2024-10-13

Perbedaan KPI Staf Sales, KPI Sales Supervisor, Dan KPI Sales Manager Serta Contohnya

Author -  Lubis Muzaki

Salah satu cara untuk memastikan bahwa tim penjualan bekerja sesuai harapan adalah dengan menerapkan Key Performance Indicators (KPI). KPI adalah metrik yang digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan individu atau tim dalam mencapai target penjualan yang telah ditetapkan. 

Dengan mengukur KPI, perusahaan dapat menilai apakah strategi penjualan yang diterapkan efektif, serta memberikan panduan untuk perbaikan ke depan.

Namun, banyak bisnis masih mengalami kesulitan dalam mengukur KPI sales secara efisien dan tepat sasaran. Salah satu penyebabnya adalah pemilihan KPI yang tidak sesuai dengan tujuan bisnis. 

KPI yang tidak relevan dapat menyebabkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan, pada akhirnya, keputusan bisnis yang kurang tepat. 

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memilih KPI yang benar-benar mencerminkan pencapaian target bisnis dan selaras dengan strategi penjualan yang diterapkan.

Dalam konteks penjualan, ada beberapa level yang perlu diperhatikan, yaitu tim sales, Sales Supervisor, dan Sales Manager. Masing-masing peran memiliki tanggung jawab dan KPI yang berbeda, seperti yang akan dijelaskan pada artikel di bawah ini, ya.





Cara Membuat KPI Sales


Cara membuat KPI sales bagi setiap organisasi yang ingin terus berkembang dan mencapai kesuksesan jangka panjang, adalah:


1. Menetapkan Tujuan dan Target Perusahaan (Goal Setting)

Menetapkan tujuan atau target ini dikenal dengan istilah "goal setting", di mana perusahaan mendefinisikan hasil yang ingin dicapai dalam periode tertentu. 

Misalnya, sebuah perusahaan mungkin ingin meningkatkan pendapatan penjualan sebesar 20% dalam setahun. Tujuan ini harus realistis, spesifik, dapat diukur, dan relevan dengan kondisi pasar saat ini.


Baca juga: Memahami Perbedaan Marketing dan Sales, Serta Membangun Budaya Kolaborasi yang Efektif


2. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas

Setelah menetapkan tujuan perusahaan, langkah selanjutnya adalah merancang struktur organisasi yang jelas dan mendefinisikan deskripsi tugas setiap anggota tim. 

Struktur organisasi yang baik sangat penting untuk menghindari tumpang tindih tanggung jawab di dalam tim penjualan. 

Dengan adanya pembagian peran yang jelas, setiap anggota tim memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing, serta mengetahui siapa yang harus dilaporkan.


3. Membagi Tugas secara Adil

Membagi tugas secara adil merupakan langkah krusial dalam memastikan bahwa setiap anggota tim penjualan dapat bekerja dengan maksimal. 

Pembagian tugas yang adil berarti menyesuaikan tanggung jawab dengan kemampuan dan kapasitas setiap individu dalam tim. 

Hal ini membantu mencegah terjadinya ketidakseimbangan beban kerja yang dapat menyebabkan penurunan kinerja atau bahkan turnover karyawan.


Dalam konteks KPI, pembagian tugas yang adil akan mempermudah penilaian kinerja secara objektif. Setiap karyawan memiliki target dan indikator kinerja yang berbeda, sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya. 

Misalnya, seorang karyawan yang bertanggung jawab atas akuisisi pelanggan baru akan memiliki KPI yang berfokus pada jumlah prospek yang dihasilkan, sementara karyawan lain yang bertanggung jawab atas retensi pelanggan mungkin memiliki KPI yang berfokus pada kepuasan pelanggan atau loyalitas.


4. Membuat Standar Pencapaian dan Penilaian (Key Result Areas dan Indikator)

Setelah menetapkan tujuan dan membagi tugas secara adil, langkah selanjutnya adalah membuat standar pencapaian dan penilaian yang akan digunakan untuk mengukur kinerja tim penjualan. 

Standar ini dikenal sebagai Key Result Areas (KRA) dan Indikator Kinerja. KRA adalah area utama yang menjadi fokus dalam penilaian kinerja, sementara indikator kinerja adalah metrik yang digunakan untuk mengukur pencapaian di setiap KRA.

Misalnya, salah satu KRA dalam tim penjualan adalah peningkatan pendapatan. Indikator kinerjanya bisa berupa pertumbuhan penjualan bulanan atau jumlah closing deals yang dilakukan oleh anggota tim. 

Contoh lainnya adalah retensi pelanggan, di mana indikator kinerjanya bisa berupa tingkat kepuasan pelanggan atau tingkat loyalitas pelanggan dari periode ke periode.


Baca jugaPerbedaan Sales Taking Order, Sales Motoris, dan Sales Kanvasing


5. Menyusun Metrik Penilaian Sales

Setelah standar pencapaian ditetapkan, langkah berikutnya adalah menyusun metrik penilaian yang akan digunakan untuk menilai kinerja penjualan secara keseluruhan. 

Metrik ini biasanya disusun dalam bentuk tabel sederhana, yang mencakup tanggung jawab setiap karyawan, Key Result Areas (KRA), indikator kinerja, bobot (weight), dan target pencapaian.

Setiap indikator kinerja perlu diberi bobot berdasarkan tingkat kepentingannya. Bobot ini menunjukkan seberapa besar kontribusi setiap indikator terhadap keseluruhan kinerja karyawan. 

Misalnya, jika salah satu indikator yang diukur adalah jumlah prospek baru, indikator ini mungkin memiliki bobot lebih kecil dibandingkan dengan indikator seperti jumlah closing deals, yang langsung berdampak pada pendapatan perusahaan.

Penentuan bobot ini harus dilakukan melalui diskusi antara manajer dan karyawan, sehingga ada kesepahaman tentang prioritas tugas dan target yang harus dicapai.

Jumlah bobot total harus mencapai 100%.


6. Evaluasi dan Tinjauan Berkala

Langkah terakhir dalam menyusun KPI sales adalah melakukan evaluasi dan tinjauan berkala. Evaluasi dapat dilakukan secara bulanan, kuartalan, atau tahunan, tergantung pada kebijakan perusahaan.

Evaluasi berkala memungkinkan manajer untuk melihat perkembangan pencapaian KPI setiap karyawan dan tim secara keseluruhan. 

Jika ada karyawan atau tim yang mengalami kesulitan dalam mencapai target, manajer dapat segera melakukan intervensi, seperti memberikan pelatihan tambahan, motivasi, atau mengatur ulang target agar lebih realistis.


Perbedaan KPI Tim Sales, KPI Sales Supervisor, dan KPI Sales Manager


A. KPI Tim Sales


KPI Tim Sales mencakup berbagai metrik yang dirancang untuk mengevaluasi setiap aspek proses penjualan. Setiap metrik ini memberikan wawasan yang berbeda tentang bagaimana tim penjualan berkontribusi terhadap pencapaian tujuan bisnis.


1. Pertumbuhan Penjualan (Sales Growth)

Pertumbuhan Penjualan adalah indikator yang mengukur peningkatan total penjualan dalam periode tertentu, seperti bulanan, kuartalan, atau tahunan. 

KPI ini penting untuk menilai seberapa efektif perusahaan dalam meningkatkan volume penjualannya dan seberapa baik strategi penjualan yang diterapkan. 

Cara menghitungnya adalah dengan membandingkan penjualan saat ini dengan penjualan di periode sebelumnya, biasanya dinyatakan dalam persentase.


2. Target Penjualan (Sales Target)

Target Penjualan adalah angka atau volume penjualan yang ditetapkan untuk dicapai oleh tim penjualan dalam periode tertentu. Ini bisa berupa jumlah produk yang harus terjual, nilai total pendapatan yang ingin dicapai, atau jumlah pelanggan baru yang harus diperoleh.

Penetapan target yang realistis dan terukur membantu tim penjualan fokus dan memberikan arah dalam pencapaian hasil.


3. Pertumbuhan dan Akuisisi Pelanggan (Customer Acquisition Growth)

Metrik ini mencakup pertumbuhan jumlah pelanggan baru yang berhasil diperoleh dalam periode waktu tertentu. Ini memberikan gambaran tentang efektivitas strategi pemasaran dan penjualan dalam menarik pelanggan baru. 

Menghitung pertumbuhan dan akuisisi pelanggan melibatkan perbandingan jumlah pelanggan baru yang diperoleh dengan jumlah pelanggan pada periode sebelumnya.


4. Closing yang Dimenangkan (Closed Deals)

Metrik ini menunjukkan jumlah transaksi atau peluang penjualan yang berhasil ditutup oleh tim penjualan dalam periode tertentu.

Hal ini mencerminkan kemampuan tim untuk mengkonversi prospek menjadi pelanggan yang sebenarnya. 

Mengukur jumlah closing yang dimenangkan memberikan wawasan tentang efektivitas proses penjualan dan kemampuan tim dalam mencapai target.


5. Biaya Distribusi dan Transportasi (Distribution and Transportation Costs)

Metrik ini mengukur total biaya yang dikeluarkan untuk distribusi dan transportasi produk ke pelanggan. Biaya ini dapat mencakup pengiriman, logistik, dan biaya terkait lainnya. 

Memahami biaya distribusi dan transportasi penting untuk mengoptimalkan pengeluaran dan meningkatkan margin keuntungan.


6. Durasi Sales Cycle (Sales Cycle Length)

Durasi Sales Cycle mengukur rata-rata waktu yang diperlukan untuk menutup sebuah transaksi, mulai dari kontak awal dengan prospek hingga kesepakatan ditutup. 

Metrik ini membantu tim penjualan memahami seberapa efisien proses penjualan mereka dan di mana ada potensi untuk mempercepat siklus penjualan.


7. Pendapatan per Penjualan (Revenue per Sales)

Revenue per Sales adalah total pendapatan yang dihasilkan dari setiap penjualan yang dilakukan oleh tim penjualan. Metrik ini membantu manajemen menilai kontribusi setiap anggota tim penjualan terhadap pendapatan total perusahaan. 

Cara menghitungnya adalah dengan membagi total pendapatan yang dihasilkan dengan jumlah total penjualan dalam periode tertentu.


8. Rasio Konversi Prospek (Lead Conversion Ratio)

Lead Conversion Ratio mengukur seberapa efektif tim penjualan dalam mengubah prospek menjadi pelanggan. Semakin tinggi rasio ini, semakin baik kinerja tim dalam mengonversi peluang menjadi penjualan nyata. 

Menghitung rasio konversi dilakukan dengan membagi jumlah pelanggan yang berhasil diperoleh dengan jumlah total prospek yang telah dihubungi.


9. Rasio Peluang yang Dimenangkan (Opportunity-to-Win Ratio)

Metrik ini mengukur persentase peluang penjualan yang berhasil ditutup oleh tim penjualan. Ini menunjukkan seberapa efektif tim dalam mengelola dan menutup peluang yang ada di pipeline mereka. 

Menghitung Opportunity-to-Win Ratio melibatkan pembagian jumlah transaksi yang berhasil ditutup dengan total peluang yang ada.


10. Nilai Pembelian Rata-rata (Average Purchase Value)

Average Purchase Value mengukur nilai rata-rata dari setiap pembelian yang dilakukan oleh pelanggan. Metrik ini memberikan gambaran tentang seberapa besar pelanggan membelanjakan uang mereka setiap kali mereka bertransaksi. 

Menghitungnya dilakukan dengan membagi total pendapatan yang dihasilkan dalam periode tertentu dengan jumlah total transaksi yang terjadi.

 

B. KPI Sales Supervisor


Sebagai pihak yang mengawasi langsung operasional sehari-hari, Sales Supervisor memiliki KPI yang lebih terfokus pada aspek-aspek yang bersifat operasional dan berkaitan langsung dengan aktivitas penjualan. Beberapa KPI utama yang digunakan untuk menilai kinerja Sales Supervisor meliputi:


1. Volume Penjualan (dalam Rupiah)


Salah satu KPI terpenting bagi Sales Supervisor adalah volume penjualan harian, mingguan, atau bulanan yang dicapai oleh tim penjualan yang berada di bawah pengawasannya. Volume ini biasanya diukur dalam nilai rupiah, sehingga mencerminkan total penjualan dalam periode waktu tertentu​.


2. Pertumbuhan Penjualan Dibandingkan Tahun Sebelumnya


Sales Supervisor juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tim penjualan mengalami pertumbuhan. KPI ini mengukur perbandingan antara volume penjualan tahun ini dengan penjualan di tahun sebelumnya. Ini penting untuk menilai apakah strategi operasional berjalan dengan baik dan apakah ada peningkatan performa penjualan​(kamus-kpi-supervisor-sa…).


3. Ekspansi Wilayah Penjualan Baru


KPI ini mengukur jumlah area atau wilayah baru yang berhasil dikembangkan oleh tim penjualan. Ekspansi ini mencakup pembukaan pasar baru di provinsi, kota, atau kabupaten yang sebelumnya belum terlayani. Kemampuan untuk memperluas wilayah penjualan adalah indikasi kinerja baik Sales Supervisor​.


4. Rata-rata Penjualan per Pelanggan


KPI ini menghitung rata-rata penjualan per pelanggan, yang dihasilkan dari total penjualan dibagi dengan jumlah pelanggan yang ada. Hal ini mencerminkan efektivitas Sales Supervisor dalam memaksimalkan potensi penjualan dari setiap pelanggan​.


5. Jumlah Prospek Baru


KPI ini mengukur berapa banyak prospek pelanggan baru yang didapatkan oleh tim penjualan. Prospek baru berarti calon pelanggan yang menunjukkan minat untuk membeli produk tetapi belum melakukan pembelian. Prospek yang dihasilkan ini merupakan langkah awal penting dalam memperluas basis pelanggan.


6. Tingkat Pergantian Karyawan (Turnover)


Salah satu tanggung jawab utama Sales Supervisor adalah memastikan stabilitas tim penjualan. Tingkat pergantian karyawan mengukur persentase karyawan penjualan yang meninggalkan perusahaan dalam periode tertentu. Tingkat turnover yang rendah menunjukkan pengelolaan tim yang baik, sementara tingkat yang tinggi dapat menjadi indikasi masalah​.


C. KPI Sales Manajer


Sebaliknya, Sales Manajer memiliki KPI yang lebih fokus pada pengelolaan strategi dan pencapaian target jangka panjang perusahaan. KPI yang diukur mencakup hal-hal yang lebih strategis, seperti:


1. Pencapaian Target Penjualan Keseluruhan

KPI ini menilai seberapa baik Sales Manajer dalam mencapai target penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Ini mencakup total keseluruhan penjualan yang diperoleh dari berbagai tim penjualan di bawah pengawasannya.


2. Margin Keuntungan dan Pengelolaan Biaya


Sales Manajer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa keuntungan yang dihasilkan dari penjualan cukup tinggi, serta memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk mendukung operasional penjualan tetap terkendali.


3. Efisiensi Tim dan Perbaikan Proses


Salah satu tugas penting Sales Manajer adalah meningkatkan efisiensi tim penjualan dengan memaksimalkan produktivitas dan mengurangi hambatan dalam proses penjualan. KPI ini mengukur seberapa efisien Sales Manajer dalam meningkatkan kinerja tim secara keseluruhan.


4. Pertumbuhan Pangsa Pasar


KPI ini menilai seberapa baik Sales Manajer dalam memperluas pangsa pasar perusahaan di industri yang digeluti. Ini mencerminkan kemampuan untuk bersaing dengan kompetitor dan menarik lebih banyak pelanggan.


5. Pengembangan dan Pelaksanaan Inisiatif Penjualan Baru


Sales Manajer juga dinilai dari inisiatif penjualan baru yang dikembangkannya untuk meningkatkan penjualan, memperluas produk, atau masuk ke pasar baru. Keberhasilan inisiatif ini diukur dalam bentuk peningkatan penjualan dan pencapaian target jangka panjang.


Contoh KPI Tim Sales, KPI Sales Supervisor, dan KPI Sales Manager


I. KPI Tim Sales

A. Contoh KPI Tim Sales


Tabel di bawah ini merupakan contoh KPI tim sales yang mencakup beberapa indikator kinerja utama. Tiap indikator memiliki bobot yang berbeda sesuai prioritasnya, dan masing-masing memiliki target serta pencapaian aktual.


Key Performance Indicator Bobot KPI (%) Satuan Target Aktual Skor Skor Akhir
Pertumbuhan Penjualan/Sales Growth 19 Persen 20 27 135 26
Target Penjualan/Sales Target 15 Unit 1200 1270 106 21
Pertumbuhan dan Akuisisi Pelanggan/Customer Churn Rate 14 Persen 15 12 80 11
Closing yang Dimenangkan 14 Angka 60 70 117 16
Biaya Distribusi dan Transportasi 10 Persen 2.5 2.4 104 10
Durasi Sales Cycle 9 Hari 25 26 96 9
Revenue per Sales 5 Rupiah 50,000 55,000 110 6
Lead Conversion Ratio 5 Persen 30 28 93 5
Opportunity-to-Win Ratio 5 Persen 50 45 90 5
Average Purchase Value 4 Rupiah 1,000,000 1,050,000 105 4
Total 100 113

B. Cara Menghitung Skor dan Skor Akhir



Untuk mengetahui kinerja karyawan dalam setiap KPI, kita perlu menghitung skor dan skor akhir untuk tiap indikator. Berikut ini cara perhitungan dari kedua nilai tersebut:


1. Perhitungan Skor

Skor adalah perbandingan antara nilai aktual dengan target, kemudian dikalikan dengan 100 untuk mendapatkan nilai dalam persentase.

Skor = (Aktual/Target) x 100


Contoh Perhitungan Skor:

  • Untuk Pertumbuhan Penjualan/Sales Growth:
  • Target: 20%
  • Aktual: 27%
  • Skor = (27/20) × 100 = 135

Nilai skor di atas 100 menunjukkan pencapaian yang melampaui target, sementara nilai di bawah 100 berarti target belum tercapai.


2. Perhitungan Skor Akhir

Skor Akhir diperoleh dengan mengalikan skor dengan bobot KPI dari indikator tersebut, kemudian membaginya dengan 100.


Skor Akhir = (Skor × Bobot KPI/100)


Contoh Perhitungan Skor Akhir:


Untuk Pertumbuhan Penjualan/Sales Growth:

  • Skor: 135
  • Bobot KPI: 19%
  • Skor Akhir = (135×19/100) = 25.65 ≈ 26


C. Analisis KPI yang Mencapai dan Tidak Mencapai Target

Berdasarkan hasil perhitungan skor dan skor akhir, kita bisa menganalisis apakah karyawan telah mencapai target untuk tiap KPI.


1. KPI yang Mencapai Target


Beberapa KPI yang berhasil melampaui atau memenuhi target yang ditetapkan adalah:


  • Pertumbuhan Penjualan/Sales Growth: Mencapai 27% dari target 20%, dengan skor akhir 26.
  • Target Penjualan: Tercapai pada angka 1270 unit dari target 1200 unit, dengan skor akhir 21.
  • Closing yang Dimenangkan: Tercapai 70 dari target 60, skor akhir 16.
  • Biaya Distribusi dan Transportasi: Lebih efisien, dengan biaya aktual 2.4% dari target 2.5%, skor akhir 10.
  • Revenue per Sales: Mencapai Rp55,000, melebihi target Rp50,000, skor akhir 6.
  • Average Purchase Value: Tercapai Rp1,050,000 dari target Rp1,000,000, skor akhir 4.

KPI-kPI ini menunjukkan performa yang baik karena karyawan mampu melampaui target dalam aspek-aspek yang penting, seperti pertumbuhan penjualan dan efisiensi biaya.


2. KPI yang Tidak Mencapai Target

Beberapa KPI yang belum mencapai target antara lain:


  • Pertumbuhan dan Akuisisi Pelanggan: Target 15% tidak tercapai, hanya 12%, dengan skor akhir 11.
  • Durasi Sales Cycle: Waktu yang dihabiskan untuk satu siklus sedikit melampaui target (26 hari dari target 25 hari), skor akhir 9.
  • Lead Conversion Ratio: Target konversi 30% tidak tercapai, hanya 28%, skor akhir 5.
  • Opportunity-to-Win Ratio: Hanya mencapai 45% dari target 50%, skor akhir 5.

Meskipun beberapa KPI tidak tercapai, KPI-kPI ini memiliki bobot yang lebih kecil dibandingkan indikator utama lainnya, sehingga tidak mengurangi pencapaian keseluruhan secara signifikan.


4. Kesimpulan Akhir

Secara keseluruhan, skor akhir yang diperoleh karyawan adalah 113 dari total bobot 100%. Hal ini menunjukkan bahwa karyawan telah melampaui target KPI yang ditetapkan, dengan performa baik dalam beberapa indikator kunci seperti Pertumbuhan Penjualan, Target Penjualan, dan Closing yang Dimenangkan.

Dengan demikian, kinerja karyawan dapat dinilai sebagai sangat baik, meskipun ada beberapa KPI yang masih memerlukan perhatian dan peningkatan. Fokus untuk perbaikan selanjutnya bisa diarahkan pada durasi sales cycle dan rasio konversi prospek agar lebih efisien dan efektif dalam jangka panjang.


II. KPI Sales Supervisor

A. Contoh KPI Sales Supervisor


Indikator KPI Sales Supervisor Bobot (%) Target Aktual Skor Skor Akhir
Volume Penjualan (dalam Rupiah) 25% Rp500 juta Rp550 juta 110 28
Pertumbuhan Penjualan Dibandingkan Tahun Sebelumnya 20% 15% 17% 113 23
Ekspansi Wilayah Penjualan Baru 15% 3 wilayah 4 wilayah 133 20
Rata-rata Penjualan per Pelanggan 20% Rp20,000 Rp18,000 90 18
Tingkat Pergantian Karyawan (Turnover) 20% 5% 4% 125 25
Total 100% 114


B. Penjelasan Perhitungan


Skor diperoleh dengan membandingkan aktual terhadap target (misal, untuk Volume Penjualan: 
550,000,000/500,000,000 × 100 = 110).

Skor akhir dihitung dengan mengalikan skor dengan bobot KPI, kemudian membaginya dengan 100 (misal, untuk Volume Penjualan: 110 × 25/100 = 28).

C. Analisis


Sales Supervisor ini mencapai total skor akhir 114%, menunjukkan performa yang sangat baik. KPI seperti Volume Penjualan dan Ekspansi Wilayah Penjualan Baru telah melampaui target, sementara Rata-rata Penjualan per Pelanggan sedikit di bawah target.


III. KPI Sales Manager

A. Contoh KPI Sales Manager


Indikator KPI Sales Manager Bobot (%) Target Aktual Skor Skor Akhir
Pencapaian Target Penjualan Keseluruhan 30% Rp2 Milyar Rp2,1 Milyar 105 32
Margin Keuntungan dan Pengelolaan Biaya 25% 20% 22% 110 28
Efisiensi Tim dan Perbaikan Proses 15% 90% 85% 94 14
Pertumbuhan Pangsa Pasar 20% 10% 12% 120 24
Pengembangan dan Pelaksanaan Inisiatif Penjualan Baru 10% 3 proyek 4 proyek 133 13
Total 100% 111


B. Penjelasan Perhitungan


Skor diperoleh dengan membandingkan aktual terhadap target (misal, untuk Pencapaian Target Penjualan Keseluruhan: (2,100,000,000/2,000,000,000 × 100) = 105).

Skor akhir dihitung dengan mengalikan skor dengan bobot KPI, kemudian membaginya dengan 100 (misal, untuk Pencapaian Target Penjualan Keseluruhan: 105 × 30/100 = 32).


C. Analisis


Sales Manager ini berhasil mencapai skor akhir 111%, menunjukkan performa yang baik. KPI yang sangat baik terlihat pada Margin Keuntungan, Pertumbuhan Pangsa Pasar, dan Inisiatif Penjualan Baru. Namun, Efisiensi Tim dan Perbaikan Proses masih di bawah target dan perlu ditingkatkan.


Nah, untuk memperbaiki KPI sales, Anda dapat memanfaatkan teknologi, seperti customer relationship management (CRM), dimana dapat membantu Anda mengukur KPI sales secara otomatis. CRM memungkinkan bisnis untuk memantau dan mengukur KPI sales dalam real-time.

0 komentar

Post a Comment