Cara Memulai Usaha Event Organizer: Syarat, Jenis EO, Modal Usaha dan Strategi Sukses

Author -  Muzaki L

Sebenarnya, memulai usaha Event Organizer (EO) secara garis besar, tidak akan jauh berbeda dengan sektor pekerjaan lainnya. Sebagai usaha di bidang jasa, EO sifatnya membantu agar konsumennya dapat melangsungkan sebuah event dengan lancar sesuai dengan harapan. Cara memulai usaha event organizer ini cukup mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja yang ingin melakukannya. 

Kuncinya adalah dengan melakukan strategi yang bagus dan menciptakan kinerja yang konsisten. Bahkan, bukan hanya soal modal saja karena beberapa strategi tertentu harus dilakukan agar usaha Event Organizer tersebut tetap dapat bertahan meskipun banyak pesaingnya. 




Syarat yang Harus Dimiliki Pebisnis Event Organizer


Mental seorang pengusaha itu harus tahan banting. Tak terkecuali dengan pelaku bisnis EO. Bisnis di bidang ini mensyaratkan beberapa kriteria agar nantinya bisnis tidak gulung tikar. Adapun syarat yang harus dimiliki oleh seseorang yang ingin membuka bisnis event organizer adalah:


1. Pandai bersosialisai, menjalin relasi dan memiliki kenalan yang banyak

Event Organizer memiliki iklim bekerja yang dinamis. Jadi, di setiap projek event pasti bakal bertemu dengan orang baru. Nah,  oleh karenanya dibutuhkan kemampuan bersosialisasi yang baik untuk bisa kerja sama dengan tim maupun dengan klien.

Tidak hanya itu, pelaku bisnis ini juga harus pandai menjalin relasi dengan crew lokal, pekerja seni lainnya atau mungkin selebritas yang menjadi pengisi acara.


2. Terbiasa bekerja dengan efektif dan efisien.

Sebenarnya syarat ini juga berlaku untuk dunia kerja mana pun. Tapi, dalam dunia Event Organizer, kebiasaan ini harus sesegera mungkin dipelajari sebelum Anda terjun ke sektor jasa yang satu ini.

Sebagai pelaku bisnis EO, endurance fisik dan mental memang sering kali akan terus diuji. Jadi tidak salah bila ada yang berpendapat, dengan membuka uaha di bidang ini bakal banyak menyita waktu, tenaga juga pikiran.

Nah, oleh karenanya dibutuhkan cara-cara bekerja secara efektif dan efisien.


3. Terbiasa dan mudah beradaptasi untuk berimprovisasi dengan cepat.


Pengalaman menjadi kunci sebelum memulai usaha event organizer ini. Anda mungkin membutuhkan waktu 1 sampai 2 tahun pengalaman untuk mengetahui seluk beluk usaha EO. 

Good planning atau perencanaan yang baik menjadi modal dasar kesuksesan sebuah acara. Nah, sebagai pemilik harus memiliki kemampuan untuk selalu upgrade atau improve dengan perubahan yang telah ada. Baik itu mulai dari teknologi yang digunakan hingga sarana alat/perlengkapan untuk penyelenggaraan sebuah event.

Rencana A memang harus sangat matang, tapi pelaku dan crew juga harus hafal dan terbiasa dengan rencana B sampai Z. Butuh waktu memang, namun seiring dengan berjalannya waktu Anda akan terbiasa dengan model kerja usaha ini.


Jenis Event Organizer



Sebelum Anda memulai usaha di dunia event organizer ini, sebaiknya ketahui dulu jenis event berdasarkan permintaan pasar, yaitu:


1. MICE

MICE adalah akronim dari Meeting, Incentive Travel, Convention, and Exhibition. Jenis event ini membutuhkan keterampilan khusus si pembuat acara agar bisa terlaksana dengan baik. Berikut ini jenis-jenis acara MICE yang biasanya dilaksanakan:

  • Meeting, yaitu acara pertemuan atau perkumpulan dengan jumlah peserta yang fokus dan sedikit. Contohnya VIP meeting.
  • Convention, yaitu pertemuan yang dihadiri oleh orang-orang tertentu untuk memutuskan suatu hal. Misalnya acara konferensi, summit, dan Focus Group Discussion (FGD).
  • Exhibition, yaitu acara yang mewadahi penjual (pelaku bisnis) dan pembeli pada industri tertentu.
  • Incentive Travel, yaitu acara yang biasanya dilakukan perusahaan swasta untuk incentive travel. Misalnya business trip dan manager awarding.


2. Special Event

Special event merupakan jenis event yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu. Berikut ini jenis-jenis EO pada special event:

  • Social Event, yaitu acara yang diselenggarakan secara umum untuk mendatangkan tamu undangan khalayak umum misalnya pernikahan dan ulang tahun.
  • Marketing event, yaitu acara yang dilaksanakan untuk memasarkan sebuah produk seperti brand activation dan product launching.
  • Sport Event, yaitu acara penyelenggaraan olahraga dan biasanya dilakukan pada periode tertentu. Misalnya Pekan Olahraga Provinsi (Proprov), PON, dan lain sebagainya..
  • Corporate Event, yaitu acara untuk kebutuhan perusahaan. Misalnya family gathering dan event peningkatan kualitas SDM.
  • Government Event, yaitu acara-acara yang diselenggarakan oleh pemerintah misalnya penyelenggaraan pameran kerajinan oleh Kementerian Koperasi dan UMKM.
  • Festival, yaitu acara untuk menyelenggarakan suatu momen tertentu dan berfokus pada komunitas tertentu seperti festival budaya, festival kuliner, dan festival musik.

Modal Usaha Event Organizer 


Selain syarat di atas, hal lain yang penting disiapkan untuk memulai sebuah usaha event organizer adalah modal. Ya, tidak menutup kemungkinan bahwa modal ini harus dipersiapkan dengan matang dan jelas usulnya dari mana. 

Sebenarnya, untuk modal bisa didapatkan dari uang pribadi dari hasil menabung, investasi, maupun gaji yang tidak terpakai. Namun, ada juga orang yang ingin mengembangkan bisnis dengan meminta modal dari bank maupun sumber dana lainnya. 

Jika sudah terkumpul maka modal ini harus dimasukkan ke dalam pos-pos tertentu, seperti:


1. Sewa Kantor

Event organizer adalah sebuah jasa yang diperjualbelikan sehingga harus memulai dengan meminjam kantor terlebih dahulu. Hal ini untuk menunjukkan sebuah eksistensi dari usaha EO serta tempat yang digunakan untuk melayani pelanggan. 

Gunakan lokasi strategis untuk membuka kantor jasa event organizer ini. Bisa menyewa terlebih dahulu jika modal belum memungkinkan untuk membeli sebuah kantor atau tempat seperti rumah untuk membuka kantor. 

Biasanya untuk jasa sewanya sendiri tergantung dari lokasi atau kota masing-masing. Anggap saja untuk biayanya adalah Rp. 10.000.000,- per tahun sehingga bisa dijadikan sebuah alokasi pos yang baik untuk sewa gedung. 

Akan tetapi, akan lebih murah lagi apabila menggunakan rumah sebagai tempat kantor event organizer sehingga tidak perlu mengeluarkan uang untuk sewa kantor. 


2. Mengurus Perijinan

Sebuah usaha juga membutuhkan perizinan seperti event organizer ini karena di mata hukum sudah termasuk bidang usaha jasa. Jika mengurus perijinan kemungkinan juga membentuk usaha yang sah. Untuk perijinan ini seperti surat legalitas PT atau CV tergantung pada bentuk perusahaan. 

Dalam pengurusan perizinan ini harus dimulai dari tingkat terendah seperti RT, RW, sampai dengan kecamatan setempat. Namun, kadang untuk perusahaan dengan bentuk tinggi seperti PT harus melakukan pengurusan ke pusat dinas. 

Biayanya sendiri bisa dikisarkan mulai dari Rp. 1.000.000,- sampai dengan Rp. 2.000.000,-. Dengan begitu maka usaha EO ini akan sah dan legal. 

Pada perusahaan yang legalitasnya terjamin maka pelanggan tidak akan ragu untuk menggunakan jasa ini. Selain itu, kepercayaan pelanggan dan citra event organizer di mata masyarakat akan baik. 


3. Belanja Alat dan Perlengkapan Kantor

Pastikan untuk modal yang dimiliki harus disisihkan untuk membeli peralatan dan perlengkapan kantor. Contohnya saja peralatan yang dapat digunakan untuk menunjang sebuah keperluan kantor yaitu meja, kursi, buku, kain pel, pengharum ruangan, dan lainnya. 

Siapkan saja untuk belanja keperluan kantor ini sekitar Rp. 2.000.000,- saja dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan. 


4. Biaya Promosi

Yang tidak kalah penting adalah harus menyiapkan biaya promosi mengingat saat ini banyak jasa event organizer di luar sana. Cara memulai usaha event organizer yang tepat adalah dengan menggunakan promosi online dan offline. 

Tidak kalah pentingnya dengan promosi online yang menggunakan ads di berbagai platform media sosial seperti facebook, instagram, blog, line, twitter, dan lainnya. Promosi offline bisa digunakan untuk menjangkau sebuah target pelanggan terdekat. 

Pada promosi online biasanya membutuhkan biaya untuk pengurusan ads di berbagai platform karena ada yang berbayar dan ada yang gratis. Sedangkan untuk promosi offline bisa menyebarkan brosur. Oleh sebab itu, siapkan untuk modal promosi ini sebesar Rp. 1.000.000,-. 

Dengan melihat beberapa rangkaian modal usaha untuk event organizer pastinya sudah bisa digambarkan bagaimana nanti dalam penggunaan modal tersebut. Untuk biaya di atas sebenarnya masih bisa disesuaikan lagi dengan kebutuhan dan kondisi real di lapangan. 


Nama Event Organizer (EO) yang Menarik


Jasa event organizer adalah sebuah jasa kekinian yang digunakan oleh kaum milineal untuk memaksimalkan acaranya. Pasalnya, nama dari event organizer ini juga harus terlihat modern dan menarik sehingga yang menggunakan jasanya akan lebih percaya diri untuk mengenalkan. 

Jadi, cara memulai usaha event organizer dengan memberikan nama yang bagus, mudah diingat, dan terkesan berbeda dengan lainnya akan mudah dikenali oleh orang, seperti:


  • My Dream Events
  • Love Planners
  • Infinity Agency
  • Long Love Events
  • My Event Dot Com
  • Go Party Agency
  • Unlimited Management
  • Eve Organizer
  • Pandu Event Organizer
  • Blossoms My EO
  • Al Bahjah EO
  • Optimus Event Organizer
  • Obor Langit EO
  • Precious EO
  • Fams EO
  • Satu Kisah EO
  • Dan lainnya. 


Kebanyakan memang menggunakan bahasa inggris karena melihat saat ini budaya semakin modern dan banyak yang menyukai kata-kata keren namun terdengar aesthetic. 


Langkah-Langkah atau Cara Kerja Event Organizer


Pemilik usaha EO harus tahu sistem cara kerja dari event organizer itu sendiri. Dengan begitu, ia akan mampu mengelola suatu acara dan juga orang-orang di balik EO. 

Nah, berikut ini adalah langkah-langkah atau cara kerja agar event yang ditangani bisa berjalan lancar, yaitu:


1. Merumuskan konsep acara

Jenis acara yang beragam mulai dari acara ulang tahun, acara pernikahan, hingga acara besar yang diadakan oleh pemerintah membuat setiap acara memiliki konsep yang berbeda-beda. Tidak bisa disamakan. Oleh karenanya, sebelum membuat acara Anda perlu diskusi bersama crew tentang konsep, tema, tempat, pengisi acara hingga bintang tamu.

Jika sudah ada klien yang ingin menggunakan jasa EO Anda, sebaiknya jalin komunikasi yang baik terkait dengan penyelenggaraan acaranya.

2. Teknis acara


Langkah selanjutnya untuk memulai usaha event organizer adalah Anda harus mengetahui teknis acara. Tugaskan tim yang benar-benar mengetahui semua perlengkapan yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan acara.

Misalnya, Anda mendapatkan pekerjaan untuk EO konser musik tepi pantai. Maka yang perlu diperhatikan oleh crew adalah layout panggung, pencahayaan, transportasi crew dan artis, kelistrikan, hingga keamanan.

3. Menyusun anggaran

Jenis usaha apapun budget merupakan yang nomor satu. Anda perlu menyusun anggaran yang akan digunakan untuk menyelenggarakan sebuah acara. Tentu setiap acara memiliki biaya yang berbeda-beda.

Berikut contoh gambaran budgeting untuk ulang tahun:

  • Pengisi acara, MC, dan SDM lain jika diperlukan
  • Konsumsi/catering
  • Dress code
  • Akomodasi dan transportasi
  • Sewa lokasi
  • Panggung, sound dan lighting
  • Dekorasi acara
  • Souvenir


4. Persiapan acara

Buatlah timeline dan deadline agar acara dapat berlangsung secara tertib. Jika diperlukan, adakan gladi bersih. Biasanya, persiapan acara dibuat sebelum satu bulan sampai satu tahun tergantung besar kecilnya acara.

Catat hal-hal yang kurang seperti lokasi yang tidak tersedia, kurangnya dana dari sponsor, kesulitan mencari vendor, dan lain sebagainya.

5. Pelaksanaan acara

Tahap terakhir yang harus diketahui selaku pelaku bisnis EO pada sebuah cara kerja EO sendiri adalah pelaksanaan acara. Anda harus siap jika ada hal yang terjadi di luar dugaan. Nah, di sinilah pentingnya crew menyiapkan beberapa planning untuk mengatasi masalah tersebut. Koordinasi crew harus selalu diterapkan agar acaranya berjalan lancar. 


Strategi untuk Sukses Usaha Event Organizer


Dalam cara memulai usaha event organizer harus memiliki sebuah strategi yang tepat dan menuju kepada kesuksesan. Namun, kesuksesan ini akan bisa diraih jika konsisten melakukan sebuah bisnis. Lihat terlebih dahulu untuk strategi yang bisa dilakukan, seperti di bawah ini:


  • Memiliki sebuah target pasar yang jelas dan harus dibidik secara langsung apakah pasar umum atau khusus. Hal ini karena EO memiliki beberapa spesifikasi seperti acara pameran, konser musik, rakernas, launching, wedding ceremony, seminar, dan lainnya. 
  • Memiliki gagasan yang kreatif dan inovatif sehingga berbeda dengan EO lainnya contohnya saja dengan rangkaian acara yang dimodifikasi dengan tema tertentu. 
  • Memiliki database media, klien, mitra strategis, sponsor, lembaga pemerintah, perusahaan swasta, dan lainnya sehingga mudah untuk mendapatkan job project. 
  • Memiliki mitra bisnis yang baik seperti perusahaan periklanan, usaha percetakan, usaha persewaan LCD proyektor, penyewaan sound system, dan lainnya. 
  • Memiliki kerjasama tim yang sangat solid. 
  • Memiliki jika wirausaha dengan menjual dan detail dalam memberikan arahan. 


Lakukan beberapa tips strategi di atas sehingga bisa menjadikan event organizer sebuah usaha yang banyak menghasilkan keuntungan.


Contoh EO yang Sukses

Salah satu contoh usaha EO yang sudah sukses dan maju adalah milik Putri Tanjung yaitu Creativepreneur. EO milik putri Chairul Tanjung ini sedang meroket dan banyak digunakan oleh banyak orang. 


Dalam menjalankan usaha event organizer ini bukanlah hal yang mudah. Butuh konsistensi dan keberanian yang tinggi dalam menghadapi permasalahan yang mungkin saja muncul di dalam sebuah acara yang diselenggarakan. Jika resiko muncul pada cara memulai usaha event organizer maka harus dengan siap siaga mengatasinya dengan solusi yang tepat.

0 komentar

Post a Comment