QFD (Quality Function Deployment), Suara Konsumen Nomor 1!

Pengembangan sebuah produk dapat dilakukan dengan menggunakan metode Quality Function Deployment (QFD). Dengan menggunakan metode QFD tersebut dapat diperoleh informasi mengenai kebutuhan dan keinginan konsumen, keperluan produsen serta kebutuhan produk.

Berbeda dengan Quality Control Circle (QCC) yang mengidentifikasi dan memperbaiki permasalahan atau deffect pada produk, QFD berfokus pada pengembangan ketrampilan untuk merancang, menciptakan dan memasarkan produk yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pelanggan.

Pengertian QFD

Quality Function Deployment (QFD) atau juga dikenal sebagai voice of the customer (suara konsumen) adalah metode perencanaan yang digunakan untuk memperbaiki proses produksi melalui pengumpulan informasi mengenai kebutuhan dan keinginan konsumen.

QFD ini digunakan untuk mendukung dan melaksanakan TQM (Total Quality Management) karena baik QFD dan TQM memiliki tujuan akhir yang sama, yakni memenuhi kepuasan pelanggan. 

 

Tujuan QFD

 

Berikut ini adalah tujuan dilakukannya metode QFD pada proses produksi:

• Mengetahui kebutuhan dan keinginan konsumen agar produk yang dihasilkannya dapat memenuhi tingkat kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan oleh konsumen.
• Mengembangkan kebutuhan produk dan menjamin bahwa keinginan konsumen diperhatikan.
• Menganalisa kompetitor atau persaingan usaha baik dari segi teknis maupun dari sudut pandang konsumen sehingga didapatkan strategi pemasaran yang tepat.
• Menetapkan prioritas atau tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan.
  
• Memformalkan proses komunikasi.
• Menginstitusionalkan ide dan perbaikan terus menerus terhadap produknya sehingga desain sasaran produk sesuai dengan keinginan konsumen.

Tahapan dalam Metode QFD

Starting point dalam pelaksanaan tahapan metode QFD adalah pelanggan serta keinginan dan kebutuhan dari pelanggan. Proses QFD dimulai dengan mengumpulkan suara pelanggan dan berikut ini adalah tahapan agar pelaksanaannya dapat berlangsung dengan baik dan sukses:

1. Perencanaan Produk (Product planning)

Perusahaan melakukan identifikasi kebutuhan konsumen kemudian menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan tersebut kedalam kebutuhan-kebutuhan teknik (technical requirements). 

Kebutuhan teknik tersebut dinyatakan dalam item kualitatif seperti: kelihatan bagus, efektif penggunaan, aman, sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Perencanaan produk ini membantu mendefinisikan “apa yang dilakukan” dan transformasi yang progresif apa yang dilakukan terhadap “bagaimana memperbaiki” dengan berbagai cara sehingga didapat hasil performa yang konsisten dalam memuaskan pelanggan.

2. Penilaian Konsumen (Assessment of customers)
 

Penilaian konsumen ini merupakan harapan konsumen yang berupa perkiraan atau keyakinan konsumen tentang apa yang diterimanya dan dirasakannya setelah membeli dan menggunakan produk atau jasa. 

Penilaian konsumen tidak dapat diukur secara langsung melalui pengukuran obyektif. Penilaian tersebut bersifat abstrak dan merupakan gambaran suatu fenomena teoritis yang dapat diukur melalui banyak indikator.

Untuk mendapatkan penilaian konsumen tersebut dapat dilakukan dengan dua metode yaitu angket dan survei. Berikut penjelasannya:

• Angket, yaitu suatu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan kepada responden terpilih. Angket disusun dengan sejumlah pertanyaan yang bertujuan untuk mengetahui pendapat responden mengenai kelebihan dan kekurangan produk yang dihasilkan oleh perusahaan. 
• Survei, yaitu suatu metode pengumpulan data yang dilakukan untuk mengetahui kebutuhan konsumen dengan cara bertatap muka langsung dengan responden. Adanya interaksi tatap muka tersebut memungkinkan perusahaan mendapatkan informasi penting yang lebih detail mengenai apa saja yang perlu diperbaiki dari sebuah produk.
  
  

2. Desain Produk (Product design)

Setelah kebutuhan dan keinginan konsumen tersebut diketahui oleh perusahaan, kemudian perusahaan melakuan perbandingan antara kebutuhan teknik (technical requirements) dengan karakteristik komponen sehingga terciptalah desain produk yang akan diluncurkan.

4. Perencanaan Proses (Process Planning)

Ketika desain produk sudah tercipta, maka yang dibutuhkan perusahaan adalah menentukan  prosedur atau tahapan dan parameter-parameternya kedalam karakteristik proses produksi.

5. Perencanaan Pengendalian Proses (Process Planning Control)

Jika perencanaan proses produksi sudah ditetapkan, perusahaan perlu melakukan monitoring selama proses produksi berlangsung. Oleh karenanya dalam tahapan metode QFD ini, perusahaan menetapkan atau menetukan metode-metode pengendalian untuk mengendalikan karakteristik proses produksi.

Manfaat QFD (Quality Function Deployment)

Perusahaan akan mendapatkan sejumlah manfaat dari penerapan QFD. Salah satunya adalah perusahaan akan mengetahui bagaimana cara memenangkan persaingan usaha dengan secara terus menerus meningkatkan kualitas dan produktifitas. Adapun manfaat lainnya dari QFD sebagai berikut:
 

1. Fokus pada konsumen

Perusahaan akan lebih fokus pada konsumen. Sehingga metode QFD ini secara tidak langsung memberikan arti bahwa konsumen adalah segalanya. Perusahaan mengumpulkan sejumlah informasi seperti apa saja masukan dari konsumen. Kemudian innformasi tersebut diterjemahkan kedalam persyaratan pelanggan yang spesifik terhadap produk yang diinginkannya.

2. Menghemat biaya

Metode QFD dapat menghemat cost production (biaya produksi) karena perbaikan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Perusahaan tidak memerlukan pengulangan pekerjaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pelanggan.

3. Efisiensi Waktu 

Selain menghemat biaya, QFD dapat menghemat waktu yang dibutuhkan dalam pengembangan produk. Perusahaan dapat lebih memfokuskan pada persyaratan pelanggan yang spesifik dan telah diidentifikasikan dengan jelas. Namun, memang diperlukan waktu yang cukup untuk input manual terhadap angket dan survei yang dilakukan.

4. Orientasi Kerjasama Tim 

QFD "memaksa" karyawan untuk berkonstribusi pada peningkatan kualitas produk. Di sinilah dibutuhkan kerjasama tim yang baik. Semua keputusan terkait dengan proses produksi didasarkan atas persetujuan mufakat antara semua orang yang terlibat di dalamnya, melalui diskusi dan brainstorming yang mendalam.

5. Orientasi pada Dokumentasi

Dengan dilakukannya QFD pada sebuah produk, perusahaan akan memperoleh dokumen yang cukup komprehensif mengenai data-data yang berhubungan dengan proses produksi dan perbandinganya dengan persyaratan atau keinginan konsumen.

6. Meningkatkan pendapatan perusahaan

Jika kebutuhan konsumen terpenuhi, maka kepuasan konsumen terhadap produk atau jasa yang diberikan oleh perusahaan dapat dengan mudah dicapai. Dengan begitu, jumlah transaksi dikarenakan adanya repeat order yang dilakukan oleh konsumen bisa saja meningkat sehingga pendapatan yang diterima oleh perusahaan juga semakin meningkat.

Kelemahan QFD

Dalam melaksanakan tahapan proses metode Quality Function Deployment (QFD) tidak terlepas dari kelemahan-kelamahan yang mungkin saja bisa dialami oleh perusahaan. Berikut ini adalah kelemahan QFD:

1. Memerlukan input dan analisa data subyektif dalam jumlah yang besar.
2. Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk input manual dari angket ataupun survei yang dilakukan.
   
3. Memerlukan keahlian spesifik beragam seperti kemampuan dalam analisa pasar, kemampuan perancangan sebuah produk, dan keahlian dalam penerjemahan kebutuhan konsumen ke dalam spesifikasi teknis.
4. Metode QFD ini hanyalah sebuah alat, tidak ada kejelasan mengenai kerangka pemecahan masalah. Keberhasilan penggunaan metode ini ini ditentukan oleh kejelian perusahaan dalam menentukan sumber input yang tepat (upstream) dan ditindaklanjuti dengan perlakuan yang tepat pula (downstream).
5. Tidak memuat job description yang tepat untuk orang-orang yang terlibat di dalamnya.
   
   

Demikianlah penjelasan mengenai perencanaan dan pengembangan produk melalui metode QFD. Perusahaan dengan timnya akan mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhan dan harapan pelanggan. Oleh karenanya manfaat dari metode QFD dapat diperoleh seperti terpenuhinya kebutuhan dan harapan pelanggan tersebut.