Pengertian e-Procurement: Jenis, Manfaat, dan Prosedur Pelaksanaannya

E-procurement merupakan sistem lelang dalam pengadaan barang/jasa oleh pemerintah dengan memanfaatkan sarana teknologi, informasi dan komunikasi berbasis internet. Sebelum adanya penerapan e-procurement dalam dunia PBJ, proses pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan cara konvensional, yaitu langsung mempertemukan pihak-pihak terkait dalam pengadaannya yang dapat memunculkan berbagai penyimpangan dalam pelaksanaannya. Oleh karenanya, terbentuknya sistem e-procurement telah mentransformasi proses pengadaan menjadi lebih baik.

Untuk lebih jelasnya kami akan membahas apa sih sebenarnya eProcurement itu, apa saja jenis eProcurement yang ada di Indonesia, apa saja manfaatnya, dan bagaimana prosedur pelaksanaannya. Selain itu, informasi mengenai sejauh mana e-procurement dapat mencegah fraud dalam dunia pengadaan barang/jasa, serta hubungan antara e-government dan e-procurement juga kami bahas di bawah ini.





Pengertian e-Procurement


E-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) yang terdiri dari dua kata, yaitu electronic dan procurement. Sehingga eprocurement adalah aplikasi perangkat lunak berbasis internet yang dirancang khusus untuk memfasilitasi proses perolehan barang ataupun jasa oleh organisasi komersial atau pemerintah ".

Sistem e-procurement sendiri tidak hanya sebatas dengan proses pembelian barang/jasa, akan tetapi juga bisa dikembangkan ke dalam proses negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan Penyedia barang/jasa.

Jenis Eprocurement dalam PBJ


Sistem eprocurement dalam dunia pengadaan barang/jasa pemerintah sendiri telah berkembang menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:

  1. e-tendering, yaitu tata cara atau metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik (SPSE) dengan cara sistem akan menjadwalkan proyek pekerjaan dan kemudian Penyedia dapat menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan; 
  2. e-catalogue atau katalog elektronik adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari penyedia barang dan jasa pemerintah. Sedangkan prosesnya lebih dikenal dengan e-purchasing, yaitu tata cara pembelian barang dan jasa melalui sistem katalog elektronik.

Manfaat Eprocurement


Manfaat e-procurement dalam proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, adalah:
  1. Sistem pengadaan pemerintah secara elektronik (eprocurement) bisa membuat pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dapat berjalan secara transparan, adil dan menciptakan persaingan yang sehat;
  2. Mendorong pemasok atau vendor untuk berpartisipasi dalam pengadaan publik. Selain itu, masyarakat luas dapat dengan mudah memperoleh informasi tentang tender di wilayahnya;
  3. E-procurement merupakan solusi untuk mencegah dan meminimalisir adanya peluang terjadinya fraud tindakan korupsi karena semua peserta pengadaan barang/jasa dapat saling mengawasi. Selain itu, peluang untuk melakukan kontak langsung antara penyedia barang atau jasa dengan panitia pengadaan menjadi semakin kecil;
  4. Tercapainya mutu produk yang didapatkan sesuai spesifikasi;
  5. Mereduksi tenaga sumber daya manusia dan mengubah rutinitas pembelian;
  6. Prosesnya yang secara online akan membuat peningkatan kinerja dari organisasi;
  7. Menghemat biaya penyelenggaraan pengadaan barang/jasa dan mengoptimalkan waktu pelaksanaan.
  8. Dalam pelaksanaannya mudah untuk melakukan pertanggungjawaban keuangan.

Tahap Penerapan Eprocurement


Penerapan e-procurement perlu dilakukan secara bertahap guna penerapan yang semakin baik. Secara umum tahapan pelaksanaan e- procurement dibagi dalam empat tahap, yaitu:
  1. Penayangan informasi. Terdiri dari informasi umum dan paket pekerjaan;
  2. Proses CTI (copy to internet ), yaitu penerapan e-Procurement melalui penayangan informasi, proses, dan hasil pengadaan barang/jasa;
  3. Pelaksanaan semi e-procurement yaitu kegiatan pengadaan barang/jasa yang sebagian prosesnya dilakukan melalui media internet secara interaktif antara peserta lelang dan panitia lelang;
  4. Pelaksanaan full e-procurement yaitu proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan transaksi secara penuh melalui media internet, namun dalam pelaksanaanya full e-procurement belum dapat dilakukan di Indonesia.

Prosedur Pelaksanaan Eprocurement


Mengenai prosedur pelaksanaan e-procurement, dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :

  1. Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dari Perangkat Daerah dimana pekerjaan akan dilaksanakan menunjuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk pelaksanaan barang / jasa.
  2. PPK menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa meliputi spesifikasi teknis dan harga perkiraan sendiri (HPS).
  3. PPK menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa (ULPBJ) yang berada dibawah Bidang Barang/Jasa Sekretariat Daerah.
  4. ULPBJ menetapkan satu kelompok kerja (pokja) sebagai pelaksana pemilihan penyedia barang/jasa.
  5. Pokja terpilih melakukan evaluasi terhadap rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa dari PPK dan memberi masukan untuk revisi terkait spesifikasi teknis maupun HPS. Bila revisi ditolak oleh PPK, maka pokja akan melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa dengan rencana pelaksanaan awal.
  6. Pokja terpilih melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE), dimulai dengan pengumuman pekerjaan pada website LPSE.
  7. Para penyedia barang dan jasa yang tertarik pada paket pekerjaan yang ditawarkan dapat mendaftarkan diri dan mengunduh dokumen lelang dari website LPSE.
  8. Setelah para peserta lelang mendaftarkan diri, dilakukan penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) secara online dan real-time. Dalam acara ini peserta lelang diberikan kesempatan untuk meminta keterangan lebih lanjut mengenai klausul dalam dokumen lelang maupun spesifikasi teknis dari pekerjaan, dan revisi bila ada. Hasil dari acara ini dituangkan dalam berita acara aanwijzing yang kemudian diunggah kedalam website LPSE di bawah pekerjaan yang terkait.
  9. Setelah masa pemasukan penawaran berakhir, dilakukan pembukaan penawaran secara online dan real-time. Peserta lelang dapat melihat harga penawaran setiap peserta lelang lainnya.
  10. Evaluasi dokumen penawaran dan dokumen kualifikasi akan dilakukan kepada peserta lelang dengan penawaran yang terendah, bila tidak ada kesalahan yang menggugurkan, maka akan dilakukan acara pembuktian kualifikasi dimana peserta lelang hadir secara fisik dengan membawa seluruh dokumen yang dipersyaratkan sesuai dokumen lelang dan perubahannya.
  11. Peserta lelang yang dapat membuktikan kualifikasinya akan ditetapkan sebagai pemenang lelang. Penetapan ini dicantumkan dalam berita acara hasil lelang yang dibuat dan dilaporkan oleh pokja kepada kepala bidang barjas.
  12. Dilakukan pengumuman mengenai pemenang lelang yang ditetapkan untuk kemudian diberikan masa sanggahan bagi peserta lelang lain bila ada.
  13. Apabila tidak ada sanggahan terkait penetapan pemenang lelang, maka selanjutnya akan ditunjuk sebagai penyedia barang/jasa tersebut. Penunjukan ini tercantum dalam Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)
  14. PPK menandatangani Kontrak dengan penyedia barang/jasa. 
  15. Penyedia barang/jasa melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak yang disepakati. 

Pencegahan Procurement Fraud melalui E- Procurement


Pengadaan barang dan jasa yang saat ini berlaku, khususnya di Indonesia masih memiliki kelemahan dan belum secara efektif mampu mencegah terjadinya korupsi. Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang telah diatur oleh Pemerintah Indonesia, masih memungkinkan bagi Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa untuk melakukan tindakan fraud berupa korupsi di setiap tahapannya. Kasus korupsi yang selama ini ditangani oleh KPK terkait dengan pengadaan barang dan jasa masih tergolong sebagai salah satu kasus korupsi tertinggi yang terjadi di Indonesia.

Bentuk Penyimpangan Pengadaan Barang/Jasa

Pengadaan barang dan jasa di organisasi pemerintahan telah melewati sejarah panjang dan berbagai bentuk penyimpangan yang telah teridentifikasi, adapun bentuk-bentuk penyimpangan, yaitu:
  1. Adanya kick-back selama proses pengadaan, yaitu penggelapan dana. Contohnya Panitia PBJ memenangkan perusahaan yang bukan merupakan penawar terbaik, dan mengalokasikan dana lebih dari yang seharusnya diterima oleh perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan memperoleh keuntungan dan sebagai pertukaran atas nilai kontrak pekerjaan, pejabat yang berwenang memperoleh pembayaran balik dari perusahaan, yang merupakan bagian dari jumlah kontrak yang diterima perusahaan; 
  2. Adanya praktik suap untuk memenangkan pengadaan; 
  3. Proses pengadaan yang tidak transparan; 
  4. Pengelola proyek tidak mengumumkan rencana pengadaan; 
  5. Adanya kongkalikong untuk melakukan mark-up harga perkiraan sendiri (HPS);
  6. Memenangkan perusahaan saudara, kerabat, atau kelompok tertentu; 
  7. Mencantumkan spesifikasi teknis yang hanya dapat dipasok oleh satu Penyedia tertentu;
  8. Adanya Penyedia yang tidak memenuhi kelengkapan administrasi namun tetap dapat ikut pengadaan dan bahkan menang;
  9. Menggunakan metoda pemilihan penyedia barang dan jasa pemerintah yang tidak seharusnya untuk mencapai maksud tertentu seperti menggunakan metoda penunjukan langsung dengan tidak menghiraukan ketentuan yang telah ditetapkan; dan
  10. Pengaturan spesifikasi barang/jasa dengan niatan menurunkan kualitas barang/jasa untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. 

Untuk mengatasi segala persoalan penyimpangan tersebut pemerintah mengeluarkan Peraturan Presiden No. 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Menindaklanjuti Perpres tersebut pemerintah bersama dengan LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah) terus berupaya untuk membuat suatu sistem baru untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa pemerintah yaitu melalui e-procurement.

Adapun LPSE (Lembaga Pengadaan Secara Elektronik) sebagai pihak yang menjadi mediator antara penyedia barang dan jasa (rekanan) dan pihak pengguna (instansi pemerintah), serta sebagai pengelola sistem e-procurement. Melalui Perpres tersebut diharapkan pengadaan barang dan jasa bisa berjalan lancar bebas kolusi, korupsi, dan nepotisme (KKN).


Hubungan E-Procurement dan E-Government



Implementasi Sistem Informasi (SI) memiliki peran penting tidak hanya di bidang bisnis tetapi juga di pemerintahan. Pemanfaatan sistem informasi dalam sebuah organisasi salah satunya adalah untuk membantu suatu organisasi agar pekerjaan didalamnya menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, dengan teknologi tersebut sebauh organisasi dapat dengan mudah memberikan layanan yang prima kepada publik.

Salah satu bentuk implementasi dari teknologi di dalam dunia pemerintahan adalah e-procurement. E-procurement merupakan sebuah sistem berbasis internet yang dirancang guna memfasilitasi proses pengadaan barang ataupun jasa oleh organisasi sektor privat atau publik.

Sedangkan e-government sendiri merupakan pemanfaatan aplikasi internet dan teknologi jaringan untuk secara digital memungkinkan hubungan pemerintah dan agen sektor publik dengan masyarakat, bisnis, dan pihak pemerintah lainnya menjadi lebih efisien dan efektif. Salah satu produk e-government, yaitu penerapan e-procurement. Melalui e-procurement transaksi jual beli pemerintah akan dilakukan secara online yang membuat proses ini menjadi lebih efektif dan efisien.

Sejumlah organisasi sektor publik di seluruh dunia saat ini telah memprioritaskan proses penerapan sistem e-procurement sebagai agenda utama pengembangan dari e-government, contohnya di Korea Selatan yang terkenal dengan sebutan Koneps (Korea Online Eprocurement System).

Di Indonesia, implementasi sistem e-procurement perlu terus didorong dan diperbaharui terus menerus sistemnya karena masih saja banyak celah bagi koruptor untuk melakukan tindakan korupsi.

Terus timbulnya sejumlah kasus korupsi yang terkait dengan kegiatan pengadaan barang dan jasa, termasuk beberapa kasus korupsi tertinggi yang terjadi di Indonesia tidak menampik bahwa dengan adanya eprocurement maka kasus korupsi PBJ akan hilang begitu saja. Maka dari itu, penting sekali untuk menciptakan sistem informasi pengadaan yang dapat menutup celah-celah tersebut yang biasanya dimanfaatkan oleh para pelaku korupsi. Contohnya, dikembangkannya sistem e-katalog LKPP.

Demikianlah ulasan lengkap mengenai apa itu eprocurement. Semoga bermanfaat dan maju terus Pengadaan Indonesia!

0 komentar

Post a comment