Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) dengan Swakelola

Menetapkan identifikasi kebutuhan adalah kunci tepat menetapkan cara pengadaan barang/jasa. Termasuk menetapkan apakah tepat dilakukan swakelola ataukah melalui Penyedia. Termasuk dalam hal ini pekerjaan pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK), apakah bisa dilakukan dengan cara swakelola? Mari simak penjelasannya lebih detail di bawah ini.

Swakelola adalah cara pengadaan barang/jasa melalui analisa dan identifikasi apakah kemampuan internal dalam pemerintahan khususnya sdm/personil mampu melaksanakan sendiri pekerjaan ataukah tidak. Swakelola direncanakan, dikerjakan dan/atau dievaluasi sendiri oleh K/L/PD sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat.

Kembali apakah Pengadaan ATK bisa diswakelolakan? ATK sendiri adalah termasuk bahan material, maka core business pemerintahan bukan menyediakan ATK atau memproduksi ATK, karena tidak ada tugas, pokok dan fungsi (tupoksi) yang diarahkan untuk memproduksi ATK. Dengan demikian, Pengadaan ATK substansinya adalah memilih penyedia. Tapi bisa saja ATK dibutuhkan dalam rangka pelaksanaan swakelola dalam sebuah kegiatan, misalnya terdapat Pengadaan Kegiatan Bimtek (Bimbingan Teknis) yang di dalamnya ada rincian kebutuhan, yaitu berupa ATK. Maka, yang swakelola adalah kegiatan Bimteknya, tapi ATK nya tetap memilih Penyedia. Jadi, Pengadaan ATK tidak bisa diswakelola, yang bisa diswakelola adalah kegiatan yang memerlukan ATK tersebut.

Di dalam Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) juga sudah membagi metode pengadaan sejak awal, sehingga tidak ada lagi pertanyaan setelah dokumen anggaran diterima, “Apakah ini dilaksanakan dengan cara swakelola atau penyedia?”. Kegiatan Swakelola yang diumumkan pada bagian Swakelola di SiRUP merupakan kelompok kegiatan yang dapat terdiri dari (sebagian atau semua item di bawah ini):

• honor tim;
• konsumsi rapat;
• biaya perjalanan dinas;
• biaya operasional kendaraan dinas;
• belanja ATK;
• belanja modal perangkat komputer;
• belanja lemari arsip.

Baca juga: Jenis-Jenis Belanja Modal Pemerintah

Contoh: Suatu kegiatan dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dengan judul kegiatan: Program Pelayanan Administrasi Perkantoran dan Operasional dalam Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor. Total anggaran : Rp 1.001.500.000,00 (Satu milyar satu juta lima ratus ribu rupiah) Rincian biaya dan uraian kegiatannya meliputi sebagai berikut:

• Honor Tim = Rp 185.000.000,00 (Seratus delapan puluh lima juta rupiah);
• Belanja makanan dan minuman (Konsumsi rapat) = Rp 19.000.000,00 (Sembilan belas juta rupiah);
• Biaya Perjalanan dinas dalam negeri = Rp 235.000.000,00 (Dua ratus tiga puluh lima juta rupiah);
• Biaya operasional kendaraan dinas = Rp 300.000.000,00 (Tiga ratus juta rupiah)
• Belanja ATK = Rp 30.000.000,00 (Tiga puluh juta rupiah);
• Belanja perangkat komputer = Rp 32.500.000,00 (Tiga puluh dua juta lima ratus ribu rupiah);
• Pembelian Lemari Arsip = Rp 200.000.000,00 (Dua ratus juta rupiah).

Contoh kegiatan dalam DPA tersebut di atas dapat dipecah menjadi dua, yaitu: yang dilaksanakan secara Swakelola dan melalui Penyedia.

1. Kegiatan Swakelola dengan Judul : Program Pelayanan Administrasi Perkantoran dan Operasional dalam Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor, total pagu kegiatan sebesar Rp 739.000.000,00 (Tujuh ratus tiga puluh sembilan juta rupiah). Rincian biaya dan uraian kegiatannya:

• Honor Tim = Rp 185.000.000,00 (Seratus delapan puluh lima juta rupiah);
• Belanja makanan dan minuman (Konsumsi rapat) = Rp 19.000.000,00 (Sembilan belas juta rupiah);
• Biaya Perjalanan dinas dalam negeri = Rp 235.000.000,00 (Dua ratus tiga puluh lima juta rupiah);
• Biaya operasional kendaraan dinas = Rp 300.000.000,00 (Tiga ratus juta rupiah).

2. Melalui Penyedia :
Judul Kegiatan : Program Pelayanan Administrasi Perkantoran dan Operasional dalam Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor
Nama Paket Kegiatan : Pembelian Lemari Arsip, ATK, dan komputer

Total pagu :Rp 262.500.000,00 (Dua ratus enam puluh dua lima ratus ribu rupiah)

dengan rincian sebagai berikut:

• Belanja ATK = Rp 21.500.000,00 (Dua puluh satu juta lima ratus ribu rupiah);
• Belanja perangkat komputer = Rp 32.500.000,00 (Tiga puluh dua juta lima ratus ribu rupiah);
• Belanja lemari arsip = Rp 185.000.000,00 (Seratus delapan puluh lima juta rupiah)

Lalu, bagaimana dengan ATK yg digunakan di ruangan kantor sehari-hari?

Jika masih dilakukan dengan pembelian ke toko, maka pemilihan penyedia. Kegiatan operasional kantornya adalah swakelola. ATK-nya pemilihan penyedia dalam swakelola. Umumnya dimasukan (input) dalam swakelola kegiatan operasional kantor. ATK pemilihan penyedia dalam swakelola operasional kantor.