Memahami Apa itu Action Plan dan Cara Menyusunnya

Sebuah organisasi atau perusahaan tentunya memiliki target atau sasaran yang ingin dicapai. Contohnya penjualan produk perusahaan A pada tahun 2021 ditargetkan mencapai 6,5 miliar rupiah atau meningkat 30% dibandingkan tahun sebelumnya, 5 miliar rupiah.

Untuk mencapai target tersebut, perusahaan perlu membuat action plan sehingga manajemen dapat memetakan apa yang harus dilakukan demi mencapai target yang telah ditetapkan.

Pengertian Action

Action plan atau inisiatif strategis merupakan langkah strategis yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan untuk mewujudkan sasaran startegisnya.

Perumusan action plan dibuat dengan suatu pernyataan kualitatif berupa langkah besar yang akan dilaksanakan di masa depan untuk mewujudkan sasaran strategis.

Tujuan Action Plan

Tujuan dari action plan, antara lain:

1. Mengidentifikasi apa saja yang harus dilakukan
2. Menguji dan membuktikan bahwa:

• Sasaran atau target dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan
• Adanya kemampuan untuk mencapai target
• Tersedianya sumber daya yang dibutuhkan
• Informasi ataupun data yang dibutuhkan untuk mendukung tercapainya target atau sasaran perusahaan dapat diperoleh
• Terdapat alternatif yang harus diperhatikan.

3. Action plan memudahkan komunikasi antara masing-masing unit kerja dalam organisasi.

4. Mensupport pegawai atau stakeholders lain dalam organisasi untuk mencapai target organisasi.

Kriteria Action Plan yang Baik

Action plan yang dijalankan dengan baik dan efektif oleh perusahaan tentunya akan mempermudah pihak yang terkait untuk mencapai tujuan. Berikut ini beberapa kriteria action plan dikatakan baik, antara lain:

Via Pixabay.com

1. Specific (spesifik) :

Action plan yang dibuat haruslah spesifik atau jelas dan berkaitan dengan keadaan yang ingin diubah. Action plan perlu penjelasan secara pasti berapa Sumber Daya Manusia (SDM) yang dibutuhkan, apa saja syaratnya, bagaimana dan kapan mengkomunikasikannya.

2. Measurable (terukur) :

Action plan harus dapat menunjukkan apa yang sesungguhnya akan dicapai.

3. Attainable/achievable atau accepted (dapat dicapai atau diterima) :

Action plan harus dapat dicapai dengan teknik dan metode yang bisa dilakukan. Inisiatif strategis tersebut efektif dan tidak harus membutuhkan anggaran yang besar.

4. Realistic (nyata) :

Action plan harus sesuai (logic) dan bisa diterapkan di suatu organisasi atau di suatu wilayah dengan populasi yang menjadi target.

5. Time bound (sesuai waktu) :

Action plan dibutuhkan dengan target waktu tertentu atau sesuai dengan timing-nya agar kegiatan dapat berjalan efektif.

Langkah Penyusunan Action Plan

Dalam membuat action plan secara umum yang pertama kali dilakukan oleh perusahaan adalah melakukan analisis situasi, menetapkan prioritas masalah, merumuskan masalah, mencari penyebab masalah dengan salah satunya memakai metode fishbone.

Untuk selengkapnya berikut ini langkah-langkah penyusunan action plan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan:

a. Identifikasi Masalah

Organisasi atau perusahaan perlu menentukan permasalahan apa saja yang sedang dan akan dialami. Kemudian akan dilakukan analisis penyebab masalah, perusahaan dapat melihat keadaan atau situasi yang ada saat ini dan mencoba menggambarkan keadaan tersebut nantinya sesuai dengan yang diharapkan.

b. Perumusan Tujuan Umum

Dengan melihat situasi yang ada saat ini dengan gambaran situasi hasil akhir (outcome), maka dapat dirumuskan tujuan umum program atau kegiatan yang akan dilaksanakan.

c. Perumusan Tujuan Khusus

Perusahaan merumuskan tujuan khusus yang bersifat spesifik, dapat diukur (kuantitatif) dengan batas waktu pencapaian untuk mencapai tujuan umum.

Apa saja target yang diinginkan dituangkan secara positif dalam bentuk pernyataan. Penentuan indikator tujuan khusus tersebut dapat menggunakan kriteria action plan S.M.A.R.T (Smart, Measurable, Attainable, Realistic, Time-bound)

d. Penentuan Kriteria Keberhasilan

Selanjutnya perusahaan perlu menentukan kriteria keberhasilan atau indikator keberhasilan dari suatu rencana kegiatan yang disesuaikan dengan tujuan khusus yang telah dibuat. Hal ini bertujuan agar perusahaan tahu seberapa jauh program atau kegiatan yang direncanakan tersebut berhasil atau tercapai.

Action plan yang disusun haruslah mengandung unsur 5W+1H, yaitu:

• Who : Siapa yang harus bertanggung jawab untuk melaksanakan action plan?
• What : Produk atau kegiatan spesifik apa yang akan dikerjkakan?
• How Much : Berapa banyak jumlah produk atau kegiatan yang spesifik?
• Whom : Siapa target sasaran yang terkena program?
• Where : Dimana lokasi yang akan dikenai program pelaksanaan?
• When : Kapan waktu pelaksanaan kegiatan atau program?

Action plan dapat disusun dalam bentuk matriks (Gantt Chart) yang berisikan rincian kegiatan, tujuan, sasaran, target, waktu, besaran kegiatan (volume), dan hasil yang diharapkan.

Perbedaan Pekerjaan Rutin dan Action Plan, dan Hubungannya dengan Target

Gambar di bawah ini akan memetakan perbedaan pekerjaan rutin dan action plan. Selain  itu, ada juga yang disebut dengan target. Lalu, apa hubungan pekerjaan rutin, action plan ,dan target, serta apa perbedaan pada ketiganya? Baca selengkapnya penjelasan berikut ini.

Pekerjaan sehari-hari atau rutinatas yang dilakukan dengan seperti biasanya (tanpa target tertentu), maka kita akan mendapatkan hasil yang sehari-hari atau malah mendapatkan hasil yang lebih buruk dari pencapaian sebelumnya. Hal tersebut bisa terjadi dikarenakan beberapa faktor, seperti:

• Adanya tren yang mengalami perubahan, seperti jumlah kompetitor yang semakin banyak.
• Pelanggan yang semakin kritis akan produk atau layanan yang diberikan.
• Adanya aus pada mesin produksi (jika perusahaan atau industri).
• Adanya orang baru yang kurang berpengalaman sehingga membuat hasil produksi atau layanan yang diberikan tidak sesuai target.

Namun, apabila pekerjaan rutin yang dikerjakan ternyata mencapai target, sesungguhnya pencapaian target tersebut lebih karena ”by accident”, bukan ”by design”, misalnya:

• Trend kenaikan penjualan sejalan dengan pertumbuhan ekonomi yang semakin baik di masyarakat.
• Permintaan produk atau layanan meningkat karena daya beli masyarakat membaik, atau karena trend terhadap produk yang dijual membaik.

Banyak organisasi atau perusahaan yang terjebak dengan rutinitas, sehingga tidak ada waktu untuk mengerjakan suatu action plan. Perusahaan terjebak dengan rutinitas dikarenakan beberapa hal seperti:

• Untuk mengerjakan pekerjaan rutin saja, waktunya sudah tidak cukup (sudah pulang malam)
• Karyawan atau pihak lain yang terkait tidak bisa menunda pekerjaan rutinitas yang diberikan kepadanya. Sedangkan action plan yang telah dibuat bersama bisa ditunda, akhirnya prioritas jatuh pada pekerjaan rutin
• Kurang orang; dan lain sebagainya

Sebagaimana diketahui action plan merupakan sebuah proses yang ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan (target). Namun, kebanyakan manajemen sebuah organisasi atau perusahaan terjebak pada pencapaian hasil (pencapaian target) bukan pada cara untuk mencapai target tersebut (action plan).

Setiap kali karyawan melaksanakan meeting hanya fokus pada pencapaian hasil atau target. Pihak manajemen kurang melakukan monitoring pelaksanaan action plan sebagai penyebab tidak tercapainya target yang telah ditetapkan.


Berdasarkan hubungan anatara action plan dengan target dan pekerjaan rutinan tersebut di atas, maka ada persyaratan penting pada action plan yang harus dipenuhi:

 1. Action plan bukanlah sebuah penjabaran target dan juga bukan pekerjaan rutin.

Contohnya:

• Target penjualan produk sebesar 4 miliar, maka action plan bukan berisi target divisi A adalah 1,5 miliar, target divisi B adalah 2,5 miliar.

• Melakukan monitoring pencapaian sales tiap bulan, mengunjungi pelanggan setiap 6 bulan, melakukan audit ISO 9001 setiap 6 bulan, membahas setiap claim yang masuk, dan melakukan meeting koordinasi atau tugas rutin yang lainnya yang kesemuanya tersebut merupakan sudah rutinitas dilakukan.

2. Action Plan merupkan kegiatan atau aktivitas kerja baru yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Selain itu, action plan juga bisa berupa program improvement yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi kelemahan sistem yang sudah ada.

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu action plan, tujuannya, langkah-langkah penyusunannya. Semoga organisasi atau perusahaan Anda dapat menerapkan action plan yang benar setelah memahami konsep action plan di atas.