Tugas Departemen PPIC Perusahaan Manufakturing

PPIC (Production Planning and Inventory Control) merupakan suatu departemen dalam perusahaan manufakturing yang bertugas dan bertanggung jawab dalam hal merencanakan produksi serta mengendalikan jumlah persediaan) bahan baku agar sesuai dengan kebutuhan produksi dan tidak berlebihan (over stock).

 

 

Tugas Departemen PPIC Perusahaan Manufakturing 

 

Perusahaan harus menentukan rencana produksi dan memastikan ketersediaan bahan baku sehingga didapatkan berapa banyak bahan baku yang akan dijalankan dalam proses produksi. Hal ini tentunya bertujuan agar permintaan yang diterima marketing dapat dikirim kepada pelanggan tepat waktu dengan jumlah (quantity) yang tepat.

Untuk itu, agar mencapai jumlah produk akhir yang diharapkan, maka perusahaan perlu membentuk departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) yang bertugas untuk merencanakan, melaksanakan dan mengontrol pembelian bahan baku agar tidak ada hambatan dalam proses produksi.

Departemen PPIC dalam sebuah perusahaan biasanya dibagi lagi menjadi dua divisi, yaitu yang pertama divisi planning yang bertanggung jawab terhadap rencana produksi, dan yang kedua adalah divisi warehouse yang bertanggung jawab terhadap pengendalian dan persediaan bahan baku.:

1. Divisi planning

Departemen planning atau planner merupakan departemen yang menjembatani antara marketing dengan departemen lain, seperti departemen produksi dan tim purchasing. 

Bagi marketing, planner memiliki tanggung jawab untuk merencanakan pengadaan barang jadi (finished goods) yang merupakan kebutuhan customer dengan tepat waktu, tepat barang, dan tepat jumlah. 

Bagi departemen produksi, planner harus membuat jadwal atau memastikan produksi berjalan sesuai jadwal, seperti kapan produksi selesai dan kapan produk dapat dikirimkan. 

Sedangkan bagi purchasing, planner memiliki tanggung jawab untuk merencanakan dan menyiapkan daftar kebutuhan bahan baku produksi dengan spesifikasi yang tepat dan tepat jumlahnya. 

Hubungan antara divbisi planning dengan departemen-departemen lain dapat dijelaskan sebagai berikut:

• Dalam membuat rencana produksi, planner memerlukan data forecasting atau peramalan penjualan dari marketing. Sehingga tim marketing akan menyerahkan Purchase Order/forecasting tersebut kepada departemen planning.
• Planner menginput forecasting tersebut ke dalam Master Production Schedule (MPS) atau jadwal produksi yang kemudian dibreakdown menjadi Master Production Planning (MPP) atau penjadwalan produksi mingguan atau harian.
• Planner menyusun Material Requirement Planning (MRP) berdasarkan data MPP. 
• Planner dibantu dengan sebuah software yang secara otomatis akan menghitung berapa lama lead time material per sekali pengiriman, kapasitas pengiriman (quantity order), pola pengiriman, persediaan awal yang dimiliki, dan parameter-parameter lain dalam menyusun MRP. Hal ini dilakukan agar perencanaan pengadaan bahan baku benar-benar matang secara quantity (jumlah), cost (biaya), dan delivery (pengiriman).
  

2. Divisi Warehouse

Jika divisi planning lebih bertugas untuk membuat rencana produksi, divisi warehouse ini lebih bertugas untuk memastikan bahwa persediaan bahan baku untuk produksi sudah tersedia sesuai dengan daftar belanjaan yang dibuat oleh divisi planning dengan menggunakan metode MRP seperti di atas. 

Planner pada divisi warehouse ini akan bertugas:

• Untuk rencana pembelian bahan baku atau material, daftar belanja (MRP) yang telah dibuat ini kemudian akan diserahkan kepada tim purchasing sebagai pedoman bagi purchasing dalam membeli bahan baku.
• PPIC dalam hal ini divisi planning kemudian harus memastikan material itu datang dan segera masuk ke dalam proses produksi.
• PPIC menyerahkan semua material atau bahan baku yang akan diproses kepada tim produksi.
• Setelah material masuk ke dalam proses produksi dan sudah diassembling (dirakit), maka akan menjadi barang jadi (finished goods) dan siap untuk diperiksa oleh bagian quality control untuk dicek apakah ada barang yang rusak atau cacat.
• Produk jadi kemudian akan didistribusikan ke pelanggan sesuai dengan barang yang tepat dan jumlah permintaan yang tepat.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa tugas PPIC adalah sebagai berikut:

1. Menerima forecasting (peramalan) dari departmene marketing terkait dengan jumlah permintaan barang, dan kemudian memastikan terpenuhinya permintaan marketing tersebut.
2. Membuat dan menyampaikan surat perintah produksi (production plan) ke departemen produksi sesuai dengan jadwal produksi atau master production schedule (MPS).
3. Menerima informasi terkait stock bahan baku terakhir dari gudang raw material (bahan baku).
4. Membuat surat permintaan pembelian bahan baku berdasarkan data MRP ke departemen purchasing untuk memenuhi kebutuhan bahan baku pada periode jadwal produksi mendatang.
5. Menerima informasi stock barang jadi di warehouse barang jadi dan memastikan agar tidak terjadi kelebihan stock (over stock) ataupun kekurangan stock (stock out) sehingga permintaan pelanggan dapat terpenuhi.
   

Perbedaan PPIC dan PPC

Sebelum muncul istilah PPIC, dulunya dikenal divisi PPC (Production Planning & Controling) yang merupakan divisi dalam perusahaan yang bertugas membuat rencana produksi dan mengendalikan produksinya tanpa harus mengurusi inventori (persediaan).

 

Lalu, mengapa sekarang lebih populer PPIC dibandingkan PPC? Dan apa saja perbedaannya? 

 

Beberapa tahun belakangan, inventori (persediaan) material dalam sebuah perusahaan juga perlu dilakukan pengendalian untuk memenuhi kebutuhan produksi dengan tanpa mengalami kelebihan persediaan bahan baku, yang akan berdampak pada waste (pemborosan). 

 

Perusahaan yang ingin maju harus bekerja secara efisien dan mampu menerapkan konsep lean manufacturing atau mengeliminasi pemborosan. Oleh karenanya PPIC ini amat penting ada untuk dapat menekan pemborosan melalui pengontrolan inventori.

Berikut ini adalah tiga alasan mengapa inventori juga perlu dilakukan pengendalian, yaitu :

1. Mengatasi adanya fluktuasi atau ketidakpastian permintaan (order dari marketing).
2. Mengatasi adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier.
3. Mengatasi adanya unsur ketidakpastian dalam suplai atau tenggang waktu (lead time) material yang dipesan.

Secara jobdesc, PPIC lebih kompleks tugasnya dibandingkan PPC, karena posisinya yang berada di antara supplier dan customer. 

 

PPIC membuat Master Production Schedule (MPS) untuk mengontrol ketersediaan material dari supplier yang kemudian dikirimkan kepada perusahaan untuk diproses menjadi barang jadi. PPIC pun juga membuat Material Requirement Planning (MRP) guna memenuhi tenggat waktu untuk segera melakukan proses produksi dan produk segera dapat direlease sehingga produk dapat dikirimkan ke pelanggan. Sedangkan PPC memiliki tugas dan tanggung jawab sebatas membuat rencana produksi (MPS) tanpa membuat rencana kebutuhan material (MRP).

 

Perbedaan selanjutnya adalah PPIC ini lebih cocok untuk diterapkan pada perusahaan yang siklus bisnisnya bersifat make to stock. Sementara itu PPC lebih cocok untuk diterapkan pada perusahaan yang siklus bisnisnya bersifat make to order, atau perusahaan yang bisnisnya menerapkan konsep just in time (JIT).

Itulah ulasan mengenai apa itu PPIC dan tugasnya dalam menjalankan perencanaan produksi di sebuah perusahaan manufakturing. PPIC dalam melakukan perencanaan kebutuhan material untuk proses produksi menggunakan perhitungan forecasting (perkiraan) dari departemen marketing dan kebijakan safety stock yang telah ditentukan oleh perusahaan.