jawabkan proyek secara keseluruhan.

 Baca juga: Pengertian RAB, RAP, dan Contoh Format Penyusunannya

 

Manfaat Spesifikasi

Spesifikasi yang disusun pengguna secara rinci dan jelas dapat memebrikan beberapa manfaat, di antaranya adalah sebagai berikut.

• Menguji barang/jasa dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa.
• Penyedia barang/jasa akan terdorong untuk memberikan solusi lain yang lebih inovatif, yang menawarkan nilai uang atau value of money yang lebih baik kepada pengguna barang/jasa.
• Terciptanya kompetisi dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa.

Jenis-Jenis Spesifikasi

Sebagai dokumen tender proyek yang menjelaskan persyaratan teknik pekerjaan yang akan ditenderkan, jenis-jenis spesifikasi terdiri dari:

1. Spesifikasi produk akhir (End Result Specification / Performance Specification), yaitu jenis spesifikasi dimana yang mempersyaratkan dimensi dan kualitas produk akhir yang harus dicapai, tanpa mempersoalkan metode kerja untuk mencapai hasil akhir tersebut.
2. Spesifikasi proses kerja (Process Specification), yaitu jenis spesifikasi yang mengatur semua ketentuan yang harus dilaksanakan oleh penyedai selama proses pelaksanaan pekerjaan sehingga hasil kerja yang diperoleh sesuai dengan yang dibutuhkan.
3. Spesifikasi bertahap (Multi Step and Method Specification), yaitu jenis spesifikasi yang mengatur mulai dari langkah pelaksanaan, material, metode kerja hingga hasil kerja yang diharapkan.

Kriteria Barang/Jasa yang Termuat di dalam Spesifikasi

Dalam pengadaan barang/jasa, spesifikasi harus disusun oleh pengguna secara rinci dan jelas. Tujuannya adalah agar penyedia barang/jasa memperoleh informasi yang utuh ketika akan mengikuti tender pengadaan barang/jasa.

Karena itu, terdapat beberapa kriteria yang harus diperhatikan oleh pemilik pekerjaan dalam hali ini K/L/PD ketika menyusun spesifikasi, yaitu sebagai berikut:

1. Merek

Pemilik atau pengguna dapat menyampaikan kebutuhan barang/jasa dengan menyebutkan merek atau nama produk, terutama untuk barang/jasa yang merupakan paten.

2. Kualitas barang/jasa

Kualitas barang/jasa yaitu tingkat mutu barang/jasa  yang dibutuhkan oleh pengguna yang meliputi fungsi, keandalan, kompatibilitas, dan lain sebagainya.

3. Standar industri

Pengguna atau pemilik proyek memiliki kesempatan untuk membuat spesifikasi atau standar sendiri berdasarkan kebutuhan. Pemilik proyek dapat mengacu pada beberapa standar eksternal seperti standar industri, standar nasional (SNI), dan standar internasional (ISO).

4. Kuantitas, waktu dan lokasi

Ketika pengguna atau pemilik proyek akan melaksanakan pengadaan barang/jasa tentunya harus mencantumkan kuantitas barang/jasa, yaitu jumlah barang/jasa yang dibutuhkan. Sedangkan waktu dan lokasi adalah kapan waktu pelaksanaannya dan dimana lokasi pekerjaan tersebut akan dilaksanakan atau diserahkan (untuk pengadaan barang).

5. Pelayanan purna jual

Layanan purna jual merupakan jasa yang ditawarkan oleh penyedia dari produsen kepada pengguna atau pemilik pekerjaan setelah transaksi pembayaran dilakukan sebagai jaminan mutu untuk produk barang/jasa yang diberikan.

6. Komposisi

Komposisi merupakan susunan zat dari suatu barang, disertai dengan karakteristik dari masing-masing unsur pembentuknya.

Tidak semunaya kriteria di atas harus ada di dalam spesifikasi yang dibuat oleh pengguna atau pemilik pekerjaan. Hal ini tergantung dengan jenis barang/jasa yang akan ditenderkan.

Struktur Spesifikasi Teknis

Struktur spesifikasi teknis yang baku terdiri dari:

1. Umum (uraian): tebal; benda uji; Toleransi; rujukan; batasan cuaca; dll.
2. Material: spesifikasi; sumber pasokan; dll.
3. Peralatan dan metoda pelaksanaan
4. Pembuatan dan produksi campuran
5. Pengendalian dan pengujian mutu di lapangan.
6. Pengukuran dan pembayaran

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu spesifikasi teknis dalam sebuah tender pengadaan barang/jasa pemerintah. Semoga menambah pemahaman!