Mengenal Apa Vendor, Jenis dan Cara Memilih Vendor yang Tepat

Dalam sebuah rantai pemasok atau biasa kita sebut dengan “Supply Chain Management”, tidak bisa terlepas dari penggunaan jasa vendor. Vendor adalah pemasok yang mensuplai kebutuhan barang kepada konsumen individu atau perusahaan yang sedang membutuhkan.

Hubungan antara pemasok (vendor) dengan sebuah proses pengadaan barang tidak dapat dipisahkan. Rantai ini merupakan jaring yang menghubungkan berbagai perusahaan/organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama, yaitu mengadakan pengadaan barang (procurement) atau menyalurkan (distribution) barang tersebut secara efisien dan efektif sehingga akan tercipta nilai tambah (value added) bagi produk tersebut.

Lalu apa yang dimaksud dengan Vendor? Dan kerja Perusahaan dengan Vendor itu apa saja? Temukan jawabannya pada penjelasan di bawah ini.
 

Pengertian Vendor

Dalam arti harfiahnya, vendor adalah penjual atau pemasok. Namun vendor memiliki artian yang lebih spesifik yakni pihak ketiga dalam supply chain.

Dalam dunia industri vendor adalah pelaku usaha yang menghubungkan produk dari produsen untuk sampai ke tangan customer.

Pemasok material adalah pelaku bisnis yang melakukan perjanjian kerja dengan kontraktor atau subkontraktor guna untuk memenuhi kebutuhan proyek akan hal material-material bangunan seperti kayu, beton, peralatan mekanikal, elektrikal, dan sebagainya.

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa vendor adalah badan usaha penyedia bahan produksi atau material yang berfungsi memenuhi kebutuhan-kebutuhan user (pengguna).

Jenis-Jenis Vendor

Berdasarkan bentuk material pasokannya, jenis vendor dapat dibagi dua, yaitu

1. Vendor material fabrikasi, yaitu pemasok barang di mana material yang dipesan harus diproses terlebih dahulu di tempat pemasok sesuai dengan permintaan proyek, misalnya kusen pintu jendela, ready mix, rangka atap baja dan sebagainya.
2. Vendor material non-fabrikasi, yaitu pemasok barang yang menyediakan material bangunan tanpa melalui proses pembuatan khusus di tempat pemasok untuk keperluan proyek, seperti pasir, split, bahan penutup lantai dan sebagainya.
   

Pemilihan Vendor

Pemilihan vendor yang dilakukan oleh perusahaan dalam value chain telah menyebabkan integrasi operasional pemasok dalam rantai pasokan (supply chain). Memilih pemasok yang tepat (atau vendor) antara pemasok yang lain adalah isu penting bagi top manajemen.

Baca juga: Apa itu Supplier dan Bagaimana Cara Memilih Supplier yang Berkualitas

Seorang manajer perusahaan harus memutuskan berapa jumlah pemasok yang dibutuhkan dalam melaksanakan sebuah pekerjaan tertentu. Kemudian, ia harus mengidentifikasi kriteria-kriteria vendor yang akan dievaluasi dan bagaimana mereka akan dipilih.

Untuk proses seleksi, manajer harus memutuskan apakah mereka akan menggunakan negosiasi langsung ataukah melalui prosedur lelang. Jika lelang yang digunakan, maka manajer harus menyusun rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) yang berisi informasi dan petunjuk tentang ketentuan atau peraturan dalam penyelenggaraan lelang pemilihan vendor.

Pemilihan vendor akan memiliki pengaruh dan dampak langsung terhadap biaya, kualitas, waktu dan kesinambungan proyek yang sedang dikerjakan. Pemilihan vendor yang tepat akan menciptakan hubungan kerja sama yang baik antara perusahaan dan vendor. Bahkan, jika vendor sudah nyaman dengan perusahaan bisa saja akan memberikan discount (potongan) harga sesuai dengan hasil negosiasi yang disepakati.

Vendor yang baik ditentukan berdasarkan kejujuran, kelengkapan fasilitas pabrik berikut dengan teknologi yang digunakan. Dengan terpenuhinya kriteria tersebut, vendor dapat memberikan pelayanan kebutuhan pelanggan dengan baik, memberikan harga yang rasional, dan memenuhi kesadaran akan kebutuhan produk yang kontinu.

Kerja Perusahaan Dengan Vendor

Vendor adalah salah satu mata rantai yang paling kritis bagi keuntungan, bagian pasar dan kelangsungan hidup sebagian besar perusahaan. Saat ini, perusahaan-perusahaan yang berpikiran maju mengikutsertakan vendornya sebagai bagian dari organisasi.

Sebagian besar perusahaan yang berhasil, menyadari bahwa melibatkan vendor dalam organisasi amat diperlukan. Perusahaan ini menyertakan semua pemasok dan subpemasok dalam jajaran organisasinya.

Perusahaan membutuhkan hubungan timbal balik dengan vendor untuk memenuhi kebutuhan dan mengembangkan cara yang lebih baik dan inovatif untuk memenuhi kebutuhan itu. Perusahaan sadar bahwa mutu produk dan layanan mereka berhubungan langsung dengan mutu produk serta layanan yang diberikan oleh vendor.

Hal yang baik bagi perusahaan, juga merupakan hal yang baik bagi vendor demikian pula sebaliknya. Kerja sama yang erat diperlukan untuk meningkatkan pelayanan pelanggan, meminimumkan investasi inventori dan meningkatkan efisiensi manufakturing.

Berikut ini kerja yang dilakukan perusahaan yang berkaitan dengan dengan vendor adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi produk dan menentukan persyaratan kualitas
2. Mengevaluasi alternatif vendor
3. Memilih vendor
4. Melaksanakan perencanaan kualitas secara bersama-sama
5. Bekerja sama dengan vendor selama pelaksanaan kontrak
6. Mengumpulkan bukti kesesuaian dengan persyaratan
7. Mensertifikasi vendor yang memenuhi syarat
8. Melaksanakan program peningkatan kualitas jika dibutuhkan
9. Menciptakan dan mempergunakan penilaian kualitas vendor

Pemilihan dan Evaluasi Vendor

Perusahaan mencari vendor yang dapat memenuhi persyaratan, bisa saja syarat mutu atau kualitas dari produk layanan yang diberikan oleh vendor ataupun dari sisi kriteria pengiriman dan biaya. Kriteria kualitas secara umum diartikan sebagai kesesuaian produk dengan spesifikasi yang ditentukan di dalam dokumen pengadaan, kriteria pengiriman umumya berhubungan dengan waktu pengiriman, sedangkan kriteria biaya adalah harga yang harus dikeluarkan perusahaan dalam melakukan bisnis dengan pemasoknya.

Seleksi dilakukan dengan tujuan memilih vendor yang akan diajak bekerja sama dalam pekerjaan yang akan dilaksanakan. Dari sejumlah vendor yang ada, dilakukan proses seleksi sehingga jumlah pilihan menjadi lebih sedikit. 

Untuk melakukan hal ini, dapat dilakukan survey untuk memperoleh informasi mengenai kondisi vendor. Informasi yang meliputi kemampuan vendor dari segi teknis dapat diperoleh dari ketersediaan alat-alat produksi dan tenaga ahli, cukup tidaknya kapasitas yang tersedia untuk memenuhi pesanan yang diperlukan serta cukup tidaknya perhatian terhadap aspek tertentu, misalnya pada masalah pengendalian mutu.

Dalam proses pemilihan vendor, umumnya bagian unit pengadaan dari sebuah perusahaan menentukan pilihannnya hanya berdasarkan pada harga saja. Padahal, jika perusahaan ingin mencapai kesuksesan dalam bisnisnya, pemenuhan akan kriteria-kriteria yang harus dimiliki oleh vendor juga harus terus berkembang, tidak hanya dari sekadar harga yang murah saja. Kriteria atas vendor harus mencakup konsep-konsep pengiriman, hubungan manajemen, dan dukungan vendor terhadap proyek perusahaan atau ekspansi di masa yang akan datang.

Tujuan dari pelaksanaan penilaian vendor adalah untuk :

1. Menghasilkan pengukuran yang kuantitatif dan objektif terhadap kinerja pemasok
2. Membantu dalam membuat penilaian yang seimbang terhadap kinerja pemasok untuk seluruh kategori kebutuhan pembeli
3. Menyediakan informasi faktual yang sama mengenai kinerja keseluruhan, baik bagi pembeli maupun pemasok
4. Mengidentifikasi hal-hal yang bermasalah sehingga tindakan korektif dapat dikonsentrasikan

Keadaan pelayanan vendor juga menjadi faktor yang harus dipertimbangkan dalam kriteria seleksi, yang diuraikan menjadi beberapa kualitas pelayanan, yaitu:

• Ketepatan waktu pelayanan. Hal yang harus dipertimbangkan di sini berkaitan dengan waktu tunggu dan waktu penyerahan.
• Akurasi pelayanan, berkaitan dengan pelayanan  yang dapat diandalkan dan bebas dari kesalahan-kesalahan.
• Kesopanan dan keramahan dalam memberikan pelayanan.
• Tanggung jawab, berkaitan dengan penerimaan pesanan dan penanganan keluhan.
• Kelengkapan, menyangkut lingkup pelayanan dan ketersediaan sarana pendukung.
• Kemudahan mendapatkan pelayanan.
• Pelayanan pribadi, berkaitan dengan fleksibilitas dan penanganan permintaan khusus.

Itulah ulasan mengenai apa itu vendor, apa saja jenis-jenisnya, dan bagaimana memilih vendor yang tepat untuk pelaksanaan sebuah proyek perusahaan.