Petty Cash dan Sistem Pengelolaan Dana Kas kecil

Pengelolaan keuangan organisasi/perusahaan yang baik merupakan kunci utama keberhasilan kegiatan operasionalnya. Sebuah organisasi/perusahaan tidak akan bisa terlepas dari kegiatan yang berhubungan dengan kas. Salah satu jenis kas yang perlu ditunjang dalam sistem pengelolaannya adalah petty cash (kas kecil). 

Sistem dana petty cash ini memerlukan perhatian khusus karena berkaitan dengan kemampuan organisasi/perusahaan dalam mengelola kekayaan yang dimiliki.

Frekeunsi penggunaan transaksi dalam bentuk kas kecil ini relatif besar dan sifatnya segera, sehingga  tidaklah praktis apabila mengunakan cek/giro bilyet sebagai alat pembayaran. Kegiatan yang biasanya membutuhkan dana petty cash ini adalah seperti untuk keperluan pembelian alat tulis kantor, pembayaran telepon, air, dan listrik, sert berbagai macam pembayaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil.

Pengertian Petty cash/Kas Kecil

Petty cash atau kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang dikelola oleh bendahara kas dalam jumlah kecil yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. 

Petty Cash ini juga berfungsi sebagai dana cadangan sebuah organisasi atau perusahaan, untuk keperluan transaksi-transaksi dengan nominal sedikit dan sangat tidak ekonomis jika menggunakan pembayaran melalui cek. 

Oleh karenanya setiap organisasi/perusahaan perlu menunjuk seorang staf yang bertugas untuk mengatur dan mengelola dana petty cash ini sehingga pembiayaan seluruh kebutuhan operasional yang memiliki nominal kecil dapat diselenggarakan dengan tertib dan tepat.

Tujuan Pembentukan Petty Cash

Pembentukan dana petty cash di sebuah organisasi/perusahaan memiliki tujuan utama, yaitu sejumlah dana yang disisihkan untuk keperluan khusus, dengan mentransfer atau memindah bukukan sejumlah dana dari rekening kas yang ada di bank.

Sistem Dana Kas Kecil/Petty Cash

Pengelolaan dana petty cash memungkinkan perusahaan untuk mengeluarkan kas dengan uang tunai yang dapat diselenggarakan dengan dua sistem, yaitu:
 

1. Fluctuating Fund Balance System atau Sistem Saldo Berfluktuasi

Dalam sistem saldo berfluktuasi ini perusahaan akan menyelenggarakan prosedur sebagai berikut:

• Pembentukan dana petty cash dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
• Dana petty cash yang keluar akan dicatat dengan mengkredit dana kas kecil, sehingga setiap saldo rekening ini mengalami fluktuasi.
• Dana petty cash diisi kembali dengan sejumlah dana yang disesuaikan dengan keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening-rekening dana kas kecil. Dalam sistem saldo berfluktuasi ini, saldo rekening akan mengalami fluktuasi dari waktu ke waktu.

2. Imprest System atau Sistem Saldo Tetap

Dalam imprest system perusahaan akan menyelenggarakan dana petty cash dengan prosedur sebagai berikut:

• Pembentukan dana petty cash dilakukan dengan menggunakan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana petty cash. Saldo rekening dana petty cash ini harus tetap, tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan tersebut. Tidak boleh dinaikan maupun dikurangi.
  
• Pengeluaran yang terjadi dari dana petty cash tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti pengeluaran petty cash dikumpulkan dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana petty cash, dalam hal ini oleh bendahara kas/kasir.
• Dana petty cash ini diisi kembali yang disesuaikan dengan sejumlah uang yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran petty cash. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan menggunakan cek dan catatan dengan cara mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.

 

Itulah ulasan mengenai apa itu petty cash dan sistem pengelolaannya. Dalam sebuah organisasi/perusahaan kas kecil mempunyai peran yang sangat penting guna mencapai keberhasilan kegiatan operasional. Dana petty cash digunakan dalam transaksi kecil yang terjadi setiap hari mulai dari dibukanya jam operasional perusahaan sampai ditutupnya perusahaan. Jika di suatu organisasi tidak ada pengelolaan petty cash setiap harinya, maka akan dapat menganggu kelancaran kegiatan operasional. Oleh karena itu, organisasi perlu melakukan suatu pengendalian intern terhadap kas sehingga perputaran kas yang terjadi dapat dikontrol.