Banyak toko menghadapi tantangan serius berupa selisih antara stok yang tercatat dalam sistem dengan stok fisik yang ada di rak atau gudang. Masalah ini terdengar sederhana, tetapi dampaknya bisa merembet ke berbagai aspek bisnis.
Bayangkan ketika sistem mencatat ada 10 botol minuman di rak, tetapi setelah dicek fisiknya hanya tersisa 8. Perbedaan kecil ini, bila dibiarkan, bisa menimbulkan efek domino: mulai dari kerugian finansial akibat kehilangan barang, sulitnya melakukan perencanaan pengadaan, hingga menurunnya kepuasan pelanggan karena produk yang seharusnya tersedia ternyata kosong.
Di sisi lain, selisih stok bisa dipicu oleh banyak faktor—mulai dari kesalahan input data, human error saat menghitung barang, barang rusak, bahkan kehilangan akibat pencurian. Semua itu menambah kompleksitas bagi manajemen toko yang harus menjaga keseimbangan antara akurasi data dan realita di lapangan.
Inilah alasan mengapa Alfamart menerapkan Batas Toleransi Selisih Barang (BTSB). BTSB hadir sebagai instrumen pengendali agar perbedaan stok tidak menimbulkan kerugian besar.
Apa itu Batas Toleransi Selisih Barang (BTSB)?
Secara sederhana, BTSB adalah batas toleransi yang diperbolehkan atas perbedaan jumlah barang yang tercatat dalam sistem dengan jumlah barang yang benar-benar ada secara fisik di toko. Artinya, jika terjadi selisih dalam jumlah yang masih wajar sesuai standar, hal tersebut masih bisa diterima dan ditoleransi.
BTSB bukan sekadar angka administratif, tetapi mekanisme kontrol. Dengan adanya batas ini, Alfamart dapat:
- membedakan mana selisih yang masih normal (misalnya akibat human error saat perhitungan), dan
- mana yang sudah masuk kategori perlu investigasi lebih lanjut (seperti kehilangan barang atau masalah pada alur distribusi).
Lebih jauh, BTSB menjadi “penjaga” keseimbangan antara data sistem dan realitas fisik. Ia memberikan ruang toleransi yang rasional, sehingga toko tidak selalu terbebani dengan perbedaan kecil, tetapi tetap siaga jika selisih sudah melewati batas. Dalam praktiknya, jika stok melewati BTSB yang ditetapkan, Alfamart akan membuat Nota Selisih Barang (NSB) untuk melakukan klarifikasi, perhitungan ulang, atau tindakan korektif lainnya.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi BTSB Alfamart
Penetapan BTSB (Batas Toleransi Selisih Barang) di Alfamart tidak bersifat seragam untuk semua kondisi. Ada beberapa faktor yang memengaruhi besar kecilnya toleransi yang diberikan, antara lain:
1. Kebijakan Perusahaan
Setiap perusahaan, termasuk Alfamart, memiliki kebijakan internal dalam menentukan batas toleransi selisih barang. Kebijakan ini biasanya disesuaikan dengan standar operasional, target efisiensi, serta strategi pengendalian risiko yang berlaku di seluruh jaringan toko.
2. Jenis Produk
Produk berharga tinggi atau mudah rusak (misalnya elektronik kecil, produk frozen, atau barang sensitif) umumnya memiliki batas toleransi lebih ketat. Hal ini karena potensi kerugiannya lebih besar jika terjadi selisih.
Produk dengan rotasi cepat dan bernilai rendah (misalnya makanan ringan atau minuman kemasan) biasanya diberi toleransi lebih longgar, karena pergerakan stoknya tinggi dan selisih kecil relatif tidak menimbulkan kerugian besar.
3. Ukuran Toko dan Volume Penjualan
Toko dengan skala besar dan transaksi yang tinggi lebih berpotensi mengalami selisih stok dibandingkan toko dengan penjualan yang lebih kecil. Oleh karena itu, toleransi bisa berbeda sesuai dengan aktivitas operasional harian.
4. Kebutuhan dan Pola Belanja Pelanggan
BTSB juga mempertimbangkan preferensi pelanggan. Produk yang banyak diminati dan cepat habis stoknya harus diawasi lebih ketat, agar tidak terjadi kekosongan yang mengganggu pelayanan.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut, penetapan BTSB di Alfamart menjadi lebih tepat sasaran. Hasilnya, pengelolaan stok tidak hanya lebih akurat, tetapi juga selaras dengan karakteristik produk, kebijakan perusahaan, dan kebutuhan pelanggan.
Tujuan Penetapan BTSB Alfamart
Ada beberapa tujuan utama yang ingin dicapai melalui penetapan BTSB, yaitu:
1. Menjaga Akurasi Stok
Dengan adanya BTSB, Alfamart dapat memastikan bahwa data stok dalam sistem mendekati kondisi nyata di lapangan. Akurasi ini penting untuk pengambilan keputusan terkait pengadaan, distribusi, hingga perencanaan promosi.
2. Mengurangi Kerugian
Selisih stok yang terdeteksi lebih awal dapat segera ditindaklanjuti. Hal ini membantu mengurangi risiko kerugian akibat kehilangan barang, kesalahan perhitungan, atau kerusakan produk.
3. Efisiensi Pengelolaan Stok
BTSB memudahkan toko dalam mengatur stok agar tidak terjadi kelebihan (overstock) atau kekurangan (out of stock). Dengan begitu, arus barang tetap seimbang sesuai kebutuhan pasar.
4. Meningkatkan Kualitas Layanan Pelanggan
Stok yang akurat menjamin ketersediaan produk di rak. Pelanggan dapat menemukan barang yang mereka butuhkan tanpa mengalami kekecewaan karena stok kosong.
5. Pemantauan Kinerja Staf
BTSB juga berfungsi sebagai indikator untuk mengukur ketelitian staf dalam mengelola inventaris. Jika selisih sering melewati batas toleransi, hal ini bisa menjadi bahan evaluasi dan perbaikan kinerja tim.
Proses Penanganan Jika Melebihi BTSB
Ketika perbedaan stok di Alfamart melampaui Batas Toleransi Selisih Barang (BTSB) yang telah ditetapkan, toko tidak bisa mengabaikannya begitu saja. Ada prosedur khusus yang harus dijalankan untuk memastikan penyebab selisih dapat diketahui, serta dilakukan perbaikan agar tidak terulang di kemudian hari. Proses tersebut meliputi:
1. Pembuatan Nota Selisih Barang (NSB)
Begitu ditemukan selisih yang melebihi batas toleransi, staf toko wajib membuat NSB (Nota Selisih Barang). Dokumen ini berfungsi sebagai laporan resmi yang mencatat jumlah perbedaan, jenis barang yang terdampak, serta kondisi saat temuan terjadi.
2. Penghitungan Ulang Stok Fisik
Setelah NSB dibuat, langkah berikutnya adalah melakukan perhitungan ulang stok fisik. Tujuannya untuk memastikan apakah selisih benar-benar terjadi atau hanya disebabkan oleh kesalahan saat pencatatan.
3. Klarifikasi dan Analisis Selisih
Tim toko bersama supervisor akan menganalisis penyebab perbedaan. Selisih bisa disebabkan oleh faktor teknis (misalnya input data ganda), kerusakan barang, produk kedaluwarsa, hingga kehilangan karena shrinkage.
4. Tindakan Korektif
Berdasarkan hasil analisis, dilakukan langkah perbaikan, seperti:
- Mengoreksi pencatatan di sistem,
- Mengganti atau menghapus barang yang rusak/kedaluwarsa,
- Menyusun ulang alur kerja untuk meminimalisir kesalahan berulang,
- Melakukan investigasi lebih lanjut jika ditemukan indikasi kehilangan barang.
5. Evaluasi dan Pencegahan
Proses terakhir adalah evaluasi. Hasil temuan selisih dan langkah korektif yang dilakukan menjadi dasar untuk memperbaiki prosedur operasional, meningkatkan pelatihan staf, serta memperkuat pengawasan terhadap stok.
Dengan prosedur penanganan yang jelas, Alfamart dapat memastikan bahwa setiap selisih di luar batas toleransi tidak hanya diperbaiki secara sementara, tetapi juga menjadi pelajaran untuk meningkatkan ketelitian dan efisiensi dalam pengelolaan inventaris.
0 komentar
Post a Comment