Pengertian Sasaran Mutu dan Perencanaan Organisasi untuk Mencapainya

Sasaran mutu adalah target kerja mutu yang ingin dicapai oleh organisasi atau perusahaan, baik dari level paling tinggi maupun sampai level paling rendah.

Sasaran mutu di level top manajemen dan di masing-masing divisi secara bersamaan akan merencanakan dan menetapkan target atau hasil yang akan dicapai, seperti target produksi dan target penjualan. Nantinya, sasaran mutu ini akan diturunkan menjadi Key Performance Indicator (KPI) untuk masing-masing personal.

Sasaran Mutu dan Perencanaan Organisasi untuk Mencapainya

Masih banyak organisasi atau perusahaan yang masih kesulitan untuk menyusun sasaran mutu. Bagi mereka sasaran mutu dianggap target sebuah organisasi baik jangka pendek maupun jangka menengah.

Namun, tidak untuk organisasi yang sudah menganut Sistem Manajemen Mutu berdasarkan ISO 9001:2015, pasti sudah mengimplementasikan sasaran mutu sesuai pada fungsi, tingkatan dan proses yang relevan yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu (SMM).

Baca juga: Perbedaan ISO 9001:2015 Vs ISO 9001:2008

Cara menyusun dan menetapkan sasaran mutu dalam sebuah perusahaan haruslah sesuai dengan data history, kompetensi dan kemampuan yang ada. Sasaran mutu yang disusun tidak boleh berdasarkan keinginan pribadi dari pemilik perusahaan, tanpa adanya data pendukung.

Sasaran mutu yang ditetapkan oleh perusahaan harus:

1. Konsisten dengan kebijakan mutu;
2. Terukur (measurable);
3. Memperhitungkan persyaratan yang berlaku;
4. Relevan untuk kesesuaian produk dan jasa dan untuk peningkatan kepuasan pelanggan;
5. Dapat dipantau atau dimonitoring;
6. Menjadi media yang dapat dikomunikasikan;
7. Dapat diperbarui karena bersifat dinamis, sesuai kebutuhan
8. Memelihara informasi terdokumentasi mengenai kebijakan mutu dan sasaran mutu.

Ketika merencanakan bagaimana mencapai sasaran mutu, organisasi harus menetapkan:

1. Apa yang akan dilakukan;
2. Sumber daya apa yang diperlukan; siapa yang akan bertanggung jawab;
3. Kapan akan diselesaikan;
4. Bagaimana hasil akan dievaluasi

Tata Cara Perumusan dan Bentuk Format Sasaran Mutu

Selain penyusunan mutu harus memperhatikan prinsip S.M.A.RT (specific, measurable, attainable, realistic and time bound), Hal yang sangat fundamental lainnya adalah tata cara dari penentuan sasaran mutu ini sendiri. Berikut ini tata cara dalam perumusan Sasaran Mutu perusahaan:

1. Tentukan dahulu secara spesifik apa kompetensi perusahaan, atau keunggulan perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain. Ini yang nantikan akan menjadi Kebijakan Mutu Perusahaan. Yang menjadi fokus perusahaan untuk memuaskan pelanggannya, dan sebagai komitmen dalam menjalankan kualitasnya.
2. Tentukan departemen atau divisi inti yang menjadi fokus keunggulan sehingga kompetensinya perlu ditingkatkan. Contohnya rumah sakit, maka salah satu divisi inti adalah perawat atau tenaga medis lain yang melayani pasien.
3. Tentukan departemen atau divisi penunjang. Misalkan pada kasus rumah sakit di atas, maka bagian rekam medis, cleaning service, dan lainnya bisa menjadi divisi penunjang. Kenyatannya setiap divisi memiliki andil untuk mendukung departemen utama.
4. Memastikan seluruh departmen dalam organisasi memiliki bagian atau andil yang kuat untuk keunggulan organiasi.
5. Setelah semua departmen memiliki Andil, tambahkan sasaran mutu sesuai dengan Kompetensi Departmen.
6. Sasaran mutu harus dapat diukur. Buat metode dan alat pengukuran sasaran mutu agar nantinya daoat dilihat tingkat keberhasilan yang ingin dicapai.
7. Tentukan target pencapaian (harus realistis untuk dicapai). Selain itu, target harus lebih besar dari pencapaian tahun sebelumnya.
8. Sasaran mutu yang telah dibuat menjadi komitmen bersama yang wajib di pantau dan dievaluasi setiap bulannya.

Sasara mutu disusun dan ditetapkan untuk masing-masing departemen setelah dibuatnya kebijakan mutu. Evaluasi kinerja dapat dengan mudah dilakukan karena adanya sasaran mutu pada tiap departemen. Apabila sudah dilakukan evaluasi kinerja, maka setiap departemen harus melakukan kaji ulang atas pencapaian sasaran mutu tersebut.

Setelah dilakukannya evaluasi ternyata target pada sasaran mutu tidak terpenuhi, pihak manajemen dapat melihat apakah target yang ditetapkan terlalu tinggi ataukah penerapan action plan yang belum berjalan dengan baik. Sedangkan untuk sasaran mutu yang mancapai target, pihak manajemen dapat menjadikannya sebagai standarisasi untuk dapat dijalankan atau bahkan ditingkatkan.

Biasanya yang menjadi masalah adalah terkait contoh format sasaran mutu ataupun bentuk dokumen yang dipersyaratkan. Hal ini dikarenakan memang terdapat berbagai format sasaran mutu yang bervariasi tergantung dengan bentuk dan budaya organisasi itu sendiri. Berikut ini adalah contoh format sasaran mutu yang dapat digunakan:

Contoh Sasaran Mutu 

Berikut ini adalah salah contoh sasaran mutu program studi di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Semarang:

 

Itulah ulasan mengenai apa itu sasaran mutu, dan bagaimana organisasi atau perusahaan merencanakan pencapaian sasaran mutu.