Milestone Adalah: Pengertian, Tujuan, Tahapan dan Kriteria Milestone yang Efektif

Tidak semua orang adalah manajer proyek di bidang konstruksi, tetapi sebagian besar setidaknya akrab dengan langkah-langkah yang terlibat dalam membangun sebuah rumah. Saat membangun rumah, pastinya kita akan mengerjakan daftar pekerjaan seperti berikut:

• Pemasangan lantai akan selesai pada hari Senin
• Pemasangan genteng akan selesai pada 1 November
• Instalasi listrik akan terhubung dengan baik pada akhir bulan

Contoh daftar di atas adalah milestone — atau rangkaian pekerjaan yang harus diselesaikan hingga proyek pembangunan rumah bisa selesai.

Saat membuat milestone untuk sebuah proyek kamu sendiri, anggap rumah itu sebagai hasil, kamu sebagai manajer proyek, dan teman dan keluarga kamu sebagai pengguna.

Saat merencanakan jadwal proyek, kamu sebaiknya mulai dengan beberapa milestone sekaligus. Dari sana, kamu dapat memperkirakan tanggal penyelesaian dan membandingkan dengan tanggal penyelesaian yang sebenarnya. Milestone harus menjadi titik kontrol minimal dalam manajemen proyek.

Apa yang dimaksud milestone sebuah proyek?

Milestone adalah suatu bagian item pekerjaan yang dibuat untuk menggambarkan suatu poin tertentu dalam jadwal proyek. Poin-poin pada item pekerjaan ini haruslah yang dianggap menjadi bagian penting pada tiap fase pekerjaan sebelum melanjutkan pekerjaan berikutnya atau berpengaruh atas kelangsungan pekerjaan berikutnya.

Contohnnya adalah pada suatu pekerjaan gedung yang dimulai dari kelompok pekerjaan persiapan lahan, struktur bawah, struktur atas, finishing dan M/E, lalu site development.

Jika milestone berfokus pada poin kemajuan sebuah proyek, kamu dapat melihat bagaimana milestone berguna dalam penjadwalan. Sama seperti tugas memecah proyek yang lebih besar menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola, milestone dapat membagi percabangan proyek untuk membuatnya lebih sederhana dan efektif.

Sebagai praktik terbaik perencanaan proyek, letakkan milestone dalam jadwal untuk mengelola ekspektasi si pengguna dengan lebih baik. Praktik ini akan membantu kamu untuk menentukan pedoman untuk semua tahapan penyelesaian proyek, mengidentifikasi milestone yang telah dicapai dan yang tertinggal dan mengelola ide atau gagasan dari mereka yang terlibat dalam proyek.

Tujuan Milestone

Milestone merupakan management tools yang sangat berguna dan dapat digunakan untuk menandai yang telah dimulai atau selesai, terutama digunakan sebagai alat perencanaan, penjadwalan, dan pelaporan. Terapkan dalam proyek kamu, definisikan milestone dengan tepat, kendalikan proyek kamu sejauh mana target milestone sudah tercapai. Milestone

Milestone digunakan dalam penjadwalan proyek dengan beberapa tujuan, yaitu :

1. Sebagai tanda dimulainya sebuah tahapan penting dalam pekerjaan
2. Sebagai pos sinyal berakhirnya sebuah tahapan penting dalam pekerjaan
3. Sebagai peringatan untuk deadline dalam pekerjaan
4. Sebagai tanda sebuah keputusan penting yang dibuat dalam pekerjaan
   

Tahapan Milestone

Milestone adalah titik waktu tertentu dalam siklus pelaksanaan proyek yang digunakan untuk mengukur kemajuan proyek menuju tahap penyelesaian proyek. Dalam manajemen proyek, milestone digunakan sebagai pos sinyal/peringatan untuk: tahapan awal atau akhir sebuah proyek, kebutuhan akan peninjauan, kebutuhan untuk pemeriksaan anggaran, dan masih banyak lagi.

Milestone memiliki tanggal yang tetap tetapi tidak ada durasi. Jadi apa saja tahapan milestone dalam sebuah proyek? Dibawah ini contoh tahapan milestone secara umum :

1. Contract award
2. Site Survey
3. P&ID (Piping and Instrumentation Diagram) approved
4. Discipline acceptance
5. Mechanical completion
6. Ready for start up
7. Initial facility handover
8. Final acceptance, etc.
   

Jarak sebuah tahapan milestone dengan milestone yang lain sebaiknya dipertimbangkan dengan matang. Harus diperhatikan betul apakah poin pekerjaan selanjutnya tersebut layak dijadikan sebuah tahapan milestone.

Dengan memahami milestone pada sebuah proyek, masing-masing team akan terbantu dalam hal komunikasi antar team dalam pelaporannya. Milestone harus dimasukan ke dalam laporan mingguan/bulanan termin proyek untuk dijadikan tolak ukur perkembangan proyek. Jika ada kemungkinan ada perubahan tanggal milestone sedangkan proyek sedang berjalan, harus disesuaikan dengan control change procedure yang kemudian dijadikan  sebagai dasar untuk mengubah jadwal yang sudah disetujui.

Kriteria Milestone yang Efektif

Sebuah milestone yang efektif, harus memenuhi kriteria sebagai berikut ini:

1. Specific, ruang lingkupnya jelas.
2. Measurable, yaitu terukur, untuk menentukan apakah tahapan tersebut bisa dinyatakan selesai atau tidak selesai.
3. Attainable, yaitu dapat diselesaikan kurun waktu yang tersedia.
4. Relevant, yaitu terkait dengan ruang lingkup pekerjaan.
5. Timely, yaitu ditentukan tanggal awal dan tanggal akhir penyelesaian.
6. Open, yaitu terbuka mudah dipahami oleh berbagai pihak.
7. Small, yaitu tidak terlalu rumit.
8. Assignable, yaitu dapat ditentukan dengan mudah pihak atau bagian yang bertanggungjawab atas pencapaian milestone.
9. Progressive, yaitu pencapaian suatau milestone adalah awal dari pelaksanaan milestone berikutnya.
10. Significant, yaitu ruang lingkup milestone tidak terlalu kecil sehingga tidak terlalu banyak milestone yang harus dibuat.

Dalam istilah yang sudah ada, milestone tidak lain adalah termin atau tahapan pencapaian output. Pendekatan milestone/termin dapat dicontohkan sebagai berikut:

1. Pengadaan Barang, dapat terdiri dari milestone: pengiriman barang, penerimaan barang di gudang dan pengujian.
2. Pekerjaan Konstruksi bangunan gedung, dapat terdiri dari milestone Pekerjaan pemadatan tanah (dari kelompok persiapan lahan), Pekerjaan cor pile cap (dari pekerjaan struktur bawah), Pekerjaan cor lantai paling atas (dari kelompok pekerjaan struktur atas), instalasi mekanikal dan elektrikal, dan seterusnya.
3. Pekerjaan Konstruksi wujud fisik lain, dapat terdiri dari milestone: design detail/engineering, pekerjaan konstruksi fisik, pengujian dan sertifikasi.

Milestone sangat baik diterapkan dalam proyek besar yang memiliki aktivitas yang sangat banyak. Milestone dapat membantu dalam pelaporan dimana perkembangan proyek bisa dipantau lebih mudah dan tidak membingungkan karena banyaknya item pekerjaan yang harus direview. Lebih dari itu, menerapkan tahapan milestone juga akan mengurangi potensi sengketa antara Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dengan Penyedia. Karena dengan menerapkan milestone, maka hal tersebut dapat memacu kinerja Penyedia dalam menyelesaikan tugasnya sesuai jangka waktu yang ditentukan.

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian milestone dan tahapan-tahapannya. Semoga bermanfaat.