Setiap organisasi ataupun institusi dalam menjalankan aktivitasnya dengan melakukan usaha-usaha tertentu agar dapat mencapai tujuan bersama. Dalam upayanya untuk mencapai tujuan tersebut banyak cara yang dilakukan, yaitu salah satunya dengan cara merumuskan dan menyusunnya dalam sebuah program kerja.
Program kerja sebaiknya dibuat dan direncanakan dengan baik agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Seperti apa program kerja yang sebaiknya dibuat? Apa saja langkah-langkah membuat program kerja? Bagaimana contoh program kerja yang benar?
Sebelum membuat program kerja, lebih baik mempelajari terlebih dahulu tentang program kerja secara detail. Informasi lengkap tentang program kerja dan contohnya akan dibahas dalam artikel ini! Simak artikel ini hingga akhir untuk mendapatkan informasi lengkap!
Pengertian Program Kerja
Program Kerja adalah suatu rangkaian atau susunan kegiatan yang akan dilakukan selama menjabat dalam satu periode kepengurusan. Program kerja ini berupa rangkuman dan detail dari setiap kegiatan yang akan dilakukan.
Pada umumnya program kerja dibuat dan ditulis pada awal kepengurusan. Pembuatan program kerja dilakukan dengan melakukan musyawarah dan diskusi bersama semua anggota kepengurusan atau organisasi.
Hal ini karena dalam pelaksanaan setiap kegiatan program kerja akan membutuhkan kerja sama semua pihak di dalam organisasi tersebut. Program kerja harus disusun dengan rinci dan jelas karena keberhasilannya juga bisa menjadi tolak ukur keberhasilan suatu kepengurusan.
Tujuan Pembuatan Program Kerja
Apa saja tujuan dari pembuatan suatu program kerja? Berikut ini beberapa tujuan pembuatan program kerja suatu kepengurusan, yaitu:
- Membantu organisasi agar dapat bekerja secara sistematis, terstruktur, dan terarah.
- Meningkatkan citra positif organisasi di mata orang lain.
- Melatih tanggung jawab terhadap tugas masing-masing anggota organisasi.
- Kegiatan dalam program kerja diharapkan mampu memberikan manfaat kepada orang lain dan lingkungan sekitar.
- Melatih kerja sama antar anggota organisasi dan memunculkan sikap kebersamaan yang erat.
Mengapa Program Kerja Perlu Dibuat?
Ada tiga alasan pokok mengapa program kerja perlu dibuat oleh suatu organisasi :
1. Untuk Efisiensi Organisasi
Dengan adanya suatu program kerja, maka waktu kerja akan lebih efisien karena schedule yang telah ditetapkan membuat anggotanya tidak perlu memikirkan bentuk kegiatan apa saja yang akan dibuat, mereka tinggal mengimplementasikan program kerja yang telah dibuat.
2. Untuk Efektifitas Organisasi
Sebuah organisasi sudah barang tentu memiliki sejumlah divisi-divisi kepengurusan yang bisa jadi penghambat karena organisasi yang terlalu "gemuk". Dengan membuat program kerja maka hubungan kerja antar divisi akan lebih efektif karena program kerja yang telah disusun sudah saling sinkron dan harmonis.
3. Untuk Mencapai Target Organisasi
Alasan terakhir mengapa program kerja perlu disusun adalah untuk mempermudah organisasi mencapai target/tujuan. Program kerja bagi sebuah organisasi merupakan sarana atupun anak tangga untuk mencapai target, visi, misi, dan tujuan didirikannya sebuah organisasi.
4. Untuk Mengurangi Konflik dalam Berorganisasi
Penybab konflik dalam organisasi sangatlah kompleks. Diantaranya adalah disebabkan tugas dan tanggung jawab yang tidak terdistribusikan dengan baik antar anggota. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya konflik antar anggota organisasi baik itu secara horizontal maupun vertikal berdasarkan jabatan.
Nah, dengan program kerja dan dukungan dari pihak-pihak internalnya maka dapat dikurangi konflik-konflik negatif seperti itu.
Jenis Program Kerja
Ada beberapa jenis program kerja yang nantinya masing-masing ada contohnya. Jenis program kerja tersebut dibagi berdasarkan dengan kebutuhan yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan, yaitu:
1. Program Kerja Berdasarkan Rentang Waktu Perencanaan
- Program kerja satu periode kepengurusan
Sesuai dengan namanya, program kerja ini akan dibuat setiap kali ganti kepengurusan. Jadi, kegiatan rapat kerja (raker) akan dilakukan sekali dalam satu periode kepengurusan untuk membuat program kerja tersebut. Kemudian, setiap tahapan selanjutnya akan diadakan evaluasi dan koordinasi dari program kerja yang telah ditetapkan.
- Program kerja waktu tertentu
Berbeda dengan rentang waktu pada program kerja satu periode kepengurusan, jenis program kerja waktu tertentu ini disusun untuk suatu jangka waktu tertentu biasanya dalam hitungan triwulan, caturwulan, semester, dan lain sebagainya.
Dalam membuat program kerja seperti ini, maka pengurus dan anggotanya mengadakan rapat kerja (raker) organisasi lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan.
2. Berdasarkan target organisasi
- Program kerja jangka pendek
Program kerja jangka pendek adalah jenis program kerja organisasi yang dirancang untuk suatu periode tertentu, dengan jangka waktu berkisar antara satu sampai tiga tahun.
Dalam program kerja jangka pendek ini pengurus dan anggota organisasi membuat bagian-bagian program kerja yang dapat direalisasikan dalam jangka waktu dekat.
- Program kerja jangka panjang
Program kerja jangka panjang adalah jenis program kerja yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi dalam jangka waktu yang lama, biasanya di atas tiga atau 5 tahun lebih.
Organisasi perlu membuat program kerja jenis ini disebabkan kemungkinan untuk merealisasikan program dalam jangka waktu yang pendek tidak memungkinkan untuk dilaksanakan.
Cara Membuat Program Kerja
Bagaimana cara menyusun program kerja? Pembuatan program kerja dapat dilakukan dengan mengikuti beberapa tahapan. Selain mengikuti tahapan tersebut, Anda mungkin nantinya juga membutuhkan contoh program kerja yang telah ada.
Berikut ini tahapan-tahapan dalam pembuatan program kerja, yaitu:
1. Melakukan Analisis
Analisis dan diskusi antar anggota organisasi harus dilakukan untuk mengetahui hal-hal penting apa saja yang akan dilakukan. Analisis juga perlu dilakukan untuk menentukan berbagai kegiatan dalam program kerja yang akan membantu tercapainya tujuan organisasi.
2. Membuat Ide Dasar
Setelah analisis dilakukan, langkah selanjutnya adalah membuat ide dasar kegiatan yang akan dilaksanakan. Ide dasar ini akan dikembangkan menjadi semua kegiatan yang lebih luas dan detail.
3. Menentukan Tujuan
Tujuan pembuatan program kerja juga harus dibuat dengan jelas agar program kerja yang dilakukan tetap terarah dan sesuai dengan tujuan oraganisasi.
4. Menentukan Subjek Sasaran
Setelah menentukan tujuan, jangan lupa untuk menentukan subjek sasaran yang akan menerima manfaat dari kegiatan program kerja yang dilakukan.
5. Membuat Ukuran Keberhasilan
Ukuran keberhasilan yang disusun dapat berupa indikator-indikator. Suatu program kerja akan dinyatakan berhasil ketika memenuhi semua indikator tersebut. Ukuran keberhasilan ini dapat dirancang dengan menggunakan kuesioner, wawancara, pengamatan, dan berbagai cara lainnya.
6. Menentukan Model, Metode, dan Materi
Model, metode, dan materi di dalam program kerja juga harus disusun dengan detail agar program kerja bisa dilaksanakan dengan lancar. Model, metode, dan materi program kerja yang susun harus menyesuaikan dengan jenis organisasi tersebut.
7. Menentukan Tempat dan Waktu
Di dalam program kerja juga harus dicantumkan rencana tempat kegiatan dan waktu pelaksanaan dari kegiatan tersebut. Hal ini dilakukan agar kegiatan dalam program kerja tidak tumpang tindih dengan berbagai kegiatan atau agenda lainnya.
8. Menyusun Tim Pelaksana
Tahapan terakhir yang tidak kalah penting dan harus dilakukan adalah menyusun tim pelaksana atau panitia kegiatan. Tim pelaksana harus ditentukan sejak awal agar dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan.
Sebaiknya tim pelaksana dibuat dengan melibatkan semua anggota organisasi. Tujuannya agar setiap anggota organisasi memiliki rasa memiliki dan tanggung jawab atas kegiatan yang akan dilaksanakan dalam program kerja.
Contoh Program Kerja
Program kerja tidak hanya dilakukan oleh suatu kepengurusan dalam organisasi. Sekolah, organisasi mahasiswa, dan perusahaan dagang juga dapat membuat program kerja. Berikut ini beberapa contoh dari program kerja, yaitu:
1. Contoh Program Kerja Jangka Pendek
Apa itu program kerja jangka pendek? Program kerja jangka pendek merupakan salah satu jenis program kerja yang dilakukan dengan waktu relatif singkat. Pada umumnya program kerja jangka pendek dapat direncanakan dengan cepat, tetapi tetap harus mencapai tujuan.
Contoh dari program kerja jangka pendek adalah kegiatan perkenalan antar anggota kepengurusan organisasi periode baru.
Kegiatan ini dilaksanakan atas dasar adanya anggota-anggota baru yang belum saling mengenal karena kepengurusan baru saja terbentuk. Tujuan dari kegiatan ini adalah membuat anggota organisasi saling mengenal satu sama lain, sehingga nantinya dapat bekerja sama mengurus organisasi.
Contoh kegiatan yang dapat dilakukan adalah perkenalan diri dan berbagai bentuk permainan yang bisa meningkatkan kerja sama tim. Waktu pelaksanaannya dapat dilakukan ketika hari Sabtu di gedung dan halaman basecamp organisasi.
Kegiatan ini dapat disusun dan direncanakan oleh anggota organisasi yang lebih senior.
2. Contoh Program Kerja Sekolah
Contoh program kerja yang dapat dilaksanakan di sekolah adalah kegiatan mencintai lingkungan sekolah. Salah satu kegiatan yang ada dalam program kerja tersebut adalah kerja bakti antara guru dan murid untuk membersihkan lingkungan sekolah pada hari tertentu.
Program kerja ini memiliki tujuan untuk menumbuhkan sikap peduli lingkungan dan cinta kebersihan pada diri murid-murid sekolah.
3. Contoh Program Kerja Organisasi Mahasiswa
Contoh program kerja organisasi adalah mengadakan bakti sosial di bulan Ramadan dengan tujuan bentuk nyata rasa peduli dengan lingkungan sekitar. Bakti sosial dapat dilakukan di panti asuhan, panti jompo, dan berbagai tempat lainnya di lingkungan kampus.
Kegiatan ini dapat dilakukan dengan mengundang volunteer dari mahasiswa lainnya. Selain itu, ada juga penggalangan dana dan donasi yang nantinya akan disumbangkan ketika kegiatan bakti sosial. Program kerja ini memerlukan pembagian kerja yang detail untuk setiap anggota tim pelaksana.
4. Contoh Program Kerja Bisnis atau Perusahaan Dagang
Contoh program kerja perusahaan dapat berupa program kerja untuk mengiklankan produk di televisi. Program kerja ini bertujuan untuk meningkatkan penjualan hingga 25%. Pelaksanaannya dapat dilakukan oleh tim pemasaran atau marketing.
Masing-masing individu dalam tim pemasaran diberikan tugas dan tanggung jawab dalam program kerja ini. Tugas dan tanggung jawab yang diperlukan adalah bekerja sama dengan departmen desain dalam membuat iklan, menghubungi pihak stasiun televisi, dan lain sebagainya.
5. Contoh Program Kerja Institusi Pemerintahan
Dalam sebuah organisasi pemerintahan seperti dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan, desa, program kerja yang dimiliki secara umum merupakan bagian dari perangkat program pemerintah daerah.
Program kerja institusi pemerintah tersebut pada umumnya meliputi aspek perencanaan, aspek pembangunan baik secara fisik maupun non fisik, serta evaluasi dan pelayanan.
Aspek perencanaan yang perlu dibuat oleh institusi tersebut adalah perencanaan dalam hal perencanaan prasarana wilayah dan sumber daya alam, perencanaan pembangunan wilayah, perencanaan tata ruang, dan lain sebagainya.
Sedangkan aspek pembangunan fisik dan non fisik yang perlu direncanakan dan disusun dalam program kerjanya adalah pembangunan fisik yang kegiatan pembangunannya diarahkan untuk menyediakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan publik. Dan untuk pembangunan non fisik mencakup sisi pelayanan dan pemberdayaan yang menjadi inti pembangunan kualitas sumberdaya manusia.
Selanjutnya aspek evaluasi dan pelayanan yang perlu direncanakan dan disusun dalam program kerja mencakup sistem evaluasi capaian pembangunan, evaluasi kegiatan pemberdayaan masyarakat dan evaluasi kondisi internalnya, selain itu aspek pelayanan dalam institusi pemerintah meliputi pelayanan dalam hal urusan administrasi kependudukan, catatan sipil dan urusan keagrariaan masyarakat.
Dari hal tersebut diatas maka dapat disimpulan contoh program kerja institusi pemerintah diklasifikasikan menjadi berikut ini:
- Program pelayanan administrasi perkantoran
- Program peningkatan disiplin aparatur, program peningkatan pengembangan system pelaporan capaian kinerja dan keuangan
- Program peningkatan peran serta masyarakat
- Program perencanaan prasarana fisik, wilayah dan sumber daya alam; dan
- Program perencanaan pembangunan dan pengembangan ekonomi dan sosial budaya.
Contoh program kerja bisa dijadikan pedoman untuk membuat program kerja sendiri. Pastikan juga untuk melakukan setiap tahapan pembuatan program kerja dengan perencanaan yang matang, sehingga program kerja yang dibuat berhasil dilaksanakan untuk mencapai tujuan.
0 komentar
Post a Comment