Apa itu Rencana Umum Pengadaan (RUP)? Ini Cara Menyusun dan Mengumumkannya Kepada Masyarakt

Untuk mencapai tujuan pengadaan barang/jasa yang cepat dan mudah tentunya dibutuhkan rencana pengadaan yang matang. Hasil dari Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa ini nantinya dimuat dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang merupakan dasar untuk memulai suatu Pengadaan Barang/Jasa. 

Melalui RUP inilah disusun setiap tender proyek pemerintahan yang semestinya menekankan pada prinsip “kebutuhan”. Lalu apa sih sebenarnya pengertian dari RUP? Tahukah kamu kalau RUP sekarang bisa dilihat oleh masyarakat umum lho? Lalu, siapa sebenarnya yang bertugas menyusun RUP tersebut?

Pengertian RUP

Rencana Umum Pengadaan (RUP) adalah daftar rencana Pengadaan Barang atau Jasa yang akan dilaksanakan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD). Pengguna Anggara (PA) memiliki peranan yang besar dalam proses pengadaan barang/jasa, termasuk yang menyusun dan menetapkan RUP. 

Dalam menyusun RUP, PA harus memasukan paling sedikit empat hal, yaitu.

1. Nama dan Alamat PA;
2. Paket pekerjaan yang akan dilaksanakan;
3. Lokasi pekerjaan;
4. Perkiraan besaran penggunaan biaya.

Baca juga:  Pengertian Rencana Anggaran Biaya (RAB) Dan Contohnya

Cara Menyusun RUP

Penyusunan RUP merupakan kegiatan yang terdiri dari identifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/PD, penyusunan dan penetapan rencana penganggaran sampai dengan penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK). RUP merupakan rencana yang berisi kegiatan dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang dibiayai oleh K/L/PD sendiri dan/atau dibiayai berdasarkan kerja sama antar K/L/PD secara pembiayaan bersama (co-financing).

RUP mulai diumumkan setelah tersedia anggaran dalam DIPA/DPA dan RKA-KL/RKA-DPA dibahas dengan DPR/DPRD. Sesui Perpres 16/2018 Pasal 22 disebutkan jika RUP telah diumumkan dan terjadi perubahan pada saat DIPA/DPA disahkan, maka RUP yang telah diumumkan dapat dilakukan perubahan/perbaikan (edit paket-paket pekerjaan dengan melalui penyedia dan kegiatan swakelola). RUP sendiri paling lambat diumumkan pada pada awal bulan Januari. Hal ini untuk memastikan proses pengadaan barang/jasa agar dapat segera dilaksanakan untuk mencegah terjadinya keterlambatan penyelesaian pekerjaan.

Di atas tadi disebutkan bahwa input data RUP diinput ke dalam Sistem Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa (SiRUP) yang dibangun oleh LKPP dan ditayangkan melalui portal pengadaan nasional. SIRUP disini merupakan sebuah aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan berbasis Web (Web based) yang fungsinya sebagai sarana atau alat untuk mengumumkan RUP.

Dengan adanya SIRUP, maka akan dapat mempermudah pihak PA/KPA dalam mengumumkan RUP-nya dan sebagai sarana layanan publik terkait RUP sehingga memudahkan masyarakat dalam mengakses secara langsung Pengadaan Barang/Jasa secara Nasional.

Sebelum RUP dilaksanakan, sumber dana untuk rencana pengadaan bersumber dari APBN/APBD sendiri yang berguna menyukseskan pembangunan negara atau daerah di seluruh Indonesia. Atau, dibiayai berdasarkan kerjasama K/L/PD secara pembiayaan bersama.

RUP ini nantinya akan mempengaruhi keputusan kapan akan mulai dilakukan proses lelang (tender) Pengadaan Barang/Jasa. Tujuan dari proses Pengadaan Barang/Jasa sendiri adalah untuk mewujudkan pembangunan nasional secara merata, adil dan sesuai dengan kebutuhan. Dan yang menjadi indikator keberhasilan pencapaian kebutuhan dalam Pengadaan Barang/Jasa adalah dengan memperhatikan value for money. Yang dimaksud value for money (VFM) yaitu tidak lagi mengejar persaingan mencari harga termurah. Namun kombinasi antara harga dan kualitas harus seimbang, yangmana harga harus mencerminkan kualitas barang ataupun jasa.

Dan untuk mencapai value for money diharuskan untuk mengadopsi mekanisme pasar, karena pasarlah yang bisa menerjemahkan value for money tersebut.

Pengumuman RUP Secara Terbuka Kepada Masyarakat

Merujuk pada Perpres tersebut, Pemerintah diwajibkan untuk mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Barang/Jasa secara terbuka kepada masyarakat luas.

Kiranya agar menghindari penyalahgunaan dalam penggunaan dana APBN/APBD serta sesuai dengan salah satu prinsip dasar Pengadaan Barang/Jasa yakni Transparansi.

RUP tersebut mulai diumumkan setelah tersedia anggaran dalam DIPA/DPA dan RKA-KL/RKA-DPA dibahas dengan DPR/DPRD.

Selanjutnya, pengumuman RUP dilakukan melalui aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) berbasis web based yang telah dikembangkan oleh LKPP. Pengumuman RUP melalui SiRUP menjadi syarat bagi K/L/PD untuk melakukan lelang (e-tendering) menggunakan SPSE. Nah, aplikasi SiRUP inilah yang mempermudah pihak Pengguna Anggaran (PA) ataupun Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dalam mengumumkan RUP-nya.

Selain sebagai syarat lelang, SiRUP dibangun dan dikembangkan dalam rangka optimalisasi proses pelaporan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP) secara Online dengan menggunakan aplikasi Monev Online (monev.lkpp.go.id) sesuai dengan ketentuan yang ada di dalam Peraturan Kepala LKPP No. 08 Tahun 2012 tentang Pelaporan Realisasi Pengadaan Barang/Jasa.

Sistem SiRUP ini juga tertuang dalam Perpres No. 16 tahun 2018 perihal Pengumuman RUP, berikut poin-poin pada pasal 22 ayat 2 tersebut:

• Informasi pengumuman RUP Perangkat Daerah dilakukan setelah rancangan Peraturan Daerah tentang APBD disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)
• Informasi pengumuman RUP dilakukan melalui aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP)
• Informasi pengumuman RUP melalui SiRUP dapat ditambahkan dalam situs web K/L/PD, papan pengumuman resmi untuk masyarakat, surat kabar, dan/atau media lainnya.
• Informasi pengumuman RUP dilakukan kembali dalam hal terdapat perubahan/revisi paket pengadaan atau Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).

Demikian sudah jelas bahwa dasar untuk memulai pengadaan barang/jasa adalah rencana kerja/perencanaan kebutuhan dan setelah adanya kebutuhan yang telah teridentifikasi, barulah dapat dilaksanakan proses tender oleh suatu K/L/PD.

Demikian penjelasan mengenai pengertian Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang tertuang dalam Peraturan Presiden (Perpres) Terbaru.