Perbedaan Lelang dan Tender, Berikut Tips Memenangkannya!

Sudah tidak asing lagi bagi kita ketika mendengar istilah lelang dan tender. Banyak yang mengira lho kalau lelang dan tender itu adalah dua istilah yang sama. Kenyataannya berbeda lho, Sobat Pengadaan! 

Saat ini semakin banyak jumlah peserta tender seiring dengan semakin mudahnya perusahaan ataupun UMKM bisa ikut tender. Oleh karena itu, bagi kamu yang ingin memenangkan proyek tender sebaiknya baca ulasan di bawah ini. Namun, sebelumnya yuk kita cari tahu apa sebenarnya perbedaan antara lelang dan tender itu? Yuk simak lengkap penjelasannya di bawah ini, termasuk mengenai perbedaan tender tebuka dan tender tertutup.

Perbedaan Lelang dan Tender

Perbedaan antara lelang dan tender sebetulnya terletak pada tujuannya dimana tujuan utama lelang adalah metode untuk menjual sesuatu sedangkan tender bertujuan untuk metode mengadakan atau membeli sesuatu.

Lelang biasa disebut untuk lelang proyek, lelang aset, dan lelang barang. Misalkan lelang barang sitaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). Sedangkan tender biasanya hanya untuk pekerjaan proyek baik di Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD) maupun proyek pada perusahaan swasta. Misalnya pengadaan lampu taman di Ruang Terbuka Hijau (RTH).

Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) disebutkan bahwa definisi“Lelang” adalah lelang/le·lang/ /lélang/ n penjualan di hadapan orang banyak (dengan tawaran yang atas-mengatasi) dipimpin oleh pejabat lelang. Sedangkan definisi lelang berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 27/PMK.06/2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang bahwa lelang adalah penjualan barang yang terbuka untuk umum dengan penawaran harga secara tertulis dan/atau lisan yang semakin meningkat atau menurun untuk mencapai harga tertinggi, yang didahului dengan pengumuman lelang.

Sedangkan apa sih pengertian tender itu sendiri? Di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) disebutkan bahwa definisi "Tender" adalah tender1/ten·der/ /ténder/ n Dag tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang. Seperti penjelasan pada paragraf sebelumnya, jika instansi pemerintah/perusahaan swasta membutuhkan barang atau jasa, maka untuk memenuhinya dilaksanakanlah pengadaan barang/jasa dengan tujuan untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai harapan dengan harga terbaik dan wajar. Artinya selama ini penyebutan “lelang” untuk Pengadaan Barang Jasa Pemerintah kurang tepat.

Sebelum pelaksanaan tender, langkah pertama yang akan dilakukan pemilik proyek adalah membuat rencana dan anggarannya terlebih dahulu. Tujuannya adalah agar mendapat gambaran bentuk maupun besarnya biaya belanja modal yang diperlukan. Selanjutnya yang perlu dilakukan oleh pemilik proyek adalah merencanakan kebutuhan barang/jasa yang dibutuhkan secara lengkap, baik berbentuk gambar atau tulisan, sampai pada tata cara pelaksanaannya, termasuk jumlah volume yang akan dilaksanakan yang nantinya akan dituangkan dalam dokumen Rencana Anggaran Biaya (RAB).

Jika dalam proyek pemerintahan, tender penyediaan barang/jasa dilakukan setelah adanya penyusunan APBN atau APBD, berbeda halnya dengan pengadaan barang/jasa swasta yang dilakukan setelah adanya penyusunan rencana dan anggaran rencana.

Secara umum pengadaan barang/jasa yang akan ditenderkan dibagi dalam beberapa golongan, yaitu

1. Pengadaan barang. Barang yang dibutuhkan oleh pemilik proyek biasanya bersifat bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi. Contohnya, belanja modal kendaraan dinas, pengadaan alat tulis kantor (ATK), pengadaan seragam pegawai atau mahasiswa, pengadaan alat kesehatan (Alkes), dan lain sebagainya.
2. Pengadaan jasa konsultasi. Tender proyek ini dilaksanakan untuk instanasi pemerintah/swasta yang membutuhkan keahlian seseorang yang mencakup jasa konsultasi konstruksi (perencana atau pegawasan), misalnya arsitek, mechanical engineering serta jasa konsultasi non-konstruksi (pelayanan jasa keahlian lainnya di luar perencanaan atau pengawasan), misalnya, jasa kesehatan, training/pelatihan, dan sebagainya.
3. Pengadaan jasa pemborongan. Pengadaan jasa ini berhubungan dengan barang-barang yang tidak bergerak. Contohnya, belanja modal pembangunan perumahan, gedung, jembatan, perbaikan jalan raya, penggalian kabel, dan sebagainya.
4. Pengadaan jasa lainnya. Pengadaan jasa yang ditenderkan bukan hanya pengadaan jasa konsultasi saja, namun ada juga jasa lainnya yang bisa ditenderkan, misalnya belanja modal service komputer, periklanan, percetakan dan penjilidan, cleaning service, dan sebagainya.

Dalam penyelenggaran pengadaan barang/jasa, ada beberapa pihak yang terlibat di dalamnya dan saling berhubungan. Mereka adalah:

1. Pengguna adalah pihak perorangan atau badan hukum atau pemerintah sebagai pemilik pekerjaan atau yang membutuhkan pengadaan barang/jasa, serta menyediakan semua biaya yang diperlukan.
2. Perancang/Perencana adalah pihak perorangan atau badan hukum atau pemerintah yang pekerjaannya serta usahanya membuat perencanaan secara teknis atas permintaan pengguna. Biasanya tenaga perancang digunakan untuk proyek bangunan dengan perancang yang telah ditunjuk oleh pengguna atau melalui tender/seleksi.
3. Kontraktor atau konsultan adalah pihak perorangan atau badan hukum yang pekerjaannya serta usahanya mewujudkan barang atau melaksanakan pekerjaan atau melaksanakan layanan jasa berdasarkan permintaan pengguna, sesuai dengan kontrak yang telah ditetapkan dalam tender.

Dalam kegiatan tender pengadaan barang/jasa, biasanya pengguna membentuk panitia pengadaan. Panitia pengadaan tersebut merupakan sekelompok orang yang telah ditunjuk oleh pengguna atau divisi pengadaan (UKBJ untuk K/L/PD) untuk melaksanakan seluruh proses pengadaan, mulai dari penyusunan dokumen pengadaan, menyelesaikan dan memilih para calon kontraktor atau konsultan, meminta penawaran dan mengevaluasikannya, mengusulkan calon kontraktor dan konsultan, serta menyediakan dokumen kontrak.

Tender Tebuka Vs Tender Tertutup

Tender terbuka adalah tender yang diumumkan kepada publik baik melalui media cetak maupun elektronik sehingga siapa saja dapat mengikuti kegiatan tender tersebut asalakn memenuhi persyaratan. 

Sedangkan tender tertutup adalah tender yang proses pelaksanannya hanya ditunjukkan kepada perusahaan/badan/individu tertentu dengan cara mengundang atau menunjuknya secara langsung.

Lalu, lebih baik yang mana antara tender terbuka dan tertutup? Jawabannya, tergantung kebutuhan. 

Misalnya, tender terbuka ini umumnya dipilih oleh pihak pemilik (owner) dengan tujuan untuk mengumpulkan sebanyak-banyaknya ide/informasi karena akan diikuti oleh banyak peserta. Pemenang dari tender terbuka ini biasanya akan memberikan yang terbaik karena menjadi kesempatan baginya untuk membuktikan kualitas pekerjaannya.

Tender tertutup ini biasanya dilakukan untuk pekerjaan yang sudah jamak dilakukan oleh pihak kontraktor. Dalam pelaksanaannya, tender tertutup tidak membutuhkan biaya besar untuk iklannya. Pihak owner proyek biasanya sudah memiliki brief proyek yang jelas dan juga kandidat/kontraktor yang dirasa cocok untuk memenangkan tender tersebut.

Tips Memenangkan Tender Pemerintah

Mengikuti tender pemerintah memanglah gampang, namun memenangkan tender bisa dibilang cukup sulit. Lalu, bagaimana caranya bisa menang tender dan mendapatkan proyek dengan harga penawaran (HPS) yang optimal? Berikut ini persiapannya:

1. Siapkan Perlengkapan Dokumen Perusahaan

Sebelum mengikuti tender perusahaan baik PT maupun CV harus mempersiapkan syarat administrasi untuk mengikuti suatu proyek pemerintah. Selain pengalaman kerja, berikut ini adalah dokumen yang perlu dipersiapkan:

• Akta perusahaan
• SKA, SKT, dan Sertifikat Badan Usaha (SBU)
• Ijin Usaha sesuai bidang (SIUP, IUJK, dan lain sebagainya)
• Laporan keuangan
• Laporan pajak
• OHSAS,
• SMK3
• Daftar pengalaman proyek selama 10 tahun terakhir. Hal ini sebagai dasar menentukan Kemampuan Dasar perusahaan.
• Daftar personil tenaga ahli dan terampil. 
• Daftar peralatan perusahaan yang akan kita gunakan.
• Kerjasama dengan mitra pendukung. 

2. Lengkapi persyaratan dokumen teknis

Buat ceklist seperti halnya dokumen administrasi sebelumnya. Biasanya persyaratan teknis yang diminta adalah sebagai berikut:

• Metode pelaksanaan,
• Time schedule atau kurva S,
• Network planning,
• Kebutuhan peralatan umum dan khusus,
• Kebutuhan material
  
  
  

5. Membuat harga penawaran dengan baik

Harga penawaran merupakan kunci keberhasilan untuk memenangkan tender jika semua syarat sebelumnya telah terpenuhi. Oleh karenanya, dalam membuat harga penawaran haruslah memperhatikan hal-hal berikut ini:

• Mengoptimalkan harga penawaran dengan cara membuat metode kerja yang cocok sehingga pekerjaannya lebih efektif dan efisien. Dengan begitu, biaya pelaksanannya dapat ditekan semurah mungkin namun tetap menghasilkan pekerjaan dengan kualitas maksimal.
• Menjalin hubungan baik dengan supplier material serta peralatan kerja yang baik dan professional di bidangnya sehingga dengan mudah nantinya dapat melakukan negosiasi soal harganya.
• Meminta estimator untuk memperkirakan harga tender dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.
• Menghitung dan mengatur cash flow proyek sedemikian rupa sehingga biaya-biaya yang harus dikeluarkan dapat diminimalisir sehingga target laba dalam dokumen RAP (rencana anggaran biaya proyek) dapat tercapai.
• Memperbanyak pengalaman pekerjaan proyek sehingga dapat dengan mudah melakukan perhitungan harga tender dengan biaya wajar.
• Memperhitungkan antisipasi adanya adanya perubahan biaya proyek selama periode tertentu selama pelaksanaan kontrak pekerjaan.
• Mengajukan harga penawaran di bawah dan mendekati harga tender proyek. Jangan sampai mengajukan harga yang lebih tinggi yang dapat menyebabkan kalah tender dengan peserta yang melakukan penawaran dengan harga lebih murah. Akan tetapi menawarkan harga terlalu murah juga tidak baik karena akan berakibat pada pengurangan spesifikasi dan kualitas pekerjaan.

Dengan beberapa tips tersebut di atas maka bisa dilakukan perhitungan harga penawaran yang bagus untuk memenngkan lelang. Semoga bermanfaat.