Perusahaan selalu membeli barang sebagai bahan baku kegiatan operasional. Secara singkat, purchasing staff adalah posisi atau jabatan yang melakukan proses pembelian barang-barang kebutuhan tersebut agar kegiatan bisnis perusahaan berjalan dengan lancar.
Selain itu, apa tugas dari staff purchasing? Berapa besarnya gaji yang diperoleh karyawan staff purchasing? Seberapa besar risiko dalam pekerjaan ini? Artikel ini akan memberikan penjelasan lebih lengkap tentang posisi purchasing staff dalam suatu perusahaan!
Definisi Purchasing Staff
Purchasing staff adalah posisi karyawan yang memiliki tanggung jawab utama untuk melakukan pembelian bahan baku kepada supplier atau pemasok untuk mendukung berbagai kegiatan operasional perusahaan.
Ketersediaan bahan baku berkualitas dan lengkap pastinya akan membuat operasional bekerja dengan baik menghasilkan produk-produk sesuai targetnya. Pada akhirnya perusahaan pun dapat memperoleh keuntungan finansial maupun keuntungan lainnya.
Seorang karyawan purchasing yang memiliki peranan penting dalam perusahaan harus memiliki beberapa skill. Berikut ini skill yang harus dimiliki purchasing staff, yaitu;
- Komunikasi yang baik dengan supplier, pelanggan, mitra bisnis, dan anggota divisi lain dalam perusahaan. Skill komunikasi sangat pentung agar tidak terjadi kesalahpahaman.
- Networking harus luas agar proses pembelian barang lebih mudah.
- Mengelola arsip atau berkas-berkas dengan efisien secara manual maupun digital.
- Kemampuan negosiasi dengan pihak lainnya.
- Paham tentang pajak.
Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Staff
Jenjang karier purchasing stafsf akan berjalan dengan lancar jika ia menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Memangnya apa saja tugas dan tanggung jawab karyawan purchasing? Berikut ini tugas dan tanggung jawab dari purchasing staff, yaitu:
1. Tugas Purchasing Staff
Tugas utama purchasing staff adalah pembelian barang baku kepada supplier. Selain itu, berikut ini beberapa tugas yang harus dijalankan oleh karyawan purchasing, yaitu:
- Membuat list barang yang akan dibeli berdasarkan kategori tertentu.
- Membuat list vendor atau supplier penyedia barang.
- Meminta persetujuan atau approval pembelian barang kepada manajemen.
- Menghubungi supplier atau vendor untuk mendapatkan penawaran harga.
- Melakukan analisis penawaran harga yang paling menguntungkan.
- Melakukan negosiasi.
- Membuat PO (Purchase Order) atau dokumen pemesanan barang.
- Mengirim PO tersebut kepada supplier dan vendor.
- Memastikan pengiriman barang berlangsung dengan baik dan tepat waktu.
- Mengecek kualitas barang yang dibeli.
- Melakukan dokumentasi dokumen atau arsip penjualan.
- Kerja sama dengan bagian logistik untuk mencatat barang masuk.
- Kerja sama dengan bagian keuangan untuk proses pembayaran.
- Melakukan review performa proses pembelian barang.
Baca juga: Perbedaan Sales Order dan Purchase Order
2. Tanggung Jawab Purchasing Staff
Berikut ini beberapa tanggung jawab yang dimiliki oleh karyawan purchasing suatu perusahaan, yaitu:
- Menangani Proses Pembelian Barang Kebutuhan Perusahaan
Purchasing staff harus membuat list atau daftar barang-barang yang dibutuhkan perusahaan agar operasional berjalan dengan lancar. Kemudian, karyawan purchasing harus membuat daftar supplier atau vendor untuk membeli barang-barang tersebut.
Proses pembelian barang tersebut juga harus disertai dengan dokumen pemesanan (PO) yang dibuat oleh purchasing staff.
- Mengajukan dan Memastikan Persetujuan PO oleh Pihak Manajemen
Dokumen pemesanan diajukan kepada pihak manajemen dan bagian keuangan untuk mendapat persetujuan. Purchasing staff harus memastikan rencana pembeliannya mendapat persetujuan agar proses pembelian barang dapat dilakukan.
- Memastikan Penerimaan Barang yang Dibeli
Setelah barang-barang dibeli, maka purchasing staff bersama bagian logistik bekerja sama dalam melakukan penerimaan barang. Barang yang diterima harus memiliki kondisi yang baik dan diterima tepat waktu sesuai perjanjian.
- Memastikan Proses Pembayaran
Purchasing staff juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan proses pembayaran sudah selesai dilakukan pihak keuangan kepada vendor atau supplier.
- Melakukan Dokumentasi Arsip Pembelian Barang
Seluruh dokumen pembelian barang akan diarsipkan oleh purchasing staff. Seluruh proses pengarsipan tersebut harus rapi dan sesuai dengan ketentuan.
- Menjalin Hubungan Baik dengan Supplier dan Vendor
Tanggung jawab lainnya yang dimiliki oleh purchasing staff adalah menjalin hubungan yang baik dengan supplier atau vendor pemasok barang. Hal ini karena supplier dan vendor merupakan partner atau mitra kerja yang sangat berharga untuk memenuhi kebutuhan bahan baku perusahaan.
Risiko Pekerjaan yang Dijalani Staf Purchasing dan Cara Menghindarinya
Setiap pekerjaan pasti memilki risikonya masing-masing. Pekerjaan yang dijalani oleh purchasing staff juga memiliki risiko tertentu. Berikut ini risiko pekerjaan purchasing dan cara menghindarinya, yaitu:
1. Kesalahan Pemesanan Barang
Risiko pekerjaan karyawan purchasing adalah salah dalam pemesanan barang atau barang yang dipesan tidak sesuai kebutuhan. Kesalahan ini dapat berupa kesalahan penulisan nama barang atau kesalahan estimasi jumlah barang yang dipesan.
Cara menghindarinya adalah membuat list pembelian barang sesuai kebutuhan dan melakukan pengecekan kembali pada PO yang dibuat sebelum mengajukan approval dan pembelian.
2. Melakukan Pembelian Sebelum Approval
Kesalahan yang satu ini sangat berbahaya karena purchasing staff dapat dituduh melakukan penggelapan barang atau dana perusahaan. Sebaiknya, lakukan prosedur pengajuan approval kepada pihak manajemen dengan tepat.
Pastikan manajemen benar-benar sudah memberikan persetujuan atas pembelian barang tersebut sebelum melakukan pemesanan kepada vendor atau supplier.
3. Pembayaran Terlambat
Pembayaran yang terlambat dilakukan dapat merusak hubungan baik dengan supplier atau vendor. Cara mencegahnya adalah terus mengingatkan dan memastikan status pembayaran yang dilakukan oleh bagian finance agar pembayaran tepat waktu.
4. Terjadi Pembayaran Ganda
Risiko ini sering kali dialami oleh perusahaan yang masih menerapkan sistem manual dalam administrasi purchasing atau pengadaan barang. Cara mencegahnya adalah menerapkan purchasing system yang mampu mengelola semua dokumen purchasing dalam satu software.
Gaji Purchasing Staff
Berapa gaji staff purchasing? Rata-rata gaji purchasing staff adalah mengikuti besarnya UMR atau UMK daerah tempatnya bekerja. Misalnya, seorang karyawan purchasing yang bekerja di Jakarta bisa memiliki gaji Rp 4.500.000 setiap bulannya.
Gaji karyawan purchasing bahkan bisa lebih besar dari UMR atau UMK yaitu lebih besar sekitar 15%. Hal tersebut tergantung kebijakan dari perusahaan tempatnya bekerja.
Perusahaan yang lebih besar terutam dalam bidang konstruksi, tekstil, dan lainnya bahkan memberikan gaji lebih tinggi kepada purchasing staff. Gaji yang lebih tinggi tersebut pastinya diimbangi dengan tugas dan tanggung jawab yang lebih besar.
Purchasing staff adalah jabatan seorang karyawan di perusahaan yang memiliki tugas tanggung jawab terhadap pembelian dan pemenuhan barang kebutuhan operasional perusahan. Purchasing staff memiliki peranan yang penting, sehingga harus memiliki keahlian atau skill tertentu.
0 komentar
Post a Comment