Pengertian Nota Kontan, Fungsi, Cara Membuat, dan Contohnya

Author -  Admin Pengadaan

Nota kontan merupakan suatu bukti bayar untuk memperlancar arus produk barang/jasa dari produsen atau penjual kepada konsumen. Dengan adanya nota ini, tentunya hubungan antara penjual dan konsumen dapat terjaga dengan baik karena memberikan kenyamanan dan kepercayaan pada kedua belah pihak.

Nota kontan dapat menjadi bukti transaksi jika ternyata ada produk yang diterima konsumen dalam kondisi rusak. Karena di dalam nota kontan secara tersirat memberikan informasi bahwa produk yang dipesan oleh konsumen sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Apabila ditemukan kecacatan produk, nota kontan dapat menjadi bukti kuat bahwa produk yang telah dibayarkan tersebut dalam kondisi baik ataukah tidak.



Apa itu Nota Kontan?

Nota kontan adalah sebuah bukti transaksi pembayaran yang sah dari pelaku usaha kepada konsumennya yang telah membayar barang dagangannya. Dengan begitu, pengiriman atau penerimaan barang dapat dilakukan segera mungkin, tanpa harus menunggu waktu jatuh tempo.

Karena dibayar kontan, bukti dari nota ini tentu saja berbeda dengan nota kredit yang mana masih berhubungan dengan utang piutang antar kedua belah pihak. 

Seperti halnya dengan jenis nota lainnya, nota kontan harus dibuat minimal rangkap dua, jika bisa tiga rangkap. Nota kontan asli (biasanya pada lembar pertama) ini nantinya akan diberikan pada konsumen, dan nota salinannya untuk penjual atau pelaku usaha guna untuk keperluan pencatatan.


Fungsi Nota Kontan


Sesuai dengan namanya, nota kontan ini diterima oleh konsumen yang melakukan pembelian produk secara langsung dan tunai. Nah, salah satu fungsinya adalah apabila di kemudian hari konsumen ingin mendapatkan garansi dapat menunjukkan nota ini (jika produk yang dibeli ada garansinya). 

Berikut ini adalah beberapa fungsi lain dari nota kontan dalam dunia perdagangan:


1. Alat Koreksi Harga

Fungsi nota kontan yang pertama adalah sebagai alat pengkoreksi harga yang terjadi apabila produk  yang terjual sudah lama tidak laku, tidak populer, ataupun ada masalah lain dengan konsumen yang mungkin saja dapat terjadi.


2. Alat Koreksi Barang, Jumlah, dan Spesifikasinya

Selanjutnya, fungsi nota kontan adalah alat untuk mengkoreksi atas sejumlah produk yang dibeli mulai dari jumlah dan rincian spesifikasinya. 

Sebagai contoh, kasus pengiriman barang yang dilakukan ternyata jumlahnya kurang atau lebih ketika barang tersebut datang. Nah, dengan nota debit dapat dilakukan kroscek untuk mengatasi hal tersebut dan saat saat penagihan tidak akan menimbulkan masalah baru.

Tanpa adanya bukti nota transaksi ini, para konsumen nantinya tidak akan bisa melakukan komplain apabila ditemukan adanya produk yang cacat.

3. Sebagai Bukti Transaksi

Dengan adanya nota kontan, pelaku usaha atau penjual dapat melakukan stock opname atau pendataan lain untuk melakukan pengecekan inventory dalam gudang.


Komponen-Komponen dalam Nota Kontan


Seperti halnya invoice/faktur dan surat jalan, dalam membuat nota kontan terdapat beberapa komponen yang harus ada di dalam isi nota transaksi tersebut, yaitu:

  • Nama toko atau supplier yang menerbitkan nota
  • Nomor nota
  • Tanggal transaksi
  • Jenis dan jumlah barang yang dibeli pelanggan
  • Harga barang per satuan
  • Jumlah total harga yang harus dibayar


Setelah mengetahui sejumlah komponen dalam nota kontan, maka secara tidak langsung ada gambaran dalam membuat nota kontan ini. Untuk selengkapnya, mengenai cara membuat nota kontan dapat di simak di bawah ini.


Cara Membuat Nota Kontan di Ms. Excel

Selain membuat nota kontan sendiri, Anda juga dapat membeli nota kontan yang siap pakai di minimarket atau di toko perlengkapan alat tulis kantor (ATK) terdekat. Nota kontan ready to use tersebut sangat memudahkan Anda karena tinggal menyesuaikan dengan transaksi yang dilakukan oleh konsumen.

Tapi, jika Anda belum puas jika tidak membuatnya sendiri, Anda dapat menggunakan Ms. Excel. Berikut ini adalah cara membuat nota kontan dengan bantuan Ms. Excel:

1. Buka Microsoft Excel

Buka aplikasi Ms. Excel dengan cara klik dua kali pada icon Ms. Excel.

2. Cari Template Invoice

Setelah Ms. Excel terbuka di komputer Anda, gunakan kolom pencarian yang terletak di bagian atas jendela dan masukkan "invoice" untuk menemukan template nota kontan. Pastikan Anda terhubung ke internet untuk melakukan pencarian.

3. Pilih Template Invoice atau Nota yang Anda Inginkan

Gulir ke bawah untuk menemukan template nota yang sesuai untuk bisnis Anda. Ms. Excel menawarkan berbagai template nota, mulai dari nota penjualan hingga nota layanan dan nota  pengiriman. Pilih template nota kontan yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan memiliki desain yang sesuai dengan branding perusahaan Anda.

4. Buka Template Invoice atau Nota

Setelah Anda memilih template nota yang sesuai untuk bisnis Anda, klik template tersebut untuk melihat versi preview-nya, lalu tekan tombol "Buat" untuk membuka template Excel di jendela baru.

5. Sesuaikan sesuai dengan Kebutuhan.

Setelah Anda membuka spreadsheet baru menggunakan template yang Anda pilih, Anda harus mengedit nota kontan tersebut agar sesuai dengan transaksi penjualan. Pastikan untuk menyertakan informasi berikut:

  • Logo Bisnis Anda.
  • Informasi kontak bisnis, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan email.
  • Detail kontak klien atau pelanggan.
  • Tanggal transaksi.
  • Nomor nota.
  • Daftar terperinci produk yang dibeli oleh konsumen dengan deskripsi singkat, mulai dari kuantitas dan harga satuannya.
  • Subtotal harga untuk setiap produk atau layanan.
  • Ketentuan pembayaran, termasuk metode pembayaran dan detail biaya keterlambatan.
  • Jumlah total yang harus dibayar untuk pembelian produk atau layanan, termasuk pajak yang berlaku (jika ada).

6. Simpan dan Cetak Nota Kontan

Jika pengisian terkait dengan jumlah barang dan total harga barang yang dipesan oleh konsumen sudah selesai, saatnya untuk menyimpaan dan mencetaknya.

Apabila sudah dicetak, Anda dapat memberikannya kepada pelanggan.

6 Contoh Nota Kontan Produk Barang dan Jasa Layanan


Selain membuat nota kontan secara manual dengan menggunakan Ms. Excel, Anda juga bisa melakukan pemesanan untuk pembuatan nota kontan custom ke percetakan. Dengan nota kontan custom, Anda dapat meminta pihak percetakan untuk menambahkan logo bisnis Anda. 

Berikut ini beberapa contoh nota kontan yang mungkin menginspirasi untuk usaha yang sedang Anda jalankan:


1. Contoh Nota Kontan Usaha Laundry




2. Contoh Nota Kontan Perdagangan Hasil Pertanian





3. Contoh Nota Kontan Jasa Rental Mobil




4. Contoh Nota Transaksi Praktik Dokter




5. Contoh Nota Jasa Layanan Klinik Kecantikan




6.  Contoh Nota Kontan Produk Kerajinan Tangan



Terdapat banyak sekali cara untuk mencatat seluruh transaksi penjualan di dalam bisnis Anda dalam bentuk nota. Selain dengan menggunakan cara manual, Anda juga bisa menggunakan Ms. Excel dan juga beberapa software lain untuk membuat nota agar lebih mudah, praktis dan Anda bisa memantau riwayat pencatatannya.

0 komentar

Post a Comment