Sekarang ini, semakin banyak orang yang menjadikan travelling sebagai bagian dari gaya hidup mereka. Kegiatan berlibur tidak hanya bermanfaat untuk menghilangkan kepenatan, tetapi juga memberikan pengalaman baru, memperluas wawasan, dan memperoleh teman baru.
Namun, agar perjalanan Anda berjalan lancar dan tidak terlupakan, penting untuk membuat sebuah travel checklist yang akan memastikan Anda tidak melewatkan hal-hal penting dalam persiapan liburan.
Kebijakan Traveling/Perjalanan
Dalam dunia bisnis, perjalanan dinas menjadi salah satu aspek penting yang harus dikelola dengan baik. Untuk memastikan efisiensi dan keselamatan dalam perjalanan dinas/bisnis pimpinan, ada beberapa kebijakan dan praktik yang dapat diterapkan. Salah satunya adalah melalui In House Travel Department yang bertanggung jawab dalam mengatur semua aspek perjalanan bisnis.
Berikut ini adalah beberapa informasi yang dapat membantu Anda memahami kebijakan ini secara lebih mendalam.
1. Manfaat In House Travel Department
Mendirikan departemen perjalanan dalam perusahaan memiliki manfaat yang signifikan. Dengan memiliki departemen ini, perusahaan dapat mengoordinasikan semua perjalanan dinas/bisnis pimpinan dengan lebih efisien.
Sekretaris atau staf yang ditunjuk akan menjadi penanggung jawab utama dalam mengatur semua detail perjalanan, termasuk membuat checklist persiapan perjalanan bisnis yang komprehensif. Checklist ini akan memastikan bahwa tidak ada detail penting yang terlewatkan, seperti reservasi hotel, tiket pesawat, visa, dan lain sebagainya.
2. Travel Checklist sebagai Pedoman
Travel checklist merupakan alat yang sangat berguna untuk memastikan bahwa semua persiapan perjalanan bisnis telah dilakukan dengan baik. Sekretaris atau departemen perjalanan dapat membuat daftar yang mencakup semua hal yang perlu dipersiapkan sebelum perjalanan, seperti dokumen penting, pengaturan transportasi, akomodasi, dan informasi kontak yang relevan.
Dengan menggunakan checklist ini, pimpinan dan staf akan dapat memastikan bahwa semua hal yang diperlukan telah diurus sebelum berangkat.
3. Perencanaan dan Koordinasi
In House Travel Department bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi perjalanan bisnis dengan efisien. Mereka akan berkomunikasi dengan pimpinan dan staf terkait untuk menentukan tujuan perjalanan, tanggal, dan durasi perjalanan.
Selain itu, departemen ini juga akan melakukan riset dan mengumpulkan informasi tentang destinasi yang akan dikunjungi, termasuk transportasi lokal, kondisi cuaca, dan faktor-faktor keamanan yang perlu diperhatikan.
4. Pengelolaan Anggaran
Selain mengatur detail perjalanan, In House Travel Department juga bertanggung jawab dalam mengelola anggaran yang dialokasikan untuk perjalanan bisnis. Mereka akan melakukan negosiasi dengan penyedia layanan seperti maskapai penerbangan, hotel, dan agen perjalanan untuk memastikan bahwa biaya perjalanan tetap dalam batas yang ditentukan oleh perusahaan.
Dengan pengelolaan anggaran yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan pengeluaran dan menghindari pemborosan dalam perjalanan bisnis.
Tips Sebelum Membuat Travel Checklist
Berikut ini adalah beberapa tips dan sumber informasi yang dapat membantu Anda membuat travel checklist yang unik dan efektif.
1. Penyusunan Daftar
Langkah pertama dalam membuat travel checklist adalah menyusun daftar item-item yang perlu Anda bawa. Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan dan lamanya perjalanan Anda. Ini akan membantu Anda menentukan jumlah pakaian dan perlengkapan mandi yang perlu dibawa.
Selain itu, pertimbangkan juga kegiatan apa saja yang akan Anda lakukan selama liburan, seperti berenang, hiking, atau menghadiri acara formal, sehingga Anda dapat menyesuaikan persiapan sesuai dengan kebutuhan tersebut.
2. Penyusunan Prioritas
Setelah menyusun daftar, tentukanlah prioritas dari setiap item yang telah Anda tulis. Bagilah daftar tersebut menjadi beberapa kategori, seperti pakaian, perlengkapan mandi, perlengkapan elektronik, obat-obatan, dokumen penting, dan lain sebagainya.
Dengan memprioritaskan item-item ini, Anda akan dapat memastikan bahwa yang paling penting tidak terlupakan atau tertinggal.
3. Sumber Informasi yang Handal
Untuk memastikan kelengkapan daftar Anda, perlu mencari sumber informasi yang handal dan terpercaya. Situs web travel, blog perjalanan, dan aplikasi mobile tentang perjalanan dapat memberikan insight berharga tentang perlengkapan apa yang perlu Anda bawa, khususnya untuk tujuan liburan tertentu.
Selain itu, Anda juga dapat menghubungi teman atau kenalan yang telah pernah mengunjungi tempat yang sama untuk mendapatkan saran dan rekomendasi.
4. Pertimbangkan Kondisi Lokal
Setiap tujuan perjalanan memiliki karakteristik dan kondisi lokal yang berbeda. Misalnya, jika Anda akan melakukan perjalanan ke daerah beriklim dingin, pastikan untuk membawa pakaian hangat dan perlindungan tambahan untuk melawan suhu yang rendah.
Atau jika Anda akan berkunjung ke daerah dengan medan yang berat, seperti gunung atau hutan, pastikan untuk membawa perlengkapan hiking yang sesuai. Dengan mempertimbangkan kondisi lokal, Anda dapat memastikan bahwa Anda siap menghadapi segala situasi yang mungkin terjadi.
Contoh Travel Checklist
|
Perjalanan Dinas ke Luar Negeri |
Nama |
: ……………… |
Tgl. Berangkat |
: …………………. |
|
Waktu Berangkat |
: …………………. |
|||
|
Tujuan ke |
: ……………… |
Jenis Kendraan yg Digunakan |
: …………………. |
|
|
Tgl. Tiba |
: …………………. |
|||
|
Waktu Tiba |
: …………………. |
|
No |
Keterangan |
Hasil Pemeriksaan |
Check Mark |
|
1. |
Vaccinasi (Health certificate) |
||
|
2. |
Peralatan Mandi |
||
|
3. |
Passport + Exit Permit |
||
|
4. |
Visa |
||
|
5. |
SIM International |
||
|
6. |
Dokumen rapat |
||
|
7. |
Laptop |
||
|
8. |
Notes book + alat tulis |
||
|
9. |
Charger |
||
|
10. |
Kertas HVS + amplop polos |
||
|
11. |
Trip funds uang asing |
||
|
12. |
Uang tuni |
||
|
13. |
Tiket |
||
|
14. |
Kartu nama |
||
|
15. |
Buku alamat + no. Telepon |
||
|
16. |
Peta |
||
|
17. |
Obat-obatan |
||
|
18. |
Kop surat + amplop |
||
|
19. |
Handphone |
||
|
20. |
Perlengkapan audiovisual |
||
|
21. |
Itenerary |
||
|
22. |
Kamus saku |
||
|
23. |
Kacamata |
||
|
24. |
Tas tangan (hand baggage) |
||
|
25. |
Credit card |
||
|
26. |
Tas pakaian |
||
|
27. |
Tas jas |
||
|
28. |
Tas kantor |
||
|
29. |
Hotel reservation |
0 komentar
Post a Comment