Tugas Departemen PPIC Perusahaan Manufakturing

PPIC (Production Planning and Inventory Control) merupakan suatu departemen dalam perusahaan manufakturing yang bertugas dan bertanggung jawab dalam hal merencanakan produksi serta mengendalikan jumlah persediaan) bahan baku agar sesuai dengan kebutuhan produksi dan tidak berlebihan (over stock).

Sebelum munculnya istilah PPIC (Production Planning & Inventory Control), divisi yang bertugas mengatur produksi di perusahaan dikenal sebagai PPC (Production Planning & Controlling). 

Divisi PPC memiliki tanggung jawab utama untuk membuat rencana produksi dan mengendalikan proses produksi tersebut, namun tidak mencakup pengelolaan inventori atau persediaan bahan baku.

Perubahan dari PPC menjadi PPIC mulai terjadi seiring dengan kebutuhan perusahaan untuk lebih efisien dalam mengelola persediaan bahan baku. 

Dalam sistem PPC, perusahaan hanya fokus pada pengendalian proses produksi, sementara persediaan bahan baku tidak dikelola secara optimal. Namun, dengan meningkatnya kebutuhan untuk menekan pemborosan (waste) dan menerapkan konsep lean manufacturing, perusahaan mulai memperhatikan pentingnya pengelolaan inventori untuk mendukung produksi. 

Oleh karena itu, divisi PPIC diperkenalkan untuk mengintegrasikan perencanaan produksi dengan pengendalian persediaan, guna memastikan ketersediaan bahan baku sesuai kebutuhan tanpa menimbulkan kelebihan stok yang merugikan.

 

Pentingnya Pengendalian Inventori Dalam Perusahaan

Beberapa tahun belakangan, inventori (persediaan) material dalam sebuah perusahaan perlu dilakukan pengendalian untuk memenuhi kebutuhan produksi dengan tanpa mengalami kelebihan persediaan bahan baku, yang akan berdampak pada waste (pemborosan). 

 

Perusahaan yang ingin maju harus bekerja secara efisien dan mampu menerapkan konsep lean manufacturing atau mengeliminasi pemborosan. 

Oleh karenanya PPIC ini "menggantikan" posisi PPC, yang amat penting ada untuk dapat menekan pemborosan melalui pengontrolan inventori.

Berikut ini adalah tiga alasan mengapa inventori juga perlu dilakukan pengendalian, yaitu :

1. Mengatasi adanya fluktuasi atau ketidakpastian permintaan (order dari marketing).
2. Mengatasi adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier.
3. Mengatasi adanya unsur ketidakpastian dalam suplai atau tenggang waktu (lead time) material yang dipesan.

Tugas Departemen PPIC Perusahaan Manufakturing 

 

Perusahaan harus menentukan rencana produksi dan memastikan ketersediaan bahan baku sehingga didapatkan berapa banyak bahan baku yang akan dijalankan dalam proses produksi. Hal ini tentunya bertujuan agar permintaan yang diterima marketing dapat dikirim kepada pelanggan tepat waktu dengan jumlah (quantity) yang tepat.

Untuk itu, agar mencapai jumlah produk akhir yang diharapkan, maka perusahaan perlu membentuk departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) yang bertugas untuk merencanakan, melaksanakan dan mengontrol pembelian bahan baku agar tidak ada hambatan dalam proses produksi.

Departemen PPIC dalam sebuah perusahaan biasanya dibagi lagi menjadi dua divisi, yaitu yang pertama divisi planning dan divisi warehouse dengan tugasnya adalah sebagai berikut.:

1. PPIC Divisi planning

Departemen planning atau planner merupakan departemen PPIC yang menjembatani antara marketing dengan departemen lain, seperti departemen produksi dan tim purchasing. 

Nah, tugas dari PPIC pada divisi planning ini antara lain:

a. Menjembatani antara Departemen Marketing, Produksi, dan Purchasing

PPIC Divisi Planning berperan sebagai penghubung antara marketing, produksi, dan purchasing, untuk memastikan kelancaran proses produksi dan pengiriman produk.

b. Merencanakan Pengadaan Barang Jadi

Bertanggung jawab untuk merencanakan pengadaan barang jadi (finished goods) berdasarkan kebutuhan customer, dengan memastikan ketepatan waktu, ketepatan jenis barang, dan ketepatan jumlah.

c. Menyusun Jadwal Produksi

Membuat dan memonitor jadwal produksi agar produksi selesai tepat waktu dan produk siap dikirim sesuai rencana.

d. Menyiapkan Daftar Kebutuhan Bahan Baku

Merencanakan dan menyiapkan kebutuhan bahan baku produksi sesuai dengan spesifikasi yang tepat dan jumlah yang dibutuhkan, bekerja sama dengan tim purchasing.

e. Mengelola Data Forecasting Penjualan

Menginput data forecasting atau peramalan penjualan dari departemen marketing ke dalam Master Production Schedule (MPS), yang kemudian dijadikan Master Production Planning (MPP) untuk jadwal mingguan atau harian.

f. Menyusun Material Requirement Planning (MRP)

Menyusun rencana kebutuhan bahan baku (MRP) berdasarkan data MPP untuk memastikan ketersediaan material sesuai jadwal dan spesifikasi yang dibutuhkan.

g. Menganalisis dan Menghitung Kebutuhan Material Secara Tepat

Melakukan analisis untuk menghitung lead time material (waktu yang diperlukan dari pemesanan hingga pengiriman), kapasitas pengiriman (jumlah yang dapat dikirim per batch), pola pengiriman (frekuensi pengiriman), persediaan awal yang tersedia, dan parameter lainnya. 

Tugas ini membantu planner dalam menyusun Material Requirement Planning (MRP) yang matang untuk memastikan jumlah material, biaya, dan jadwal pengiriman sesuai dengan kebutuhan produksi.

2. PPIC Divisi Warehouse

Jika divisi planning lebih bertugas untuk membuat rencana produksi, divisi warehouse ini lebih bertugas untuk memastikan bahwa persediaan bahan baku untuk produksi sudah tersedia sesuai dengan daftar belanjaan yang dibuat oleh divisi planning dengan menggunakan metode MRP seperti di atas. 

Planner pada divisi warehouse ini akan bertugas:

a. Memastikan Ketersediaan Bahan Baku

Divisi warehouse bertugas untuk memastikan bahwa persediaan bahan baku untuk produksi sudah tersedia sesuai dengan daftar belanja (MRP) yang dibuat oleh divisi planning, sehingga proses produksi dapat berjalan lancar tanpa hambatan.

b. Menyerahkan Daftar Belanja (MRP) ke Tim Purchasing

Daftar belanja yang sudah dibuat berdasarkan rencana Material Requirement Planning (MRP) akan diserahkan kepada tim purchasing untuk dijadikan pedoman dalam membeli bahan baku atau material yang dibutuhkan oleh produksi.

c. Memastikan Material Tiba Tepat Waktu

Divisi warehouse harus memastikan bahwa bahan baku atau material yang dibeli oleh tim purchasing tiba tepat waktu dan segera dimasukkan ke dalam proses produksi agar produksi tidak terganggu.

d. Menyerahkan Material ke Tim Produksi

Setelah bahan baku tiba, divisi warehouse bertanggung jawab menyerahkan semua material atau bahan baku yang diperlukan ke tim produksi untuk diproses sesuai dengan rencana produksi yang telah ditetapkan.

e. Mengelola Barang Jadi untuk Quality Control

Setelah material diproses dan dirakit menjadi barang jadi (finished goods), divisi warehouse akan memastikan produk tersebut diperiksa oleh bagian quality control untuk mendeteksi adanya barang yang rusak atau cacat.

f. Mendistribusikan Produk Jadi ke Pelanggan

Setelah produk lulus pemeriksaan quality control, divisi warehouse bertugas untuk mendistribusikan barang jadi kepada pelanggan sesuai dengan permintaan, baik dari segi jenis barang maupun jumlah yang tepat.

3. Tugas dan Tanggung Jawab PPIC Secara Umum

Jadi, dapat disimpulkan bahwa secara umum tugas PPIC adalah sebagai berikut:

a. Menerima Forecasting dari Departemen Marketing

PPIC bertanggung jawab menerima peramalan penjualan dari departemen marketing terkait jumlah permintaan barang. Setelah itu, PPIC harus memastikan bahwa permintaan tersebut dapat terpenuhi sesuai dengan jadwal produksi.

b. Membuat dan Menyampaikan Surat Perintah Produksi

PPIC bertugas membuat surat perintah produksi atau production plan yang akan disampaikan ke departemen produksi. Surat ini disusun berdasarkan jadwal produksi atau Master Production Schedule (MPS) untuk memastikan proses produksi berjalan sesuai rencana.

c. Menerima Informasi Stock Bahan Baku dari Gudang

PPIC harus selalu menerima update terkait stok bahan baku dari gudang raw material. Informasi ini penting untuk mengetahui stok yang tersedia dan merencanakan kebutuhan bahan baku selanjutnya.

d. Membuat Surat Permintaan Pembelian Bahan Baku

Berdasarkan informasi dari Material Requirement Planning (MRP), PPIC akan membuat surat permintaan pembelian bahan baku yang diserahkan ke departemen purchasing. Ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku untuk jadwal produksi yang akan datang.

e. Memantau Stock Barang Jadi di Warehouse

PPIC bertanggung jawab memantau informasi terkait stok barang jadi di gudang barang jadi. PPIC harus memastikan stok berada pada level yang tepat, agar tidak terjadi kelebihan stok (over stock) yang dapat menyebabkan pemborosan atau kekurangan stok (stock out) yang dapat menghambat pemenuhan permintaan pelanggan.

Perbedaan PPIC dan PPC

 

Untuk selanjutnya, agar mempermudah pemahaman, berikut ini kami sajikan perbedaan PPIC dan PPC dalam bentuk tabel di bawah ini. 

Aspek	PPIC (Production Planning & Inventory Control)	PPC (Production Planning & Controlling)
Kompleksitas Tugas	Lebih kompleks karena mencakup perencanaan produksi serta pengendalian persediaan bahan baku dan produk jadi.	Lebih sederhana, hanya fokus pada perencanaan dan pengendalian produksi.
Pembuatan Master Production Schedule (MPS)	Membuat MPS untuk mengatur jadwal produksi.	Membuat MPS untuk mengatur jadwal produksi.
Material Requirement Planning (MRP)	Membuat MRP untuk menentukan kebutuhan bahan baku yang harus disediakan oleh tim purchasing.	Tidak terlibat dalam pembuatan MRP.
Pengendalian Inventori	Bertanggung jawab mengontrol inventori bahan baku dan barang jadi, memastikan tidak terjadi overstock atau stock out.	Tidak terlibat dalam pengendalian inventori.
Siklus Bisnis yang Cocok	Cocok untuk perusahaan dengan siklus bisnis make to stock.	Cocok untuk perusahaan dengan siklus bisnis make to order atau just in time (JIT).
Koordinasi dengan Supplier	Berkoordinasi dengan supplier untuk memastikan ketersediaan bahan baku tepat waktu.	Tidak terlibat dalam koordinasi langsung dengan supplier.
Tanggung Jawab Terhadap Customer	Mengelola pengiriman produk jadi ke pelanggan sesuai dengan permintaan.	Tidak terlibat dalam pengelolaan produk jadi untuk pelanggan.

Itulah ulasan mengenai apa itu PPIC dan tugasnya dalam menjalankan perencanaan produksi di sebuah perusahaan manufakturing. PPIC dalam melakukan perencanaan kebutuhan material untuk proses produksi menggunakan perhitungan forecasting (perkiraan) dari departemen marketing dan kebijakan safety stock yang telah ditentukan oleh perusahaan.