.png)
Kelancaran pengiriman barang melalui udara tidak hanya ditentukan oleh jadwal penerbangan atau kapasitas kargo. Ada satu hal yang sering luput diperhatikan, padahal dampaknya bisa sangat besar: Airway Bill (AWB).
Di lapangan, banyak forwarder fokus pada kecepatan proses dan negosiasi tarif dengan airline. Namun ketika terjadi kesalahan pada dokumen Airway Bill—entah salah berat, salah nama consignee, atau salah perhitungan biaya—dampaknya bisa langsung terasa. Barang tertahan, harus revisi dokumen, bahkan margin proyek bisa tergerus.
Mengapa Airway Bill Sangat Krusial dalam Pengiriman Air Freight?
Airway Bill bisa dikatakan sebagai pusat kendali administrasi dalam pengiriman udara. Tanpa dokumen ini, barang tidak bisa diproses oleh maskapai. Namun fungsinya jauh lebih luas dari sekadar syarat formal.
1. Sebagai Bukti Barang Sudah Diterima Maskapai
Begitu Airway Bill diterbitkan, artinya barang telah resmi masuk ke sistem pengangkutan udara. Dokumen ini menjadi bukti bahwa maskapai menerima barang untuk dikirim ke tujuan tertentu.
Jika ada kesalahan data di dalamnya, proses berikutnya bisa ikut terganggu—mulai dari manifest hingga clearance di bandara tujuan.
2. Dasar Perhitungan Biaya Pengiriman
Semua perhitungan biaya biasanya mengacu pada data yang tercantum di AWB, seperti:
- Berat aktual
- Volume barang
- Chargeable weight
- Rincian biaya tambahan
Kesalahan input berat 1–2 kilogram mungkin terlihat kecil. Tetapi jika terjadi berulang dalam puluhan shipment, dampaknya bisa signifikan terhadap margin perusahaan.
3. Dokumen Referensi untuk Semua Pihak
Airway Bill digunakan oleh banyak pihak sekaligus:
- Maskapai
- Ground handling
- Bea cukai
- Penerima barang
- Internal tim forwarder
Karena itu, data yang tidak sinkron bisa menimbulkan kebingungan di berbagai titik proses. Revisi dokumen di air freight bukan hanya soal administrasi—sering kali juga berarti penundaan waktu.
4. Penentu Kelancaran Proyek
Dalam bisnis forwarder, satu proyek bisa melibatkan banyak shipment. AWB menjadi acuan untuk:
- Tracking status barang
- Monitoring jadwal
- Rekap biaya per shipment
- Evaluasi performa proyek
Jika administrasinya berantakan, kontrol proyek juga ikut terdampak.
Jenis Kesalahan dalam Pengisian Airway Bill yang Paling Sering Terjadi
Meski terlihat sederhana, pembuatan Airway Bill menyimpan banyak potensi kesalahan—terutama jika masih dilakukan secara manual atau menggunakan sistem yang terpisah.
Berikut beberapa kesalahan yang paling sering terjadi.
1. Salah Input Berat dan Volume Barang
Ini adalah kesalahan paling umum. Dalam pengiriman udara, biaya dihitung berdasarkan chargeable weight (berat yang ditagihkan), yaitu perbandingan antara berat aktual dan berat volumetrik. Jika salah input angka—baik karena salah ketik atau salah hitung—dampaknya bisa langsung terasa pada:
- Perhitungan freight charge
- Margin proyek
- Tagihan ke customer
Misalnya, berat tertulis 1.200 kg padahal seharusnya 1.020 kg. Selisih kecil dalam input bisa membuat biaya membengkak atau justru forwarder menanggung selisih karena salah perhitungan di awal.
Dalam volume shipment yang tinggi, kesalahan seperti ini bisa terjadi berulang tanpa disadari.
2. Kesalahan Data Shipper atau Consignee
Nama perusahaan yang tidak sesuai legalitas, alamat yang kurang lengkap, atau kode negara yang salah bisa membuat barang tertahan di bandara tujuan.
Beberapa kesalahan yang sering terjadi:
- Salah ejaan nama perusahaan
- Tidak mencantumkan contact person
- Alamat tidak detail
- Nomor telepon tidak valid
Di tahap awal mungkin terlihat sepele. Namun ketika barang sudah tiba dan dokumen tidak sesuai, proses koreksi bisa memakan waktu dan biaya tambahan.
3. Kesalahan Perhitungan Charges dan Surcharge
Air freight memiliki banyak komponen biaya, seperti:
- Freight charge
- Fuel surcharge
- Security fee
- Handling fee
- Biaya lifting atau penurunan barang
Jika perhitungan dilakukan manual atau tidak tersinkronisasi dengan quotation awal, risiko selisih biaya sangat besar.
Yang sering terjadi:
- Lupa memasukkan komponen biaya tertentu
- Salah memilih tarif
- Perbedaan perhitungan antara tim operasional dan tim keuangan
Akibatnya, margin proyek bisa tergerus tanpa terlihat jelas di awal.
4. Data Tidak Sinkron dengan Dokumen Lain
Airway Bill harus sesuai dengan dokumen pendukung seperti:
- Commercial invoice
- Packing list
- Data manifest
- Dokumen internal proyek
Jika data di AWB berbeda dengan invoice atau packing list, proses clearance bisa terhambat. Bahkan dalam beberapa kasus, perlu dilakukan revisi dokumen yang menyebabkan delay shipment.
Masalah ini sering muncul ketika data diinput berkali-kali di sistem yang berbeda, tanpa integrasi otomatis.
Bagaimana Air Freight Software Mengurangi Risiko Human Error dalam Pengisian Airway Bill?
Untuk meminimalkan kesalahan administratif, banyak forwarder mulai menggunakan air freight software yang mengintegrasikan transaksi, dokumen, dan pelaporan dalam satu sistem.
Dengan alur kerja yang lebih terstruktur, risiko kesalahan dapat ditekan sejak awal. Salah satu solusi yang dirancang khusus untuk kebutuhan forwarder adalah Oaktree.
Berikut bagaimana sistem seperti ini membantu mengurangi human error.
1. Generate Airway Bill Otomatis dari Data Transaksi
Salah satu sumber kesalahan terbesar adalah input ulang data. Ketika tim harus mengetik kembali detail shipment ke dalam format AWB, peluang typo atau salah angka sangat besar.
Dengan sistem digital:
- Data shipment cukup diinput satu kali
- Informasi otomatis terhubung ke pembuatan AWB
- Format sudah mengikuti standar operasional forwarder
- Nomor referensi dan detail kargo tersinkronisasi
Artinya, risiko salah ketik dan inkonsistensi data bisa ditekan secara signifikan.
2. Perhitungan Biaya Lebih Terkontrol
Kesalahan perhitungan charge sering terjadi karena perhitungan dilakukan manual atau tidak berdasarkan data yang sama.
Dengan sistem terintegrasi:
- Berat dan volume otomatis dihitung
- Komponen biaya dapat disusun sesuai tipe transaksi
- Data biaya langsung tercatat dalam proyek terkait
- Tidak perlu rekap ulang secara terpisah
Hal ini membantu forwarder menghindari selisih perhitungan antara tim operasional dan tim keuangan.
Selain itu, integrasi dengan software akuntansi seperti Accurate dapat semakin memperkuat kontrol biaya. Data charges yang tercatat dalam sistem operasional dapat langsung tersinkronisasi ke pembukuan, sehingga tidak perlu input ulang di sisi finance.
Dengan alur yang terhubung, risiko perbedaan pencatatan, salah jurnal, atau margin yang “tidak terlihat” dapat diminimalkan. Forwarder pun dapat memantau profit per shipment maupun per proyek secara lebih akurat dan real-time.
3. Sinkronisasi Data Antar Dokumen
Airway Bill tidak berdiri sendiri. Ia harus selaras dengan invoice, packing list, dan laporan proyek. Air freight software memungkinkan:
- Data transaksi langsung menjadi dasar dokumen lain
- Tidak ada input ulang di sistem berbeda
- Perubahan data otomatis diperbarui di dokumen terkait
Dengan begitu, risiko perbedaan data antar dokumen bisa diminimalkan.
4. Reporting Per Project Secara Real-Time
Human error juga sering terjadi karena kurangnya visibilitas.
- Ketika tidak ada dashboard yang jelas, tim sulit mendeteksi kesalahan sejak awal.
- Dengan reporting per project yang terstruktur:
- Biaya per shipment terlihat jelas
- Margin proyek bisa dipantau
- Detail transaksi terdokumentasi rapi
- Riwayat perubahan data dapat ditelusuri
Sistem tidak hanya membantu mencegah kesalahan, tetapi juga memudahkan evaluasi jika terjadi masalah.
5. Standarisasi Proses Operasional
Banyak kesalahan muncul karena tidak ada standar proses yang konsisten antar staf. Sistem digital membantu:
- Menyusun alur kerja yang seragam
- Mengurangi ketergantungan pada ingatan individu
- Memastikan setiap transaksi mengikuti prosedur yang sama
- Menyimpan data secara terpusat dan terdokumentasi
Dengan proses yang lebih sistematis, risiko kesalahan karena kelalaian atau perbedaan cara kerja dapat ditekan.
Penutup
Di tengah volume shipment yang semakin tinggi dan tuntutan kecepatan layanan, mengandalkan proses manual semakin membuka ruang bagi human error. Karena itu, forwarder perlu melihat pengelolaan AWB bukan sekadar tugas administratif, tetapi sebagai bagian penting dari kontrol operasional dan pengamanan margin.
Dengan sistem yang terintegrasi dan proses yang lebih terstandarisasi, risiko kesalahan dapat ditekan sejak awal.
0 komentar
Posting Komentar